1、發(fā)揮財務(wù)管理的計劃和控制作用
過去的會計僅僅面向歷史，起著記錄的作用，反映企業(yè)所走過的道路。雖然也試圖通過成本核算對生產(chǎn)管理的加以控制，然而多數(shù)企業(yè)做不到。主要的問題在于，生產(chǎn)管理所使用的數(shù)據(jù)是不準(zhǔn)確的，而財務(wù)人員又必須使用這些數(shù)據(jù)來進(jìn)行核算，因而自然地導(dǎo)致更大程度的失真。
財務(wù)主管最擔(dān)心的一件事就是庫存盤虧，即通過年終盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)賬上記錄的庫存物料根本不存在或嚴(yán)重短缺。這種情況在企業(yè)中屢見不鮮。為什么會出現(xiàn)這種情況呢？主要的原因在于不能及時地收集、傳遞和記錄物料流動的信息。而如果生產(chǎn)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)根本不準(zhǔn)確，那么財務(wù)人員只得另搞一套數(shù)據(jù)。
企業(yè)有了ERP系統(tǒng)就可以把企業(yè)的生產(chǎn)和財務(wù)管理集成在一起。
有人說，由財務(wù)管理系統(tǒng)驅(qū)動生產(chǎn)管理系統(tǒng)非常困難，而由生產(chǎn)管理系統(tǒng)驅(qū)動財務(wù)管理系統(tǒng)則容易得多。這種說法是很有道理的。
ERP系統(tǒng)要求庫存記錄的準(zhǔn)確性達(dá)到95%以上。由于庫存記錄是準(zhǔn)確的，根據(jù)庫存數(shù)記錄和預(yù)先規(guī)定的成本數(shù)據(jù)，核算庫存價值則是非常容易的事。ERP系統(tǒng)需要有好的物料控制作為基礎(chǔ)。這對財務(wù)人員的工作自然大有好處。
如果生產(chǎn)管理系統(tǒng)行之有效，財務(wù)人員完全可以利用它作為建立一個有效的財務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在成功地運(yùn)行ERP的企業(yè)中，財務(wù)管理人員都會感到他們的工作效率提高了，他們很容易獲得生產(chǎn)方面的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。
計劃人員應(yīng)當(dāng)對他們所管轄的生產(chǎn)線的庫存水平及有關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。車間主任和工長們應(yīng)該對自己的部門所處理的物料數(shù)量及其價值負(fù)責(zé)。財務(wù)人員也不再游離于生產(chǎn)經(jīng)營活動之外，也不必再另外保持一套數(shù)字了，而是越來越成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理隊伍中協(xié)調(diào)工作的一部分。ERP將生產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成為一體。
2、ERP的貨幣表現(xiàn)形式
過去，生產(chǎn)人員往往不知道財務(wù)人員的數(shù)字是從哪里來的，更不明白為什么與他們掌握的數(shù)據(jù)不一致。而財務(wù)人員同樣感到沮喪，因為他們呈報給上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)于計劃完成情況的數(shù)據(jù)經(jīng)常與生產(chǎn)實(shí)際數(shù)據(jù)不符。然而，從根本上講，生產(chǎn)人員與財務(wù)人員有著基本相同的處理邏輯。任何一位作過現(xiàn)金流計劃的財務(wù)人員會很容易熟悉MRP的基本形式以及物料的現(xiàn)有量、毛需求、計劃接收量、預(yù)計可用量之類的術(shù)語。無論以物料計量單位表示也好，用貨幣單位表示也好，制造企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的基本邏輯是一樣的。
