一、前言
企業(yè)實(shí)施ERP將引起各個(gè)方面的巨大變化,將為企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益,這是毫無(wú)疑問(wèn)的。 ERP系統(tǒng)集成了企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面,一個(gè)完整的ERP系統(tǒng)亦即是人力資源、財(cái)務(wù)、銷售、制造、分銷以及供應(yīng)鏈管理等的集成。這種集成能使企業(yè)多方受益:對(duì)競(jìng)爭(zhēng)壓力和市場(chǎng)機(jī)會(huì)的迅速反應(yīng),靈活的產(chǎn)品裝配,減少庫(kù)存以及更加有效的供應(yīng)鏈管理。 但是在我們看到ERP實(shí)施的巨大利益之時(shí),應(yīng)當(dāng)清楚ERP的實(shí)施更是一場(chǎng)高風(fēng)險(xiǎn)的管理革命。據(jù)統(tǒng)計(jì),ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目中,雖然有不少成功的案例,但也存在相當(dāng)風(fēng)險(xiǎn),一般只有15%左右能按期、按照預(yù)算成功實(shí)施,實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成;約一半左右的實(shí)施項(xiàng)目遭到失敗。而目前在我國(guó)ERP實(shí)施的成功案例中,大多是三資企業(yè),這值得人們認(rèn)真思考,增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),積極地防范風(fēng)險(xiǎn),才有可能加大ERP實(shí)施成功的概率。
二、ERP系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)分析
1、ERP系統(tǒng)實(shí)施的內(nèi)容
ERP系統(tǒng)實(shí)施是一次管理改造工程而非純IT工程,ERP系統(tǒng)的實(shí)施需要企業(yè)所有部門(mén)的全力配合以至最高管理層的承諾。因此,其實(shí)施是一項(xiàng)長(zhǎng)期而有艱苦的工作。大體來(lái)說(shuō),ERP系統(tǒng)的實(shí)施主要包含以下工作,從這些工作中我們來(lái)分析其中隱藏的各種風(fēng)險(xiǎn):
-立項(xiàng)分析與立項(xiàng)決策
-理念培訓(xùn)與總動(dòng)員
- 業(yè)務(wù)流程描述與需求分析
-業(yè)務(wù)流程重組設(shè)計(jì)與優(yōu)化
-IT技術(shù)方案與ERP軟、硬件選型
-ERP系統(tǒng)實(shí)施、上線試運(yùn)行
- 績(jī)效監(jiān)控與管理持續(xù)改善
2、風(fēng)險(xiǎn)分析綜述
ERP系統(tǒng)實(shí)施的部分風(fēng)險(xiǎn)存在于ERP系統(tǒng)實(shí)施的各個(gè)階段,而有的風(fēng)險(xiǎn)則存在于ERP系統(tǒng)實(shí)施的全過(guò)程。
ERP系統(tǒng)實(shí)施的各種風(fēng)險(xiǎn)就其性質(zhì)來(lái)說(shuō)無(wú)非是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)或者外部風(fēng)險(xiǎn)。
ERP實(shí)施外部風(fēng)險(xiǎn)包括政治風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)以及不可抗拒風(fēng)險(xiǎn)等。具體表現(xiàn)在:國(guó)家政局的穩(wěn)定性、社會(huì)風(fēng)氣的好壞等等對(duì)ERP的實(shí)施或多或少地有著一定的影響;經(jīng)濟(jì)發(fā)展是平穩(wěn)還是波動(dòng)不定對(duì)企業(yè)的資金政策有著巨大的影響;還有ERP系統(tǒng)必須符合國(guó)家的法律法規(guī)特別是財(cái)務(wù)軟件必須得到財(cái)政局的認(rèn)可;其它如地震、火災(zāi)等天災(zāi)人禍對(duì)ERP的實(shí)施成本以及實(shí)施進(jìn)度來(lái)說(shuō)都有不小的影響。此外所購(gòu)買(mǎi)ERP軟件公司一旦經(jīng)營(yíng)不善、破產(chǎn)或者從中國(guó)撤出,就會(huì)失去有力的技術(shù)支持,面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)。
3、內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)
本文將對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)作詳細(xì)分析,這是本文分析的重點(diǎn)
(1)軟件風(fēng)險(xiǎn)
在企業(yè)實(shí)際選擇ERP系統(tǒng)時(shí),有些企業(yè)選擇軟件的原因是“其他很多像我們一樣的大企業(yè)已經(jīng)用上了某某ERP軟件......”或者“反正這是世界目前最先進(jìn)的軟件,選擇不會(huì)有太大的差錯(cuò)......”,導(dǎo)致選出的軟件在日常業(yè)務(wù)中不一定適合企業(yè)的實(shí)際需要。
軟件風(fēng)險(xiǎn)包括:企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望?企業(yè)如何綜合地評(píng)估ERP系統(tǒng),包括軟件功能、開(kāi)發(fā)工具、價(jià)格、軟件商的技術(shù)支持能力等各方面?企業(yè)如何將自身的實(shí)際需求與軟件系統(tǒng)能夠很好地進(jìn)行匹配,從而選擇最合適自己的ERP系統(tǒng)?由哪些部門(mén)和人員對(duì)軟件作出評(píng)估選擇?企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)軟件時(shí),如果各方出現(xiàn)了完全不同的意見(jiàn)時(shí)如何辦?
