ERP(EntERPrise Resource Planning,企業(yè)資源計(jì)劃)是由美國著名的計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán)Garter Group公司提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn),是在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,應(yīng)用系統(tǒng)化的管理思想,有效地組織和計(jì)劃企業(yè)資源,保證信息的集成性、實(shí)時(shí)性和統(tǒng)一性,達(dá)到“物流、信息流及資金流”三流合一,為企業(yè)提供決策手段的信息管理系統(tǒng)。
近年來,隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,信息技術(shù)的不斷提高以及企業(yè)間競爭的加劇,國內(nèi)越來越多的企業(yè)特別是國有大中型企業(yè),相繼實(shí)施集成了主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程的ERP系統(tǒng),ERP系統(tǒng)實(shí)施后,內(nèi)部審計(jì)這個(gè)獨(dú)立、客觀的保證與咨詢活動,不可避免地受到其帶來的沖擊與挑戰(zhàn)。這從客觀上要求我們認(rèn)真探索在ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作。
一、ERP運(yùn)行環(huán)境下企業(yè)管理流程及業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)
(一)業(yè)務(wù)流程規(guī)范化
ERP系統(tǒng)的實(shí)施,從企業(yè)的角度對企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行了全面梳理,統(tǒng)一發(fā)布,并在系統(tǒng)中進(jìn)行了固化,系統(tǒng)的應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了職能管理到流程管理的轉(zhuǎn)變,從而實(shí)現(xiàn)了從憑經(jīng)驗(yàn)到有標(biāo)準(zhǔn)可依的工作方法轉(zhuǎn)變。
(二)業(yè)務(wù)處理集成化
ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的集成,實(shí)行財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理,實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)與設(shè)備的聯(lián)動,跨部門的業(yè)務(wù)處理,可以及時(shí)反映到相關(guān)部門以及高層管理人員,不同部門、崗位的人員,在同一個(gè)平臺下進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理從事后追蹤到事前管控的轉(zhuǎn)變。
(三)業(yè)務(wù)處理流程化、透明化
企業(yè)的業(yè)務(wù)流程均固化在系統(tǒng)中,不同的部門、崗位人員均工作于流程的不同節(jié)點(diǎn),系統(tǒng)嚴(yán)格按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行業(yè)務(wù)處理,處理過程清晰透明。
(四)業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化
ERP系統(tǒng)的實(shí)施,解決了不同系統(tǒng)之間信息不一致的問題,統(tǒng)一了會計(jì)科目體系、物資編碼體系等信息標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)了信息從分散到共享的轉(zhuǎn)變。
(五)會計(jì)核算自動化
在ERP環(huán)境下,會計(jì)的工作內(nèi)容范圍大大擴(kuò)展,滲透到業(yè)務(wù)流程和核算的全過程,很多會計(jì)數(shù)據(jù)的錄入和生成工作已經(jīng)前移至業(yè)務(wù)部門,系統(tǒng)自動生成會計(jì)憑證,自動完成財(cái)務(wù)賬簿登記和報(bào)表生成等,會計(jì)工作延伸到前端業(yè)務(wù)部門。
二、ERP運(yùn)行環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部審計(jì)面臨的問題
(一)企業(yè)內(nèi)部控制的改變
傳統(tǒng)會計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制是以財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)核算流程監(jiān)控和內(nèi)部牽制為控制重點(diǎn),而在ERP環(huán)境下,企業(yè)所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡(luò)、面向軟件應(yīng)用的要求進(jìn)行了重組。同時(shí),ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理與存儲的高度集中化、自動化,使手工操作時(shí)明確的職責(zé)分工這一基本內(nèi)部控制的作用被削弱,相當(dāng)一部分內(nèi)部控制點(diǎn)已建立于系統(tǒng)的應(yīng)用程序中,由計(jì)算機(jī)自動執(zhí)行各種檢驗(yàn)、核對、判斷、監(jiān)督以及對系統(tǒng)各功能實(shí)用的權(quán)限控制等;企業(yè)的內(nèi)部控制已轉(zhuǎn)變成以整個(gè)業(yè)務(wù)流程實(shí)時(shí)控制與決策為核心,形成了管理控制與系統(tǒng)控制并重、人機(jī)控制相結(jié)合的全方位綜合性控制,內(nèi)部管理權(quán)限的嚴(yán)密性以及關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的設(shè)置成為ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的重點(diǎn)。
