中國應(yīng)用軟件市場基本上可以用一個字來描述,這個字就是“虛”。尤其是近幾年中國加入世貿(mào)組織后,從市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下生存與發(fā)展的的需求角度,企業(yè)運用ERP系統(tǒng)提高自身管理水平是大勢所趨。幾乎所有的軟件公司都看中了這個市場并試圖進(jìn)入ERP應(yīng)用領(lǐng)域,但ERP軟件系統(tǒng)的開發(fā)、實施難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出軟件公司的預(yù)想,不管是新成立的公司還是上市公司。因此就產(chǎn)生了許許多多的“新概念”,這些概念幾乎都是“ERP過時了,現(xiàn)在進(jìn)入了XXX時代”,相應(yīng)地產(chǎn)生了許許多多的“概念大王”。幾年過去了,ERP還是ERP,許多“概念”早已被人忘記。我倒覺得國內(nèi)的軟件企業(yè)應(yīng)該把主要精力放在“務(wù)實”上,多一些“務(wù)實”,少一些“炒作”。
“炒概念”的現(xiàn)象,從另外的一個角度反映了ERP系統(tǒng)的難度,這個難度主要由幾個方面。
1.生產(chǎn)管理系統(tǒng)開發(fā)與實施
2.ERP應(yīng)用系統(tǒng)的“柔性”、易實施性和易使用性
3.先進(jìn)的管理技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的體現(xiàn)
生產(chǎn)管理系統(tǒng)的難度不在于企業(yè)實際生產(chǎn)管理的難度,而在于目前從事ERP系統(tǒng)研發(fā)的軟件人員不了解企業(yè)的實際生產(chǎn)管理,或只了解“皮毛”。甚至有的軟件公司決心要到一千家企業(yè)了解生產(chǎn)管理流程,提煉共性的東西,開發(fā)他們的生產(chǎn)管理系統(tǒng)。這種做法是不可取的。實際上不管流程方式還是離散方式,也不管是機(jī)械行業(yè)、化工行業(yè)、食品行業(yè)還是醫(yī)藥行業(yè)等等,生產(chǎn)的共性是有的,這就是所有產(chǎn)品的生產(chǎn)都是按工序、而且是嚴(yán)格的工序來組織的,只要把握住在工序上進(jìn)行計劃的安排,在工序上進(jìn)行資源的投入產(chǎn)出計算,在工序上進(jìn)行成本的計劃與控制,生產(chǎn)管理系統(tǒng)的研發(fā)和實施就容易了。這也正是和佳ERP生產(chǎn)管理系統(tǒng)的原理和特點。
做為“中國新一代ERP系統(tǒng)”承擔(dān)研制、開發(fā)的和佳公司,我們新產(chǎn)品的研發(fā)原則是“易實施、易使用和體現(xiàn)最先進(jìn)的管理技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)”。
對于ERP這樣的軟件產(chǎn)品,它的第一用戶實際上不是企業(yè),而是軟件的實施工程師。因此我們把“易實施性”放在研發(fā)原則的首位,最終目的是實現(xiàn)“第三方”實施,只有做到“第三方”易實施,才能擺脫軟件公司現(xiàn)有的不良的經(jīng)營模式,這“第三方”是指各地的軟件公司、咨詢公司、會計師事務(wù)所或?qū)I(yè)實施隊伍,甚至可以是企業(yè)自身,當(dāng)然,“第三方”是需要經(jīng)過認(rèn)真的培訓(xùn)和取得資格認(rèn)證。
對于企業(yè)用戶來講,使用者絕大多數(shù)沒有軟件知識,不熟悉諸如“屬性”、“類別”、“角色”之類的名詞,而對于“崗位”、“職責(zé)”之類的名詞非常熟悉。如果軟件的界面既簡單明了又用詞熟悉,培訓(xùn)和使用就簡單多了,實施周期和成本將大大減少。
我國企業(yè)管理者目前面臨的是一個“動態(tài)競爭”的市場。在動態(tài)競爭的條件下,人們越來越關(guān)注企業(yè)的抗風(fēng)險能力、核心競爭力以及企業(yè)戰(zhàn)略的作用,越來越多的管理者認(rèn)為客觀環(huán)境、市場結(jié)構(gòu)和行業(yè)競爭結(jié)構(gòu)是可以通過企業(yè)的戰(zhàn)略行為而改變的,而且變化越來越快。
在“動態(tài)競爭”環(huán)境下應(yīng)用的ERP系統(tǒng)應(yīng)該具備如下性能:
柔性化
1.柔性化是企業(yè)信息化建設(shè)能夠?qū)嵤┏晒Φ挠辛ΡWC
