經(jīng)歷了三十多年,我國ERP事業(yè)日趨成熟,形勢喜人。但從總體來看,發(fā)展依然很不平衡,不同群體對ERP的認(rèn)識(shí)程度有很大差別,一些似是而非、模棱兩可的論點(diǎn),還在影響ERP事業(yè)的健康發(fā)展。針對一些不實(shí)的論點(diǎn)和實(shí)施方法上的偏差,怎樣才能把ERP講透,在業(yè)內(nèi)取得一個(gè)比較接近一致的看法,是值得深思和共同努力的重大課題。
在諸多問題中,一個(gè)帶根本性的問題就是處理好信息技術(shù)應(yīng)用和管理業(yè)務(wù)之間的關(guān)系!跋齼蓮埰ぁ币呀(jīng)呼吁了十幾年,但是在許多企業(yè)里依然沒有徹底解決;突出的表現(xiàn)就是企業(yè)的CIO和CEO缺乏溝通和共同語言,反映了對ERP實(shí)質(zhì)理解存在嚴(yán)重差異。
國家提出信息化與工業(yè)化融合的戰(zhàn)略口號,是不是含有技術(shù)與業(yè)務(wù)密切結(jié)合的意思?這個(gè)戰(zhàn)略如果具體落實(shí)到ERP系統(tǒng),我的理解是:用ERP系統(tǒng)解決用手工管理難以解決的業(yè)務(wù)問題;反過來,企業(yè)管理不斷創(chuàng)新發(fā)展又推動(dòng)ERP內(nèi)涵不斷充實(shí)與擴(kuò)展。
有幾個(gè)影響ERP成敗、具有“分水嶺”性質(zhì)的問題特別需要引起關(guān)注,下面談?wù)勎业睦斫猓?/P>
1.信息化管理和手工管理是完全不同的兩種管理模式
信息化管理決不是手工管理的翻版,它們是兩種不同的管理模式;它們之間的區(qū)別可以用下表說明。
正因?yàn)槟J讲煌,說明信息化管理是在做一件“過去從來沒有這樣干過的事”,只有當(dāng)傳統(tǒng)模式解決不了問題才需要信息化。因此,ERP必然是一種管理改革和創(chuàng)新,而不是照搬手工管理模式。
借助信息技術(shù)的支持,ERP系統(tǒng)有許多手工管理無法做到的特點(diǎn),可以用8個(gè)字概括,即:法、明、通、快、細(xì)、準(zhǔn)、警、強(qiáng),簡要說明如下。
法——操作規(guī)范,運(yùn)營有序。對內(nèi)規(guī)范化管理,對外遵守法規(guī)條例。
明——流程透明,有效掌控。做到流程可視化和可追溯化。
通——信息暢通,集成共享。企業(yè)內(nèi)外信息暢通,是協(xié)同運(yùn)作的前提條件。
快——運(yùn)算迅速,響應(yīng)及時(shí)。當(dāng)前,時(shí)間是重要的競爭要素,快魚吃慢魚。
細(xì)——詳盡全面,實(shí)時(shí)分析。信息量越大,分析越全面、越透徹,是正確決策的先決條件。
準(zhǔn)——數(shù)字說話,決策有據(jù)。決策者不再拍腦袋,避免決策失誤。
警——預(yù)警提示,防患未然。系統(tǒng)在偏離設(shè)定的條件時(shí),發(fā)出預(yù)警,不會(huì)使問題成堆再發(fā)現(xiàn)。
強(qiáng)——強(qiáng)化供需鏈,增值共贏。這是信息化的最終目的。
實(shí)現(xiàn)這8個(gè)字所取得的效果像“規(guī)范流程”、“掌控全局”,“快速響應(yīng)”、“實(shí)時(shí)分析”、“決策有據(jù)”、“預(yù)警提示”等等,都是企業(yè)高層管理團(tuán)隊(duì)夢寐以求的理想境界,而且是傳統(tǒng)手工管理難以做到的。就是說:信息化管理要做手工管理做不到的事。