(二)審計(jì)調(diào)查取證的難度加大,傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)技術(shù)方法面臨挑戰(zhàn)
在傳統(tǒng)審計(jì)中,每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都有文字記錄,審計(jì)線索十分清晰。在審計(jì)方法上審計(jì)人員可以根據(jù)需要進(jìn)行順查、逆查或者抽查。但在ERP環(huán)境下,審計(jì)線索的儲存與處理發(fā)生了重大的變化,各種單據(jù)、票證和賬簿等都以電磁信息的形式存儲于磁性介質(zhì)中,這些信息不再是肉眼所能直接識別的。此外,原始單據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)以后,中間的交易處理由計(jì)算機(jī)自動完成,傳統(tǒng)的審計(jì)線索在這里中斷、消失,傳統(tǒng)的審計(jì)方法,有的已不再適用。
(三)傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析方法適用性減弱
ERP系統(tǒng)的后臺數(shù)據(jù)龐大,數(shù)據(jù)表多,表間鉤稽關(guān)系復(fù)雜。對于一些大型ERP系統(tǒng),只有極少數(shù)運(yùn)行維護(hù)人員較清楚系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì),這給審計(jì)人員確定數(shù)據(jù)采集重點(diǎn),重建賬表帶來了難度。同時(shí),由于ERP系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)了信息集成,體現(xiàn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)主要是來源于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)具有同一來源的特征,這使審計(jì)人員原來應(yīng)用的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對比等方法失去了意義。
(四)面臨新的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)
ERP系統(tǒng)高度集成的特點(diǎn),決定了在ERP環(huán)境下容易產(chǎn)生不同于傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)下的新的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn):
1、業(yè)務(wù)流程控制風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)對錯誤的處理具有重復(fù)性和連續(xù)性。某一環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)輸入或程序處理的錯誤,會使錯誤按照系統(tǒng)設(shè)計(jì)的流程流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié),導(dǎo)致以后環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的不真實(shí)。如果這種錯誤是由ERP系統(tǒng)本身程序設(shè)計(jì)錯誤產(chǎn)生的,會在每一筆相關(guān)業(yè)務(wù)處理中出現(xiàn),并且不易察覺,加大了審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
2、職責(zé)集中風(fēng)險(xiǎn)。在ERP系統(tǒng)中操作權(quán)限分配可能會出現(xiàn)不相容職責(zé)相對集中的情況,引發(fā)操作風(fēng)險(xiǎn)。如操作人員違規(guī)使用,或在數(shù)據(jù)錄入過程中惡意采用虛假、修改、省略、延遲錄入等手段制造虛假財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),且不留痕跡,會擾亂審計(jì)工作人員的視線,給審計(jì)工作帶來風(fēng)險(xiǎn)。
