0 引言

    隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速增長和技術(shù)創(chuàng)新步伐的加快，傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。為提高現(xiàn)代企業(yè)管理的水平，近幾年來，國內(nèi)許多大中型企業(yè)都開始應(yīng)用ERP管理系統(tǒng)，并獲得了不俗的經(jīng)濟(jì)效益。ERP系統(tǒng)的研究與應(yīng)用，在我國已超過20年。ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）主要是由MRP、MRPII（制造資源計(jì)劃）發(fā)展而來，是一個(gè)面向供應(yīng)鏈管理的信息集成系統(tǒng)，能有效地促進(jìn)企業(yè)人、財(cái)、物以及產(chǎn)、供、銷等方面的資源合理配置，取得最佳經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)應(yīng)用ERP物資管理系統(tǒng)，不僅使絕大多數(shù)員工從繁瑣復(fù)雜的事務(wù)處理中解放出來，還可以快速、準(zhǔn)確地為管理人員提供各種數(shù)據(jù)，是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)的有效途徑。

    目前，很多大型國有企業(yè)內(nèi)部都運(yùn)行了ERP系統(tǒng)。從物資管理基層操作運(yùn)行實(shí)踐看，ERP系統(tǒng)顯示出較好的效能，但系統(tǒng)在使用過程中，也不可避免地暴露出一些問題和不足，需進(jìn)一步改進(jìn)，以便使該系統(tǒng)日臻完善，進(jìn)一步提升企業(yè)管理水平。

    1 運(yùn)行ERP物資管理系統(tǒng)所取得的成效

    運(yùn)行ERP物資管理系統(tǒng)后，企業(yè)傳統(tǒng)的物資管理方式和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算方式得到了改進(jìn)，物資管理和財(cái)務(wù)管理效能也隨之獲得了提升。ERP物資管理系統(tǒng)帶來的積極影響在多個(gè)方面都有體現(xiàn)。

    1.1 實(shí)現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理的同步

    使用ERP系統(tǒng)后，只要發(fā)生貨物移動(dòng)、材料入庫驗(yàn)收、貨物提取等物資管理行為，系統(tǒng)就會(huì)產(chǎn)生財(cái)務(wù)憑證。操作過程中，如果數(shù)量、單價(jià)等與發(fā)票金額相符，就不會(huì)出現(xiàn)誤差。這種同步生成財(cái)務(wù)憑證的方式，簡化了物資系統(tǒng)與財(cái)務(wù)對(duì)賬的工作，也減少了財(cái)務(wù)人員的核算工作量。使用ERP系統(tǒng)，各種管理數(shù)據(jù)都可以在系統(tǒng)中隨時(shí)查閱，并且可以隨時(shí)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理與財(cái)務(wù)管理的同步，也為企業(yè)決策提供了參考信息。

    1.2 ERP系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)人員記賬方式和業(yè)務(wù)處理程序

    使用ERP系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)部分會(huì)計(jì)功能，因此其對(duì)會(huì)計(jì)的日常工作也有很大程度的影響。最顯著的影響就是以前由會(huì)計(jì)人員手工錄入的財(cái)務(wù)憑證，現(xiàn)在可以在交易完成后通過ERP系統(tǒng)自動(dòng)生成。這樣一來，原本很多必須由會(huì)計(jì)人員來完成的日常工作如今已被系統(tǒng)所取代，員工的工作質(zhì)量和效率因此得到大幅度的提升。

    1.3 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員的工作由核算向財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)變

    實(shí)行ERP系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)人員不再扮演“賬房先生”的角色，而逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)企業(yè)信息進(jìn)行再加工和深加工的企業(yè)管理者。ERP系統(tǒng)通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式，在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而有助于根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)，改善了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制并實(shí)時(shí)做出決策。

    1.4 增強(qiáng)責(zé)任心和溝通力，提高管理績效

    ERP的計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策都是在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)的，這個(gè)過程有利于最大限度地發(fā)揮員工的工作潛力。同時(shí)，流程與流程之間又依賴于人與人之間相互的溝通與合作，這也在無形中促使各部門之間的橫向聯(lián)系更加緊密，繼而進(jìn)一步提升了企業(yè)的管理績效。

    2 ERP物資管理操作中暴露的問題和缺陷

    因各企業(yè)的具體情況不同，所以ERP物資管理實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題也不一樣。但總體來說，主要還是集中在一些細(xì)小的操作環(huán)節(jié)上，包括物資計(jì)劃流程速度慢、沒有待辦事項(xiàng)顯示、操作界面復(fù)雜、因某項(xiàng)單價(jià)或計(jì)量單位問題導(dǎo)致總金額與發(fā)票不相符等問題。造成這些問題的原因有很多種，主觀上是因操作不熟練或操作失誤，客觀上，ERP系統(tǒng)本身也存在一定的缺陷和不足。這就需要ERP使用企業(yè)根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況，研發(fā)外掛系統(tǒng)，以改善系統(tǒng)本身的不足，適應(yīng)企業(yè)的工作需要。

