走進一家企業(yè)的供應(yīng)科，在幾張拼成一行的桌子上放著一張長長的像"哈達"一樣的大表。表的左方是各種產(chǎn)品名稱，上方是供應(yīng)科負(fù)責(zé)采購的各種材料名稱。電話鈴不時地響著，傳來市場和生產(chǎn)變動的消息，幾位苦命的采購計劃員在桌旁疲憊地奔忙，對繁星般的表格數(shù)據(jù)，進行不厭其煩地計算和修改。年復(fù)一年，做著同樣枯燥的工作。但即使再怎樣賣力，也還是跟不上客觀環(huán)境的變化。

要效率，更要效益

實施了MRP，通過產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和物料清單，定義了每個物料的期量標(biāo)準(zhǔn)，把銷產(chǎn)供這企業(yè)的三項主要業(yè)務(wù)信息集成起來，同步地將生產(chǎn)計劃和采購計劃一次生成。如果需求有了變化，不需半個小時，就把上千種物料的計劃重新編排。采購計劃員從忙忙碌碌的事務(wù)中徹底得到了解放。圖1是時間坐標(biāo)上的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，X是銷售件（成品），O、P、R、E是采購件，A、B、C、D是加工件。

但是，上MRP系統(tǒng)決不僅僅是提高響應(yīng)效率，更重要的是見到效益。MRP是ERP的核心，要見效益，首先要改變采購作業(yè)的觀念、規(guī)范采購管理。

在市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)為了增加利潤，一個極其重要的途徑就是降低成本。產(chǎn)品的成本中外購的材料及配套件費用往往要占到60%以上，多者可達90%。材料及配套件的采購任務(wù)，歸根到底，是由產(chǎn)品開發(fā)部門定的基調(diào)。換句話說，盡管設(shè)計階段的費用是比較小的，但它在奠定成本的基調(diào)上，起了主要的作用。

有一家企業(yè)，通過MRP系統(tǒng)的物料分類查詢，發(fā)現(xiàn)有2.0mm、2.5mm、3.0mm三種規(guī)格十分相近的花紋鋼板，每種需求批量都很小，這將無疑增加了采購、運輸、倉庫保管的費用。如果企業(yè)沒有采用成組技術(shù)，標(biāo)準(zhǔn)化工作不力，設(shè)計工程師信息不溝通，這類現(xiàn)象是極其普遍的。因此，為了降低采購成本，采購人員必須同設(shè)計人員和工藝人員一起，按照價值工程的原理和同步工程的方法，在保證產(chǎn)品功能的前提下，采用最低成本的方案。MRP系統(tǒng)不僅管理人員要用，對產(chǎn)品開發(fā)人員同樣也有幫助。采購成本同時影響材料費和庫存價值，圖2例中材料費和庫存值下降5%，企業(yè)的銷售利潤率增加28%，資本收益率（ROI）增加30%。

MRPⅡ/ERP系統(tǒng)對降低采購成本的作用

MRPⅡ/ERP系統(tǒng)通過業(yè)務(wù)處理流程規(guī)范化，對降低采購成本，起到一系列的保證作用，如：

通過物料分類查詢，對每一類物料，按需用的頻度，規(guī)定優(yōu)選原則，以簡化采購物料的品種規(guī)格、保持一定批量，爭取優(yōu)惠。

周密計劃。MRPⅡ/ERP的計劃可以延續(xù)到未來某個任意日期，這樣不但可以按需采購，而且可以保證足夠的采購提前期和采購預(yù)算，防止因突發(fā)性采購而增加額外的采購費用。

設(shè)置目標(biāo)成本（標(biāo)準(zhǔn)成本）。每一個會計年度，企業(yè)都必須通過運行MRP系統(tǒng)的模擬成本，確定標(biāo)準(zhǔn)成本，也就是必須嚴(yán)格控制的成本限額。邯鋼的"市場模擬，成本否決"就是MRPⅡ/ERP系統(tǒng)中根據(jù)市場可能接受的價格，在保證一定的利潤前提下，確定的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品成本。

控制采購權(quán)限。要嚴(yán)格控制成本，首先要控制資金流出。MRPⅡ/ERP系統(tǒng)要設(shè)置每一個采購員的采購物料范圍和支付權(quán)限，同時規(guī)定超過限額的審批層次和權(quán)限，以規(guī)范采購管理。

控制庫存量。在系統(tǒng)中，要對每一種物料規(guī)定最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統(tǒng)會發(fā)出提示信號，以便管理人員采取糾正措施。

供應(yīng)商認(rèn)證。根據(jù)ISO 9000的要求，為了保證產(chǎn)品質(zhì)量，首先要保證進廠材料的質(zhì)量。各種物料的供應(yīng)商都必須經(jīng)過認(rèn)證，建立供應(yīng)商主文件。向沒有建立主文件的供應(yīng)商采購，系統(tǒng)將拒絕執(zhí)行。

跟蹤采購定單。系統(tǒng)可以提供多種查詢途徑，從采購單編碼、物料號、供應(yīng)商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢。跟蹤采購合同執(zhí)行情況。

嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動進行一系列的對比，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量、交貨日期是否與采購單一致，報價單與發(fā)票金額是否一致。必須幾方面都相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制不良資金流出。

