隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和會(huì)計(jì)電算化的不斷推進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。為適應(yīng)這一發(fā)展，各高校會(huì)計(jì)電算化專業(yè)都把會(huì)計(jì)電算化作為一門核心主干課程。筆者所在學(xué)院會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)一直以用友ERP-U8財(cái)務(wù)軟件為授課載體，近年主要采用V86l版本。筆者結(jié)合該課程的實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)其注意事項(xiàng)及常見問題，對(duì)系統(tǒng)管理、公用基礎(chǔ)信息設(shè)置、總賬系統(tǒng)3個(gè)模塊進(jìn)行了總結(jié)和分析，以期對(duì)用友財(cái)務(wù)軟件的初學(xué)者提供幫助。
1 系統(tǒng)管理模塊
系統(tǒng)管理模塊操作相對(duì)簡(jiǎn)單。但筆者發(fā)現(xiàn)初學(xué)者由于對(duì)內(nèi)部控制制度在軟件中如何體現(xiàn)缺乏較深入的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致容易忽略一些細(xì)節(jié)，教師應(yīng)提示學(xué)生關(guān)注這些細(xì)節(jié)，促使其順利完成建賬、修改賬套等實(shí)訓(xùn)任務(wù)。
(1)建立賬套。在用友財(cái)務(wù)軟件學(xué)習(xí)中，通常先要求學(xué)生以管理員身份進(jìn)行系統(tǒng)注冊(cè)和操作員管理。其次需讓學(xué)生明確系統(tǒng)管理員、賬套主管及其他操作員的分工。實(shí)際上，學(xué)生在初學(xué)時(shí)經(jīng)常容易混淆他們的權(quán)限，特別是系統(tǒng)管理員和賬套主管的權(quán)限，所以在建賬前，應(yīng)讓學(xué)生明確系統(tǒng)管理員的工作是設(shè)置角色、用戶及權(quán)限，建賬，賬套輸出和引入等。而賬套主管主要負(fù)責(zé)建立年度賬、賬套的修改、賬套的日常業(yè)務(wù)處理等。
(2)修改賬套。當(dāng)需要對(duì)新建賬套進(jìn)行修改時(shí)，學(xué)生習(xí)慣于以系統(tǒng)管理員的身份進(jìn)入，登錄后發(fā)現(xiàn)“修改”按鈕為灰色，不能修改。這時(shí)以賬套主管的身份進(jìn)行操作即可。在系統(tǒng)未啟用前，可以修改的內(nèi)容包括賬套名稱、單位信息、行業(yè)性質(zhì)，可以增加基礎(chǔ)信息、修改分類編碼方案、定義數(shù)據(jù)精度；而在系統(tǒng)啟用后，有些內(nèi)容即使可以修改也不能按實(shí)訓(xùn)資料的要求進(jìn)行改正，如行業(yè)性質(zhì)選擇錯(cuò)誤，在進(jìn)行會(huì)計(jì)科目維護(hù)時(shí)發(fā)現(xiàn)，返回到行業(yè)性質(zhì)修改后，仍然存在與實(shí)訓(xùn)資料不相符的會(huì)計(jì)科目，只能通過重新建立賬套解決，所以應(yīng)提示學(xué)生在操作時(shí)注意避免選擇錯(cuò)誤的內(nèi)容。
(3)輸出與引入賬套。為了保證實(shí)訓(xùn)課程的順利進(jìn)行，機(jī)房一般對(duì)重要硬盤進(jìn)行還原保護(hù)，當(dāng)電腦被重啟后，原賬套被清除，這就需要學(xué)生每次課后在未實(shí)行保護(hù)的硬盤輸出并保存賬套備份文件，下次課再引入。經(jīng)常會(huì)有學(xué)生在目標(biāo)文件夾下找不到上次課已輸出的賬套備份文件，這是由于在上次輸出過程中只選中了目標(biāo)文件夾，并沒有雙擊打開，備份文件沒有保存在目標(biāo)文件夾。而是存人了上一級(jí)文件夾，耍想找到丟失的備份文件，需要到上級(jí)目錄尋找，然后再將其復(fù)制到目標(biāo)文件夾即可。
