企業(yè)資源計(jì)劃管理軟件ERP應(yīng)用實(shí)施,當(dāng)前仍然突出存在的問(wèn)題是如何提高績(jī)效。有人說(shuō)這是IT應(yīng)用的航船撞到冰山上了,有人說(shuō)過(guò)計(jì)算機(jī)在企業(yè)管理深層次應(yīng)用上,是人類有史以來(lái)還從來(lái)沒(méi)有遇到過(guò)的投入如此之大而收效如此不如人意的事,所也有人把這種現(xiàn)象稱之為ERP應(yīng)用“黑洞”。
而ERP應(yīng)用實(shí)施中的問(wèn)題就不僅是個(gè)技術(shù)問(wèn)題,同時(shí)也是個(gè)社會(huì)學(xué)問(wèn)題。同時(shí)我們也要看到,雖然存在這種變革阻力,但畢竟ERP是先進(jìn)生產(chǎn)力的載體,應(yīng)用實(shí)施ERP是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的核心內(nèi)容,因此它就能對(duì)企業(yè)產(chǎn)生強(qiáng)大的驅(qū)動(dòng)力。ERP的應(yīng)用實(shí)施就是在這種驅(qū)動(dòng)力和阻力之間此長(zhǎng)彼消的發(fā)展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的。那如何在企業(yè)應(yīng)用實(shí)施ERP的過(guò)程中,用組織行為學(xué)觀點(diǎn)分析其驅(qū)動(dòng)力和阻力的發(fā)生機(jī)制,以及如何張揚(yáng)其驅(qū)動(dòng)力、抑制其阻力呢?
立項(xiàng)階段驅(qū)動(dòng)力分析
ERP的發(fā)起和立項(xiàng)是企業(yè)組織在外部環(huán)境和內(nèi)部需求(如市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、IT技術(shù)推動(dòng)等)驅(qū)動(dòng)下,變革舊的管理模式、建立新的管理模式的組織行為。ERP發(fā)起和立項(xiàng)雖然是發(fā)生在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)內(nèi)少數(shù)人的決策行為,但它卻是ERP應(yīng)用整個(gè)過(guò)程驅(qū)動(dòng)力的源泉。這種驅(qū)動(dòng)力不僅應(yīng)是強(qiáng)大的,而且必須是持續(xù)的。ERP發(fā)起和立項(xiàng)行為動(dòng)機(jī)有以下幾種類型。
行政干預(yù)型 政府和行政部門的干預(yù)和指導(dǎo),會(huì)對(duì)企業(yè)信息化起到了重大的推動(dòng)作用。上世紀(jì)80年代中期,國(guó)家經(jīng)委下發(fā)了企業(yè)管理現(xiàn)代化綱要,以后形成了企業(yè)開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)(MIS)的高潮,后來(lái)又把企業(yè)的MIS應(yīng)用水平與企業(yè)管理升級(jí)掛鉤,因此國(guó)有大中型企業(yè)一無(wú)例外不同程度地開(kāi)發(fā)了管理信息系統(tǒng),為今天的企業(yè)信息化工作奠定了基礎(chǔ)。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),國(guó)家提出以信息化帶動(dòng)工業(yè)化,進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè),這對(duì)ERP實(shí)施給予了強(qiáng)大的推動(dòng)力。但是,ERP的應(yīng)用畢竟是屬于企業(yè)的行為,行政干預(yù)只是外部的驅(qū)動(dòng)力,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還要采取組織行為才能把它轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的驅(qū)動(dòng)力。
政策誘導(dǎo)型
政府為了推動(dòng)企業(yè)信息化工作在政策上采取一些經(jīng)濟(jì)激勵(lì)措施,如對(duì)企業(yè)實(shí)行貼息貸款、獎(jiǎng)勵(lì)性撥款等,這無(wú)疑對(duì)推動(dòng)企業(yè)信息化工作有積極意義。但是如果企業(yè)的組織行為僅僅是為了這種經(jīng)濟(jì)利益而受驅(qū)動(dòng)的話,那么這種組織行為是不會(huì)給企業(yè)信息化提供太大驅(qū)動(dòng)力的。
榜樣帶動(dòng)型
所謂榜樣帶動(dòng),就是以別人的成功經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐為基礎(chǔ),獲得有價(jià)值的觀念,并付諸于自己企業(yè)的實(shí)踐。榜樣可使觀念升華、明確目標(biāo)、堅(jiān)定信心,從而產(chǎn)生強(qiáng)大的驅(qū)動(dòng)力。經(jīng)理、廠長(zhǎng)出國(guó)考察看到與自己相同類型的企業(yè)時(shí)受到的啟發(fā),參觀國(guó)內(nèi)ERP應(yīng)用成功企業(yè)時(shí)承受到市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力等,都是獲取驅(qū)動(dòng)力的有效辦法。