如果企業(yè)“自我感覺良好”,以為現(xiàn)有的模式完全可以滿足生存與發(fā)展的需要,那么,也就沒有必要投資ERP或搞信息化。應(yīng)當(dāng)看到,在全球劇烈競爭的形勢下,企業(yè)如果沒有危機(jī)感和緊迫感,不實(shí)現(xiàn)信息化(尤其當(dāng)競爭對手都已實(shí)現(xiàn)了信息化),就像聯(lián)想公司總裁柳傳志說的:“只能是等死”。
2.ERP的實(shí)質(zhì)是解決方案,不是單純的軟件
人們習(xí)慣于把ERP理解為一個(gè)軟件,多數(shù)ERP產(chǎn)品提供商也以“軟件公司”冠名,的確,實(shí)現(xiàn)ERP必須通過一個(gè)軟件。但是世上ERP軟件上百種,此消彼長;每一種產(chǎn)品的行業(yè)定位不同,服務(wù)對象不同,各有特色;新技術(shù)不斷出現(xiàn),各公司的投入和發(fā)展差別很大,功能和技術(shù)平臺(tái)都有很大差異。究竟哪一個(gè)軟件產(chǎn)品能夠代表ERP? 因此,不能把ERP和軟件直接劃等號,軟件只是實(shí)現(xiàn)ERP的一個(gè)不可或缺的載體。
國外已經(jīng)習(xí)慣把ERP產(chǎn)品稱為“solution(解決方案)”而不稱“package(軟件包)”,信息化管理是要解決傳統(tǒng)手工管理解決不了的問題,它是一種“解決方案”,而不是單純的軟件。
我們看到不同企業(yè)在實(shí)施ERP的過程中,有各種完全不同的做法,并由此產(chǎn)生絕然不同的效果,究其根本原因,就是把ERP的實(shí)質(zhì)理解為軟件還是解決方案。不同理解造成不同做法,請見下表:
3.實(shí)施ERP的動(dòng)力
明白了上述兩節(jié)的論點(diǎn),就不難理解什么是正確實(shí)施ERP的動(dòng)因了。正確的動(dòng)機(jī)只能是為了“解決手工管理解決不了的問題”。
用“工欲善其事,必先利其器”描述信息化是不錯(cuò)的,信息技術(shù)就是一種工具。但是人們往往忽視了這句話的前兩個(gè)字,就是“工”和“欲”。
這里“工”就是管理者,“欲”就是管理者有把管理搞上去、提高企業(yè)競爭力的強(qiáng)烈欲望,簡言之,“工欲”就是“我要干”,也就是我們常說的“企業(yè)主體意識(shí)”。如果企業(yè)的決策者和管理者沒有改進(jìn)管理的欲望,再好的ERP產(chǎn)品也不可能發(fā)揮作用。因此,千萬不能忽視“工”字,也就是“人的因素”,和“欲”字,也就是上ERP的動(dòng)因。
國內(nèi)企業(yè)上ERP有各種動(dòng)因,其中不少雖有正確的動(dòng)機(jī),但是缺少量化的目標(biāo),在實(shí)施過程中冒出許多矛盾,最后也難以衡量和判斷實(shí)施的效果。有一些企業(yè)上ERP是完全被動(dòng)的,如完成上級主管部門下達(dá)的信息化指標(biāo)、同行業(yè)之間攀比、面子工程或形象工程、受IT部門從單純技術(shù)層面上的鼓噪拱動(dòng)等!皠(dòng)機(jī)不正”,埋下了失敗的種子,最后結(jié)局必然是使大量資金和人力資源打了水漂。
各種動(dòng)因歸納起來,無非是:“我要干”和“要我干”兩大類,“我要干”首先是“企業(yè)的管理高層要干”,是項(xiàng)目成敗的決定性因素。因此,首先要弄清楚“為什么要上ERP,上ERP想解決什么問題”?
