一、什么是中小型企業(yè)?
在經(jīng)濟生活中,大中小型企業(yè)的共生現(xiàn)象是一個客觀的經(jīng)濟規(guī)律,是正常的企業(yè)生態(tài)系統(tǒng)。國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、國家發(fā)展計劃委員會、財政部、國家統(tǒng)計局于2003年2月19日頒布了《中小型企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)暫行規(guī)定》。按照企業(yè)職工人數(shù)、銷售額、資產(chǎn)總額等指標(biāo),并結(jié)合行業(yè)特點來劃分,公布了工業(yè)、建筑業(yè)、批發(fā)零售業(yè)、交通運輸和郵政業(yè)、住宿和餐飲業(yè)等幾大行業(yè)的劃分中小型企業(yè)的新標(biāo)準(zhǔn)。以工業(yè)為例,中小型企業(yè)須符合以下條件:職工人數(shù)2000人以下,或銷售額3億元以下,或資產(chǎn)總額為4億元以下。其中,中型企業(yè)須同時滿足職工人數(shù)300人及以上,銷售額3000萬元及以上,資產(chǎn)總額4000萬元及以上;其余為小型企業(yè)。
在我國經(jīng)濟構(gòu)成中,中小型企業(yè)占有十分重要的地位,中小型企業(yè)數(shù)占全部企業(yè)數(shù)的99%,中小型企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值和實現(xiàn)利稅分別占全國的60%和40%左右;在流通領(lǐng)域中小型企業(yè)占全國零售網(wǎng)點的90%以上;中小型企業(yè)還提供了大約75%的城鎮(zhèn)就業(yè)機會。在90年代以來的經(jīng)濟快速增長中,工業(yè)新增產(chǎn)值中76.7%是由中小型企業(yè)創(chuàng)造的。目前,食品、造紙和印刷行業(yè)產(chǎn)值的70%以上,服裝、皮革、文體用品、塑料制品和金屬制品行業(yè)產(chǎn)值的80%以上,木材和家具行業(yè)產(chǎn)值的90%以上,都是中小型企業(yè)的天下。
二、中小型企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀
然而,中小型企業(yè)管理信息化步伐卻和中小型企業(yè)的在經(jīng)濟生活中承擔(dān)的重要作用不相匹配,目前仍處在起步階段。一家權(quán)威市場研究機構(gòu)對我國中小型企業(yè)管理信息化水平進(jìn)行的專項調(diào)研表明:
1.中小型企業(yè)信息化建設(shè)水平普遍較低,IT觀念淡漠,缺乏IT基礎(chǔ)知識,IT人才匱乏等問題。數(shù)據(jù)顯示,我國有大約30%的中小型企業(yè)用戶還沒有意識到信息化對企業(yè)經(jīng)營的幫助,80%以上的中小型企業(yè)缺乏專業(yè)的IT人員。
2.中小型企業(yè)量大面廣,行業(yè)分布跨度大,IT應(yīng)用層次差異較大。目前,我國中小型企業(yè)IT應(yīng)用主要有三個層次:
第一個層次是單機商務(wù)應(yīng)用,指企業(yè)為提高工作效率,在生產(chǎn)經(jīng)營管理中運用計算機進(jìn)行文字處理、制作報表和上網(wǎng)獲取信息等;第二個層次是簡單的局域網(wǎng)應(yīng)用,指企業(yè)通過內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實現(xiàn)協(xié)同辦公、信息共享和對外交流;第三個層次是企業(yè)個性化應(yīng)用和電子商務(wù),指企業(yè)通過開展ERP管理,建立基于網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)物流管理、網(wǎng)絡(luò)營銷、技術(shù)交流、客戶關(guān)系管理、實現(xiàn)電子商務(wù)等。
然而調(diào)查表明,在擁有計算機的中小型企業(yè)中有大約85%的企業(yè)還只停留在第一個層次的單機應(yīng)用,距離實現(xiàn)電子商務(wù)的階段還相差甚遠(yuǎn)?梢,加強信息化建設(shè)已是中小型企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
三、中小型企業(yè)有必要實施ERP嗎?
