l 背景

    按照國(guó)網(wǎng)公司“SGl86工程”的統(tǒng)一部署，華東公司以SAP R／3系統(tǒng)為軟件平臺(tái)，開展了以資產(chǎn)管理為核心，覆蓋公司人、財(cái)、物管理的企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱EIS系統(tǒng))建設(shè)。經(jīng)過近3年的建設(shè)，已構(gòu)建完成了涵蓋項(xiàng)目管理、設(shè)備資產(chǎn)、項(xiàng)目、物資、財(cái)務(wù)、人力資源管理的企業(yè)級(jí)管理信息化平臺(tái)。

    在公司全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，涉及員工個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷和不做采購(gòu)訂單供應(yīng)商小額支付雖然金額比例小，但業(yè)務(wù)量卻約占到總量的80％，而且具有覆蓋面廣，涉及人員多，流程多樣化，變化周期短，操作界面人性化要求高等特點(diǎn)。而SAP R／3相應(yīng)的功能應(yīng)用比較剛性，操作相對(duì)復(fù)雜，界面表現(xiàn)生硬，不能充分滿足易用性和靈活性的業(yè)務(wù)信息化要求。

    此外，根據(jù)管理精細(xì)化的要求，原本合并的憑證需進(jìn)一步細(xì)分，付款憑證量也迅速增加，財(cái)務(wù)部門對(duì)電子支付的依賴性也隨之增加，而傳統(tǒng)的SAP R／3系統(tǒng)又不具備此項(xiàng)功能，為此，與SAPR／3系統(tǒng)相集成的新一代電子支付平臺(tái)的應(yīng)用需求也凸現(xiàn)出來(lái)。

    公司對(duì)當(dāng)時(shí)成熟報(bào)銷和電子支付產(chǎn)品的進(jìn)行了深入的調(diào)研對(duì)比發(fā)現(xiàn)，市場(chǎng)上的能夠與SAP緊耦合的報(bào)銷系統(tǒng)產(chǎn)品大多采用“EP+WF+差旅管理”的方式開發(fā)，在建設(shè)階段需要大量二次開發(fā)，且流程變更需要技術(shù)配套開發(fā)，周期長(zhǎng)，運(yùn)維成本高。而電子支付產(chǎn)品在安全環(huán)節(jié)存在一定風(fēng)險(xiǎn)，存在大量人工干預(yù)過程，達(dá)不到信息安全等級(jí)的要求。

    在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，華東公司自主研發(fā)了員工自助報(bào)銷系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱SES)和企業(yè)電子支付平臺(tái)(簡(jiǎn)稱CEBS)，這是以SAP R／3為核心的企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)建設(shè)的一次創(chuàng)新和突破，該類應(yīng)用覆蓋了費(fèi)用申請(qǐng)、審批、記賬和電子支付的“端到端”業(yè)務(wù)全過程處理，在優(yōu)化用戶體驗(yàn)的同時(shí)，系統(tǒng)中全面融合和實(shí)現(xiàn)了SAP系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)和控制邏輯，體現(xiàn)了管理的規(guī)范化和精細(xì)化要求。

2 設(shè)計(jì)原則

    系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想“以SAP R／3為基礎(chǔ)，更大程度地發(fā)揮成熟套裝軟件效用”的原則。堅(jiān)持“適應(yīng)需求、小巧靈活、低成本、可配置、高安全性”的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)以下功能要點(diǎn)。

    (1)滿足靈活變更要求，實(shí)現(xiàn)全部功能基于配置，可以自定義。

    (2)達(dá)到低成本推廣和運(yùn)維要求，實(shí)現(xiàn)可集中部署也可分散部署。

    (3)達(dá)到可擴(kuò)展性要求，能夠與門戶、單點(diǎn)登陸、電子郵件、短信等系統(tǒng)集成。

    (4)滿足業(yè)務(wù)處理要求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、審批、轉(zhuǎn)發(fā)、授權(quán)等功能，不僅可以處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，還可以處理不生成會(huì)計(jì)憑證的非財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。比如：主數(shù)據(jù)新增變更申請(qǐng)、請(qǐng)假單據(jù)流轉(zhuǎn)等。