3、審計(jì)證據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)信息是用二進(jìn)制數(shù)據(jù)表示,以數(shù)字信號的方式存在,而數(shù)字信息是非連續(xù)性的,如果有人故意或因差錯對計(jì)算機(jī)審計(jì)證據(jù)進(jìn)行截收、監(jiān)聽、刪除、剪接,從技術(shù)上來講審計(jì)人員難以查清。計(jì)算機(jī)操作人員的差錯或供電系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)的故障等環(huán)境和技術(shù)方面的原因都會使計(jì)算機(jī)審計(jì)證據(jù)無法反映真實(shí)情況。同時(shí)信息是存貯在各種電、磁介質(zhì)上的,而這些電、磁介質(zhì)在受熱、受潮或強(qiáng)的電磁場環(huán)境下容易損壞。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,數(shù)據(jù)的通信傳輸又為遠(yuǎn)程操縱計(jì)算機(jī)破壞、修改計(jì)算機(jī)審計(jì)證據(jù)提供了更便利的條件。與傳統(tǒng)審計(jì)證據(jù)相比,計(jì)算機(jī)審計(jì)證據(jù)易更改,且更改往往不留痕跡,安全性不高。從內(nèi)部控制的角度看,利用電、磁介質(zhì)很容易通過拷貝進(jìn)行數(shù)據(jù)的復(fù)制而無法區(qū)分正本和副本;利用電、磁介質(zhì)無法實(shí)現(xiàn)像簽字、蓋章這樣的使信息證據(jù)化的操作。因此,如果單純依賴電、磁介質(zhì)這種信息載體,則可能造成責(zé)任不清、真?zhèn)坞y辨,使審計(jì)證據(jù)缺乏應(yīng)有的法律效力。
(五)缺乏符合ERP運(yùn)行環(huán)境要求的高素質(zhì)、復(fù)合型的企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員
在ERP系統(tǒng)下,實(shí)施ERP系統(tǒng)后,龐大的信息實(shí)現(xiàn)了高度集成與共享,要求審計(jì)人員除了運(yùn)用傳統(tǒng)審計(jì)方法以外,還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和電子商務(wù)等多方面的知識與技能。然而在實(shí)踐中,企業(yè)審計(jì)隊(duì)伍主要由財(cái)經(jīng)類專業(yè)人員構(gòu)成,所掌握的計(jì)算機(jī)知識和技能尚不能達(dá)到ERP環(huán)境下開展審計(jì)所要求的水平,而審計(jì)隊(duì)伍中的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,又普遍缺乏相應(yīng)的財(cái)會和審計(jì)知識,不能獨(dú)立開展審計(jì)工作。符合ERP運(yùn)行環(huán)境的高素質(zhì)、復(fù)合型人才匱乏,制約了信息時(shí)代企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的開展。
(六)對內(nèi)審工作存在認(rèn)識上的誤區(qū)
有人認(rèn)為,用上了ERP系統(tǒng)后內(nèi)部審計(jì)部門沒事干了,原先很多審計(jì)工作可以通過ERP業(yè)務(wù)流程的整合,ERP的稽核功能解決,內(nèi)審工作職能已相應(yīng)削弱;ERP環(huán)境下,許多核對工作ERP系統(tǒng)已經(jīng)能自動完成,只需將所需的數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出,然后按照傳統(tǒng)的工作思路和方法、按照傳統(tǒng)審計(jì)環(huán)境下容易出現(xiàn)的錯誤及舞弊為起點(diǎn)進(jìn)行審計(jì)即可。
三、ERP運(yùn)行環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作應(yīng)采取的對策
(一)根據(jù)管理模式不斷調(diào)整和優(yōu)化審計(jì)工作流程
企業(yè)ERP系統(tǒng)的實(shí)施是一個(gè)不斷優(yōu)化的過程,它必須建立在與之相適應(yīng)的業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,按照企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組、規(guī)范化信息處理的要求對現(xiàn)有的審計(jì)工作流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì),根據(jù)管理模式不斷調(diào)整優(yōu)化審計(jì)工作流程,是實(shí)施ERP環(huán)境下內(nèi)部審計(jì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。
(二)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員必須參與ERP系統(tǒng)實(shí)施的全過程
企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目之前一般都要對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組,其根本目的就是利用ERP系統(tǒng)的信息優(yōu)勢對企業(yè)的運(yùn)作過程進(jìn)行優(yōu)化。從風(fēng)險(xiǎn)管理的角度,內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及早參與到ERP實(shí)施的全過程中,從ERP系統(tǒng)論證、規(guī)劃、準(zhǔn)備、實(shí)施到系統(tǒng)運(yùn)行,并進(jìn)行適時(shí)監(jiān)控。審計(jì)的內(nèi)容可包括:ERP項(xiàng)目的決策與規(guī)劃審計(jì),ERP軟、硬件選型審計(jì),對實(shí)施人員的工作進(jìn)行審計(jì),實(shí)施合同審計(jì),業(yè)務(wù)流程控制的審計(jì),對項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行審計(jì)和對項(xiàng)目實(shí)施效果進(jìn)行審計(jì)等。同時(shí),由于ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊眾多,通過跟蹤其實(shí)施過程,審計(jì)人員能夠進(jìn)一步熟悉ERP系統(tǒng)功能與特性,也便于更好地開展ERP環(huán)境下的內(nèi)部審計(jì)工作。
