物料數(shù)據(jù)是企業(yè)管理的基礎信息，也是企業(yè)ERP系統(tǒng)成功實施的重要基礎。從小處說，準確清晰的物料信息是保證ERP系統(tǒng)正常運行的前提和基礎;從大處說，物料數(shù)據(jù)的規(guī)范化程度體現(xiàn)出一個企業(yè)整體的管理水平，而且，一套有效實用的物料編碼體系除了可以衡量企業(yè)物料管理的標準化程度外，還可以有效降低物料管理的復雜度。實施ERP失敗原因很多，但因數(shù)據(jù)尤其是物料數(shù)據(jù)導致失敗的案例也不鮮見。鑒于物料數(shù)據(jù)對于企業(yè)的信息化如此重要，企業(yè)很有必要對物料數(shù)據(jù)，特別是物料編碼方法進行研究。

　　物料編碼的三種方法

　　物料編碼有以下三種常見的方法:

　　1.無意義編碼

　　物料編碼只是作為計算機識別物料的代號，本身并無任何含義，因此采用數(shù)字流水號進行編碼。這個方法編碼簡單，易于擴充，不用記憶，使用方便。

　　如果企業(yè)內(nèi)部技術(shù)管理非常規(guī)范，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理有標準流程控制，建立了完善的技術(shù)標準，有相當?shù)募夹g(shù)積累，技術(shù)部門與業(yè)務部門之間產(chǎn)品數(shù)據(jù)能保持一致性，在這種情況下，物料編碼可以采用無意義編碼方法。比如，采用數(shù)字流水號對現(xiàn)有物料進行編碼。為了管理的方便，可以采用等長的流水號，即所有的物料都用相同的流水號位數(shù)，一般用6位或8位數(shù)字即可。采用6位數(shù)字時，要注意第一個流水號從100001開始，而不從000001開始。

　　2.有意義編碼

　　物料編碼是人機共用的數(shù)據(jù)，通過編碼計算機能夠識別物料，通常更多的是業(yè)務人員在使用物料編碼數(shù)據(jù)。為了便于業(yè)務部門使用，對編碼賦予一定的含義，可以有效降低物料管理難度。同時，通過物料編碼的規(guī)范管理，還可以簡化管理流程，提高業(yè)務運作效率。

　　技術(shù)管理不規(guī)范是目前大多數(shù)企業(yè)的現(xiàn)實，由于沒有流程控制，從研發(fā)到業(yè)務部門運用，產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息失真，部門之間溝通困難。因此，很多企業(yè)希望通過物料編碼規(guī)范和統(tǒng)一來達到部門之間信息共享的目的。但是，由于物料本身的屬性和特征較多，每一種業(yè)務都有其特殊的屬性，把握不當就會陷入無休止的物料編碼分類和屬性爭論中。這是有意義編碼痛遭詬病、推行困難的原因。有的企業(yè)花費了數(shù)月制定出來編碼規(guī)則，在具體編碼時還是要做較大調(diào)整。

　　3.實用性編碼

　　結(jié)合有意義編碼和無意義編碼的優(yōu)點，根據(jù)企業(yè)的實際需要進行編碼。即以實用性為原則，不過分強調(diào)編碼的有意義和無意義，靈活處理難于界定的物料分類。在編碼時是有意義的，隨著時間的推移，原來的規(guī)則和含義都會進行調(diào)整，有意義的物料編碼就變得無意義。業(yè)務部門在使用物料編碼時，并不關注編碼本身的含義，關注的往往是編碼對應的描述以及是否是所需要的物料。

　　實用性編碼一般采用三段式編碼規(guī)則，即大類、中類(小類)和流水號。把物料的主要屬性進行大類劃分，在大類里進行中類或者小類劃分，非主要屬性體現(xiàn)在流水號里。一般采用10位編碼，按“334”或者“235”的方式處理(334即大類3位，中類3位，流水號4位;235即大類2位，中類3位，流水號5位)。實用性編碼一般采用數(shù)字，有時也用字母，幾乎不用特殊符號。數(shù)字之間緊密相連，不用空格或符號分隔。

　　物料分類考慮物料的共性可以從不同的角度對物料進行分類。同一個、同一類物料，從技術(shù)、銷售、計劃、生產(chǎn)、采購、庫存、財務和質(zhì)量等方面進行分類，可以歸入不同的類別。正因為這些劃分往往存在相互重疊的可能，因此進行物料的類別劃分是極為困難的。物料的分類既不能重疊，也不能遺漏，更不能存在歧義。

　　鑒于物料分類的多樣性和復雜性，可以對一個公司內(nèi)部的物料采用不同的編碼規(guī)則。比如對原材料、半成品、產(chǎn)成品采用不同的分類規(guī)則，但要注意不同的分類切忌分類重碼和編碼重碼。在能夠清晰界定和分類的情況下，所有部門最好采用同樣的編碼規(guī)則。

    物料編碼的原則
   
    在確定物料編碼究竟該采用無意義的編碼、有意義的編碼還是實用性編碼這個大方向后，就要考慮如何對物料數(shù)據(jù)進行編碼了。這里有幾個必須考慮到的問題:
   