重組同供應(yīng)商的業(yè)務(wù)流程

產(chǎn)品的質(zhì)量首先取決于原材料的質(zhì)量。對供應(yīng)商進行認(rèn)證是質(zhì)量保證體系的必要條件。要從：行業(yè)地位、信譽、履約率、產(chǎn)品發(fā)展、工藝技術(shù)、質(zhì)量、成本、服務(wù)、運輸、通信聯(lián)系方法等方面正確選擇供應(yīng)商。

傳統(tǒng)采購管理往往傾向于一種物料有多個供應(yīng)商，感覺上比較保險。而現(xiàn)代管理的趨勢是減少供應(yīng)商，并建立互信、互利、互助的長期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。好處是：簡化采購計劃及調(diào)配；可以形成經(jīng)濟采購批量，爭取優(yōu)惠；減少供方的專用工藝裝備費用；簡化運輸管理；減少庫存，從而有利于控制質(zhì)量，降低成本。 圖3說明了同供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系前后的業(yè)務(wù)流程，由于環(huán)節(jié)減少，降低了采購成本，增加了響應(yīng)速度。

當(dāng)前企業(yè)之間的競爭，已從一個企業(yè)對另一個企業(yè)發(fā)展為一個企業(yè)的供需鏈同另一個企業(yè)的供需鏈之間的競爭。同供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系，把各個供應(yīng)商看成是企業(yè)供需鏈的各個環(huán)節(jié)，形成一種"虛擬"的企業(yè)或"動態(tài)聯(lián)盟"，減少許多重復(fù)的中間環(huán)節(jié)，這就是被稱為21世紀(jì)制造業(yè)戰(zhàn)略的敏捷制造精神。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，提高供應(yīng)商對企業(yè)需求市場信息的透明度，有助于提高供應(yīng)商對物料供應(yīng)的預(yù)見性，是當(dāng)前競爭形勢下的需要。

隨著市場全球化和經(jīng)濟開放、我國大而全小而全的企業(yè)模式逐步向虛擬企業(yè)、動態(tài)聯(lián)盟和協(xié)作方向發(fā)展，采購管理在制造業(yè)中的重要性日益突出。

MRPⅡ/ERP對采購管理職能帶來的變化

MRPⅡ/ERP系統(tǒng)將給采購管理的日常工作帶來質(zhì)的變化。對采購供應(yīng)部門的員工提出了更高的素質(zhì)要求。采購人員的主要精力將放在同企業(yè)內(nèi)部人員和供應(yīng)商一起研究如何降低成本上，主要有：

從降低成本和保證質(zhì)量出發(fā)，參與確定零部件自制還是外購的原則；

同設(shè)計和工藝部門一起，參與零件設(shè)計的價值分析，以最低成本滿足功能需求；

統(tǒng)一管理零部件工序外協(xié)和外包業(yè)務(wù)，控制企業(yè)資金支出；

利用系統(tǒng)提供的物料與資金信息集成功能，編制和審定采購預(yù)算和采購權(quán)限；

確定每個采購件的合理批量、安全庫存量，控制庫存資金占用；

同計劃部門和供應(yīng)商一起，研究縮短采購提前期的措施，提高響應(yīng)變化的靈敏度；

會同技術(shù)部門指導(dǎo)供應(yīng)廠商改進外購件的性能質(zhì)量，研究降低成本的措施；

選擇正確的供應(yīng)商，并根據(jù)系統(tǒng)提供的供應(yīng)商業(yè)績報告，進行篩選；

運用信息集成系統(tǒng)，根據(jù)市場需求和企業(yè)計劃，提高采購供應(yīng)工作的預(yù)見性；

通過EDI（Electronic Data Interchange，電子數(shù)據(jù)交換）Internet /Intranet，跟蹤采購訂單進度，共同協(xié)調(diào)運輸，保證及時供應(yīng)。

MRPⅡ/ERP系統(tǒng)對采購管理提供了一系列的規(guī)范化流程，這將使在采購作業(yè)中存在的商業(yè)賄賂、收受回扣、以次充好、照顧親朋好友、損公肥私等造成企業(yè)經(jīng)營虧損的黑暗現(xiàn)象，失去藏身之地，同時也是MRPⅡ/ERP實施的阻力之一。

MRPⅡ/ERP是從企業(yè)整體利益出發(fā)的管理信息系統(tǒng)， 一些外國公司每年都要向采購部門提出降低采購成本的目標(biāo)，采購人員經(jīng)過努力實現(xiàn)目標(biāo)后將得到應(yīng)有的獎勵。這種獎勵不比拿回扣低，是正大光明的收入，企業(yè)和個人都得利。這是提高管理水平的結(jié)果，是采購人員的榮譽。我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)國外的科學(xué)管理方法，我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)國外企業(yè)的科學(xué)管理方法，建立有利于發(fā)展生產(chǎn)的激勵機制，從正面引導(dǎo)，來消除腐敗現(xiàn)象、改變采購管理的面貌。

實施MRPⅡ/ERP系統(tǒng)，不可避免地會觸動不利于生產(chǎn)發(fā)展的傳統(tǒng)觀念，只有不斷深化改革，運用當(dāng)代新的管理思想和信息技術(shù)，才能使我們的企業(yè)在全球競爭的嚴(yán)峻形勢下立于不敗之地。"師夷之長技以制夷"，這是我們引進MRPⅡ/ERP系統(tǒng)不可動搖的指導(dǎo)原則。

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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)在采購管理中的應(yīng)用

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