正如在上期講座中提到的,企業(yè)認(rèn)為ERP建起來(lái)就萬(wàn)事大吉,一切變動(dòng)等到上ERP II的時(shí)候再說(shuō)。很多時(shí)候,企業(yè)發(fā)現(xiàn)他們的ERP沒有達(dá)到最佳效果,卻不設(shè)法加以改善。結(jié)果,他們獲得的ROI(投資回報(bào))不夠高,而TCO(總體擁有成本)又超支。要彌補(bǔ)這些,企業(yè)應(yīng)著手改進(jìn)已有的ERP,改善他們的現(xiàn)狀,并為未來(lái)的協(xié)同交互做好準(zhǔn)備。改善ERP部分程度上就是向ERP II的轉(zhuǎn)化。
那些能從過去實(shí)施錯(cuò)誤中吸取教訓(xùn),并調(diào)整方法、推進(jìn)變革的企業(yè),才能夠獲得成功并不斷進(jìn)步。
被忽略的環(huán)節(jié)
在管理處于生命周期不同階段的典型系統(tǒng)時(shí),企業(yè)采用的技巧很不相同(如圖1)。借助外部力量(包括系統(tǒng)集成商和供應(yīng)商的技術(shù)專家)的幫助,計(jì)劃、采購(gòu)和實(shí)施一個(gè)新系統(tǒng)通常都能執(zhí)行得不錯(cuò)。一旦該解決方案“運(yùn)轉(zhuǎn)”起來(lái),“ERP的飛行”仿佛進(jìn)入了“平穩(wěn)期”。然而,隨后的改善并最終淘汰該系統(tǒng)的階段往往才是企業(yè)的難關(guān)。
圖1 系統(tǒng)應(yīng)用的生命周期
對(duì)ERP的改進(jìn)或優(yōu)化,往往會(huì)因?yàn)槿鄙儋Y金、企業(yè)不感興趣或者對(duì)提高ROI、降低TCO缺乏足夠的認(rèn)識(shí)而被束之高閣。而對(duì)系統(tǒng)的淘汰,企業(yè)往往沒有足夠的規(guī)劃,有的甚至根本就不考慮。
通常,企業(yè)期望“打包”的應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)施后能在幾年之內(nèi)依然適合業(yè)務(wù)需求。為了增加應(yīng)用系統(tǒng)的價(jià)值,企業(yè)應(yīng)該經(jīng)常改進(jìn)系統(tǒng),并根據(jù)業(yè)務(wù)需求的變化和新技術(shù)的出現(xiàn),在合適的時(shí)候制定出淘汰系統(tǒng)的策略。今天實(shí)施的ERP解決方案也許能用很長(zhǎng)時(shí)間,但是解決方案的有些功能是有限的,而且新技術(shù)和產(chǎn)品的改進(jìn)會(huì)使它們過時(shí)。這些都應(yīng)該在整體管理策略中時(shí)常加以考慮。
改進(jìn)ERP的步驟
要優(yōu)化ERP,企業(yè)應(yīng)該采取五個(gè)步驟(如圖2)。
圖2 改進(jìn)ERP的步驟
識(shí)別核心問題出在那里。系統(tǒng)的哪個(gè)地方達(dá)不到業(yè)務(wù)的需求?對(duì)哪個(gè)部分使用者感覺最糟糕?
找到解決問題的辦法。系統(tǒng)的問題通常有多種表現(xiàn)方式。找到問題后,要想出解決辦法,重要的是從培訓(xùn)、變革流程到個(gè)性化設(shè)計(jì)等方面通盤考慮。很多時(shí)候,通過培訓(xùn)和流程變革就能解決問題的時(shí)候,企業(yè)總以為是系統(tǒng)出了問題。企業(yè)應(yīng)該在其它途徑都考慮過后,最后才考慮進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)。
根據(jù)成本和收益確定行動(dòng)優(yōu)先次序。ROI通常是特別關(guān)鍵的指標(biāo),因?yàn)镋RP實(shí)施往往都達(dá)不到預(yù)想的節(jié)約成本的目的。
計(jì)劃制定的時(shí)間跨度要小,并關(guān)注結(jié)果。為了保證使用者一如既往地接受該系統(tǒng),應(yīng)該采用動(dòng)靜小但有效的措施解決使用者的問題。
讓使用者參與執(zhí)行。系統(tǒng)日常的使用者對(duì)問題看得最透徹。讓他們和最有經(jīng)驗(yàn)的集成商一起針對(duì)問題尋找解決方案。
優(yōu)化ERP的方法
通過以下優(yōu)化方法將提高企業(yè)的生產(chǎn)能力,加強(qiáng)他們的ERP系統(tǒng)的內(nèi)部?jī)r(jià)值,也更能得到系統(tǒng)使用者的支持。
人員優(yōu)化
企業(yè)必須解決在ERP實(shí)施初期出現(xiàn)的人員優(yōu)化問題,否則,將給ERP II的實(shí)施留下后患(如表)。
優(yōu)化機(jī)會(huì) | 90%的erp項(xiàng)目失敗之處 | 會(huì)犧牲70%erp ii項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn) |
產(chǎn)品培訓(xùn) | 滿足擴(kuò)展的使用人群和復(fù)雜事務(wù)的需要 | 增加的使用者數(shù)量和擴(kuò)展到企業(yè)之外的事務(wù) |
流程培訓(xùn) | 訓(xùn)練不同流程環(huán)節(jié)上的使用者應(yīng)對(duì)來(lái)自業(yè)務(wù)上游和下游的影響 | 多個(gè)流程之間相互依賴的程度提高,而流程的失敗會(huì)影響多個(gè)企業(yè) |
