ERP早已不是新鮮事物，但是，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP中，如何徹底處理好全部的采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)于某些采購(gòu)和財(cái)務(wù)人員至今仍感到迷茫。對(duì)于采購(gòu)人員來(lái)講，因?yàn)槟承┢髽I(yè)中由他們負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單的匹配工作，在ERP中該部分內(nèi)容比較細(xì)化，甚至還要涉及到復(fù)雜的暫估處理，這使得他們力不從心。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)講，ERP中憑證的處理很細(xì)化，他們對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)了解又不徹底，經(jīng)常造成采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及到的財(cái)務(wù)科目賬務(wù)不平，折騰半天也找不出個(gè)所以然來(lái)。

    市場(chǎng)上ERP軟件非常多，筆者也無(wú)法一一去講述該部分業(yè)務(wù)在ERP中的操作；在本文中，筆者從業(yè)務(wù)處理角度向讀者抽絲剝繭、詳細(xì)解讀這些難點(diǎn)在采購(gòu)業(yè)務(wù)中的處理，以便“以不變應(yīng)萬(wàn)變”。

一 、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估的含義

    1、采購(gòu)結(jié)算

    具體什么叫采購(gòu)結(jié)算，我們不去摳概念，那是學(xué)者的事情。我們經(jīng)�？吹讲少�(gòu)或財(cái)務(wù)人員，一手拿采購(gòu)入庫(kù)單、一手拿采購(gòu)發(fā)票，一核對(duì)，然后用曲別針別在一起的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是采購(gòu)結(jié)算的核心環(huán)節(jié)。因此，可以把采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票匹配的過(guò)程稱為采購(gòu)結(jié)算。

    在采購(gòu)結(jié)算中，有兩種情況需要特別說(shuō)明。一是采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、通關(guān)費(fèi)等，這些費(fèi)用有些企業(yè)直接分?jǐn)偟讲少?gòu)貨物成本中，有些企業(yè)把它們歸集到期間費(fèi)用中。二是采購(gòu)過(guò)程中的合理?yè)p耗也是采用了這兩種處理方式，有的分?jǐn)偟搅瞬少?gòu)貨物成本中，有的歸入了期間費(fèi)用。這兩種情況在財(cái)務(wù)處理上會(huì)進(jìn)入不同的會(huì)計(jì)科目，但在業(yè)務(wù)處理中差別不大，最多是不同的ERP軟件中操作上有細(xì)微差別，采購(gòu)人員也不必過(guò)多關(guān)心。

    2、采購(gòu)暫估

    先用大白話解釋一下，采購(gòu)暫估就是對(duì)采購(gòu)金額的估計(jì)。按照財(cái)務(wù)規(guī)定，每月采購(gòu)的貨物，月底必須入賬。財(cái)務(wù)以采購(gòu)發(fā)票金額做為入賬金額，若本月采購(gòu)的貨物，月底之前沒(méi)有收到采購(gòu)發(fā)票，就需要把采購(gòu)金額先估計(jì)入賬，等到收到采購(gòu)發(fā)票后，再根據(jù)采購(gòu)發(fā)票的實(shí)際金額做調(diào)整。這種估計(jì)采購(gòu)金額并按該金額入賬的方式即為采購(gòu)暫估；因?yàn)椴少?gòu)暫估是預(yù)估的應(yīng)付賬款，所以財(cái)務(wù)上也稱為暫估應(yīng)付。在采購(gòu)結(jié)算中，筆者提到采購(gòu)發(fā)票包含采購(gòu)貨物發(fā)票和采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票兩部分，若本月的這兩部分發(fā)票都沒(méi)有收到，一般貨物金額必須暫估，對(duì)于費(fèi)用金額，根據(jù)金額的大小，企業(yè)可以靈活選擇是否進(jìn)行暫估。對(duì)于如何估計(jì)采購(gòu)金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購(gòu)訂貨時(shí)的價(jià)格進(jìn)行暫估。

    估計(jì)的采購(gòu)金額，等到收到采購(gòu)發(fā)票后，需要把采購(gòu)暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？一般有三種方式：?jiǎn)蔚交貨_、單到補(bǔ)差、月初回沖。企業(yè)使用ERP后，最常用的是單到回沖和單到補(bǔ)差這兩種。這三種方式具體是什么，請(qǐng)看下表中筆者的解釋：