在“動態(tài)競爭”環(huán)境下,不同的企業(yè),甚至一個企業(yè)在不同的產(chǎn)品、不同的時間下,制定的銷售流程會有很大的差別。例如,暢銷物品的銷售流程、貴重物品的銷售流程、需要記錄客戶信息的銷售流程、緊急情況下的銷售流程等等,而ERP系統(tǒng)作為一個產(chǎn)品,要滿足如此復(fù)雜的銷售流程是非常困難的。除了銷售流程之外,其他管理方面的流程同樣存在類似的問題。軟件公司遇到這樣的問題一般采取兩種辦法:一是派開發(fā)人員到實施現(xiàn)場改代碼,來滿足用戶的使用要求。這樣做的結(jié)果使實施成本大幅增加,實施周期延長,用戶和軟件公司的矛盾加大。二是用“管理咨詢”的方式“規(guī)范”企業(yè)的業(yè)務(wù)流程,把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程向軟件可能提供的流程“靠攏”。軟件公司這樣做,其實施周期和實施成本可以降下來,但軟件提供的流程是否真能滿足企業(yè)的使用要求,尤其在“動態(tài)競爭”環(huán)境下的使用要求就很難講,這些流程需要經(jīng)常變化來滿足企業(yè)的真實需要。所以這種方式?jīng)Q不是徹底解決問題的好辦法,況且許多企業(yè)進(jìn)行信息化實施時,也堅決反對這種做法。科學(xué)的方法是:利用“柔性化”功能,按照或者改動企業(yè)現(xiàn)行的管理制度和業(yè)務(wù)流程模式,經(jīng)過整理設(shè)定在軟件中,相當(dāng)于將企業(yè)制度和業(yè)務(wù)流程暫時“固化”在軟件中,在這些流程被執(zhí)行時,對執(zhí)行過程積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行效率分析和成本分析。利用分析結(jié)果,由企業(yè)做出對效率不高、成本較高的環(huán)節(jié)自行調(diào)整的運行機(jī)制,發(fā)揮企業(yè)的主動性,用軟件構(gòu)建的臺階,逐步從企業(yè)管理現(xiàn)狀達(dá)到實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo),規(guī)避實施風(fēng)險。因此,它走的是“改革”而不是“革命”的路。
2.柔性化是企業(yè)制度創(chuàng)新和業(yè)務(wù)流程重組實現(xiàn)的基礎(chǔ)
企業(yè)制度和業(yè)務(wù)流程是企業(yè)經(jīng)營管理的“法律”,能否完全、準(zhǔn)確、迅速地按企業(yè)制度和業(yè)務(wù)流程做好每一項工作,直接影響到企業(yè)的核心競爭力。ERP系統(tǒng)可以幫助企業(yè)建立完善的各項管理制度和業(yè)務(wù)流程,并利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將其“固化”,并在執(zhí)行過程中嚴(yán)格控制。但在企業(yè)的內(nèi)、外部環(huán)境發(fā)生變化、企業(yè)的運行機(jī)制也要迅速地隨之改變,包括機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、崗位權(quán)限的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變、條件的重新設(shè)定等等。假設(shè)信息化建設(shè)在這個企業(yè)已經(jīng)成功,面對這樣的變化如何處理和解決。如果這個企業(yè)使用的ERP系統(tǒng)沒有足夠的“柔性”,對企業(yè)制度及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的調(diào)整只能請軟件供應(yīng)商來改動代碼,換句話說就是,制度的創(chuàng)新和業(yè)務(wù)流程的重組不是靠代碼保證而是靠“柔性設(shè)定”保證的。因此,ERP系統(tǒng)的“柔性化”是企業(yè)制度創(chuàng)新和業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ),是企業(yè)自學(xué)習(xí)、自分析、自改進(jìn)、自提高的有力工具。也可以這樣講,ERP系統(tǒng)不是由“代碼”“編”出來的,而是由“管理構(gòu)件”“裝配”出來的。
柔性化解決了企業(yè)信息化建設(shè)過程中的最大難點-快速實施問題;解決了企業(yè)通過使用信息化的工具,提高在“動態(tài)競爭”中的核心競爭力;解決了企業(yè)通過使用信息化的工具,達(dá)到自學(xué)習(xí)、自分析、自改進(jìn)、自提高的持續(xù)改進(jìn)。因此,柔性化是ERP系統(tǒng)創(chuàng)新的最重要的特性。
智能化