    1．繼承性
   
    進行分類和編碼時，最好繼承現(xiàn)有的分類規(guī)則。比如已有的國際標準、國家標準、行業(yè)標準要充分利用和吸收，達到行業(yè)認同和交流簡潔的效果。如果這些標準都不具備或不完善，才考慮進行企業(yè)分類標準的制定。比如對產(chǎn)品數(shù)據(jù)、工藝數(shù)據(jù)、物流系統(tǒng)、財務系統(tǒng)和質(zhì)量認證體系等數(shù)據(jù)信息進行整理，可以引用的要盡量加以利用，不能引用的建立數(shù)據(jù)對照表，便于進行系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)交換。這不僅能體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的繼承性，更重要的是能有效降低數(shù)據(jù)準備工作量，縮短系統(tǒng)上線時間。
   
    2．完整性
   
    企業(yè)運作是一個復雜的系統(tǒng)，需要大量的靜態(tài)信息和動態(tài)信息支撐。物料編碼屬于基礎的靜態(tài)數(shù)據(jù)，物料編碼不完備直接影響系統(tǒng)的正常運行。從研發(fā)部門產(chǎn)生物料信息到產(chǎn)成品銷售完成其信息必須是一致連貫的，中間產(chǎn)生的附加信息不能影響物料的主要特征屬性。比如，物料的采購提前期對供應商服務、采購訂單跟蹤、物料入庫和計劃執(zhí)行等都有影響，即采購提前期是采購物料不可或缺的屬性。
   
    物料編碼的完整性表現(xiàn)為數(shù)據(jù)完整性和屬性完整性，不但要對采購的原材料和生產(chǎn)的產(chǎn)成品物料進行編碼，而且要對車間生產(chǎn)的半成品和車間虛擬組件進行編碼管理。物料編碼的屬性完整性就是物料與業(yè)務相關的屬性必須完整，以維系業(yè)務正常運作。對ERP系統(tǒng)而言，其處理邏輯不同，物料屬性的配置也不相同。同時，每個企業(yè)的運作模式不同，需要的物料屬性也不同，針對企業(yè)獨特的營運模式，配置相應完整的物料屬性。
   
    3．統(tǒng)籌性
   
    物料具有多種業(yè)務屬性，比如物料的研發(fā)、銷售、計劃、生產(chǎn)、庫存、質(zhì)量、采購和財務等屬性。有許多屬性僅僅限于業(yè)務內(nèi)部使用，有的卻是通用屬性，在所有業(yè)務中都將使用到，比如物料編碼、物料描述和基本計量單位。
   
    物料描述是企業(yè)內(nèi)部業(yè)務交流的基礎，如何運用標準簡潔、統(tǒng)一地描述定義一個物料，是技術(shù)管理和物料管理的重要工作。
   
    基本計量單位是計算物料需求和財務核算的基準。實際操作中，需要以研發(fā)部產(chǎn)品明細表用量單位為基礎，結(jié)合財務部成本核算單位，制定物料的基本計量單位，要建立采購單位、庫存單位與基本計量單位的換算關系，以解決計量單位之間的不一致，減少庫存收發(fā)工作量。
   
    4．唯一性
   
    物料編碼的唯一性就如同人的身份證號碼一樣，按照同一編碼規(guī)則是能夠保證唯一性的。正如身份證號碼重碼的事件不時發(fā)生給人們的生活帶來了極大的不便，有的甚至引起司法方面的糾紛，物料編碼不唯一也會給物料的管理帶來很大麻煩。
   
    物料編碼的唯一性，簡單講就是一物一碼。同一物料在系統(tǒng)中只有一個名稱，不能不同部門對同一物料有不同的名稱。可要做到一物一碼確確實實不是一件簡單的事情，好在現(xiàn)有的ERP軟件系統(tǒng)中能夠做到一碼一物，因為只要建立編碼的唯一性索引就可以完成。關鍵是如何定義一物，即一個物料具有哪些基本特征。物料的技術(shù)性能和物理特征相同時，可以認為是一個物料。但是存在一種情況，即多家供應商供應的物料都能夠達到規(guī)定的技術(shù)性能和物理特征，一般情況下這些供應商的物料是相同的。如果個別客戶指定需要其中一家供應商的物料，那么就認為這些物料不是一個物料，而是兩個物料，就要編兩個編碼。
   
    物料編碼與物料的唯一對應，通過物料的基本特征實現(xiàn)。物料的名稱、規(guī)格、型號、圖號、顏色、材質(zhì)等特征，能夠反應物料的物理性能或者一個特征或者多個特征組合，能夠唯一地區(qū)分物料差別。
   
    5．擴展性
   
    不管采用哪一種物料編碼方法制定的物料編碼規(guī)則都必須具有相當?shù)臄U展性。同時，物料編碼規(guī)則一旦制定還必須具有相對的穩(wěn)定性，一般需要保證系統(tǒng)運行十年。因為在系統(tǒng)運行過程中，重新進行編碼規(guī)則的調(diào)整存在極大的系統(tǒng)風險。因此，物料編碼規(guī)則的擴展性和易用性是ERP系統(tǒng)實施前必須引起重視的工作。
   
    6．實用性
   
    物料編碼規(guī)則和物料編碼必須以實用為宗旨。編碼規(guī)則的邏輯性、科學性和合理性，可以順利完成物料的編碼工作，避免物料重復編碼和遺漏。物料編碼講究的是直觀性、準確性和易用性，能滿足業(yè)務部門使用簡潔、操作靈活的要求，以求達到實用好用的效果。

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本文標題：ERP小編碼大學問(上)

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