表1采購(gòu)暫估回沖方式

二 、如何處理采購(gòu)結(jié)算與采購(gòu)暫估

    因?yàn)椴少?gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估兩個(gè)環(huán)節(jié)銜接緊密，它們也是采購(gòu)業(yè)務(wù)中財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)處理的銜接點(diǎn)，筆者把二者放在一塊兒進(jìn)行解說(shuō)。

    1、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估的分類

    對(duì)于一筆貨物來(lái)講，若本月收到貨物，也收到了貨物發(fā)票和費(fèi)用發(fā)票，就不需要做暫估處理，直接結(jié)算即可；若本月僅收到貨物，未收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票，月底需要對(duì)貨物金額做暫估，費(fèi)用金額視企業(yè)要求而定是否進(jìn)行暫估。等到收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票的月份，先回沖暫估，再做結(jié)算；針對(duì)極個(gè)別先收到發(fā)票，本月未收到貨物的情況，先把發(fā)票做應(yīng)付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結(jié)算。

    根據(jù)采購(gòu)人員收到貨物和發(fā)票的不同時(shí)間，常用的采購(gòu)結(jié)算與采購(gòu)暫估具體可以分為如下幾種情況：

表2 采購(gòu)結(jié)算與采購(gòu)暫估情況分析

  

     2、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估的詳細(xì)處理

    在細(xì)說(shuō)每種情況的處理之前，筆者先解釋一下采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票的處理原則。采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票，可以攤?cè)氩少?gòu)成本，可以歸集到期間費(fèi)用。歸集到期間費(fèi)用時(shí)，不需要對(duì)應(yīng)到每筆采購(gòu)貨物，不需要采購(gòu)結(jié)算，也不會(huì)涉及采購(gòu)暫估了。但是，采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票如果攤?cè)氩少?gòu)成本，它一般按照需要攤?cè)氲拿糠N貨物的數(shù)量或金額進(jìn)行分?jǐn)�。采�?gòu)費(fèi)用金額能對(duì)應(yīng)到每筆采購(gòu)貨物最好，若實(shí)在對(duì)應(yīng)不上也需要清楚的知道應(yīng)該分?jǐn)偟侥男┓N類的貨物中；因此，采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票攤?cè)氩少?gòu)成本時(shí)，一定需要做采購(gòu)結(jié)算處理。采購(gòu)費(fèi)用攤?cè)氩少?gòu)成本時(shí)是否需要暫估呢？企業(yè)一般根據(jù)采購(gòu)費(fèi)用金額大小而定，金額較小時(shí)一般不暫估，等收到采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票后，直接結(jié)算即可。

    因?yàn)椴少?gòu)費(fèi)用歸集到期間費(fèi)用無(wú)需暫估，所以在如下的詳細(xì)處理介紹中，筆者按照采購(gòu)費(fèi)用攤到采購(gòu)成本的方式進(jìn)行闡述。

    1. 貨票同到

    對(duì)于貨物、貨物發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票同時(shí)到來(lái)的情況最好處理，此種情況不涉及暫估處理，僅需做采購(gòu)結(jié)算。三者匹配完畢后，采購(gòu)費(fèi)用按照入庫(kù)單上每種貨物的數(shù)量或金額直接攤?cè)氩少?gòu)成本。結(jié)算完畢，大多數(shù)ERP軟件，會(huì)生成一張采購(gòu)結(jié)算單，同時(shí)給參與結(jié)算的貨物打上已結(jié)算的標(biāo)識(shí)。

    2. 貨與部分票同到

    針對(duì)貨物全到、貨物發(fā)票全到、費(fèi)用發(fā)票部分到的情況，一般與“貨票同到”處理情況相同，把上述三者先做結(jié)算，剩余部分做暫估。后續(xù)收到剩余部分的費(fèi)用發(fā)票時(shí)，再做一次費(fèi)用結(jié)算處理；但此時(shí)一般把后續(xù)收到的費(fèi)用發(fā)票金額直接攤?cè)虢Y(jié)存的貨物成本中，不再追蹤當(dāng)時(shí)貨物的采購(gòu)入庫(kù)單據(jù)。因?yàn)樵贓RP中，當(dāng)時(shí)的貨物入庫(kù)單據(jù)已經(jīng)做過(guò)一次結(jié)算，并進(jìn)行了賬務(wù)處理，哪怕進(jìn)行追蹤也無(wú)法更新當(dāng)時(shí)貨物單據(jù)的金額。還有另一個(gè)重要原因是攤?cè)虢Y(jié)存成本的方式，一般不影響貨物出庫(kù)的成本計(jì)算（影響貨物出庫(kù)成本的特殊情況是：“個(gè)別計(jì)價(jià)”核算出庫(kù)成本的情況）。