眾所周知，閉環(huán)MRP有7個基本報告，即：銷售與運(yùn)營規(guī)劃、主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力需求計劃、投入/產(chǎn)出控制、派工單、采購計劃。事實(shí)上，財務(wù)管理所需的各種報告均可以從閉環(huán)MRP系統(tǒng)的這些標(biāo)準(zhǔn)報告中得到。例如，企業(yè)的經(jīng)營規(guī)劃和銷售與運(yùn)作規(guī)劃的區(qū)別不過在于前者是以貨幣數(shù)量表示，而后者是以產(chǎn)品數(shù)量表示。如果銷售與運(yùn)營規(guī)劃是切實(shí)可行的，而且成本核算準(zhǔn)確，那么，銷售與運(yùn)營規(guī)劃數(shù)據(jù)以及產(chǎn)品成本數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)成為經(jīng)營規(guī)劃的依據(jù)，從而經(jīng)營規(guī)劃也是切實(shí)可行的。
將主生產(chǎn)計劃按成本核算，在面向庫存生產(chǎn)的企業(yè)中，可以作為庫存投資計劃的基礎(chǔ)，在面向訂單生產(chǎn)的企業(yè)中可以作為發(fā)貨預(yù)算的基礎(chǔ)。
將物料需求計劃按成本核算并按產(chǎn)品族匯總可以產(chǎn)生如下以貨幣單位表示的信息：
1)按產(chǎn)品族劃分的現(xiàn)有庫存量；
2)為支持銷售與運(yùn)作規(guī)劃，將要消耗多少物料；
3)為支持銷售與運(yùn)作規(guī)劃，應(yīng)采購多少物料；
4)在未來的幾個月中，預(yù)計庫存量是多少；
5)需要制造什么——這反映在車間作業(yè)計劃中，作為能力需求計劃的輸入信息并很容易轉(zhuǎn)換成人工費(fèi)。
從生產(chǎn)的角度看，物料需求計劃的輸出是已下達(dá)的和計劃下達(dá)的生產(chǎn)訂單，即車間作業(yè)計劃。通過能力需求計劃過程，就可以得到在各個時區(qū)對各工作中心的標(biāo)準(zhǔn)工時需求。通過工時費(fèi)率換算則可進(jìn)一步得出在各個時區(qū)各產(chǎn)品族的人工費(fèi)。
根據(jù)以上信息，管理人員可以看到在不同的時區(qū)為滿足給定的銷售與運(yùn)營規(guī)劃所需要的材料費(fèi)及人工費(fèi)開銷。為了作出準(zhǔn)確的現(xiàn)金流計劃，還可以考慮應(yīng)付款的付款期限，并據(jù)以適當(dāng)調(diào)整現(xiàn)金流計劃。
從投入/產(chǎn)出控制報告可以得到按工作中心分別列出的以時間和貨幣單位表示的標(biāo)準(zhǔn)工時輸出報告。
對產(chǎn)生派工單的未完成訂單核算成本即可得出當(dāng)前在制品的價值。工時報告和派工單結(jié)合在一起，可以作為工時效率考核報告的基礎(chǔ)。
對采購計劃進(jìn)行成本轉(zhuǎn)換之后可以清楚地了解到每個供應(yīng)商在不同時區(qū)分別需要發(fā)來多少價值的物料才能滿足預(yù)定的計劃。
企業(yè)經(jīng)營中一個非常重要的問題是庫存價值的計算。如果庫存記錄的準(zhǔn)確性足以支持ERP系統(tǒng)，那么，通過成本轉(zhuǎn)換，庫存價值的計算是非常容易實(shí)現(xiàn)的。
當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行時，很容易驅(qū)動財務(wù)管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。由于生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)比以往任何時候都更為有效可信，所以，不言而喻，財務(wù)管理系統(tǒng)將會得到一套比以往任何時候都更為有效的數(shù)據(jù)作為工作的基礎(chǔ)。
貨幣是企業(yè)經(jīng)營的語言。當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)用相同的語言來溝通時，企業(yè)中和諧的局面就出現(xiàn)了。
3、確定合理的庫存投資水平
討論如何確定合理的庫存投資水平問題的歷史文獻(xiàn)很多，但多數(shù)是基于某些不合理的假設(shè)，例如訂貨點(diǎn)庫存模型即是如此。這些理論往往強(qiáng)調(diào)訂貨批量和安全庫存在管理庫存中的作用。事實(shí)上，如果物料僅在需要時才存在，那么庫存就得到了有效的管理。
使用ERP系統(tǒng)可以很容易地回答如何確定合理的庫存投資水平的問題。事實(shí)上，