(2)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)
● 實(shí)施隊(duì)伍組織
實(shí)施隊(duì)伍和實(shí)施人員對(duì)于ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施至關(guān)重要。由具有豐富ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施和企業(yè)流程管理經(jīng)驗(yàn)的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成項(xiàng)目實(shí)施小組;然而經(jīng)常發(fā)生的情況是各方人員不到位,完全由計(jì)算機(jī)背景的技術(shù)人員組成實(shí)施隊(duì)伍,這將隱藏著巨大的風(fēng)險(xiǎn)。
● 需求分析
ERP系統(tǒng)的選擇是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作。實(shí)際上,就所有系統(tǒng)而言,一些表面的用戶信息需求是容易得到滿足的。而更深一步的企業(yè)獨(dú)特性的需求才是需要予以最多考慮的。如果開(kāi)發(fā)小組對(duì)用戶的需要不作深入地分析,蜻蜓點(diǎn)水似地調(diào)研、僅從技術(shù)角度考慮問(wèn)題,往往會(huì)在系統(tǒng)實(shí)施一段時(shí)間以后,才發(fā)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)及管理需求并沒(méi)有得到滿足,但此時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)安裝完成,并已耗費(fèi)了大量的人力、物力資源。
● 實(shí)施時(shí)間
在實(shí)施ERP的這一漫長(zhǎng)過(guò)程中,進(jìn)行項(xiàng)目管理、控制項(xiàng)目進(jìn)度、確保整個(gè)實(shí)施過(guò)程能夠按照預(yù)計(jì)的時(shí)間表進(jìn)行,對(duì)ERP項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間以及成敗至關(guān)重要。許多ERP實(shí)施項(xiàng)目在一開(kāi)始就沒(méi)有能夠制定明確的、可行的實(shí)施計(jì)劃,在實(shí)施過(guò)程中不能按時(shí)實(shí)現(xiàn)里程碑性的目標(biāo),造成項(xiàng)目遙遙無(wú)期,領(lǐng)導(dǎo)人員和實(shí)施人員喪失信心,原定的目標(biāo)已經(jīng)發(fā)生變化,從而導(dǎo)致最終半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤。
● 實(shí)施成本
ERP實(shí)施過(guò)程中需要投入較大的成本,實(shí)施結(jié)束時(shí)資金指出往往遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出當(dāng)初的預(yù)算,ERP系統(tǒng)實(shí)施的成本可能是軟件價(jià)格的三到五倍。聘用咨詢顧問(wèn)以及為此所花的成本可能會(huì)達(dá)到整個(gè)ERP實(shí)施預(yù)算的30%。許多意想不到的開(kāi)支往往使成本急劇增加,因此應(yīng)有很好的成本控制計(jì)劃。
● 系統(tǒng)安全
系統(tǒng)安全包括:操作系統(tǒng)授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、應(yīng)用系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機(jī)房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督,等等。目前,普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如用戶不注意口令保密、超級(jí)用戶授權(quán)多人等。缺乏安全意識(shí)的直接后果是系統(tǒng)在安全設(shè)計(jì)上存在著漏洞和缺陷,導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓。
● 系統(tǒng)集成
企業(yè)中原先各自分離開(kāi)發(fā)的一些自動(dòng)化信息孤島在和ERP集成時(shí)會(huì)發(fā)生很多接口上的困難,要深入了解各孤島內(nèi)部機(jī)制,將其有機(jī)地集成并非一件易事,數(shù)據(jù)庫(kù)的共享有需要數(shù)據(jù)的規(guī)范和利益各方的協(xié)調(diào),一旦考慮不周,很難將系統(tǒng)集成起來(lái)。
(3)管理變革風(fēng)險(xiǎn)
● 管理理念轉(zhuǎn)變
ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)管理項(xiàng)目,而非僅僅是一個(gè)IT項(xiàng)目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn):在選擇系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé),缺少業(yè)務(wù)部門(mén)用戶的參與;在實(shí)施系統(tǒng)時(shí)僅由技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé),缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與;項(xiàng)目經(jīng)理由技術(shù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,高級(jí)管理人員、尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心負(fù)責(zé)系統(tǒng)實(shí)施。由此種種現(xiàn)象,需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)加以改善。
管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程對(duì)企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。ERP系統(tǒng)帶來(lái)的不僅僅是一套軟件,更重要的是帶來(lái)了整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想,并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用,才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來(lái)的效益。因此,在實(shí)施過(guò)程中企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個(gè)必不可少的痛苦過(guò)程,順利轉(zhuǎn)變管理思想,在某種意義上而言是ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的最關(guān)鍵的因素。
● 業(yè)務(wù)流程
實(shí)施ERP系統(tǒng),必須對(duì)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組。成熟、先進(jìn)的ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模板值得借鑒,但是業(yè)務(wù)流程的重組牽涉到人員的變動(dòng)、權(quán)力的重新分配、組織機(jī)構(gòu)的改變,會(huì)觸動(dòng)某些人的既得利益,形成很大的阻力,往往使領(lǐng)導(dǎo)者望而卻步,保留原有冗余,低效的流程將使先進(jìn)的ERP系統(tǒng)失去用武之地。
● 管理持續(xù)改善
ERP系統(tǒng)一旦上線試運(yùn)行,許多人便大松一口氣,一旦碰到新問(wèn)題往往便怨天尤人,其實(shí)任何一個(gè)信息系統(tǒng)都有相當(dāng)長(zhǎng)的試行、維護(hù)期,要持續(xù)不斷地改善,對(duì)此應(yīng)有思想準(zhǔn)備。
(4)內(nèi)部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)
● 高層管理承諾
實(shí)施ERP系統(tǒng)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的更新軟件系統(tǒng)的事情,而是對(duì)企業(yè)的重新定位以及業(yè)務(wù)重組的事情。高層管理的承諾必須見(jiàn)諸ERP系統(tǒng)實(shí)施的每一個(gè)階段。有些企業(yè)犯了致命的錯(cuò)誤,他們把ERP實(shí)施的責(zé)任移交技術(shù)部門(mén),這將為企業(yè)的生存帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
順利實(shí)施ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵在于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)不斷地承諾。高層管理必須經(jīng)常監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)施的進(jìn)度,為實(shí)施小組指明方向。
● 企業(yè)政策
公司政策如董事會(huì)目標(biāo)的變化、企業(yè)戰(zhàn)略的調(diào)整、資金政策、對(duì)信息系統(tǒng)的政策以及人事政策的變更都會(huì)對(duì)ERP系統(tǒng)的實(shí)施帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。
三、 結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)是效益與風(fēng)險(xiǎn)并存。在充分認(rèn)識(shí)到ERP給企業(yè)帶來(lái)巨大效益的同時(shí)也應(yīng)該防范風(fēng)險(xiǎn)。只有正確認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn),控制風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而降低風(fēng)險(xiǎn),才能成功實(shí)施ERP系統(tǒng),這是任何一個(gè)準(zhǔn)備實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)應(yīng)該有的充分準(zhǔn)備。
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