(4)權(quán)限設(shè)置。只有系統(tǒng)管理員才能設(shè)置賬套主管的權(quán)限，也可以對(duì)相應(yīng)賬套的相關(guān)操作員賦權(quán)，而賬套主管只能分配所屬賬套子系統(tǒng)的權(quán)限。通常學(xué)生會(huì)以admin身份登錄系統(tǒng)管理并對(duì)所有操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，進(jìn)入操作員權(quán)限窗口，依次點(diǎn)擊相應(yīng)操作員。容易遺漏的操作一般有：忘記在賬套主管前的方框內(nèi)打勾、忘記選擇新建的賬套和年度、忘記子權(quán)限的展開與選擇等，導(dǎo)致操作員權(quán)限錯(cuò)誤或不完整，應(yīng)提示學(xué)生注意避免。
(5)年度賬管理。建立年度賬時(shí)發(fā)現(xiàn)“年度賬”按鈕為灰色，這是由于以admin身份登錄系統(tǒng)管理，改為以賬套主管身份登錄即可。只有賬套主管才能進(jìn)行有關(guān)年度賬的操作，同理可應(yīng)用到年度賬的輸出與引入、年度數(shù)據(jù)清空的操作。
2 公用基礎(chǔ)信息設(shè)置模塊
公用基礎(chǔ)信息設(shè)置對(duì)后續(xù)模塊的操作有重要影響，學(xué)生需格外注意操作的完整性，避免遺漏操作步驟。筆者對(duì)容易遺漏的操作進(jìn)行總結(jié)和分析如下：
(1)職員檔案設(shè)置。根據(jù)實(shí)訓(xùn)資料要求，對(duì)“其他應(yīng)收款”科目設(shè)置“個(gè)人往來”輔助賬，在輸入該科目期初余額或填制涉及該科目的憑證時(shí)。在輔助窗口個(gè)人欄無法找到相應(yīng)職員的名字，則應(yīng)返回職員檔案設(shè)置，在該職員檔案窗口中是否業(yè)務(wù)員前打勾即可。
(2)外幣設(shè)置。已錄入了匯率，但使用時(shí)卻顯示匯率為空。這是因?yàn)殇浲陞R率后沒有成功保存就退出了，返回外幣設(shè)置窗口，重新錄入?yún)R率，而后點(diǎn)一下回車或?qū)⒐鈽?biāo)在別處點(diǎn)一下，即可保存。
(3)票據(jù)管理。在錄入涉及銀行存款科目的憑證時(shí)只彈出輔助項(xiàng)窗口。沒彈出票號(hào)登記窗口，這時(shí)返回到結(jié)算方式窗口，在是否票據(jù)管理前打勾即可，同時(shí)確�？傎~“選項(xiàng)”的“憑證”選項(xiàng)卡中勾選“支票控制”項(xiàng)。
3 總賬系統(tǒng)模塊
(1)期初余額錄入。在錄入期初余額時(shí)，有些學(xué)生忘記給會(huì)計(jì)科目定義輔助核算項(xiàng)，只錄入了該科目的總賬余額。之后發(fā)現(xiàn)需通過輔助核算項(xiàng)錄入時(shí)。又直接把該科目設(shè)置了輔助核算而忘記把總賬余額刪除。導(dǎo)致總賬余額無法刪除。在輔助核算窗口錄入明細(xì)余額后，總賬余額變?yōu)檎_余額的2倍，試算不平衡。這時(shí)需作如下操作：刪除輔助核算項(xiàng)的期初余額一在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中去掉該科目的輔助核算屬性一在期初余額錄入中刪除該科目的總賬余額一重新設(shè)置會(huì)計(jì)科目輔助核算項(xiàng)一正確錄入該科目輔助核算明細(xì)余額，系統(tǒng)自動(dòng)生成總賬余額。
(2)憑證管理。在學(xué)生進(jìn)行憑證管理實(shí)訓(xùn)時(shí)，常會(huì)遇到問題。而這些問題多數(shù)是因?yàn)橹安僮麇e(cuò)誤或設(shè)置不完整造成，以下為常見問題：
問題一：制單中涉及應(yīng)收(或應(yīng)付)款項(xiàng)時(shí)，系統(tǒng)提示“不能使用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)的受控科目”。這是由于在會(huì)計(jì)科目維護(hù)時(shí)，應(yīng)收(或應(yīng)付)賬款在設(shè)置客戶(或供應(yīng)商)往來輔助核算時(shí)，受控系統(tǒng)默認(rèn)是應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)，而實(shí)訓(xùn)資料并沒有要求啟用應(yīng)收(或應(yīng)付)系統(tǒng)，只需通過總賬系統(tǒng)反映，但學(xué)生沒有留意進(jìn)行修正。這時(shí)進(jìn)入會(huì)計(jì)科目維護(hù)窗口，把應(yīng)收賬款(或應(yīng)付賬款)的受控系統(tǒng)修改為空即可。