1)計算一個產(chǎn)品族的所有子項的現(xiàn)有庫存余額的成本即可得到為支持生產(chǎn)規(guī)劃所需的現(xiàn)有庫存的金額；
2)計算所有子項的需求量的成本可以表明在各個時區(qū)中將要消耗的物料金額；
3)計算計劃接收量的成本可以表明進(jìn)貨價值；
4)將自制件計劃接收量匯總，即可獲得在制品的庫存價值；
5)計算預(yù)計可用量的成本則按時區(qū)表明了所需要的物料金額，而這正是“合理”庫存的金額。
有了ERP這個工具，庫存投資水平已成為一個過時的概念。我們應(yīng)當(dāng)使用庫存流量的概念來考慮問題。由于可以用具有合理數(shù)據(jù)的計劃來監(jiān)控實(shí)際庫存價值，因而真正駕馭庫存投資變得容易了。
4、標(biāo)準(zhǔn)成本和決策模擬
標(biāo)準(zhǔn)成本是20世紀(jì)初出現(xiàn)的一種技術(shù)。其目的在于更好地衡量生產(chǎn)執(zhí)行情況，從而更有效地控制生產(chǎn)。過去一直很難計算產(chǎn)量的變化對標(biāo)準(zhǔn)成本的影響。標(biāo)準(zhǔn)成本系統(tǒng)是一個在動態(tài)環(huán)境下運(yùn)作的靜態(tài)系統(tǒng)。在實(shí)際使用中，為了應(yīng)對各種變化，財務(wù)人員往往將其復(fù)雜化。當(dāng)把標(biāo)準(zhǔn)成本置于計算機(jī)系統(tǒng)時，情況就不同了。ERP本質(zhì)上是一個模擬系統(tǒng)。財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)入ERP系統(tǒng)之后，很容易計算出各種變化的影響。這就大大簡化了標(biāo)準(zhǔn)成本方法的使用。
在利用標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行決策時必須清楚的一點(diǎn)是，每一項標(biāo)準(zhǔn)成本數(shù)據(jù)都是以一定的生產(chǎn)率為前提的。
不少企業(yè)在進(jìn)行自制或外購(或轉(zhuǎn)包)的決策時容易出現(xiàn)的一個典型錯誤是，根據(jù)按工時和機(jī)時的制造費(fèi)率來考慮問題。這往往使人誤入歧途。因為制造費(fèi)率是依據(jù)一定的產(chǎn)量來確定的，如果產(chǎn)量發(fā)生了變化，制造費(fèi)率也會發(fā)生變化。
有了ERP系統(tǒng)，可以通過其模擬功能有效地利用標(biāo)準(zhǔn)成本方法來進(jìn)行自制或外購的決策。例如以下兩個問題均可通過ERP的模擬功能來進(jìn)行決策：
1)如果外購某些物料，對內(nèi)部產(chǎn)品的成本有何影響？
2)如果外購某種物料，產(chǎn)量的變化對整個利潤率會有什么影響？
制造費(fèi)用在標(biāo)準(zhǔn)成本中占很大的部分，制造費(fèi)率的使用會對成本的計算有很大影響。因此，借助于標(biāo)準(zhǔn)成本進(jìn)行決策時，要切記標(biāo)準(zhǔn)成本和產(chǎn)量的關(guān)系。任何影響到產(chǎn)量的決策，必須在模擬這種改變對整個企業(yè)利潤率的影響之后，才可慎重地作出。
使用ERP這個決策模擬工具，管理人員對于如下問題可以獲得真實(shí)可信的答案：
1)根據(jù)發(fā)貨計劃的產(chǎn)品組合，能夠獲得預(yù)期的收入嗎？
2)根據(jù)發(fā)貨計劃的產(chǎn)品組合，能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期的利潤計劃嗎？
3)按照計劃得產(chǎn)量，各生產(chǎn)線的利潤率各是多少(對于不同產(chǎn)量的間接費(fèi)用分?jǐn)倢麧櫬视兄匾绊?？
4)對于預(yù)定的產(chǎn)品組合，采購材料開支和人工費(fèi)開支將是多少？
5)能否為明年的經(jīng)營規(guī)劃奠定基礎(chǔ)？
這里所列的僅是可能需要回答的一部分問題。通過ERP系統(tǒng)，還可以獲得許多其他問題的答案。
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本文標(biāo)題：ERP環(huán)境下的財務(wù)管理
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