    針對(duì)貨物全到、貨物發(fā)票部分到的情況，無(wú)論費(fèi)用發(fā)票情況怎么樣，一般把到票的那一部分貨物做結(jié)算處理，沒(méi)有到票的部分做暫估處理。在處理中，一般把費(fèi)用發(fā)票按照分?jǐn)傄?guī)則直接攤?cè)胴浳锏慕Y(jié)存成本中。

    3. 先貨后票

    先貨后票的情況，本月先做暫估，等收到貨物發(fā)票后先回沖暫估，再做結(jié)算處理。對(duì)于費(fèi)用發(fā)票，若進(jìn)行了暫估也需要先回沖暫估，再做結(jié)算處理。費(fèi)用結(jié)算時(shí)，一般也是僅調(diào)整貨物的結(jié)存成本。比如：在用友ERP-U8中，費(fèi)用結(jié)算處理時(shí)，通過(guò)一筆僅有金額無(wú)數(shù)量的“入庫(kù)調(diào)整單”，調(diào)整貨物的結(jié)存成本。

    4. 先票后貨

    先票后貨的情況，比較少。但是，存在此情況時(shí)，一般把發(fā)票先做應(yīng)付處理即可，等到收到貨物后，再做結(jié)算。

    5. 未開(kāi)票退貨

    此種情況也稱為“紅藍(lán)入庫(kù)單結(jié)算”。因?yàn)椴少?gòu)入庫(kù)后，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)束了，但財(cái)務(wù)處理還沒(méi)有結(jié)束，最終需要通過(guò)結(jié)算往財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。因?yàn)樨浳镆淹私o供應(yīng)商，不會(huì)再收到采購(gòu)發(fā)票，所以要從財(cái)務(wù)意義上結(jié)束這筆業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行入庫(kù)單據(jù)和退貨單據(jù)的匹配工作，即：紅藍(lán)入庫(kù)單結(jié)算。

    6. 開(kāi)票后退貨

    開(kāi)票后退貨，原則上會(huì)收到供應(yīng)商的退貨發(fā)票，若實(shí)在沒(méi)有退貨發(fā)票，一般是換貨而非退貨。對(duì)于換貨業(yè)務(wù)，如果原來(lái)的采購(gòu)入庫(kù)單在ERP中已經(jīng)開(kāi)票，建議在形式上走退貨流程，依據(jù)退貨單做紅字采購(gòu)發(fā)票，并二者做結(jié)算。

三 、采購(gòu)結(jié)算中的特殊情況處理

    上述六種情況，都算采購(gòu)結(jié)算與暫估中的正常情況。其實(shí)，在采購(gòu)結(jié)算中還有一些“疑難雜癥”或不按套路出牌的情況；采購(gòu)損耗在采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)中就是“疑難雜癥”的典型代表，供應(yīng)商不給開(kāi)發(fā)票可以稱做典型的“不按套路出牌”的情況。那么，對(duì)于這兩種情況應(yīng)該如何處理呢？

    1. 采購(gòu)損耗

    采購(gòu)損耗，分為合理?yè)p耗與非合理?yè)p耗。對(duì)于合理?yè)p耗，雙方協(xié)商由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)，若采購(gòu)方承擔(dān)，可以攤?cè)氩少?gòu)成本或歸入期間費(fèi)用；攤?cè)氩少?gòu)成本時(shí)，在采購(gòu)結(jié)算環(huán)節(jié)，平攤到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)金額中即可，它會(huì)稍微抬高貨物的采購(gòu)單價(jià)；若歸入期間費(fèi)用，根據(jù)損耗依據(jù)直接在財(cái)務(wù)中做憑證即可。若合理?yè)p耗由供應(yīng)商承擔(dān)，一般在采購(gòu)結(jié)算中抵消該部分采購(gòu)金額即可，從而降低貨物的采購(gòu)單價(jià)。

    對(duì)于非合理?yè)p耗，一般由供應(yīng)商承擔(dān)，同樣也是在采購(gòu)結(jié)算中抵消采購(gòu)金額，從而減少應(yīng)付賬款。