正因?yàn)槭恰拔乙伞,而且已?jīng)到了不干沒法活的地步,在企業(yè)的人力資源調(diào)配上,必定會(huì)任命得力的項(xiàng)目經(jīng)理、選配精干的業(yè)務(wù)骨干組織項(xiàng)目實(shí)施組;在資金調(diào)配上也會(huì)從投入-產(chǎn)出觀點(diǎn)出發(fā),根據(jù)投資效益分析,控制投資底線,有效利用資金;同時(shí),也一定會(huì)重視管理診斷和需求分析,帶著問題去選型;在實(shí)施中遇到阻力,也一定會(huì)排除萬難,體現(xiàn)執(zhí)行力度。
4.ERP是覆蓋企業(yè)業(yè)務(wù)全流程的信息集成系統(tǒng)
ERP不同于各種單項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng);在企業(yè)內(nèi)部要打破各部門之間的界限,在外部要跨出企業(yè),實(shí)現(xiàn)供需鏈全流程信息化管理。就內(nèi)部來講,就是從捕捉商情、拿到訂單開始,經(jīng)過一系列的業(yè)務(wù)運(yùn)作,最后把產(chǎn)品或服務(wù)交到客戶手中,并收回貨款。這是一種始于客戶、終于客戶,為客戶創(chuàng)造價(jià)值,并實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶共贏的流程。
在這樣的全流程中,企業(yè)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都是其中的一個(gè)子系統(tǒng),它們之間的關(guān)系是“相互依存,相互作用”,若理解為“相互獨(dú)立”,猶同“信息孤島”。因此,實(shí)施ERP,企業(yè)全體員工必須牢牢樹立全局、整體、系統(tǒng)和集成觀念,才能取得成效。有了這樣的觀點(diǎn),就可以比較容易地結(jié)合企業(yè)的需求,確定實(shí)施ERP的步驟;也可以正確理解企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)系和“誰是核心”的問題。無論是企業(yè)內(nèi)部還是外部,都必須實(shí)現(xiàn)協(xié)同運(yùn)作,才能使ERP充分發(fā)揮作用,效益是人用出來的,人的因素決不可忽視。
任何業(yè)務(wù)運(yùn)行的結(jié)果,都是通過一系列的業(yè)務(wù)流程造成的。為了判斷結(jié)果的真實(shí)性和可靠性,糾正偏差,避免錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生,就必須追溯業(yè)務(wù)流程。
要掌控業(yè)務(wù)流程,流程必須可視化?梢暬亩x,就是管理/決策者“在需要時(shí)得到必要的數(shù)據(jù)/信息”,是“實(shí)時(shí)的”和“可追溯的”。流程可視化和信息集成和實(shí)時(shí)共享是相輔相成的。但是,當(dāng)“信息”成為財(cái)富和權(quán)力的象征時(shí),會(huì)遇到各種阻力。為了克服阻力,只有堅(jiān)持深化改革。因此,實(shí)施ERP決不是一個(gè)單純的技術(shù)問題,它和管理改革有著不可分割的關(guān)系。
對ERP的發(fā)展過程,同樣也要從信息集成覆蓋的業(yè)務(wù)流程范圍來理解。提出ERP概念的美國Gartner公司對ERP的原始定義是:打破企業(yè)四面墻,實(shí)現(xiàn)內(nèi)外信息集成,管理整個(gè)供需鏈,信息集成的范圍延伸到企業(yè)的上下游,并不是僅限于企業(yè)內(nèi)部管理。
內(nèi)部集成包括3個(gè)方面,就是同產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)的集成,內(nèi)部核心業(yè)務(wù)的集成和數(shù)據(jù)采集的集成;已超出了MRP II的范圍。外部集成就是同客戶和供應(yīng)商以及各合作伙伴的信息集成。覆蓋的業(yè)務(wù)流程范圍是相當(dāng)廣闊的。見下圖。我國真正實(shí)現(xiàn)這一要求的企業(yè)還是不是很多,信息化管理的道路還相當(dāng)漫長,也是人們常說的“信息化沒有終點(diǎn)”的道理。
綜上所述,如果要用一句話來定義ERP,就是:一種借助信息技術(shù)來規(guī)范、集成、控制和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)流程的解決方案。