ERP進(jìn)入中國已有一段時間,但多是用于大型企業(yè)。管理軟件領(lǐng)域一直就有高低端之分,ERP作為管理軟件的代名詞,代表著集大成和全面管理的形象,往往被認(rèn)為是高層次用戶的專利。中小型企業(yè)因規(guī)模小、人數(shù)少、運作流程簡單,很多人認(rèn)為ERP與他們無關(guān)。我們認(rèn)為,隨著市場競爭加劇,中小型企業(yè)同樣面臨如何利用資訊科技、加強管理、提高效率的問題,上馬ERP完全有必要列入議事日程。
首先,從影響中小型企業(yè)發(fā)展的因素來看,除了諸如社會環(huán)境、創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗、籌資融資的艱難等因素外,核心的因素依然是管理。中小型企業(yè)由于結(jié)構(gòu)簡單、人員少、溝通方便,管理體制與大型企業(yè)相比不夠規(guī)范。不少中小型企業(yè),往往以人情管理代替制度管理,管理水平低下,經(jīng)營效果差。管理信息化的過程正是規(guī)范管理的過程;同時,中小型企業(yè)同樣需要面對銷售和市場、制造生產(chǎn)、財務(wù)會計、人事和組織等管理問題,他們同樣需要采用先進(jìn)的信息技術(shù)在實現(xiàn)各種管理功能現(xiàn)代化的同時,將組織的管理職能有機地結(jié)合,從而形成一體化的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。既然是系統(tǒng),那就不僅僅只是針對某一方面管理信息化,而應(yīng)該是全面管理信息化,這個系統(tǒng)應(yīng)該是一個集成的系統(tǒng),包含各方面的信息管理。只有這樣,才有助于企業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、信息準(zhǔn)確暢通、并進(jìn)一步為企業(yè)發(fā)展提供商業(yè)智能和決策支持能力,從而提高企業(yè)的管理水平和盈利能力。所以,企業(yè)不論大小,實現(xiàn)ERP的全面信息化管理是必走之路。
其次,中小型企業(yè)與大型企業(yè)同樣需要信息共享。從市場大環(huán)境來看,現(xiàn)在的競爭已經(jīng)不是單獨的企業(yè)間的競爭,而是一條產(chǎn)業(yè)鏈和另一條產(chǎn)業(yè)鏈的競爭。中小型企業(yè)作為產(chǎn)業(yè)鏈中的環(huán)節(jié),其規(guī)模小,信息來源少,更需要及時溝通產(chǎn)業(yè)鏈上下游信息,借助ERP系統(tǒng)這一高速渠道來增多信息來源,改善信息閉塞的現(xiàn)狀,給中小型企業(yè)帶來生機,維護(hù)產(chǎn)業(yè)鏈的長遠(yuǎn)發(fā)展;在中小型企業(yè)內(nèi)部,由于各部門信息不完備,企業(yè)內(nèi)部信息交流不暢,極容易導(dǎo)致企業(yè)目標(biāo)不明確、計劃不周密、經(jīng)營活動盲目、市場方向被誤導(dǎo)、資源浪費等弊端。因此,迫切需要ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部信息整合共享。
總之,中小型企業(yè)不是要不要實施ERP的問題,而是如何實施ERP的問題。
四、中小型企業(yè)ERP需求特點
1.與大型企業(yè)ERP無本質(zhì)區(qū)別
麻雀雖小,五臟俱全,中小型企業(yè)和大型企業(yè)同樣,都有采購、銷售、制造生產(chǎn)、財務(wù)會計、人事和組織等管理問題。不能夠百分之百地把中小型企業(yè)ERP與大企業(yè)ERP區(qū)分開,中小型企業(yè)ERP應(yīng)用需求本質(zhì)上與大型企業(yè)沒有區(qū)別,其差別在于管理層次,中小型企業(yè)比大型企業(yè)更少一些,相應(yīng)的管理流程也就簡單一些。中小型企業(yè)眼光已經(jīng)不再停留在原來的點應(yīng)用了,中小型企業(yè)ERP同樣需要全面集成和協(xié)同。從各個部門級的信息系統(tǒng)開始,將它們有機地整合起來,構(gòu)成一個企業(yè)的信息系統(tǒng),最終實現(xiàn)整體運營活動的全面集成和協(xié)同。與大型企業(yè)一樣,必須按照ERP的整體范圍內(nèi)容來實施。
2.要求實施周期短,見效迅速
一般來講中小企業(yè)的規(guī)模比較小,資金有限,很多企業(yè)有了資金常常用在產(chǎn)品銷售、增加新的產(chǎn)品、公關(guān)等方面,認(rèn)為在這些方面的投入會很快產(chǎn)生效益。不太可能像大型企業(yè)那樣投入大量資金去購買高價格的ERP軟件和服務(wù),一旦將資金投入信息化建設(shè),也希望短時間內(nèi)獲得回報。