    2. 供應(yīng)商無(wú)法開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票

    在現(xiàn)實(shí)工作中，企業(yè)經(jīng)常要買些低值易耗品，或生產(chǎn)輔料。有時(shí)這些供應(yīng)商就是個(gè)體戶，他們不愿給客戶開(kāi)發(fā)票，或需要單獨(dú)談開(kāi)發(fā)票的條件；這就導(dǎo)致企業(yè)購(gòu)買低值易耗品或生產(chǎn)輔料時(shí)收不到采購(gòu)發(fā)票。針對(duì)這些情況，如果企業(yè)在ERP中走采購(gòu)入庫(kù)流程，建議做張?zhí)摂M的采購(gòu)發(fā)票，然后結(jié)算即可。當(dāng)做財(cái)務(wù)憑證時(shí)，用供應(yīng)商給開(kāi)的收據(jù)做為原始憑證即可。

四、期初采購(gòu)的處理

    當(dāng)企業(yè)第一次實(shí)施ERP的時(shí)候，若采購(gòu)與應(yīng)付進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，那么就涉及到ERP上線以前未收到采購(gòu)發(fā)票的采購(gòu)入庫(kù)單的處理問(wèn)題，期初采購(gòu)主要指的就是這個(gè)問(wèn)題。針對(duì)這部分入庫(kù)單不能再重新入一次庫(kù)吧？那應(yīng)該如何處理呢？

    一般在ERP中有一個(gè)期初采購(gòu)的功能，在該功能節(jié)點(diǎn)下錄入這部分期初采購(gòu)入庫(kù)單，錄入的這些采購(gòu)入庫(kù)單，它不會(huì)影響倉(cāng)庫(kù)中的現(xiàn)存量，它的作用僅是等收到采購(gòu)發(fā)票后，回沖暫估、做采購(gòu)結(jié)算處理。期初采購(gòu)入庫(kù)單后續(xù)的暫估回沖、采購(gòu)結(jié)算，與正常的采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)完全一樣。如上，即是期初采購(gòu)的處理。

五、采購(gòu)中轉(zhuǎn)科目借貸不平的常見(jiàn)原因

    在ERP中，當(dāng)供應(yīng)鏈與財(cái)務(wù)模塊集成使用時(shí)，采購(gòu)業(yè)務(wù)的憑證一般在存貨核算模塊和應(yīng)付管理模塊生成，然后傳入總賬；而不像僅做總賬憑證的手工記賬、會(huì)計(jì)電算化時(shí)代一樣，把采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票放在一起直接做個(gè)總賬憑證就完事兒。這種財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的憑證生成方式，當(dāng)不考慮暫估時(shí)，與直接做總賬憑證方式的對(duì)比如下：

圖1 采購(gòu)憑證填制方式對(duì)比

    在“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票都在采購(gòu)管理模塊中，二者結(jié)算后，采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票分別傳入存貨核算和應(yīng)付管理模塊生成憑證。在“直接做總賬憑證方式”下，拿著紙質(zhì)的采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票，直接手工填制紙質(zhì)憑證或在會(huì)計(jì)電算化的總賬模塊中填制憑證即可。在這兩種方式下最大的區(qū)別就是：財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化方式下，采用了“材料采購(gòu)”科目做中轉(zhuǎn)。原因在于：它把“直接做總賬憑證方式”下的一張憑證拆成了兩張，為了平賬，必須通過(guò)一個(gè)中轉(zhuǎn)科目。這里需要說(shuō)明的是：“材料采購(gòu)”中轉(zhuǎn)科目月末是沒(méi)有余額的，因?yàn)橹挥胁少?gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票做結(jié)算后才會(huì)用到該科目做中轉(zhuǎn)，暫估狀態(tài)下不需中轉(zhuǎn)科目，借方直接記入“原材料或庫(kù)存商品”與“應(yīng)交稅金”即可，貸方記入“應(yīng)付賬款”。有時(shí)，企業(yè)也用“在途物資”科目做中轉(zhuǎn)；至于“材料采購(gòu)、在途物資”兩個(gè)會(huì)計(jì)科目在會(huì)計(jì)準(zhǔn)則下的含義與區(qū)別，本文中不做討論，本文的目的在于把這種業(yè)務(wù)在ERP下的使用難點(diǎn)解釋清楚。

