5.5 庫存準確度
5.5.1 庫存準確度的概念
在MRP環(huán)境下，計算機中的庫存記錄數據(現有庫存)準確度必須至少達到95%。達不到這個準確度，是不能實現主生產計劃和運行MRP。由于庫存記錄數據是編制物料需求計劃的啟動數據，所以非常重要。如果對某項物料的庫存記錄數據不準確，那么，該項物料的計劃也將是不正確的。由此產生的訂單也是錯誤的，根據訂單展開所得到的所有下層物料項目的毛需求也是錯誤的。正所謂“進去的是垃圾，出來的也是垃圾”。垃圾數據當然不能用來指導生產。因此計劃的編制失去了意義。
那么，95%意味著什么呢？其含義是，計算機中所存的現有庫存數據和庫房中實際存于貨架上的項目相匹配的程度達到95%。人們往往認為，這是不可能的。如螺栓、螺母之類非常細小、價格便宜的零件在倉庫中成千上萬，無法使計算機記錄和實際庫存相匹配。
這里需要引入計數容限的概念。諸如螺母、螺栓之類的物料項目通常不采用清點計數的方法，而采用測量計數的方法。例如稱重計數的方法，是將庫存物料稱重，然后通過一個轉換因子轉換成件數。如果測量是準確的而且零件重量也是準確的，顯然不必要求物料項目的實際數量和計算機記錄完全匹配。類似地對液體物料可以采用量體計數的方法。對于每個測量計數的物料項目都確定一個計數容限。如果計數容限是±3%，任何實際的計數如果和計算機記錄的相對誤差不超過3%，則可以作為準確數據來接受。
現在可以重新解釋“準確度為95%”的含義：對95%的庫存物料來說，計算機中所存的庫存余額數據和庫房中存于貨架上的實際數量在計數容限內相匹配。確定庫存記錄準確度百分比的方法將在下面給出。
關于計數容限，還有一些問題需要考慮。關于一項物料的計數方法不是使用計數容限的唯一準則，還有其他一些，列舉如下。
·項目的價值：一般來說，低值的物料項目可以比高值的物料項目有更高的計數容限。
·提前期：提前期越長，計數容限越低。
·項目在產品中的關鍵程度：越是關鍵的物料，其計數容限越低，甚至為零。例如，一項物料處于物料清單的高層則應有較低的計數容限。
計數容限的使用應保證物料計劃的有效性。其范圍應反映它們對企業(yè)按時生產和發(fā)運產品的影響。經驗表明，成功的ERP用戶所用計數容限的范圍為0%~5%，而沒有超過5%的。
5.5.2 如何達到必要的庫存準確度
這個問題涉及一些基本的管理原則，要向有關人員提供恰當的工具去做好工作，通過教育和培訓教會人們去使用這些工具，并明確人們的職責。這些基本的管理原則包括一絲不茍的工作態(tài)度，受限訪問的庫房，好的事務處理系統(tǒng)和周期盤點制度。
(1)一絲不茍的工作態(tài)度是指人在獲得和維護庫存記錄準確性方面的作用。庫房人員必須理解庫存記錄準確性是非常重要的，因此，他們本身的工作是非常重要的。這也正是前面我們強調庫存管理人員應當理解財務報表的原因。企業(yè)必須讓庫房管理人員知道：
·ERP對企業(yè)的未來是十分重要的。它將使企業(yè)更興旺，使我們的工作更可靠。
·物料需求計劃是使ERP正常工作的關鍵部分。
·庫存記錄準確性是使物料需求計劃正常工作的關鍵部分。
·負責庫存記錄準確性的人員是非常重要的，他們工作的好壞有著重大的影響。
(2)受限訪問的庫房是確保庫存記錄準確性的“硬件”部分。在大多數情況下，受限訪問的庫房是指有一個物理上的可靠區(qū)域圍起來而且上鎖。這主要涉及責任問題。 為了讓庫房的工長真正能夠對庫存準確性負起責任，必須向他提供必要的工具，其中之一就是控制進出庫房的能力。也就是說，除了工作需要應限制其他人員訪問倉庫。然后，庫房工長可以理所當然地對庫存準確性的結果負責。
(3)好的事務處理系統(tǒng)是獲取庫存記錄準確性的“軟件”部分。記錄庫存事務和更新庫存余額數據的系統(tǒng)應當是簡明的和反映實際情況的。
簡明是指容易理解和容易使用。這樣，事務處理類型不應太多。物料的進庫和出庫是兩種事務處理類型。這些事務處理有計劃內的，也有計劃外的，這樣就成了4種類型，再加上從一個庫房到另一個庫房的物料轉移，以及其他庫存調整。這樣，所需要的事務處理類型不超過10種。有些軟件包含許多不必要的事務處理類型，造成系統(tǒng)不必要的麻煩，難于操作，于是也難于獲得和維護庫存記錄的準確性。應當記住使用這些工具的是庫房人員，而不是計算機科學的博士，所以越簡明越好。
事務處理系統(tǒng)還應有效地反映庫房里出現的真實情況。例如，每當有物料項目進出庫時，庫存余額記錄應當隨之更新。庫存記錄的更新雖然不需要實時處理，但也是相當頻繁的，而且應在實際事務發(fā)生后立即來做，絕不允許超過24小時才進行處理。
(4)周期盤點制度是得到并保持庫存記錄準確性的有效途徑，我們在5.6節(jié)詳細討論。
5.6 ABC分析和周期盤點
5.6.1 ABC分析
物料的ABC分類的依據是帕累托定律。帕累托是19世紀意大利一位經濟學家，他發(fā)現當時意大利80%的財富集中在20%的人手里。后來人們發(fā)現很多場合都服從這一規(guī)律，于是稱之為帕累托定律。
