第4章 基礎數(shù)據(jù)——企業(yè)運營的關鍵

    ERP作為計劃與控制信息系統(tǒng)，要進行大量的信息處理。任何一個制造企業(yè)都有大量的生產與技術數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)必須經過加工、處理才能產生有用的信息供決策者使用。因此，這些原始數(shù)據(jù)如何準確、及時、快速、可靠地送入計算機系統(tǒng)是至關重要的。人們常用“進去的是垃圾，出來的也是垃圾”來形容由于原始數(shù)據(jù)不準確而產生錯誤信息的現(xiàn)象。經驗證明，數(shù)據(jù)不準確是許多企業(yè)實施應用ERP失敗的重要原因。因此，在實施應用ERP的過程中，一定要下決心采取必要的措施，保證各項數(shù)據(jù)的完整性和準確性。

    從準確度的要求來說，ERP系統(tǒng)所涉及的數(shù)據(jù)可以分為兩類：嚴格的和寬松的。

    嚴格的數(shù)據(jù)如果達不到所要求的準確度，則會迅速而嚴重地損害ERP的實施和應用。寬松的數(shù)據(jù)并非可以放任，只是準確度的要求稍為寬松，但是也必須在一個合理的范圍內。

    嚴格的數(shù)據(jù)包括庫存記錄、物料清單、工藝路線、客戶訂單、生產訂單、采購訂單等。寬松的數(shù)據(jù)則包括提前期、訂貨批量、安全庫存、標準工時定額、工作中心能力、市場預測等。

    本章只介紹ERP系統(tǒng)運行所需要的幾類基礎數(shù)據(jù)：物料主文件、物料清單、工作中心、工藝路線、提前期和庫存記錄，以及為支持供應鏈管理所需的供應商主文件和客戶主文件。其中庫存記錄數(shù)據(jù)是動態(tài)數(shù)據(jù)，其他是相對靜態(tài)數(shù)據(jù)。事物總是處于運動變化之中，變化是絕對的。因此，對相對靜態(tài)數(shù)據(jù)也必須定期維護，以保證數(shù)據(jù)的完整性和準確性。

    4.1 物料主文件

    ERP系統(tǒng)中，“物料”一詞有著廣泛的含義，它是所有產成品、半成品、在制品、原材料的總稱。

    物料主文件的作用是標識和描述用于生產過程中的每一物料的屬性和信息。它是ERP系統(tǒng)最基本的文件之一。物料主文件中的數(shù)據(jù)項有物料代碼以及同工程設計管理、物料控制和計劃管理有關的信息�，F(xiàn)分述如下：

    (1)物料代碼是物料的標識，因此，它是對每種物料的唯一編號。物料代碼是人和計算機使用所有其他數(shù)據(jù)元素的基礎。這主要用于記錄在生產活動中運動的物料。生產控制要求每項生產活動和庫存變化都記入計算機，由于處理數(shù)量很大，物料代碼應盡量簡短，以防止或減少輸入和處理的錯誤。

    企業(yè)在數(shù)據(jù)準備階段的一項非常重要的工作就是確定物料代碼的編碼原則和編碼方法。不但要考慮當前的需求，而且要考慮今后的變化。

    物料代碼的位數(shù)有一定限制，各個商品軟件規(guī)定的位數(shù)也不盡相同，但一般不超過20位。位數(shù)過長會增加錄入時間，而且容易出錯。

    物料代碼應是無含義的順序數(shù)字編號。其優(yōu)點是：簡短、存儲量少(6位數(shù)可滿足100萬種物料的編碼需求)，保證唯一性，不影響發(fā)展變化，全部用數(shù)字可防止數(shù)字同字母的混淆(如0與O，2與Z，1與I)，減少差錯。

    但是，在手工管理的環(huán)境下，人們往往采取如下方案：用開頭的2位數(shù)字代表產品，然后用2位數(shù)字代表規(guī)格，再用4位數(shù)字代表材料，等等。然而，不管初始設計者如何富于遠見，隨著時間的推移，總會有一些情況出人意料。例如，本來認為第二部分需要用2位數(shù)字就夠了，現(xiàn)在卻需要3位，因此，有含義的物料編碼系統(tǒng)很快就失敗了。另外，有含義的編碼也往往過于復雜。例如，HO-14325-64-17458911A是一個物料代碼，由人來處理這樣的代碼，恐怕必須有一本專門的手冊。所以，即使在手工管理的環(huán)境下，有含義的編碼思想也不盡合理。在使用現(xiàn)代計算機系統(tǒng)的環(huán)境下，物料代碼的功能只是作為唯一的標識符，而不是描述符。沒有理由認為諸如產品及其物料屬性的描述如不納入物料代碼，在計算機系統(tǒng)中就無法處理。因此，在ERP系統(tǒng)中物料代碼應是無含義的。