業(yè)務(wù)需求型
國(guó)內(nèi)外企業(yè)間業(yè)務(wù)協(xié)作,尤其是作為國(guó)外企業(yè)的供應(yīng)鏈企業(yè)時(shí),對(duì)方把計(jì)劃系統(tǒng)模式、CAD軟件應(yīng)用等作為商務(wù)合作的條件,這種情況下就是市場(chǎng)直接驅(qū)動(dòng)帶來(lái)的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力。但是這些應(yīng)用一般都沒(méi)有進(jìn)行全面系統(tǒng)規(guī)劃,往往只用在若干職能部門的一些急功近利的項(xiàng)目,所以驅(qū)動(dòng)力不能持續(xù),往往致使企業(yè)信息化工作中途停頓。
戰(zhàn)略信息型
企業(yè)的信息系統(tǒng)是用來(lái)支持企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略的系統(tǒng),我們把它稱之為企業(yè)戰(zhàn)略信息系統(tǒng),并把建立這種系統(tǒng)的企業(yè)組織行為稱作戰(zhàn)略信息型。大量實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明,把信息系統(tǒng)戰(zhàn)略與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略結(jié)合起來(lái)建立的信息系統(tǒng)的效果與不相結(jié)合建立起來(lái)的系統(tǒng)效果是顯著不一樣的。因?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略是對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的全局性謀劃,是企業(yè)組織全體人員的奮斗目標(biāo),所以戰(zhàn)略信息系統(tǒng)的目標(biāo)就是不僅能提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益,還要能為企業(yè)提供新的參加市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的手段,從而大大提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。如果在企業(yè)實(shí)施這樣的信息系統(tǒng),它就具有最強(qiáng)的持續(xù)的驅(qū)動(dòng)力。那對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō),不管實(shí)行的是成本領(lǐng)先戰(zhàn)略、產(chǎn)品差異戰(zhàn)略、市場(chǎng)聚焦戰(zhàn)略還是各種戰(zhàn)略組合,ERP都將具有這種戰(zhàn)略信息系統(tǒng)的品質(zhì)。
如上所述,如果ERP發(fā)起和立項(xiàng)的動(dòng)機(jī)是戰(zhàn)略信息型的話,它將能夠提供強(qiáng)大而持久的驅(qū)動(dòng)力。此外,ERP應(yīng)用實(shí)施的阻力在立項(xiàng)階段一般不會(huì)表露出來(lái)。
系統(tǒng)分析階段驅(qū)動(dòng)力分析
系統(tǒng)分析階段是對(duì)原系統(tǒng)否定并建立新系統(tǒng)的階段。組織行為學(xué)中稱之為“解凍”。在系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)中,組織的、人群的和個(gè)人的阻力將暴露出來(lái)。但這時(shí)因?yàn)橹皇欠桨傅挠懻,這種阻力只是認(rèn)識(shí)性的、時(shí)隱時(shí)現(xiàn)。應(yīng)該說(shuō),軟件提供商和開(kāi)發(fā)人員,因?yàn)槭芗夹g(shù)和產(chǎn)品推動(dòng),往往忽視需求牽動(dòng)。只把自己當(dāng)作是賣產(chǎn)品的,缺乏耐心傾聽(tīng)變革承擔(dān)者的呼聲,使他們處于被迫接受狀態(tài)。行為科學(xué)認(rèn)為,此時(shí)減小阻力的辦法是提高成員的參與程度,讓不同層次的人員參與變革計(jì)劃的討論。如果人們不能參與變革決策,會(huì)使人因未受到尊重而產(chǎn)生冷漠態(tài)度和不合作心理。如果讓他們參加了某種決策過(guò)程,他們就會(huì)把這件事看成是自己的事,主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。
系統(tǒng)實(shí)施階段的阻力分析
