實(shí)施ERP與項(xiàng)目監(jiān)理的關(guān)系實(shí)際上是一種很明確的依賴關(guān)系。假如一個企業(yè)應(yīng)用實(shí)施ERP系統(tǒng)但沒有很好地進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理的話,那么,實(shí)施的效果就會大打折扣。一般來講,由于以下幾個原因,應(yīng)用ERP系統(tǒng)需要實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)理:

企業(yè)在此之前沒有實(shí)施大型管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn);

ERP系統(tǒng)將涉及到企業(yè)各個業(yè)務(wù)管理部門;

ERP系統(tǒng)的實(shí)施周期一般會在半年到兩年之間。

所以,從注重ERP系統(tǒng)的實(shí)施效果出發(fā),企業(yè)必須認(rèn)真考慮項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的問題。所謂項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理,主要是指在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中(包括開始前的準(zhǔn)備階段和完成后的評估階段)對項(xiàng)目實(shí)施中所涉及到的各種資源和所達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制。因?yàn)槠髽I(yè)實(shí)施E RP系統(tǒng)實(shí)際上是一個管理工程,由于企業(yè)缺乏大型管理系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),可能會導(dǎo)致過程失控;由于ERP系統(tǒng)涉及到企業(yè)的各個管理部門,可能會在實(shí)施過程中產(chǎn)生一些問題和阻力,這就需要進(jìn)行協(xié)調(diào);由于完整實(shí)施ERP系統(tǒng)需要較長的實(shí)施周期和較多的資源投入,這就需要進(jìn)行周密的計劃和控制。

因此,企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)時,有幾個要點(diǎn)是不能忽視的,第一是認(rèn)真按照自己的要求選型;第二是注重培訓(xùn);第三是需要供應(yīng)商的支持和按照實(shí)施方法進(jìn)行實(shí)施;第四是不能忽視項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理。對于第四點(diǎn),目前一些企業(yè)很少考慮到,因此,本文將著重對此進(jìn)行討論。

具體來講,項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理要做的工作有以下幾點(diǎn):

1. 對項(xiàng)目實(shí)施計劃和目標(biāo)進(jìn)行把關(guān)

在項(xiàng)目開始啟動之際,需要制定出項(xiàng)目的實(shí)施計劃和目標(biāo)。如果企業(yè)對ERP項(xiàng)目的實(shí)施結(jié)果不滿意,實(shí)際上就說明實(shí)施結(jié)果和計劃目標(biāo)有差異。一般來說,造成這種差異的原因有以下幾個:

* 在項(xiàng)目開始之前存在著太高的期望值,即使充分努力也達(dá)不到預(yù)期結(jié)果;

* 對實(shí)施的困難估計不足,在遇到困難時無法面對并克服,而達(dá)不到預(yù)期結(jié)果;

* 對實(shí)施所需的各種資源估計不足,由于資源的原因而達(dá)不到預(yù)期的結(jié)果;

* 由于合作伙伴的原因,使實(shí)施達(dá)不到預(yù)期的結(jié)果;

* 實(shí)施計劃和目標(biāo)沒有得到高層領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

要解決這些問題,首先必須認(rèn)真負(fù)責(zé)地制定出項(xiàng)目實(shí)施的計劃和目標(biāo),其次是必須對項(xiàng)目實(shí)施計劃和目標(biāo)進(jìn)行把關(guān),分析并確認(rèn)這個計劃與目標(biāo)是合理的和切實(shí)可行的,這是項(xiàng)目監(jiān)理的第一步。實(shí)際上,要做到這一點(diǎn),主要是看項(xiàng)目實(shí)施計劃與目標(biāo)是否至少包含以下幾個主要內(nèi)容:

* 項(xiàng)目實(shí)施的總目標(biāo);

* 項(xiàng)目實(shí)施的各個階段定義和分階段目標(biāo);

* 達(dá)到這些分階段目標(biāo)的時間表;

* 達(dá)到這些目標(biāo)所需要的資源保證,以及達(dá)到每一個目標(biāo)的責(zé)任者;

* 評價達(dá)到這些目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法;

* 高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了這一計劃和目標(biāo)。

2. 監(jiān)督和控制投入的各種資源以及達(dá)到的目標(biāo)