如果中小型企業(yè)實施ERP的時間周期在一年以上,還要進(jìn)行復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程重組,很可能就把企業(yè)拖跨了,對于中小型企業(yè)來講是不能承受的。根據(jù)調(diào)查的結(jié)果,中小型企業(yè)全套ERP的實施一般不應(yīng)超過3個月。
3.更強的易用性
中國中小型企業(yè)的高速成長性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他各國,這種高速成長性更顯現(xiàn)企業(yè)管理的滯后,這就必然需要引入ERP之類的管理工具、管理思想、管理手段去幫助企業(yè)。由于中小企業(yè)沒有太多甚至根本沒有專業(yè)的計算機技術(shù)人才,因此針對中小企業(yè)的管理類產(chǎn)品必須有更強的易用性,軟件要易學(xué)易用。說到底,管理軟件應(yīng)該成為能夠幫助中小型企業(yè)的管理工具,簡化其工作流程,提高管理效率,化繁為簡,簡化運營,而不是增加他們的工作難度。同時,由于中小型企業(yè)處于成長階段,變化快,要求管理軟件除去操作方便,易學(xué)易懂,還要有很大的柔性,能靈活適應(yīng)需求。
4.對廠商的服務(wù)水平要求高
中小型企業(yè)ERP必須適應(yīng)中國成長性企業(yè)的發(fā)展特點:層次性--即滿足信息化需求由低到高;系統(tǒng)性--即滿足信息化需求由點到面;靈活性--即滿足信息化需求的不規(guī)則變動;個性化--滿足企業(yè)信息化需求的特殊性。
因此,在實施服務(wù)方面對進(jìn)行ERP實施服務(wù)的廠商提出了更高的要求,要求服務(wù)廠商有強大的咨詢服務(wù)能力,幫助企業(yè)從業(yè)務(wù)、管理、經(jīng)營等不同層面進(jìn)行企業(yè)管理診斷、業(yè)務(wù)流程重組等。同時,面向中小型企業(yè)ERP軟件的服務(wù)必須是標(biāo)準(zhǔn)化的,只有標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)才能縮短實施周期,保證基本實施服務(wù)的質(zhì)量,從而提高應(yīng)用的成功率。
五、中小型企業(yè)ERP實施原則
1.避免實施的盲目性
實施ERP是一把手工程,由于社會上對ERP的不斷炒作,許多中小型企業(yè)似乎找到了新的救命稻草,企業(yè)一把手對ERP實施的認(rèn)識深度不夠,認(rèn)為只要實施了ERP系統(tǒng),一切問題都會迎刃而解,沒有認(rèn)識到實施ERP改進(jìn)企業(yè)的管理方式是一個漸進(jìn)的過程,以至于期望過高,急于求成。
每個企業(yè)都有自己迫切需要解決的問題,舉例說,在制造業(yè),有的企業(yè)主要問題是產(chǎn)品老化,沒有市場,那就需要在產(chǎn)品研發(fā)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)上下功夫。有的企業(yè)設(shè)備陳舊,工藝落后,生產(chǎn)不出高質(zhì)量有競爭力的產(chǎn)品,那就需要進(jìn)行技術(shù)改造,更新設(shè)備。這類問題,都不是上ERP系統(tǒng)能夠解決的。有些影響競爭力的問題,甚至都不是需要靠信息技術(shù)來解決的,例如體制和機制問題、經(jīng)營策略問題、人員素質(zhì)問題,都同上不上ERP沒有直接關(guān)系。通過實施ERP,有的問題可以解決,有的問題是不能或者在目前的情況下不能解決的。因此中小型企業(yè)實施ERP既需要有堅定的意念,同時要選擇適合的目標(biāo),樹立持久的決心。并嚴(yán)格地遵照項目管理的原則辦事,進(jìn)行摸底、分析、決策,才有可能避免實施ERP系統(tǒng)的盲目性。而盲目性是ERP系統(tǒng)失敗最大的潛在風(fēng)險。
2.整體架構(gòu)、分步實施、追求最大回報率
中小型企業(yè)實施ERP并非一蹴而就,否則會導(dǎo)致消化不良,要遵循整體架構(gòu)、分步實施、追求最大回報率的原則。
整體架構(gòu)是指選擇的ERP產(chǎn)品應(yīng)該全面覆蓋企業(yè)應(yīng)用的需求,功能全面、技術(shù)先進(jìn)、應(yīng)用成熟、全面協(xié)同,確保建立堅固的、可靠的運行框架。