    物料編碼應遵循以下原則：每項物料均應有唯一的物料代碼；要簡明，不要太長；沒有含義，只是標識符而不是描述符。

    (2)除物料代碼之外，每一種物料還有許多其他的屬性。在物料主文件中，系統(tǒng)通過以下幾方面的信息描述這些屬性。

    ·同工程設計管理有關的信息——如圖號、物料名稱、重量、體積、版次、生效日期和失效日期等。

    ·同物料管理有關的信息——如來源類型(自制或外購)、采購與存儲的計量單位及轉換系數(shù)、損耗率、分類碼、訂貨批量、存放位置(倉庫、貨位)、批號、安全庫存量、訂貨策略及訂貨量的調整因子、采購員代碼等。對外購件來講，還應有物料在供方的代碼。

    ·同計劃管理有關的信息——如各種提前期(排隊、加工、等待、準備、檢驗、累計等)、需求時界與計劃時界、預測代碼、獨立需求或相關需求、計劃員代碼、分組碼等。

    ·同成本管理有關的信息——如賬號、材料費、人工費、外協(xié)費、間接費、累計成本和計劃價格等。

    4.2 物料清單

    4.2.1 物料清單概述

    物料清單(bill of material，BOM)是產品結構文件，它不僅列出某一產品的所有構成項目，同時還要指出這些項目之間的結構關系，即從原材料到零件、組件、直到最終產品的層次隸屬關系。每個制造企業(yè)都有物料清單。在化工、制藥和食品行業(yè)可能稱為配方、公式或包裝說明，但說的都是同樣的事情，即如何利用各種物料來生產產品。

    表4.1所列的是某企業(yè)物料代碼為WA01的絞車零件清單。這不是BOM，因為它未表明構成產品WA01的零件之間的層次關系。

表4.1 零件清單(WA01絞車)

    圖4.1表明了WA01絞車的層次結構。這是一個三層的樹狀結構，第0層是最終產品WA01本身，第1層是它的直接組件，第2層是組成直接組件的零件。在以后的討論中，有時將使用“父項”、“子項”這樣的術語來說明不同的物料在產品結構中的層次關系。例如，在圖4.1中，WA01作為父項，第一層上的所有物料均是其子項；如果把A100作為父項，則1000、1100和1200是其子項。括號中的數(shù)字指明構成一個父項所需的該子項的數(shù)量。

圖4.1 多級產品結構層次

    表4.2是WA01的單層物料清單(single-level BOM，其所以稱為單層是因為只列出了構成產品的直接組件。如果該公司決定采用外購組件來生產絞車，那么使用單層BOM就可以了。如果該公司決定自己生產組成這些直接組件的零件，則應當使用表4.3所示的多層BOM(multi-level BOM)。

表4.2 WA01的單層物料清單


表4.3 WA01的多層縮排式BOM

    ERP環(huán)境下，作為MRP系統(tǒng)計算物料需求過程中的控制文件，物料清單是非常重要的。物料清單的準確度至少應達到98%，才能滿足要求。

    物料清單用來描述產品的結構，凡是在產品的生產過程中需要用到、需要進行計劃的物料項目，均應作為產品結構不同層次上的子項而置于物料清單之中。換言之，如果一個物料項目的需求要根據(jù)產品或最終項目的獨立需求進行計算，則應當把它包含在物料清單中。

    下列項目應當包含在物料清單之中：原材料、半成品、子裝配件、輔件(如螺釘、螺母、墊圈等)、消耗品、工具、包裝材料、參考材料(圖紙、說明等)、副產品(by-product)、聯(lián)產品(co-product)等。其中，副產品如沖剪過程中出現(xiàn)的邊角料，聯(lián)產品如提取汽油過程中出現(xiàn)的煤油。