而“業(yè)務(wù)流程”、“信息集成”、“創(chuàng)新改革”、“解決方案”和“協(xié)同運(yùn)作”是ERP的5個(gè)主要的關(guān)鍵詞。
5. “一把手(高層管理團(tuán)隊(duì))工程”是ERP成敗的決定因素
所有失敗的案例,盡管理由多多,但是都有共同的一條就是:“得不到管理高層的支持”。ERP項(xiàng)目要想取得成功,必須堅(jiān)持“一把手工程”,這是國內(nèi)外在長期實(shí)踐中得出的一致結(jié)論。這個(gè)問題雖然在不斷地反復(fù)強(qiáng)調(diào),但時(shí)至今日,還沒有被所有的企業(yè)管理高層理解,說明我國真正理解ERP的高管還不是很多,這是影響我國實(shí)施ERP系統(tǒng)前進(jìn)步伐的一個(gè)嚴(yán)重的障礙,因此,在企業(yè)高管中普及ERP的基礎(chǔ)知識(shí)是一項(xiàng)迫切需要解決的問題。
“一把手工程”是一個(gè)本土化了的形象化提法,強(qiáng)調(diào)了企業(yè)一把手的責(zé)任和作用。英文的原意是“管理高層承諾(top management commitment)”,指的是“管理高層團(tuán)隊(duì)”對項(xiàng)目的倡導(dǎo)和責(zé)任,是團(tuán)隊(duì)而不是某個(gè)人。當(dāng)我們用“一把手”稱謂時(shí),必須理解其實(shí)質(zhì)的含義。
為什么必須是“一把手工程”?可以從兩方面理解。
實(shí)施ERP的正確動(dòng)因是為了支持企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn),這是企業(yè)管理高層團(tuán)隊(duì)的需要。有了ERP系統(tǒng),“一把手”走遍天涯海角,只要有上網(wǎng)的地方,都可以隨時(shí)掌控企業(yè)的運(yùn)營情況,有偏差及時(shí)糾正,有機(jī)遇絕不放過;有完整詳盡的數(shù)據(jù)依據(jù),減少?zèng)Q策失誤。所以說,ERP成功實(shí)施后最大的受益者正是“一把手”。
要獲益就得付出,英文里常說“no pain, no gain(原意是:沒有艱苦的付出,就不會(huì)有收獲)”,實(shí)施ERP必須深化管理改革,諸如在重組業(yè)務(wù)流程、調(diào)整組織機(jī)構(gòu)、對員工的培訓(xùn)與崗位調(diào)配、協(xié)調(diào)部門間利益、完善業(yè)務(wù)規(guī)則、建立有利于提高生產(chǎn)力的激勵(lì)機(jī)制和考評體系等等,都會(huì)遇到各種阻力。這些阻力只有“一把手”親自出面拍板定奪,才能排除。
因此“一把手”對ERP項(xiàng)目的成敗有不可推卸的責(zé)任。
正因?yàn)椤耙话咽帧笔菍?shí)施ERP最大受益者和第一責(zé)任人,順理成章,ERP項(xiàng)目必然是“一把手工程”。
要成為受益者和責(zé)任人,“一把手“必須是明白人,而且要親自用。
一把手只有是“明白人”,才能明辨是非、正確指導(dǎo),堅(jiān)持改革,積極推動(dòng),成為ERP項(xiàng)目成敗的責(zé)任者。只有“自己用”,ERP項(xiàng)目的效益才能充分發(fā)揮,并不斷提出更高的新需求,促使企業(yè)信息化不斷深入發(fā)展,體現(xiàn)職業(yè)經(jīng)理人的業(yè)績,成為ERP項(xiàng)目最大的受益者。在討論“深化應(yīng)用”問題上,首先要企業(yè)的管理高層提出更高的目標(biāo),而人們往往單純從技術(shù)的角度上探討這個(gè)問題,要知道,每個(gè)企業(yè)的深化方向是有差異的。
思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)(尤其是企業(yè)高層管理團(tuán)隊(duì)對ERP的片面認(rèn)識(shí)),造成錯(cuò)誤的實(shí)施行為,是ERP成功率不高的主要原因,也是實(shí)施ERP最大的風(fēng)險(xiǎn)。因此,高層管理團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí),正確理解ERP,是保證ERP項(xiàng)目順利執(zhí)行的重要前提。
一些成功實(shí)施ERP項(xiàng)目的企業(yè)總經(jīng)理都有這樣的親身感觸:“ERP是一種關(guān)系企業(yè)全局的信息化系統(tǒng),是一種貫串各個(gè)業(yè)務(wù)部門的管理系統(tǒng),它要提供我所關(guān)心的信息,我是企業(yè)的大總管,我不抓誰抓?”