分步實施是指先照準(zhǔn)企業(yè)最重要的業(yè)務(wù)關(guān)鍵點來實施ERP,做到盡快實施,盡快見效。ERP軟件要能夠滿足中小型企業(yè)分批應(yīng)用軟件各個部分的要求,可以先應(yīng)用財務(wù)軟件部分,也可以先應(yīng)用進(jìn)銷存軟件部分,或應(yīng)用生產(chǎn)管理軟件部分等。雖然大型企業(yè)也需要分步化實施,但是中小型企業(yè)對這項需求尤為迫切。
中小型企業(yè)ERP實施中既要追求最大投資回報率,又要有預(yù)見性,為企業(yè)未來的發(fā)展留有余地,不能追求短期利益。有些企業(yè)為了省錢或者暫時的需要,很難正確地從整體上布局,短時間見效很快,但給企業(yè)今后的管理集成和資源整合造成困擾,輕者給使用帶來不便,重者必須進(jìn)行大量的客制化修補,不但浪費時間與金錢,還將使ERP的成果大打折扣。因此,中小型企業(yè)在實施ERP時要處理好整體架構(gòu)與可擴展性、效益最大化與時效性、投資回報與風(fēng)險的矛盾。
3.業(yè)務(wù)流程重組要慎行
業(yè)務(wù)流程重組(BPR)被認(rèn)為是繼全面質(zhì)量管理運動后的第二次工商管理革命,這次管理革命的關(guān)鍵技術(shù)是重新融合被分離得支離破碎的企業(yè)流程。一個實施ERP的企業(yè)勢必要重組它的業(yè)務(wù)過程,從而與符合ERP思想和最佳實踐的業(yè)務(wù)過程一致。
應(yīng)該注意的是,中小型企業(yè)的長處是業(yè)務(wù)過程相對簡單、反應(yīng)速度快,沒有理由因為實施了ERP系統(tǒng)而影響到它的彈性。很多中小型企業(yè)進(jìn)行了BPR、用了ERP系統(tǒng)之后業(yè)務(wù)過程變得復(fù)雜了,速度變慢了,這是錯誤的。進(jìn)行BPR要因企業(yè)的情況而異,不是每個企業(yè)都一個做法。重組后的業(yè)務(wù)過程應(yīng)當(dāng)更簡潔、反應(yīng)更快,否則為什么要進(jìn)行BRP呢?這樣就與實施ERP的初衷相背了。
4.進(jìn)行有效的項目管理
ERP系統(tǒng)的實施必然涉及到人們傳統(tǒng)觀念的轉(zhuǎn)變、機制的轉(zhuǎn)換、管理方法的改變、業(yè)務(wù)流程的重組、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整、責(zé)權(quán)利的再分配、規(guī)章制度的建立健全、項目的可行性研究、項目的實施方法、軟件的功能、軟件和實施服務(wù)商的服務(wù)水平等一系列實際問題。從而使整個項目實施應(yīng)用具有涉及面廣、難度大、周期長、系統(tǒng)復(fù)雜等特點。
中小型企業(yè)在ERP實施過程中,由于企業(yè)本身人員的技術(shù)水平和項目管理經(jīng)驗缺乏,常常造成工程投資突破預(yù)算,工期超過預(yù)定時間,工程質(zhì)量差,難以建立必要、有效的溝通機制、項目管理混亂等問題的出現(xiàn)。而最關(guān)鍵的問題是缺乏一個現(xiàn)實的實施計劃和控制措施。如果計劃完成的時間很短、不現(xiàn)實,在壓力下實施小組匆忙行事,結(jié)果是軟件安裝完成了,其它都不到位。反之,如果實施周期拖得太長,人們會對實施ERP失去信心,使得士氣低落、阻力加大。因此,在ERP項目規(guī)劃、實施中選擇一個合適的項目負(fù)責(zé)人并引入工程監(jiān)理,進(jìn)行有效的項目管理變得十分重要。
5.加強人員培訓(xùn)
ERP的實施離不開其主體--人,如果沒有一支高素質(zhì)的管理隊伍,再先進(jìn)的ERP也只能是空中樓閣。企業(yè)實施ERP過程中要對各層次人員進(jìn)行不同的定向培訓(xùn),中小型企業(yè)常常因為資金等問題忽略培訓(xùn)的重要性,或者知識性培訓(xùn)多,缺乏對技術(shù)/技能的培訓(xùn)。
所謂技術(shù)/技能是指對知識的應(yīng)用方法,技術(shù)強調(diào)的是對ERP系統(tǒng)的使用。在學(xué)習(xí)ERP基礎(chǔ)知識的前提下,更要進(jìn)行不斷的培訓(xùn)與實踐,掌握對ERP系統(tǒng)的使用技術(shù),這一點在ERP系統(tǒng)的實施中猶為重要。
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本文標(biāo)題:論中小型企業(yè)ERP
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