在實(shí)施階段各種阻力都會(huì)充分表露出來(lái)了,這是很正常的現(xiàn)象。這種阻力不但是來(lái)自認(rèn)知的,而且還來(lái)自感情的。這些阻力主要來(lái)自職能部門,因?yàn)榱鞒痰闹亟M首先就是職能部門的重組。從行為學(xué)上看阻力產(chǎn)生的原因:一是因?yàn)闄?quán)力結(jié)構(gòu)受到影響。變革可能威脅他們權(quán)力,因?yàn)槿藗円坏┰诮M織中的地位已被確定,他們就會(huì)抵制看來(lái)要降低他們權(quán)力和影響的那種變革;二是因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)受到影響。在科層體制結(jié)構(gòu)中,細(xì)密的工作規(guī)范,長(zhǎng)期形成的權(quán)力分配和責(zé)任范圍,一旦打破這種平衡,處于不利地位的層次就會(huì)起來(lái)反對(duì),尤其是在精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和減少層次時(shí)反對(duì)就會(huì)更加激烈;三是經(jīng)濟(jì)原因。工作流程的變化對(duì)各組織的經(jīng)濟(jì)地位、利益分配也會(huì)帶來(lái)影響;四是體制和管理手段的變革往往導(dǎo)致職能部門內(nèi)負(fù)責(zé)者之間的位置更換,所以弱勢(shì)者會(huì)抱著消極態(tài)度。五是采用直線職能制管理模式的職能部門人員會(huì)向他們的總部主管副職施加影響,以便向總部正職施加壓力。
幾個(gè)策略問(wèn)題的結(jié)論
減少阻力策略
組織行為學(xué)認(rèn)為,變革是驅(qū)動(dòng)力和阻力的動(dòng)態(tài)平衡的過(guò)程,當(dāng)確定了動(dòng)力機(jī)制以后,就應(yīng)該采用減少阻力的策略,以此來(lái)加快變革的進(jìn)程。相反,用提高壓力的辦法卻不是一種好的策略。在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,我們一些經(jīng)理、廠長(zhǎng)出于對(duì)“一把手原則”的重視及工作責(zé)任心和使命感,當(dāng)條件尚不成熟或人員認(rèn)識(shí)滯后等原因出現(xiàn)阻力時(shí),往往采用行政命令(當(dāng)然是必要的)強(qiáng)行推行的辦法。有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、企業(yè)的信息主管,因?yàn)槭种形沼小吧蟹綄殑Α,?dāng)遇到困難時(shí),不冷靜地說(shuō)“誰(shuí)擋道,誰(shuí)讓路”之類的話,都是不利于減少或消除阻力的。這樣高壓策略雖然可以使阻力暫時(shí)得到平息,但是阻力會(huì)因此積聚起來(lái),一有時(shí)機(jī)就會(huì)暴發(fā)出來(lái)。所以正確的策略應(yīng)該是保持動(dòng)力、減少阻力。
創(chuàng)新企業(yè)文化策略
ERP在企業(yè)的應(yīng)用實(shí)施,不是一個(gè)技術(shù)和管理模式的簡(jiǎn)單移植,而是經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間的技術(shù)和管理的創(chuàng)新過(guò)程。參與和完成這些創(chuàng)新的不僅是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的工程技術(shù)人員,首要的應(yīng)是企業(yè)的全體領(lǐng)導(dǎo)人員、管理人員、操作使用人員。因?yàn)樗麄儗⑹窍到y(tǒng)的主人。長(zhǎng)期工作在職能科層制管理模式下和規(guī)范的各種規(guī)章制度下的人往往缺乏創(chuàng)新精神。所以培育具有創(chuàng)新精神的企業(yè)文化,將會(huì)減少ERP在應(yīng)用實(shí)施中的阻力。
參與策略
讓企業(yè)成員以不同形式、全過(guò)程參與ERP應(yīng)用實(shí)施的變革,對(duì)于克服阻力大有益處。人們習(xí)慣于ERP軟件供應(yīng)商對(duì)用戶進(jìn)行全員、全過(guò)程培訓(xùn),較少重視受培訓(xùn)者的作用,結(jié)果使他們感到新系統(tǒng)是外來(lái)加給他們的。應(yīng)該傾聽(tīng)他們的意見(jiàn),讓他們提方案,甚至由他們做報(bào)告、寫文章、當(dāng)模范。使他感到新的系統(tǒng)、新的管理模式是他們建立起來(lái)的,他們是新系統(tǒng)的主人。這樣不但可以減少阻力,甚至可能轉(zhuǎn)化成推動(dòng)力。
等待策略
即使不存在對(duì)新系統(tǒng)、新流程模式的抵制,也要讓人們有時(shí)間去適應(yīng)。ERP軟件是現(xiàn)代管理理論的載體,人們普遍認(rèn)為,我國(guó)目前的企業(yè)管理水平至少比管理理論要落后10年。因此ERP應(yīng)用實(shí)施就是跨越這個(gè)時(shí)間溝壑的過(guò)程,如果強(qiáng)制加速推行,有可能欲速而不達(dá),從而形成新的阻力。
穩(wěn)定新系統(tǒng)策略
在新系統(tǒng)實(shí)施后期,為了鞏固ERP應(yīng)用實(shí)施成果,除了通過(guò)培訓(xùn)、制定規(guī)章制度、驗(yàn)收等辦法充分總結(jié)新系統(tǒng)的成功證據(jù)外,為了“固化”新系統(tǒng),還要把在系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施中的企業(yè)優(yōu)秀人員提升到相應(yīng)的負(fù)責(zé)任崗位,確保新系統(tǒng)持續(xù)運(yùn)行和發(fā)展。
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