    (5)滿足預(yù)算管理要求，在業(yè)務(wù)前端，由SAP系統(tǒng)實(shí)時(shí)控制預(yù)算。

    (6)滿足財(cái)務(wù)管理要求，由業(yè)務(wù)信息自動(dòng)生成SAP會(huì)計(jì)憑證，并且SAP會(huì)計(jì)憑證可以追溯到SES系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息，同時(shí)出具各類報(bào)表、帳頁(yè)。

    (7)滿足簡(jiǎn)便易用性要求，將SAP各類代碼在底層組合，以簡(jiǎn)單的形式展現(xiàn)，降低對(duì)系統(tǒng)用戶的計(jì)算機(jī)水平要求。

圖1

3 設(shè)計(jì)方案

    3．1 總體方案

    SAP是EIS系統(tǒng)的核心，SES系統(tǒng)和CEBS系統(tǒng)的設(shè)計(jì)都圍繞著這個(gè)核心。SES的主數(shù)據(jù)從SAP系統(tǒng)同步，并在其基礎(chǔ)上細(xì)化豐富，經(jīng)過業(yè)務(wù)執(zhí)行后，加工處理過的數(shù)據(jù)和核算結(jié)果反饋到SAP。付款交易可通過接口傳人CEBS進(jìn)行電子支付。

    3．2 SES系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

    (1)業(yè)務(wù)處理功能

    SES系統(tǒng)對(duì)“生成會(huì)計(jì)憑證的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)”和“不生成會(huì)計(jì)憑證的非財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)”都能夠處理，在審批完成后，按業(yè)務(wù)要求支持不同的后續(xù)處理方式。

    (2)預(yù)算控制功能

    SES系統(tǒng)基于SAP實(shí)現(xiàn)“數(shù)出一源”的預(yù)算控制。SES系統(tǒng)不是導(dǎo)入SAP預(yù)算數(shù)，在線外另行控制，而是采用實(shí)時(shí)讀取、實(shí)時(shí)校驗(yàn)的預(yù)算控制方式。

    (3)財(cái)務(wù)核算功能

    SES系統(tǒng)本身并不產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證，所有的會(huì)計(jì)憑證都在SAP系統(tǒng)中生成。按照“先登帳、后記帳”的原則，在SES系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)結(jié)算、復(fù)核、記帳、出納、沖銷、打印等功能，并實(shí)現(xiàn)SAP到SES的追溯查詢。

    3．3 CEBS系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

圖2

    系統(tǒng)設(shè)計(jì)充分考慮了電子支付本身的安全性要求，在確保數(shù)據(jù)傳輸加密、存儲(chǔ)加密、關(guān)鍵操作口令、崗位互斥等基本安全措施的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)了更為豐富的安全功能：

    (1)非NC方式開發(fā)銀行接口，實(shí)現(xiàn)銀行接口與CEBS的互相識(shí)別。

    (2)用戶唯一身份識(shí)別，最大限度避免身份冒用。

    (3)雙重加密校驗(yàn)技術(shù)，反數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)復(fù)制或篡改。

    (4)授信帳戶，實(shí)現(xiàn)定向支付。

    (5)自動(dòng)授權(quán)，減少人工干預(yù)。

4 系統(tǒng)應(yīng)用及取得實(shí)效

    SES系統(tǒng)和CEBS系統(tǒng)的投入運(yùn)行后，經(jīng)過一年多的實(shí)際應(yīng)用，不斷優(yōu)化改進(jìn)，其功能性、易用性不斷得到提升，應(yīng)用成效顯著。

    (1)用戶覆蓋率

    系統(tǒng)推廣、運(yùn)行維護(hù)成本低，在不增加成本情況下，使得企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)的員工覆蓋率達(dá)到100％，最大限度地?cái)U(kuò)展了EIS的應(yīng)用范圍。

