據(jù)說，本世紀初，一位美軍營長對值班軍官下達了如下命令：“明晚8點，哈雷彗星將在這個地區(qū)出現(xiàn)。這種情況每隔76年才能看到一次。命令所有士兵，屆時身著野戰(zhàn)服到操場集合，我將向他們解釋這一罕見的現(xiàn)象。如果下雨的話，就到禮堂集合，我將為他們放映一部有關(guān)彗星的電影�！钡�，當(dāng)經(jīng)過連長、排長和班長傳達給士兵的時候，這條命令卻變成了：“在明晚8點下雨的時候，76歲的哈雷將軍,將在營長的陪同下，身著野戰(zhàn)服，乘坐‘彗星’牌汽車，經(jīng)過操場前往禮堂�！彪m然其中仍然保留著許多相同的詞匯，但重新組合得面目全非。問題出在哪里呢？就在于營長的命令太長，有太多的描述信息，違反了口頭命令必須簡明、易于復(fù)述的準則，使中間的信息傳遞難以準確。其實，做任何事情都有一定的準則，由此我們聯(lián)想到企業(yè)管理。
企業(yè)的管理也是在一個通訊的過程中實現(xiàn)的。準確的通訊是有效的管理的基礎(chǔ)。MRPⅡ系統(tǒng)就是一個以計算機為工具的計劃和通訊系統(tǒng)。在通過MRPⅡ系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)管理的過程中，人做一些工作，再交由計算機繼續(xù)做一些工作，再由人繼續(xù)做工作，等等。在這個過程中，要求信息必須準確，信息的處理和傳遞也必須準確。但這并不是一件很容易的事情，因為在這個通訊過程中涉及到計算機和人兩類對象。其中，計算機的行為是規(guī)范的，只要向它輸入準確的信息，它就能進行準確的處理并產(chǎn)生準確的信息。但是，對同一件事情，人的理解和行為方式卻可以千差萬別。因此，如何規(guī)范人的行為方式就是至關(guān)重要的了，這就是工作準則和規(guī)程的作用。
提到工作準則和規(guī)程，人們往往想到一大堆的文件，里面充斥著費解的概念和枯燥的條文，而人們在實際工作中卻從來不去使用它們。因此，人們往往認為建立工作準則和規(guī)程不過是浪費時間。在以非正規(guī)系統(tǒng)進行管理的環(huán)境下，這的確是經(jīng)常出現(xiàn)的情況。但是如果企業(yè)要實施和應(yīng)用MRPⅡ系統(tǒng)，那么情況就完全不同了。MRPⅡ系統(tǒng)從整體上為企業(yè)提供了實現(xiàn)規(guī)范化管理的工具。通過MRPⅡ系統(tǒng)的計劃和通訊功能，企業(yè)的所有員工在各自的崗位上按部就班地工作，然而卻是在執(zhí)行著一個統(tǒng)一的計劃。這就要求有統(tǒng)一的工作準則和規(guī)程去規(guī)范人們的行為方式。在MRPⅡ系統(tǒng)運行的各個環(huán)節(jié)上，如數(shù)據(jù)定義、準備和錄入，主生產(chǎn)計劃，物料需求計劃，能力需求計劃，生產(chǎn)控制，采購，周期盤點，工程改變，成本會計等等，都應(yīng)有相應(yīng)的工作準則和規(guī)程，有關(guān)人員必須遵守，而不能按個人的理解來處理問題。
建立工作準則和規(guī)程無疑是非常重要的工作。然而，它的重要性往往不被認識。因此，在實施和應(yīng)用MRPⅡ系統(tǒng)的過程中，這也是一項很容易被忽視的工作。這項工作經(jīng)常被忽略或以非常草率的方式進行。這樣做之后，實施工作好象進行得很快，但是在系統(tǒng)開始運行之后，就會出現(xiàn)很多問題。由于沒有工作準則和規(guī)程，系統(tǒng)的每個用戶只能按各自的理解和處理方式來處理問題。于是出現(xiàn)越來越多的錯誤信息，信息傳遞不能正常進行，系統(tǒng)通訊難以協(xié)調(diào)，整個系統(tǒng)的可靠性越來越差，最終的結(jié)果是導(dǎo)致整個系統(tǒng)的癱瘓，損失將是難以估量的。
由此可見，工作準則和規(guī)程是MRPⅡ系統(tǒng)得以正常運行的關(guān)鍵，是企業(yè)管理過程中人和人之間、人和計算機之間進行精確通訊的保證。但具體說來，這又是兩個不同的概念。工作準則是關(guān)于企業(yè)運作的指導(dǎo)原則，它并不告訴人們?nèi)绾稳プ瞿臣虑�，但要指明每項工作的目標、�?zé)任和衡量標準。例如，對于接收采購原材料的業(yè)務(wù)活動，工作準則并不指明每一步應(yīng)當(dāng)如何去做，但是，它應(yīng)指明在多長時間內(nèi)完成檢驗、作出接收或拒收的決定，在多長時間內(nèi)將有關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，等等。工作規(guī)程是指完成一項特定的任務(wù)所應(yīng)采取的步驟，它要指明從任務(wù)的第一步到最后一步之間的所有步驟，且應(yīng)足夠詳細。工作規(guī)程應(yīng)遵循工作準則的指導(dǎo)原則，而且對于工作準則所涉及的每項任務(wù)，均應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)程。
建立工作準則和規(guī)程并無實質(zhì)性的困難。事實上，這些關(guān)鍵的文件應(yīng)當(dāng)是一個企業(yè)在確定如何使用MRPII/ERP系統(tǒng)的過程中自然形成的結(jié)果。建立工作準則和規(guī)程可以采取如下步驟：
1、確定企業(yè)運營過程中所有基本的業(yè)務(wù)活動，這可以通過自頂向下、逐步求精的方法繪制DFD或IDEF圖來實現(xiàn)。這些基本業(yè)務(wù)活動可以分成兩類，一類是通過計算機來實現(xiàn)，有些則完全是人的行為過程，不使用計算機。
2、對于通過計算機實現(xiàn)的基本業(yè)務(wù)活動，要編制測試實例進行測試。測試實例要指明處理準則和處理步驟，在測試過程中要記錄測試結(jié)果，在測試結(jié)束后，根據(jù)測試結(jié)果編制工作準則和規(guī)程的草稿。對于不使用計算機的基本業(yè)務(wù)活動，則直接寫出工作準則和規(guī)程的草稿。
3、將上面步驟形成的工作準則和規(guī)程草稿收集起來，由項目小組會同各職能部門共同進行整理和完善，形成工作準則和規(guī)程的草案，要指明工作準則和規(guī)程的編號、主題、編寫負責(zé)人等。
4、在會議室試點（ConferenceRoomPilot）過程中，要對工作準則和規(guī)程進行全面測試和修訂，定稿后再經(jīng)指導(dǎo)委員會批準，形成企業(yè)的正式文件，指明生效日期，發(fā)至整個企業(yè)執(zhí)行，并定期總結(jié)修訂。（關(guān)于工作準則和規(guī)程的管理也應(yīng)有準則和規(guī)程。）
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本文標題：在MRPII/ERP應(yīng)用中如何規(guī)范人的行為方式
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