實施工作流管理的目的是為了業(yè)務(wù)流程的計算機化或自動化。企業(yè)都有著許多既定程序的業(yè)務(wù),這時利用工作流自動化,將大大提高效率,提升核心競爭力。另外,工作流技術(shù)還可作為OA、ERP等辦公和管理軟件的“基本引擎”,意義非凡。
由于工作流處于不顯眼的系統(tǒng)底層,以致我們對工作流有某種漠視。但新的應(yīng)用需求將讓我們不得不重新審視工作流及工作流管理系統(tǒng)。
嚴格甄別工作流
在本專題的專家稿中,對工作流以及工作流管理系統(tǒng)有詳細科學(xué)的定義,不再贅述。這里只是強調(diào)一下工作流的十大特征:圖形化的工作流定義、角色(任務(wù)可指派給“角色”或“職能”)、規(guī)則、例外處理、監(jiān)管、測算(產(chǎn)生工作流狀態(tài)的報表)、仿真(系統(tǒng)實施前可在單機上測試)、主動性(主動通知、催辦和移交任務(wù))、數(shù)據(jù)庫連接、文檔附件(可對文檔的流轉(zhuǎn)進行有效的管理,以支持關(guān)鍵流程)。
這十大特征將極大地幫助我們理解分辨何為真正的工作流,因為即使是“工作流管理聯(lián)盟”的科學(xué)表述,好像也不能完全消除對工作流的某些誤讀。一種普遍的誤解認為,基于消息的群件產(chǎn)品是一種工作流管理方案。事實上,這是不完全的;谙⒌娜杭a(chǎn)品都具有工作流的概念,但并非完備的工作流管理系統(tǒng)。
如果我們套用工作流的十大特征,將會辨清群件產(chǎn)品只是在“文檔附件”方面具備工作流的特性,難以完全滿足業(yè)務(wù)流程的自動化預(yù)測、監(jiān)管等。
對于工作流還有一種常見的分類,即分為“使能型工作流”、“引擎型工作流”、“特定應(yīng)用工作流”和“通用工作流”。其中“使能型工作流”本質(zhì)上不屬于工作流產(chǎn)品,但可通過增加邏輯和編碼,建立工作流解決方案;“引擎型工作流”則可與其他系統(tǒng)結(jié)合,是當前研究的重點。正是從這個分類出發(fā),也有人稱群件產(chǎn)品為“使能型工作流”,或者“單純的文檔型工作流”。
正視工作流的應(yīng)用地位
工作流的使用非常廣泛,舉凡有業(yè)務(wù)流程的地方都可以應(yīng)用工作流技術(shù)或工作流管理系統(tǒng)。事實上,工作流技術(shù)與管理軟件、OA軟件是天然的聯(lián)盟,就是在一些特殊應(yīng)用中,比如質(zhì)量管理對應(yīng)流程、產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息管理、物流公司貨物跟蹤處理等各種通過表單手工流轉(zhuǎn)完成的任務(wù)均可應(yīng)用工作流產(chǎn)品。
在管理軟件、OA兩大類軟件的發(fā)展過程中,工作流更是它們發(fā)展的重要標志。有專家把OA分為三個發(fā)展階段,即單機辦公、網(wǎng)絡(luò)協(xié)作和知識管理。其中的第二個階段正是利用了工作流的概念和技術(shù)作為其一大基礎(chǔ)架構(gòu)。再看ERP,從“面向事務(wù)處理”到“可重構(gòu)的ERP平臺”、從傳統(tǒng)ERP到與BPR的結(jié)合,這些事關(guān)ERP的下一代發(fā)展問題莫不與工作流掛上了鉤。
但一段時間以來,工作流沒有作為一個關(guān)鍵領(lǐng)域進入健康的“市場化”。其主要表現(xiàn)就是工作流技術(shù)及產(chǎn)品的龐雜。幾乎每個管理軟件和辦公軟件廠商都要接觸工作流,也都會弄一套自己的工作流標準和底層架構(gòu)。如果用戶叫好,也許市場上便又多出了一種“先進的工作流產(chǎn)品”?吹竭@,開發(fā)商可能會喊屈:市場上沒有標準規(guī)范的工作流產(chǎn)品呀!這真是一個惡性循環(huán)的怪圈。
這種狀況對用戶的消極影響也是明顯的。正因為處于應(yīng)用系統(tǒng)底層的工作流“不顯山,不露水”,造成了用戶對工作流的不夠重視,輕則埋下用戶今后IT系統(tǒng)應(yīng)用集成的隱患,重則造成整體應(yīng)用的失敗。ERP是這方面一個很好的例子。
為什么說是“人適應(yīng)ERP,而非ERP適應(yīng)人”,為什么說“ERP實施的成功率只有20%”?這些問題的答案涉及面非常廣,但從技術(shù)上看,傳統(tǒng)ERP沒有充分利用工作流技術(shù)也是一大因素。如果只是從一些具體事務(wù)出發(fā)設(shè)計功能模塊,那么事務(wù)列舉再多、功能再豐富,也無法滿足多數(shù)用戶的個性需求。何況以“事務(wù)”為工作處理的主線,根本沒有真正實現(xiàn)人-機的交互。相反,工作流管理系統(tǒng)是一個真正的“人-機”系統(tǒng),用戶作為系統(tǒng)中的基本角色,是直接的任務(wù)分派對象,可以直接看到電腦針對自己列出的“任務(wù)清單”,跟蹤每一項任務(wù)的狀態(tài),或繼續(xù)一項任務(wù),而不必從一個功能模塊退出,進入另一個功能模塊,搜索相應(yīng)任務(wù)的線索。所以有一種說法認為,工作流管理系統(tǒng)給管理軟件帶來的變化是極其強烈的,甚至可以形容為用戶“夢想”的實現(xiàn)。
當然,事情好的一面是,各方面已開始重視對工作流技術(shù)的研究,更重視它與其他系統(tǒng)結(jié)合應(yīng)用的研究。如果有一天,用戶拿著工作流的十大特征檢驗自己的ERP系統(tǒng),那么工作流就大有一顯身手的希望了!這也是我們做這一專題的最大心愿。
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本文標題:還工作流管理一個說法
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