    (2)業(yè)務(wù)量統(tǒng)計(jì)

    截止到2008年底，通過SES系統(tǒng)，從業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)，經(jīng)過各級(jí)流程審批，共生成業(yè)務(wù)憑證16725筆，SAP系統(tǒng)中付款憑證共21 067筆，SES生成業(yè)務(wù)占SAP付款憑證總數(shù)79．39％。SES彌補(bǔ)了SAP中總帳憑證無(wú)流程控制的缺點(diǎn)，把有流程控制的業(yè)務(wù)比例提高到100％。

    (3)實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算管理

    通過系統(tǒng)中的預(yù)算管理和控制功能，將預(yù)算管理由財(cái)務(wù)部門推廣到各部門，每個(gè)部門甚至每個(gè)人都自主關(guān)心自己分管和使用的預(yù)算。

    (4)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)和技術(shù)的創(chuàng)新

    1)實(shí)現(xiàn)了與SAP R／3系統(tǒng)的緊耦合。SES與CEBS系統(tǒng)組合，實(shí)現(xiàn)了多維度、多層次的預(yù)算下達(dá)、權(quán)責(zé)發(fā)生制和收付實(shí)現(xiàn)制預(yù)算的控制，會(huì)計(jì)核算、流程審批與預(yù)算控制的“三位一體”。不僅與SAP 1t／3軟件實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫集成，而且基于SES+SAP+CEBS方式的多重預(yù)算控制，極大提高了預(yù)算管理的靈活性，豐富了預(yù)算管控的內(nèi)涵。

    2)界面優(yōu)化，邏輯嚴(yán)密，充分滿足員工的作業(yè)習(xí)慣和要求，填補(bǔ)了SAP R／3軟件界面相對(duì)剛性的缺陷。

    系統(tǒng)充分考慮了各種角色的操作習(xí)慣和要求，為每位員工提供簡(jiǎn)便、美觀的界面，并可以自定義業(yè)務(wù)單據(jù)，適應(yīng)不同崗位的作業(yè)需要。此外，會(huì)計(jì)憑證、科目匯總表和明細(xì)賬出具、帳務(wù)追溯功能邏輯設(shè)計(jì)嚴(yán)謹(jǐn)，流程嚴(yán)密，最大限度地滿足了公司財(cái)務(wù)管理和控制要求。

    3)功能完善，具有廣泛的推廣前景。系統(tǒng)不但滿足了費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù)管理要求，而且提供了完善的預(yù)算控制、流程控制、財(cái)務(wù)核算、SAP接口、表單自定義等功能，最終結(jié)果可形成財(cái)務(wù)的匯總帳和明細(xì)賬，配合詳盡的預(yù)算查詢，是一套完善的帳務(wù)輔助管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)已經(jīng)在西北電網(wǎng)公司、新疆電力公司實(shí)現(xiàn)了推廣應(yīng)用。

5 結(jié)語(yǔ)

    企業(yè)信息系統(tǒng)的成功上線不是企業(yè)信息化建設(shè)的終點(diǎn)，而是新里程的起點(diǎn)，建設(shè)信息化難，促進(jìn)信息系統(tǒng)深入應(yīng)用更難，如何持續(xù)的推進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)。讓ERP系統(tǒng)為企業(yè)發(fā)展發(fā)揮作用，讓每名員工從信息化建設(shè)中得到切實(shí)的好處是我們必須不斷思考的問題，華東SES和CEBS的研發(fā)和創(chuàng)新應(yīng)用，是國(guó)際先進(jìn)管理理念與華東業(yè)務(wù)實(shí)際相結(jié)合一次大膽嘗試和突破。

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本文標(biāo)題：與SAP ERP系統(tǒng)集成的財(cái)務(wù)應(yīng)用模塊的設(shè)計(jì)和開發(fā)

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