大家都知道,計算機(jī)系統(tǒng)中如果輸進(jìn)去的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,產(chǎn)生的結(jié)果就很有價值,如果輸進(jìn)去的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,產(chǎn)生的結(jié)果就會出現(xiàn)問題。尤其是基礎(chǔ)數(shù)據(jù),它是ERP系統(tǒng)運行能否成功的關(guān)鍵問題。在這個問題上,只有利用ERP智能化的功能才能保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。例如在要求精細(xì)化管理企業(yè)的今天,定額管理顯得更加重要。因為定額的準(zhǔn)確直接牽扯到計劃能否準(zhǔn)確制定和執(zhí)行,領(lǐng)投料是否得到有效控制,采購是否準(zhǔn)確和及時等等。然而如此重要的控制數(shù)據(jù),在目前中國企業(yè)管理中是相當(dāng)薄弱的。以工時定額為例:產(chǎn)品總裝要以裝配工時決定部件的配套時間,部件裝配要以工時決定零件的配套時間,零件加工要以加工工時決定工序間的銜接和設(shè)備的能力平衡,同時又是成本核算中直接人工計算的依據(jù)。對于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜、零件加工工藝復(fù)雜的企業(yè)來將,工時定額的測定、整理、調(diào)整工作量非常大,靠企業(yè)配置的定額員用手工來做,是不可能完成的。ERP系統(tǒng)實施時,企業(yè)反映問題最大的就是定額無法準(zhǔn)確提供。因此現(xiàn)行定額與科學(xué)合理的定額之間存在差距。ERP系統(tǒng)對這個問題的處理方式是強(qiáng)加在企業(yè)身上,企業(yè)要提高管理水平,必須提供準(zhǔn)確的定額,否則,目標(biāo)就達(dá)不到!癊RP”系統(tǒng)如果運用了“智能化”的設(shè)計,允許企業(yè)第一次輸入的定額就按現(xiàn)行定額,在這樣定額標(biāo)準(zhǔn)下,制定計劃,投領(lǐng)料,但在實際發(fā)生的環(huán)節(jié),任任真真的進(jìn)行記錄,甚至為此建立相應(yīng)的“法”,如“流動卡制度”。經(jīng)過若干輪的循環(huán),就會建立一組定額與實際發(fā)生的對比數(shù)據(jù),并對其進(jìn)行分析,建立第二批定額數(shù)據(jù)。如此經(jīng)過若干次對定額的調(diào)整,定額就會變的科學(xué)合理。這些步驟相當(dāng)于在現(xiàn)行定額與科學(xué)合理定額之間,搭建了若干“臺階”,幫助企業(yè)在定額管理問題上實現(xiàn)科學(xué)管理。在企業(yè)數(shù)據(jù)上尤其是控制數(shù)據(jù),許多都可以采用這樣一種思路或方法來解決其準(zhǔn)確性問題,如最大庫存量、訂貨點數(shù)量、訂貨批量、安全庫存量等。
“智能化”的功能還可以使用在業(yè)務(wù)流程的運行效率上,我們把業(yè)務(wù)流程中的增值環(huán)節(jié)和非增值環(huán)節(jié)的各種情況設(shè)定一組比值,由計算機(jī)系統(tǒng)自動按照設(shè)定的條件,從積累的數(shù)據(jù)當(dāng)中做出分析,考核部門、人員的績效,考核制度及業(yè)務(wù)流程的制定合理性。
精細(xì)化
在“動態(tài)競爭”環(huán)境下,企業(yè)經(jīng)營者的思維方式要從不計成本消耗、不計效率的“粗放型”經(jīng)營轉(zhuǎn)變到建立計算投入、產(chǎn)出和資金使用效率的“精細(xì)化”管理的觀念,這種管理理念一定要貫穿整個供需鏈。
1、精細(xì)化的計劃編制。傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)計劃編制的方法是主生產(chǎn)計劃解決產(chǎn)品級的計劃編制,物料需求計劃解決的是物料級的計劃,車間作業(yè)計劃解決的是工序級的計劃,生產(chǎn)計劃這樣的編制方法在“動態(tài)競爭”環(huán)境下就會影響到企業(yè)的競爭能力。例如,當(dāng)銷售人員在同客戶談判時,如果談到交貨期時,銷售人員能否根據(jù)企業(yè)的有限能力和物資儲備,準(zhǔn)確回答客戶的要求?這顯然是非常困難的。“動態(tài)競爭”環(huán)境下的計劃編制方法一定是瞬間完成,而且是根據(jù)企業(yè)的有限能力、有限儲備,直接作到工序級,只有作到工序級,才能了解所有工序級的資源需求、對外協(xié)作計劃、和資金預(yù)算。