問題二：做出納簽字時(shí)，提示“沒有符合條件的憑證”。這時(shí)以賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，并確保兩項(xiàng)設(shè)置完成：一是在總賬系統(tǒng)的選項(xiàng)中設(shè)置“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”：二是在系統(tǒng)初始化的科目設(shè)置中指定“庫(kù)存現(xiàn)金”為“現(xiàn)金總賬科目”，“銀行存款”為“銀行總賬科目”。此時(shí)再以出納身份登錄總賬系統(tǒng)才能進(jìn)行出納簽字。
問題三：憑證已保存。無法修改制單人。有時(shí)學(xué)生由于疏忽，在憑證已保存后發(fā)現(xiàn)制單人搞錯(cuò)了，需修改卻無法修改。這時(shí)以賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，執(zhí)行“業(yè)務(wù)”一“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”一“總賬”一“設(shè)置”一“選項(xiàng)”命令，在“權(quán)限”頁(yè)簽勾選“允許修改、作廢他人填制的憑證”，再以制單人身份進(jìn)行憑證的填制或修改，保存后即可。
問題四：憑證記賬時(shí)，提示“無可記賬憑證”。出現(xiàn)此提示有以下原因，學(xué)生可進(jìn)行相應(yīng)修改：①上月未結(jié)賬。在“期末”一“結(jié)賬”中查看上月是否有結(jié)賬標(biāo)志Y。②憑證未審核。在“憑證”一“審核憑證”中查看憑證上是否有審核人。③憑證已記過賬了。在“憑證”一“查詢憑證”中查看當(dāng)月憑證是否有記賬人，如有即已記過賬，無須再記賬。
問題五：要修改憑證制單日期，系統(tǒng)提示“制單不序時(shí)”。這時(shí)以賬套主管身份登錄企業(yè)門戶，執(zhí)行“業(yè)務(wù)”一“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”一“總賬”一“設(shè)置”一“選項(xiàng)”命令，在“憑證”頁(yè)簽取消“制單序時(shí)控制”即可。
問題六：結(jié)賬時(shí)，工作報(bào)告中“本月?lián)p益類未結(jié)賬為零的一級(jí)科目”不是顯示“無”，而是還有科目沒有結(jié)轉(zhuǎn)，但試算結(jié)果平衡，這是因?yàn)樵谄陂g損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證生成前，自定義結(jié)轉(zhuǎn)、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)等憑證已自動(dòng)生成，但沒有記賬，從而造成結(jié)轉(zhuǎn)損益時(shí)相關(guān)損益類科目發(fā)生額錯(cuò)誤。這時(shí)將已生成的錯(cuò)誤的期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證作廢、整理。檢查前面自動(dòng)生成的所有轉(zhuǎn)賬憑證是否有誤，確認(rèn)無誤后進(jìn)行審核、記賬，再重新進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成即可。
以上是筆者總結(jié)近年會(huì)計(jì)電算化實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)用友ERP-U8財(cái)務(wù)軟件V861版本教學(xué)中的注意事項(xiàng)及部分常見問題的分析，還望同行多加指正。
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