組織變革 | 讓使用者適應(yīng)新的角色,應(yīng)用激勵(lì)機(jī)制推動(dòng)變革 | 傳統(tǒng)的有關(guān)信息所有權(quán)和授權(quán)的觀點(diǎn)威脅的不僅是項(xiàng)目的成功,也是企業(yè)的成功。 |
在很多ERP實(shí)施中,企業(yè)在處理人的問題時(shí)往往做得不夠。針對(duì)在實(shí)施初期忽略的問題提供培訓(xùn),比如以前很少用到的流程、前人經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)和應(yīng)急處理/疑難解答等,能夠提高最終使用者的接受度和系統(tǒng)用途。另外,要有效利用ERP系統(tǒng)中增加的大量信息,使用者對(duì)業(yè)務(wù)流程和基本業(yè)務(wù)功能的理解程度非常關(guān)鍵,而這兩個(gè)方面的培訓(xùn)在實(shí)施階段基本上從來(lái)都不被考慮。
從整個(gè)組織的角度調(diào)整企業(yè)也會(huì)有實(shí)質(zhì)性的收獲。如果不改變企業(yè)的權(quán)利結(jié)構(gòu)、績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和職能安排,即使是對(duì)橫跨整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整體翻新也難見其效。企業(yè)應(yīng)該重新調(diào)整這些方面,以便支持ERP的精髓——跨部門的流程,并對(duì)這些改動(dòng)的領(lǐng)域提供后續(xù)培訓(xùn)。
開發(fā)現(xiàn)有功能
有時(shí),終端使用者會(huì)提出一些在實(shí)施階段沒有考慮到的需求。通常,啟用已有系統(tǒng)中存在但未開發(fā)的功能,或者升級(jí)到更高版本就能滿足這些要求。在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)之前,企業(yè)要檢查該系統(tǒng)已經(jīng)安裝的版本和其他可獲得的版本,尋找合適的功能。如果這樣行不通,勢(shì)必會(huì)增加TCO和影響ROI。
圖3 什么時(shí)候優(yōu)化意味著二次開發(fā)
某配送公司的報(bào)價(jià)員想針對(duì)不同客戶、不同服務(wù)項(xiàng)目出報(bào)價(jià)單。在實(shí)施的階段,這個(gè)需求沒有記錄成文(當(dāng)時(shí)認(rèn)為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)版的報(bào)價(jià)單就足夠了)。要獲得這些信息,這個(gè)人要查詢每項(xiàng)內(nèi)容的價(jià)格,再根據(jù)每個(gè)客戶談判結(jié)果,把信息填進(jìn)報(bào)表。這項(xiàng)工作要花30分鐘到兩個(gè)小時(shí),視其中的條目數(shù)量而定。
采用一套標(biāo)準(zhǔn)的銷售報(bào)價(jià)模塊后,操作時(shí)間可以縮減到了5到15分鐘,而這項(xiàng)功能在系統(tǒng)中已經(jīng)存在,只是一開始沒有使用。和獲得的可觀回報(bào)相比,這樣的實(shí)施成本(包括調(diào)試和培訓(xùn))是最小的。通過開發(fā)已有系統(tǒng)的閑置功能,企業(yè)節(jié)省了大筆重新開發(fā)和維護(hù)的開支,而取得的效果是同樣的。
有必要做個(gè)性化設(shè)計(jì)嗎?
在項(xiàng)目實(shí)施前期,企業(yè)必須決定他們是全盤接受打包的系統(tǒng),還是對(duì)此進(jìn)行適當(dāng)?shù)牟脺p以滿足業(yè)務(wù)流程的獨(dú)特需求。哪種方式最好?企業(yè)應(yīng)該權(quán)衡保留系統(tǒng)的成熟流程和變革系統(tǒng)能獲得的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)這兩個(gè)方面,然后確定每個(gè)需求在如圖3所示矩陣的哪個(gè)位置最能得到滿足。
雖然某些領(lǐng)域里需要對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā),企業(yè)在整體決策時(shí)要考慮這樣對(duì)TCO的影響。當(dāng)?shù)讓討?yīng)用升級(jí)或修補(bǔ)后,為了保持其可用性就需要做二次開發(fā)。再開發(fā)的模塊全部或部分如果將被新的應(yīng)用系統(tǒng)所取代,就沒必要二次開發(fā)或者要重新修改開發(fā)需求;不受新應(yīng)用系統(tǒng)影響的二次開發(fā)必須經(jīng)過分析,保證系統(tǒng)的接入點(diǎn)不變,而且整合后的流程還將依照原計(jì)劃執(zhí)行。只要是對(duì)“打包”的系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),就必須進(jìn)行這樣的分析。
如果另外購(gòu)買其他廠商提供的專用模塊,在管理多個(gè)系統(tǒng)的不同版本時(shí)會(huì)出現(xiàn)類似的問題。任何一個(gè)系統(tǒng)升級(jí)了,必須確保整合的應(yīng)用經(jīng)調(diào)整后還能適用。
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