在第一講中,我們主要對風(fēng)險的概念和ERP系統(tǒng)的一些風(fēng)險特征作了介紹。盡管系統(tǒng)的使用會引入新的風(fēng)險,但這并不意味我們要對這一信息化手段產(chǎn)生懷疑。只要合理有效控制和化解風(fēng)險,實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)就能夠獲得期望的收益和回報。在這一講中我們將討論ERP實施階段的風(fēng)險應(yīng)對策略,下一講則討論應(yīng)用階段的風(fēng)險應(yīng)對策略。
組織變革管理和培訓(xùn)
由于ERP的實施會給企業(yè)或組織帶來相當(dāng)程度的變革,組織變革管理和相應(yīng)的培訓(xùn)常常被認(rèn)為是ERP系統(tǒng)實施過程中的主要風(fēng)險區(qū)域。
企業(yè)為了降低實施成本,在ERP項目初期的預(yù)算制定和業(yè)務(wù)特征定義階段往往忽視這個問題。ERP項目的實施需要改變員工的工作方式和崗位職責(zé),所以員工經(jīng)常表現(xiàn)出遲疑和缺乏積極性。另外,員工需要接受大量的培訓(xùn)去熟悉變更后的流程,并且通過對系統(tǒng)的熟悉來獲得使用的技能,而這些是整個企業(yè)或組織適應(yīng)新流程和新系統(tǒng)的關(guān)鍵。
對于項目決策者來說,首先要確保整個組織都有共同的實施ERP系統(tǒng)的目標(biāo),包括定義實施ERP后企業(yè)所獲得的新的能力和最終實現(xiàn)的收益。其次,應(yīng)該把系統(tǒng)實施和上線階段看作是思想意識的“上線”。它要求項目決策者更加注重人的因素,它包括溝通、項目期望值的管理、教育和獲得所有各級管理人員的支持。期間的變革管理和培訓(xùn)的實施必須涵蓋各級層面上所有與ERP系統(tǒng)實施有關(guān)的人員,提供給他們相應(yīng)的技能和知識從而使他們能夠很好地參與到項目中去,并且更準(zhǔn)確地理解在系統(tǒng)上線后如何去適應(yīng)新的工作角色,最終實現(xiàn)項目的既定目標(biāo)。
另外,實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)需要建立業(yè)務(wù)流程所有者機制,流程的所有者必須非常清楚該流程的任何不規(guī)范行為將對其它流程所帶來的影響。對于流程所有者來說,一個關(guān)鍵成功要素就是不同流程所有者對不同流程和系統(tǒng)模塊間的相互依賴關(guān)系有個準(zhǔn)確認(rèn)識,同時流程所有者間能夠做到有效溝通。
項目規(guī)劃和管理
一個企業(yè)在ERP項目實施的階段,挑戰(zhàn)主要來自對人員、流程和技術(shù)等因素的正確、合理和詳細的規(guī)劃和項目管理。德勤管理咨詢公司于1998年發(fā)表的一篇報告中稱,在ERP系統(tǒng)的實施過程中,50%左右的問題和阻礙是與人有關(guān)的。這些因素包括項目優(yōu)先權(quán)、資源的分配,實施團隊和項目組成結(jié)構(gòu),項目的所有控制權(quán)和溝通機制。
實施ERP的企業(yè)或組織需要有一種業(yè)務(wù)緊迫感來面對ERP項目,這樣ERP項目才不會中途停頓或夭折。這種緊迫性需要在對業(yè)務(wù)特征和收益的描繪中強調(diào),并且在用戶充分參與制定的實施計劃中體現(xiàn)。我們都知道,成功的項目都需要有詳細的工作計劃、里程碑和階段推進計劃作為指導(dǎo)。
對于項目經(jīng)理來說,同時還要具備一些相應(yīng)的能力,它包括:
● 能夠很好地將IT人員和系統(tǒng)用戶融合在決策過程中;
● 能夠做出關(guān)鍵和棘手的決定,例如是否實施由ERP系統(tǒng)引起的流程變動。
項目成本控制
ERP項目超支的原因在許多媒體上都有分析,大概包括企業(yè)變革管理的需要、培訓(xùn)的投入和軟件功能無法滿足要求而投入額外開發(fā)費用等等。另外,軟件系統(tǒng)的客戶化和集成也占去整個實際實施費用的一部分。一般來說,在確保ERP標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)能夠滿足業(yè)務(wù)主體需求的情況下,應(yīng)該盡量避免客戶化定制,追求系統(tǒng)與業(yè)務(wù)需求完美匹配是不現(xiàn)實的。其它如低估程序接口的開發(fā)費用、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報表開發(fā)和反復(fù)集成測試等產(chǎn)生的額外實施費用也存在導(dǎo)致費用超支的風(fēng)險。此外,由于企業(yè)特點不同,還會有許多沒有考慮到的成本隱藏在支撐ERP系統(tǒng)使用所需要的輔助項目中。