    正是因?yàn)樵?ldquo;財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”方式下，用“材料采購(gòu)”科目做了中轉(zhuǎn)，增加了處理環(huán)節(jié)，所以稍有不慎，便會(huì)引起“材料采購(gòu)”科目借貸方不平，月末有余額。究其具體情況與原因，筆者總結(jié)如下：

    1． 發(fā)票憑證與入庫(kù)單憑證期間不一致

    若采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票在某月份做了結(jié)算，兩張單據(jù)需要同時(shí)在當(dāng)期內(nèi)生成憑證，若有一方不生成，月末會(huì)引起“材料采購(gòu)”科目借貸不平，導(dǎo)致借方或貸方有余額。這里再次強(qiáng)調(diào)一下，對(duì)于采購(gòu)入庫(kù)單暫估的業(yè)務(wù)，是用不到“材料采購(gòu)”科目的。

    2.非采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)使用了“材料采購(gòu)”科目

    無(wú)論哪一個(gè)中轉(zhuǎn)科目，一定是需要借貸匹配的；建議給中轉(zhuǎn)科目明確使用范圍與用途，不得用于其他情況，這樣才能有效避免中轉(zhuǎn)科目借貸不平。對(duì)于用于采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)的中轉(zhuǎn)科目，若在其他業(yè)務(wù)中當(dāng)做非中轉(zhuǎn)科目使用，當(dāng)然極易引起“材料采購(gòu)”科目的借貸不平。

    3. 存在未結(jié)算就直接做憑證的采購(gòu)發(fā)票

    在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的ERP中，采購(gòu)發(fā)票需要先與入庫(kù)單結(jié)算再生成憑證，若未結(jié)算就直接生成了憑證。而采購(gòu)入庫(kù)單要么仍在暫估狀態(tài)要么需要做暫估，因?yàn)闀汗捞幚碛貌坏?ldquo;材料采購(gòu)”科目，所以此種情況下會(huì)造成“材料采購(gòu)”科目借貸不平。

    4. 費(fèi)用發(fā)票攤?cè)氩少?gòu)成本的調(diào)整單據(jù)，未生成憑證

    在采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)貨物發(fā)票做過(guò)一次結(jié)算后，收到采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票時(shí)，若采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票需要攤?cè)氩少?gòu)成本，它只能通過(guò)直接調(diào)整相應(yīng)貨物的結(jié)存成本。在ERP中，一般通過(guò)存貨調(diào)整單據(jù)實(shí)現(xiàn)成本的調(diào)整，同時(shí)采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票做應(yīng)付賬款處理。在此種情況下，若調(diào)整單據(jù)沒(méi)有及時(shí)生成憑證，也會(huì)引起“材料采購(gòu)”科目借貸不平。

    這里講點(diǎn)兒題外話，存貨調(diào)整單據(jù)的使用，在ERP中也會(huì)引起存貨明細(xì)賬僅有金額沒(méi)有數(shù)量的情況。舉個(gè)例子，假如A貨物現(xiàn)在的庫(kù)存量是零，若現(xiàn)在有一筆采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票通過(guò)存貨調(diào)整單攤?cè)肓薃貨物的成本中，此時(shí)就會(huì)引起A貨物僅有金額無(wú)數(shù)量的情況。但是，此種情況不算異常，不用擔(dān)心，后期它會(huì)隨著A貨物的購(gòu)進(jìn)與使用，在A貨物的出庫(kù)成本核算中，進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整的。比如：A貨物的出庫(kù)計(jì)價(jià)方式為“移動(dòng)平均”，那么A貨物每次出庫(kù)時(shí)，ERP都會(huì)動(dòng)態(tài)的計(jì)算A貨物的出庫(kù)成本的。

六、結(jié)束語(yǔ)

    財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化下，在ERP中采購(gòu)業(yè)務(wù)的難點(diǎn)不多，但是這些難點(diǎn)還真是不簡(jiǎn)單，瑣碎并且對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)要求較高，或許這才是成為難點(diǎn)的真正原因吧！對(duì)于這些難點(diǎn)的解說(shuō)，筆者也感覺(jué)比較難，因?yàn)樽约呵宄�與如何讓別人清楚這完全是兩種能力或兩個(gè)階段。筆者上述的解說(shuō)，仍比較晦澀，也可能不全面，權(quán)當(dāng)拋磚引玉吧，愿能激起讀者更深入思考與理解！
 

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本文標(biāo)題：ERP中采購(gòu)業(yè)務(wù)的難點(diǎn)解析

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