    物料清單是在零件清單的基礎之上形成的。后者用來指明制造一項產品需要什么零部件和物料項目，所以，上述所列的項目中有些容易想到，如原材料、半成品和子裝配件，而其他則未必。然而，事實上，即使這些物料不全在物料清單中，也必須有人以手工的方法來對它們進行計劃，以滿足生產過程的需求。區(qū)別僅在于使用手工的方法難以得到合理的計劃。

    一般來說，在實際應用中的物料清單應當包括如下數(shù)據(jù)項，如父項物料代碼和描述、子項物料代碼和描述、使用點和工序號、子項類型、子項數(shù)量和數(shù)量類型、自制還是外購、有效日期、子項提前期偏置、損耗率等。

    其中，使用點指出在制造父項時子項應到達的工作中心。

    子項類型指明子項是作為普通物料消耗在父項的制造過程中，還是作為工具、圖紙、副產品、聯(lián)產品等。

    數(shù)量類型用來說明所給出的數(shù)量是用于一個單位的父項還是一份訂單。多數(shù)情況下，子項數(shù)量類型是用于一單位父項的，但對于工具、圖紙以及生產過程的消耗品，其數(shù)量則應是用于一份訂單的。

    子項提前期偏置指出該子項物料相對于其父項的提前期可以延遲到位的時間。因為如果生產某個父項需要多個子項，而父項的生產是一個比較長的過程，那么在父項生產開始時未必需要所有子項均到位。例如，父項為A，其子項為B、C和D，假設A的提前期為10天，而A的生產先從對B和C的加工開始，4天以后才用到D，那么子項B和C提前期偏置為0，而D的提前期偏置為4天。這對于D及其子項的計劃管理是很有意義的。

    損耗率也稱為殘料率，用來指明當把一項物料作為子項用于其父項的生產過程中時，其損耗的程度，用百分數(shù)表示。這有助于計劃該項物料的準確需求數(shù)量。例如，A是父項，B是A的子項，且制造一個A需求一個B，但是B的損耗率為10%。那么，如果要生產100個A，只提供100個B是不夠用的。此時MRP系統(tǒng)會根據(jù)所指明的殘料率自動地把對B的需求量調整為111。

    4.2.2 物料清單的準確性

    物料清單是一個制造企業(yè)的核心文件。各個部門的活動都要用到物料清單，生產部門要根據(jù)物料清單來生產產品，庫房要根據(jù)物料清單進行發(fā)料，財務部門要根據(jù)物料清單來核算成本，銷售和訂單錄入部門要通過物料清單確定客戶定制產品的構形，維修服務部門要通過物料清單了解需要什么備件，質量控制部門要根據(jù)物料清單保證產品正確生產，計劃部門要根據(jù)物料清單來計劃物料和能力的需求等等。

    為了使ERP系統(tǒng)正常運行，物料清單必須完整和準確。否則，就不能做到在正確的時間以正確的數(shù)量生產或采購正確的物料。這將引起一系列嚴重后果：

    ·交貨期得不到保證，客戶服務水平低下。

    ·增加庫存，積壓資金。由于物料清單不準確，為了保證生產的正常進行，唯一所能采取的措施就是多存物料了。

    ·生產率降低。生產車間不能在正確的時間按正確的數(shù)量得到正確的物料，生產時時受阻。

    ·成本增加。額外的錢花在不必要的庫存上，催貨人員東奔西跑尋找物料解決短缺問題，物料清單的維護成本增加。

    ·企業(yè)內各部門協(xié)調困難，因為物料清單是企業(yè)內部聯(lián)系和協(xié)調的基礎。

    ·影響員工的士氣。

    ·浪費資源。關鍵的資源包括人、物料、能力、資金和時間。任何一個企業(yè)內的資源都是有限的，正確的物料清單是有效地利用資源的基礎。

    多種物料清單并存是制造企業(yè)中常見的現(xiàn)象。工程清單和生產部門所使用的物料清單不同，領料單和核算成本的文件不同，計劃部門所用的又是另外一套。工程部門制定和修改物料清單，其他部門也更新物料清單。在車間里，每位工長口袋中都有一個小本記載著實際用于構成產品的清單。每個部門都按自己的需要維護著自己的清單，這些清單都是“真實”的，但相互不一致，其結果是企業(yè)很混亂。