在一個企業(yè)中有很多庫存物料。在ERP環(huán)境下，這些物料的庫存記錄都必須是準確的。為了保持物料的庫存記錄準確性，必須做大量的盤點工作。但是，這些物料對于企業(yè)生產運作的重要性并非都是一樣的，它們也服從帕累托定律。換言之，一定有大部分的物料價值集中在少數的物料上，這些物料是A類物料；還會有大量的物料只占少量的價值，這類物料是C類物料；處于中間狀態(tài)的是B類物料。于是，我們應當更嚴格地關注A類物料，對其采用比較高的盤點頻率和比較低的計數容限進行周期盤點。而對于B類物料和C類物料的關注則可以相對寬松一些。通過這樣的方法，既可達到ERP系統(tǒng)對庫存記錄準確度的要求，又降低了相關的成本。
ERP軟件一般都有對物料進行ABC分類的功能。做法很簡單。假定A、B、C三類物料分別占全部物料總價值的80%、15%和5%，那么只需將所有物料按使用價值(用量×單位成本)排序，然后按所排次序逐項累加，累加到占總價值80%所涉及的物料屬于A類，再繼續(xù)累加到占總價值95%所涉及的物料屬于B類，其余物料屬于C類，如圖5.5所示。
圖5.5 物料的ABC分類
5.6.2 周期盤點
周期盤點是得到并保持庫存記錄準確性的有效途徑，是指每天對庫存中的部分物料項目進行盤點，從而使一年中對所有物料項目的盤點次數達到預定的值。對一項物料進行盤點的時間間隔稱為該項物料的盤點周期。一年中對某項物料進行盤點的次數，稱為該項物料的盤點頻率。
1. 周期盤點的目標
1)發(fā)現出錯原因，并消除之
每當發(fā)現庫存錯誤，就要校正庫存記錄，同時找出原因。這些原因可能是庫存安全沒有得到切實保證，軟件故障或不合理的規(guī)程，對庫房人員培訓不足，等等。一旦發(fā)現，應立即糾正，避免錯誤再次出現。
2)檢測系統(tǒng)運行結果
周期盤點可以對工作現狀作出評價。定期地給出關于庫存準確度的百分數，可以使人們知道庫存記錄是否足夠準確。確定庫存記錄準確度的方法是：以一項物料的實際盤點數為分母，以實際盤點數與庫存記錄數之差的絕對值作分子，得到一個分數。將此分數化為百分數，如不超過計數容限，則認為此項物料的庫存記錄是準確的，否則認為是不準確的。然后，以物料總數為分母，以庫存記錄數據準確的物料數為分子，又得到一個分數，再將此分數化為百分數即是庫存記錄數據準確度的百分比。
3)校正不準確的記錄
當周期盤點的結果和計算機中的記錄不相匹配時，應當重新清點有關項目。如果兩次清點的結果相同，則應校正計算機中所存的庫存余額記錄。
4)取消年度庫存盤點
年度庫存盤點一般是出于財務審查的目的。由于庫存記錄的準確度已達到了95%，所以，年度盤點已無必要，從而可以消除由于年度盤點而造成的停產。
5)提高周期盤點人員的素質
通過周期盤點，盤點人員能熟練地識別零件，獲得精確的記錄，調整偏差，找到解決系統(tǒng)錯誤的方法，使得庫存記錄更精確。
2. 常見的周期盤點方法
1)ABC分類法
最常見的周期盤點方法是依據ABC分類法。ABC三類物料的庫存記錄準確性計數容限不應相同，例如，可分別設為1%，2%，5%。盤點周期也不應相同，例如，A類物料每月盤點一次，B類物料每季度盤點一次，C類物產每半年盤點一次。于是得到A、B、C三類物料的盤點頻率分別是12、4和2。每天盤點的物料項目數可按如下方法求得：先按類分別求出物料項目數與相應的盤點頻率的乘積，再求出所有這些乘積之和，然后把所得到的和除以一年的工作日數。按上面設定的盤點頻率，我們給出一個例子如表5.13所示。
表5.13 基于ABC分類的周期盤點
2)分區(qū)分塊法
分區(qū)分塊法是將庫存項目按所在的區(qū)域分組，以提高盤點的效率。這種方法常用于分區(qū)存放系統(tǒng)以及在制品或中間庫存的盤點。分區(qū)管理員以一個固定周期進行盤點，每次對一個區(qū)整個盤查一次，并與庫存記錄相比較。
3)存放地點審查法
通常每個庫房內都有很多庫位。如果物料放錯了地方，正常的周期盤點就不能進行，存放地點審查法用于準確地確定物料的有效的存放地點。使用這種方法時，所有的庫位都做了編號，每個盤點周期對特定的物料進行檢查，通過對每個庫位上的物料代碼與庫存記錄進行比較，核實每項物料所在的庫位，這種方法是容易實施的，因為它只需要核查物料代碼而不需要檢查物料的數量。
盤點方法的選擇取決于庫存系統(tǒng)的實際情況，對于快速周轉的物料項目，分區(qū)分塊法是有效的方法；對于有許多庫位的庫房，ABC分類方法和存放地點審查法結合在一起將會更有效。
周期盤點可以當作一項制度，同時也允許在特別需要時做一次特別盤點。
在周期盤點之后，應產生一份周期盤點報告。報告中包括所盤點的物料的代碼、存放地點、度量單位、原記錄數量、盤點數量、庫存記錄準確度百分比等重要信息。如果盤點結果與庫存記錄之間出現偏差，則要進行分析。如果偏差在計數容限范圍之內，則將庫存記錄調整為盤點結果。如果偏差超出了計數容限，則作出標記，留待進一步處理，其中包括查找出錯原因并消除之。
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本文標題：ERP原理與應用教程 連載七
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