控制項目超支最好的方式是明確定義項目的范圍,并通過充分利用第三方的實施經(jīng)驗來細化項目支出。由于ERP項目涉及各業(yè)務(wù)部門,面比較廣,項目復(fù)雜、周期長。這里可以建議企業(yè)盡可能把項目細分成適合控制的小項目,這樣即可以使項目能夠目標(biāo)明確,更重要的是項目費用的控制難度可以降低。應(yīng)該及時充分利用這些機制去預(yù)測和證實項目的超支,以便及早采取控制措施。
BPR對業(yè)務(wù)運作的風(fēng)險控制
對于熟悉過去單一業(yè)務(wù)功能系統(tǒng)的企業(yè)來說,基于流程并且具有高度集成性的ERP系統(tǒng)給他們提出了新的挑戰(zhàn)。BPR(業(yè)務(wù)流程重組)在優(yōu)化流程、提高流程效率的同時,不可避免地帶來了不利影響。
許多ERP系統(tǒng)實施商愛用業(yè)務(wù)流程重組(BPR)來描述ERP實施的第一階段。事實上,在過去筆者所經(jīng)歷的項目中,需要“傷筋動骨”的企業(yè)幾乎沒有。流程化的管理確實需要對崗位做出一定的調(diào)整,但這種調(diào)整更多的是關(guān)于原有崗位特性的重新描述或者說調(diào)整。對于習(xí)慣過去的組織結(jié)構(gòu)和崗位要求的人來說,新的崗位角色可能會造成很多的不適應(yīng),其特點就是在ERP系統(tǒng)使用前期某些業(yè)務(wù)職能不能很好地得到實現(xiàn)。另外,經(jīng)過優(yōu)化改動的流程如果在系統(tǒng)中沒有配置好,同樣也會導(dǎo)致出現(xiàn)不正確的處理結(jié)果或業(yè)務(wù)控制被削弱的現(xiàn)象。
通過前面所說的完善的企業(yè)變革管理和相應(yīng)的崗位培訓(xùn),能使系統(tǒng)的使用者對他們各自在整個業(yè)務(wù)流程中的每一項操作對其他流程、用戶和整個系統(tǒng)的影響有個正確的認(rèn)識和理解。對于崗位的變動,企業(yè)應(yīng)該采用公開和透明的態(tài)度和原則讓所有人了解,不要怕會產(chǎn)生阻力而遮遮掩掩,這會造成更多的猜疑和阻力。對于ERP系統(tǒng)的每個使用者來說,除了對與自己的操作有關(guān)的技能和知識有清楚的認(rèn)識之外,還要有對系統(tǒng)有個整體的概念。另外,用戶的培訓(xùn)和相應(yīng)程序控制機制需要在系統(tǒng)上線前就明確定義。
系統(tǒng)功能風(fēng)險控制
不少準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)的企業(yè)在對軟件系統(tǒng)功能作詳細了解后發(fā)現(xiàn),軟件并不能解決他們業(yè)務(wù)所涉及的所有問題。這種現(xiàn)象一方面是企業(yè)認(rèn)為ERP能解決所有業(yè)務(wù)問題,這本身是錯誤的。另外一方面,ERP軟件供應(yīng)商們往往夸大自己產(chǎn)品的功能。對于企業(yè)來說,應(yīng)該把注意力放在系統(tǒng)功能是否滿足企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求上,當(dāng)然這個前提是客戶自己提出的業(yè)務(wù)需求必須是正確的。
企業(yè)要在對本身業(yè)務(wù)需求的正確理解和定義基礎(chǔ)上決定需要的軟件功能,并進而評估來確定合適的軟件系統(tǒng)。企業(yè)總是認(rèn)為自己對業(yè)務(wù)需求的理解是正確的。事實上,許多企業(yè)提出的需求和要解決的問題往往是表面的而不是根本性的。
降低消除這種由于業(yè)務(wù)需求理解不清楚導(dǎo)致軟件系統(tǒng)定位不準(zhǔn)確的關(guān)鍵,是通過第三方專業(yè)的管理咨詢公司來解決。管理咨詢公司在確定業(yè)務(wù)需求時往往比較全面和客觀。對于客戶企業(yè)來說,第三方可以更全面的審視企業(yè)存在的各種問題,不會根據(jù)軟件功能來思考問題或者陷入企業(yè)的原有思維。
許多企業(yè)提出的需求其實完全可以通過其他管理手段,例如流程優(yōu)化去解決,而不需要都靠系統(tǒng)來滿足。復(fù)雜并非是好事情。另外,伴隨系統(tǒng)的實施,系統(tǒng)集成測試、系統(tǒng)用戶的驗收等都需要按規(guī)范流程進行,以確保系統(tǒng)運行達到所預(yù)期的結(jié)果。系統(tǒng)性能也是一個重要的測試內(nèi)容,它能夠為應(yīng)用系統(tǒng)和相應(yīng)的技術(shù)的平臺穩(wěn)定地處理在典型負荷下的業(yè)務(wù)交易提供保證。
轉(zhuǎn)載請注明出處:拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題:ERP實施階段的風(fēng)險應(yīng)對策略
本文網(wǎng)址:http://www.ezxoed.cn/html/consultation/10820622922.html