6. 成功實(shí)施ERP的規(guī)范流程
ERP是一種規(guī)范化的管理模式,同樣,成功實(shí)施ERP也必須遵照規(guī)范的流程。在總結(jié)30年來我國實(shí)施MRP II/ERP的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)基礎(chǔ)上,我把這個(gè)流程歸納為4大步驟,就是:知理-知己-知彼-知用。4大步驟不能遺漏,更不能顛倒。見下圖。
這里重點(diǎn)說明兩個(gè)問題;
1)需求分析前必須做管理診斷
實(shí)施ERP必須從分析企業(yè)的管理問題入手。從全球競爭的戰(zhàn)略高度,以競爭對手為對比標(biāo)桿,審視企業(yè)的劣勢和弱點(diǎn),找出存在問題的根因(因果分析),設(shè)計(jì)理想的解決辦法;在此基礎(chǔ)上做出信息化的需求分析,并明確目的,制訂量化指標(biāo)和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn),作為ERP產(chǎn)品選型和最后驗(yàn)收的依據(jù)。
強(qiáng)調(diào)需求分析之前必須做管理診斷和因果分析,是因?yàn)楦鞣N管理問題并不一定都是通過實(shí)施ERP能夠解決的,那種以為“上了ERP什么問題都解決了”是一種極大的誤解,ERP并不是萬能的。比如說產(chǎn)品成本高、質(zhì)量差是由于加工工藝落后造成的,那么就需要把資金投向更新設(shè)備和技術(shù)改造,而不是上ERP;如果企業(yè)的問題是沒有穩(wěn)定的市場,也不是上ERP就能完全解決的。換言之,改進(jìn)管理就像看病一樣,必須找準(zhǔn)“病因”,對癥下藥。
2)成功的標(biāo)志
ERP項(xiàng)目是否成功,決不是停留在“成功上線”上,是否成功只能以實(shí)現(xiàn)了企業(yè)預(yù)期的管理目標(biāo)為準(zhǔn)。這里要提醒的是,成功上線的定義不僅是:“將所購買系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)都已經(jīng)過測試走通,所有基本數(shù)據(jù)和參數(shù)都已錄入系統(tǒng),ERP系統(tǒng)已處于交付狀態(tài),用戶可以接手用來取代手工管理了!倍疫有一層更重要的內(nèi)容就是:“完成ERP原理和應(yīng)用知識(shí)的轉(zhuǎn)移,使企業(yè)管理人員(最終用戶)具備應(yīng)用ERP系統(tǒng)解決問題的能力!保ㄒ奝erformance Monitor LLC,ERP at the Speed of Light,2007)
如果企業(yè)員工掌握了ERP的原理和應(yīng)用知識(shí),“一把手”在親自用的基礎(chǔ)上又能不斷提出更高的需求目標(biāo),“深化應(yīng)用”自然就不再是問題!爸谩钡囊c(diǎn)就是:深化應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
在全球競爭的大環(huán)境下,實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理,是一項(xiàng)長期的戰(zhàn)略任務(wù),只能本著務(wù)實(shí)的精神,扎實(shí)穩(wěn)步地前進(jìn),來不得半點(diǎn)浮躁。按照“知理-知己-知彼-知用”的規(guī)律走,一定會(huì)少走冤枉路、少花冤枉錢,我國ERP事業(yè)一定會(huì)取得更大的成功。
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本文標(biāo)題:ERP領(lǐng)域的老專家陳啟申老師對ERP實(shí)質(zhì)的理解
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