(三)加強(qiáng)對重點(diǎn)內(nèi)容的評估與審計(jì)
1、加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)中原始數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、完整性的抽查。ERP環(huán)境下的相關(guān)數(shù)據(jù)都是從各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開始,財(cái)務(wù)與生產(chǎn)、采購、銷售、庫存等環(huán)節(jié)緊密相連,一環(huán)扣一環(huán),真正做到了無縫連接。如ERP系統(tǒng)中的銷售部分,銷售是從訂立銷售合同開始,在實(shí)際開具銷售發(fā)票和提貨出庫時(shí),系統(tǒng)都自動進(jìn)行賬務(wù)處理,自動生成記賬憑證傳到財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)人員可以通過操作由系統(tǒng)進(jìn)行自動審核、記賬,也可以進(jìn)行人工審核。ERP系統(tǒng)使用一個(gè)數(shù)據(jù)庫,二者同一數(shù)據(jù)源,因此這就對原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性提出了要求。在審計(jì)中,我們工作的目的除檢查由于工作失誤所造成的原始數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確外,還包括檢查是否存在由于舞弊所造成的原始數(shù)據(jù)的不真實(shí),從而從源頭上控制錯誤和舞弊的發(fā)生。
2、注重控制參數(shù)設(shè)置的審計(jì)。ERP系統(tǒng)有很多參數(shù),如,工藝參數(shù)、業(yè)務(wù)控制參數(shù)、財(cái)務(wù)集成參數(shù)、費(fèi)用分?jǐn)偟却罅康膮?shù),使其能夠?qū)⒔?jīng)營業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)輸入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及分析數(shù)據(jù),這些參數(shù)既影響內(nèi)部控制的效果,又影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。特別是集成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),除了要從數(shù)據(jù)源頭控制數(shù)據(jù)的正確性之外,還應(yīng)該關(guān)注中間環(huán)節(jié)中的財(cái)務(wù)集成參數(shù)的設(shè)置,以確保集成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效性。因此,系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置是審計(jì)的一個(gè)重點(diǎn),要檢查系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置是否符合企業(yè)的實(shí)際情況和行業(yè)特點(diǎn),系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置是否符合一貫性、有效性,是否存在隨意改變參數(shù)設(shè)置的情況。
3、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性審計(jì)。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使會計(jì)信息最大范圍地被信息使用者共同享用,但這種共同享用的基礎(chǔ)是數(shù)據(jù)的安全。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)及人為方面的影響,網(wǎng)絡(luò)信息的風(fēng)險(xiǎn)將會增加,特別是信息化環(huán)境下使用的數(shù)據(jù)資料通常是電子數(shù)據(jù),而電子數(shù)據(jù)易于被無“痕跡”修改和偽造,使審計(jì)資料的可信度下降,而審計(jì)證據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中傳輸時(shí)又容易遭到截取或替換,從而使審計(jì)證據(jù)的真實(shí)性受到了威脅。因此,必須積極開展數(shù)據(jù)安全性審計(jì),并將其作為內(nèi)部審計(jì)的重要內(nèi)容以應(yīng)對ERP環(huán)境下的審計(jì)工作。
(四)加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè),探索ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)式審計(jì)