2、精細(xì)化的預(yù)算編制。盡管企業(yè)預(yù)算管理是十分重要的,但目前企業(yè)預(yù)算編制的方法和內(nèi)容已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足“動態(tài)競爭”和“精細(xì)化”管理的要求。企業(yè)編制預(yù)算的主要目的之一是進(jìn)行資金控制,因此預(yù)算編制中固定費用和變動費用部分在計算機(jī)系統(tǒng)的幫助下一定要細(xì)分。尤其是過去由于分?jǐn)偟闹圃熨M用和管理費用,因為在分?jǐn)偟倪@部分費用中掩蓋了許多不合理的開支和浪費。
3、精細(xì)化的生產(chǎn)管理及成本核算。上面提到生產(chǎn)計劃的編制作到精細(xì)化,計劃內(nèi)容已經(jīng)是有限能力下的設(shè)備操作計劃了,計劃的內(nèi)容會非常詳細(xì)。在執(zhí)行計劃的過程中同樣需要精細(xì)化的管理,包括生產(chǎn)進(jìn)度、操作者、實際加工時間、設(shè)備開動時間、物料及輔料實際消耗等。這些內(nèi)容的精細(xì)化管理除了可以使生產(chǎn)指揮者適時了解生產(chǎn)進(jìn)度外,還有更重要的是,通過這些生產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)積累,為“智能化”的控制數(shù)據(jù)的修訂打好基礎(chǔ),同時利用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行工序級的成本核算,只有作到了工序級的成本核算,才能有效的控制生產(chǎn)成本和杜絕浪費。
4、精細(xì)化的質(zhì)量管理。首先要由設(shè)計部門和工藝部門確定工序級的技術(shù)要求和工藝參數(shù)。在生產(chǎn)加工過程中,詳細(xì)記錄檢測結(jié)果,包括操作者、廢品數(shù)量及原因、疵品數(shù)量及原因、疵品處理結(jié)果記錄。利用這些數(shù)據(jù)的積累,分析質(zhì)量原因,改進(jìn)設(shè)計和工藝,同時建立崗位培訓(xùn)和業(yè)績考核,控制和降低質(zhì)量成本。
5、細(xì)化企業(yè)管理制度的編制、實施、控制、檢查、激勵。做到制度到位、業(yè)務(wù)流程清晰。在業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)、崗位上建立成本和效率的數(shù)據(jù)積累分析。
動態(tài)管理
傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)功能提供的主要是“靜態(tài)”數(shù)據(jù),在“動態(tài)競爭”中更要考慮動態(tài)數(shù)據(jù)。例如上面提到的企業(yè)預(yù)算管理,當(dāng)實際經(jīng)營方案和模擬經(jīng)營方案確定后,系統(tǒng)可以根據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列的運算,計算出在時間坐標(biāo)上的企業(yè)預(yù)算,包括固定部分和變動部分,這些預(yù)算是指導(dǎo)企業(yè)資金運作的依據(jù)。當(dāng)企業(yè)經(jīng)營計劃發(fā)生變化時,比如銷售定單增加或減少,產(chǎn)品內(nèi)容發(fā)生變化,預(yù)算應(yīng)該立即變化并且用新的預(yù)算控制企業(yè)資金的支出。這種預(yù)算的管理方法在手工編制預(yù)算情況下是不可想象的,但在計算機(jī)系統(tǒng)的幫助下可以作到。這種方式就是動態(tài)預(yù)算編制和控制。
人類社會正在從工業(yè)時代進(jìn)入知識時代,世界科學(xué)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與融合,使改革創(chuàng)新成為當(dāng)今時代主旋律。創(chuàng)新的本質(zhì)就是偏離常規(guī)。對于我國絕大多數(shù)仍處在工業(yè)化進(jìn)程當(dāng)中的企業(yè)來說,落后的管理基礎(chǔ)與國際企業(yè)管理發(fā)展趨勢存在著很大的差距,既要清醒地認(rèn)識這一嚴(yán)峻挑戰(zhàn),又要激勵我們抓緊改革創(chuàng)新。
作者為北京和佳軟件技術(shù)有限公司副總裁、ERP總設(shè)計師
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