當(dāng)一個切實(shí)可行的實(shí)施計劃和目標(biāo)被制定和批準(zhǔn)以后,如何監(jiān)督和控制實(shí)施過程就成了一個重要問題。根據(jù)許多項(xiàng)目中的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),基本上可以這樣講,很少有哪一個項(xiàng)目是完全按照實(shí)施計劃進(jìn)行的,因?yàn)樵俸玫挠媱澮膊豢赡茴A(yù)見到所有的問題并事先制定出對策。所以,對實(shí)施過程的監(jiān)督和控制,主要著眼于以下幾個方面:

* 要使用戶和合作伙伴都明白計劃是嚴(yán)肅的;

* 計劃既是嚴(yán)肅的,但也是可以調(diào)整的,調(diào)整計劃必須合理并得到高層領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn);

* 化整為零,按每一個實(shí)施的小階段對投入的資源和達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制;

* 發(fā)生問題是正常的,不控制問題是不正常的;

* 控制問題的方式有:追究責(zé)任、調(diào)整資源、改變方法、調(diào)整計劃、停止計劃。

在項(xiàng)目的實(shí)施過程中,監(jiān)督和控制的依據(jù)是計劃和目標(biāo),監(jiān)督和控制的目的是要使實(shí)施工作按計劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問題發(fā)生時,其直接的表現(xiàn)就是實(shí)施結(jié)果偏離了原來的計劃和目標(biāo),在這種情況下,項(xiàng)目監(jiān)理的工作就是要及早發(fā)現(xiàn)這種偏離,并分析原因。如果是因?yàn)樵瓉淼挠媱澓湍繕?biāo)制定得不合理,或者發(fā)生了預(yù)料之外的情況而又無法克服,這樣就必須調(diào)整計劃和目標(biāo)。如果不是原來計劃和目標(biāo)的問題,則一定是資源的問題,這里所講的資源是指廣義的資源,如時間、人力、資金、技術(shù)和工具等。企業(yè)在實(shí)施ER P項(xiàng)目時,資源發(fā)生問題是最常見的,而好的項(xiàng)目監(jiān)理可以在問題開始發(fā)生時就發(fā)現(xiàn)問題,并懂得如何分清責(zé)任,以及如何及時控制資源的合理投入。

3. 評判系統(tǒng)實(shí)施結(jié)果

評判系統(tǒng)實(shí)施結(jié)果是指項(xiàng)目監(jiān)理對整個項(xiàng)目的實(shí)施過程和結(jié)果進(jìn)行分析和評判。一般來講,有不少企業(yè)不太重視項(xiàng)目監(jiān)理對ERP系統(tǒng)實(shí)施結(jié)果進(jìn)行的分析和評判,這可能有幾個原因:

* 自己對實(shí)施結(jié)果不滿意,擔(dān)心分析和評判會暴露出更多的問題;

* 希望早些結(jié)束項(xiàng)目實(shí)施;

* 比較公正和有經(jīng)驗(yàn)的分析評判者不多;

* 一般的分析和評判對企業(yè)的形象沒有直接的好處,可能還要花錢。

實(shí)際上,從項(xiàng)目監(jiān)理的角度出發(fā),對ERP系統(tǒng)的實(shí)施結(jié)果進(jìn)行分析和評判是必要的,因?yàn)檫M(jìn)行分析和評判的目的是要使企業(yè)和系統(tǒng)實(shí)施人員知道以下幾點(diǎn):

* 整個系統(tǒng)實(shí)施工作和計劃目標(biāo)的吻合程度;

* 系統(tǒng)的實(shí)施效果;

* 系統(tǒng)還需要提高的方面;

* 從中總結(jié)出一套適合本企業(yè)的大型管理系統(tǒng)的實(shí)施方法。

在實(shí)際工作中,這種分析和評判可以分階段進(jìn)行,但是在整個系統(tǒng)實(shí)施完成以后,應(yīng)該進(jìn)行一次總的分析和評判。

綜上所述,項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理將直接影響到企業(yè)實(shí)施應(yīng)用ERP的結(jié)果好壞。項(xiàng)目監(jiān)理這一角色的責(zé)任是相當(dāng)大的,對其要求也是相當(dāng)高的。擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目監(jiān)理角色的人員,應(yīng)該是有經(jīng)驗(yàn)的、比較公正的和負(fù)責(zé)任的。對正在實(shí)施或已經(jīng)實(shí)施ERP系統(tǒng)的企業(yè)來說,在以上三個主要方面進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理不容忽視。

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