企業(yè)實(shí)施ERP是一個(gè)浩大的工程,在相當(dāng)長的一段時(shí)間內(nèi)會保持所應(yīng)用ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定性,不會像應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件那樣頻繁更換,所以加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè),探索ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)式審計(jì),使之規(guī)范化、智能化對于規(guī)范審計(jì)工作、提高審計(jì)效率具有重要意義。雖然ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)具有同源性的特點(diǎn)使一些常用的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)對比等審計(jì)方法不再適用,但其數(shù)據(jù)具有的集中性也為審計(jì)人員提供了一次性全面采集分析企業(yè)集團(tuán)數(shù)據(jù)的可能。針對ERP系統(tǒng)表多、表間關(guān)系復(fù)雜,審計(jì)人員在短時(shí)間內(nèi)很難確定采集和分析重點(diǎn)的情況,應(yīng)探索如何集成ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)系統(tǒng)電子賬簿采集轉(zhuǎn)換接口及模版,使審計(jì)人員能夠輕松地獲取第一手賬簿資料,利用實(shí)施系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能,靈活地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。同時(shí),積極開發(fā)針對ERP系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)審計(jì)方法,提高賬簿查閱及數(shù)據(jù)分析的效率,促進(jìn)ERP環(huán)境下計(jì)算機(jī)審計(jì)的規(guī)范化、智能化。另外,隨著對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集分析方法的積累和成熟應(yīng)用,還可以逐步探索對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)在線實(shí)時(shí)審計(jì)。
(五)提高企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員素質(zhì)和技能,適應(yīng)ERP環(huán)境下內(nèi)部審計(jì)發(fā)展
在ERP環(huán)境下,內(nèi)部審計(jì)人員必須是既懂ERP系統(tǒng)知識、又懂內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù),能在ERP環(huán)境下獨(dú)立開展內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。審計(jì)人員要具有豐富的會計(jì)、財(cái)務(wù)、審計(jì)知識和技能,熟悉財(cái)經(jīng)法規(guī)以及其他的審計(jì)規(guī)范,還應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、數(shù)據(jù)處理和管理技術(shù),掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)、電子商務(wù)等多方面的現(xiàn)代知識技能。不僅要懂得審計(jì)軟件的操作方法,還要能根據(jù)審計(jì)過程所出現(xiàn)的各種問題,即時(shí)編寫出各種測試、審查程序模塊,具備較強(qiáng)的將計(jì)算機(jī)技術(shù)與審計(jì)工作結(jié)合的能力。
(六)明確ERP環(huán)境下內(nèi)審工作的新方向
積極開展ERP環(huán)境下內(nèi)審工作新方向、新思路的研究,將審計(jì)工作重點(diǎn)逐步進(jìn)行轉(zhuǎn)移。內(nèi)審的職能應(yīng)從查錯防弊逐步向?yàn)閺?qiáng)化企業(yè)管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制、新環(huán)境下的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制等方向轉(zhuǎn)變 。ERP系統(tǒng)上線后,原先許多由內(nèi)部審計(jì)人員完成的內(nèi)部審核功能可以由系統(tǒng)來完成,內(nèi)部審計(jì)人員可以騰出更多的精力來著眼于強(qiáng)化企業(yè)管理、加強(qiáng)內(nèi)部控制方面的審計(jì)工作,提高審計(jì)工作的質(zhì)量,提升內(nèi)部審計(jì)地位,使內(nèi)審工作進(jìn)一步發(fā)展和提高。
ERP環(huán)境下的內(nèi)部審計(jì)工作目前還處于探索、發(fā)展階段,隨著ERP系統(tǒng)的逐步完善,內(nèi)審工作的重點(diǎn)和方法也需逐步調(diào)整,這就要求我們必須不斷地學(xué)習(xí)和探索,才能適應(yīng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理的要求,才能適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)展的需要。
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本文標(biāo)題:ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下如何進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作
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