    事實上，各部門所使用的這些物料清單只不過是整個企業(yè)統(tǒng)一的物料清單的各種分類形式。這種統(tǒng)一的物料清單稱為主物料清單(master BOM)，主物料清單是企業(yè)關于一項產品或產品族的數(shù)據(jù)庫。

    主物料清單能滿足各個部門的需求。當主生產計劃員需要一份計劃清單或車間需要一份領料單時，這兩份不同的文件均可由主物料清單產生出來。如果企業(yè)內外有人問什么產品中使用了什么零件、組件或成分，主物料清單也能回答這樣的問題。

    建立主物料清單的好處是非常大的。既便于維護，又為各部門的通訊協(xié)調奠定了基礎。

    由于企業(yè)很多部門都依據(jù)統(tǒng)一的物料清單進行工作。所以，在所有的數(shù)據(jù)中，物料清單對企業(yè)的影響最大，系統(tǒng)對它的準確性要求也最高。在一個成功地使用ERP系統(tǒng)的企業(yè)中，物料清單的準確度應在98%以上。物料清單如果不準確，運行ERP的結果會完全失去意義。

    為了保證物料清單的準確性，應有一定的檢測方法。下面是一些常用的檢測方法。

    (1)現(xiàn)場審查：讓產品工程師到裝配現(xiàn)場去，把實際的裝配情況和物料清單進行比較。這些工程師們要和工長以及裝配工密切合作，發(fā)現(xiàn)錯誤立即糾正。

    (2)辦公室審查：組成一個由工程師、工長、物料計劃員以及成本核算人員組成的小組，共同審查物料清單。發(fā)現(xiàn)錯誤立即糾正。

    (3)產品拆零：把一件最終產品拆開，把零件及其件數(shù)和物料清單所列出的進行比較，并校正所發(fā)現(xiàn)的錯誤。這可能是一種好方法。但是，如果產品過于龐大且復雜，如噴氣式飛機，這種方法可能就不適用了。另一個缺點是難于識別子裝配件。

    (4)非計劃的出入庫：當生產人員返回庫房去領取更多零件時，可能是由于他們出現(xiàn)了某些廢品，也可能是由于他們開始時就沒有領足。如果是后一種情況，則可能是物料清單有錯，引起領料單出錯。如果在一項產品裝配完畢之后又把某些零件送回庫房，很可能開始就不應把這些零件領走。同樣，是由于物料清單的錯誤引起了領料單的錯誤。在這兩種情況下，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，都要立即糾正。這種方法對于物料準確性的繼續(xù)維護也是一個好方法。

    4.2.3 物料清單的報告形式

    物料清單的報告形式就是把產品結構顯示在計算機屏幕上的形式。

    單層物料清單和多層物料清單是兩種不同的報告形式。單層物料清單只列出一項物料的所有子項；而多層物料清單則不但列出所有的子項，還要列出所有子項的子項，直到最低層次的外購件。

    所有的單層物料清單都是要存儲在計算機中的，但多層物料清單只是物料清單的一種報告形式，它并不存儲在計算機中。當需要顯示一項物料的多層物料清單時，則利用存儲在計算機中的單層物料清單信息，把相關的單層物料清單組合起來。這個過程從該項物料的單層物料清單開始，首先列出該項物料的所有子項，然后檢查每一個子項，看一看它是否也有物料清單，如果有，則以同樣的方式列出子項的子項。繼續(xù)這個展開過程，直到達到最低層次的物料，從而構成多層物料清單，自頂向下地顯示整個產品(或最終項目)的結構。

    除了單層物料清單和多層物料清單之外，ERP系統(tǒng)還提供兩種用于在相反方向上顯示產品(或最終項目)結構的物料清單報告形式，即單層反查物料清單(single-level where used list)和多層反查物料清單(multi-level where used list)。

    單層反查物料清單只列出一項物料的所有父項。而多層反查物料清單不但列出一項物料的父項，還要列出每個父項的父項，直到最終產品(或最終項目)。這個過程和構造多層物料清單的過程是類似的，只是方向相反。

    在實踐中用得比較多是前三種，即單層物料清單、多層物料清單和單層反查物料清單，這三種物料清單報告形式是至關重要的。至于多層反查物料清單則用得不多，因此不甚重要。

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本文標題：ERP原理與應用教程連載二－－基礎數(shù)據(jù)——企業(yè)運營的關鍵

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