    3 ERP物資管理操作的改進(jìn)建議

    就ERP物資管理系統(tǒng)軟件本身而言，它僅僅只是一個(gè)數(shù)據(jù)處理工具。再優(yōu)秀的工具設(shè)計(jì)者也不可能做到面面俱到。只有得到用戶的認(rèn)可，管理效果才能充分顯示出來，才能在企業(yè)管理中發(fā)揮出巨大的作用。

    基層操作員工是ERP系統(tǒng)的最終使用者，也是最好的檢驗(yàn)者。因此，只有在程序開發(fā)中努力提高系統(tǒng)的可靠性，減少操作中不必要的工作量，實(shí)現(xiàn)方便、簡單、快捷、人性化的操作，才能真正展現(xiàn)現(xiàn)代化辦公的效率。針對(duì)部分大型企業(yè)運(yùn)行ERP的實(shí)際情況和系統(tǒng)自身的問題，提供以下幾個(gè)方面的建議。

    3.1 設(shè)立待辦事項(xiàng)提醒功能

    為加快業(yè)務(wù)流程及各級(jí)審批人員的審批速度，提高工作效率，建議在ERP物資管理中設(shè)置待辦事項(xiàng)提醒功能，即只要一打開計(jì)算機(jī)，就有提示符號(hào)閃動(dòng)，提醒該機(jī)操作者進(jìn)入系統(tǒng)，完成自己的待辦工作。

    3.2 添加預(yù)覽功能

    預(yù)覽功能是所有計(jì)算機(jī)軟件都具備的，建議在ERP物資管理系統(tǒng)中開發(fā)預(yù)覽功能。打印預(yù)覽功能是編寫應(yīng)用程序經(jīng)常要解決的問題，預(yù)先查看文檔，通過預(yù)覽，查看區(qū)域工作效果。在系統(tǒng)中，一批計(jì)劃錄入結(jié)束和修改物料單價(jià)完成后，設(shè)置預(yù)覽功能，便于查閱該項(xiàng)工作出現(xiàn)的缺漏。

    3.3 簡化入庫驗(yàn)收界面的操作過程

    點(diǎn)擊貨物移動(dòng)，進(jìn)入收貨采購訂單界面，根據(jù)實(shí)際要求，完成倉儲(chǔ)地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、關(guān)聯(lián)交易等，三項(xiàng)各單擊選擇一次，然后保存，該采購訂單不管多少項(xiàng)，一次驗(yàn)收完成。省略包裝情況和UnE欄目。

    3.4 改進(jìn)物料沖銷程序

    在ERP物資管理系統(tǒng)中，物料退單沖銷是很麻煩的事情。建議在當(dāng)月各項(xiàng)工作中，不管是物資調(diào)撥還是入庫過程，哪步出現(xiàn)誤差就從哪兒開始刪除，回到正確步驟，重新制作、打印正確單據(jù)。盡量不要在系統(tǒng)中留存錯(cuò)誤數(shù)據(jù)和單據(jù)，以便減少系統(tǒng)中的垃圾；不打印錯(cuò)誤單據(jù)，減少紙張浪費(fèi)。

    3.5 統(tǒng)一計(jì)量單位

    建議對(duì)系統(tǒng)中同一名稱、同一物料編碼的物資，只設(shè)立一種計(jì)量單位。例如，某種物料適合用“千克”（kg）做單位，那就自始至終用“千克”（kg），統(tǒng)一計(jì)量單位，減少誤差。

    3.6 重視基層員工提出的問題

    在企業(yè)基層工作的員工經(jīng)驗(yàn)最為豐富，對(duì)各崗位的需求非常了解、熟悉。雖然他們提出的只是一些最細(xì)微的問題，但這些小問題往往是最實(shí)際的。這些問題不僅會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行，也會(huì)導(dǎo)致管理流程的停滯，反映出系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)的缺陷。所以，企業(yè)要及時(shí)收集基層員工的建議和想法，他們的反饋信息有助于修改和完善ERP系統(tǒng)。

    4 結(jié)語

    在ERP物資管理系統(tǒng)運(yùn)行中，只要我們不斷實(shí)踐、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，走訪基層用戶，及時(shí)糾正不足，就會(huì)使ERP系統(tǒng)日趨完善，最終適應(yīng)不同專業(yè)、不同階層人員的操作應(yīng)用。另外，企業(yè)基層員工要有大局觀念和團(tuán)隊(duì)精神，首先從思想上重視，充分發(fā)揮主人翁的態(tài)度和熱情，轉(zhuǎn)變觀念，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化管理的思想和方法，通過自己的扎實(shí)工作，來提高整個(gè)物資管理系統(tǒng)的實(shí)際效率。

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本文標(biāo)題：淺談ERP物資管理效能與操作的改進(jìn)

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