隨著市場(chǎng)的快速發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)信息處理量不斷加大，為此，2005年5月，南寧發(fā)電設(shè)備總廠決定引進(jìn)企業(yè)資源計(jì)劃ERP系統(tǒng)，利用這一先進(jìn)的信息化管理工具來提升企業(yè)的管理效益。在ERP系統(tǒng)正式實(shí)施之前，必須確定編碼原則和編碼方法。
數(shù)據(jù)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，企業(yè)編碼標(biāo)準(zhǔn)就是對(duì)數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容和取值進(jìn)行規(guī)范。在南寧發(fā)電設(shè)備總廠ERP一期工程中，需要對(duì)部門、人員、供應(yīng)商、物料、工作令、工作中心、工序等進(jìn)行編碼，其中物料編碼是ERP系統(tǒng)編碼工作的重點(diǎn)，而編碼工作的關(guān)鍵是建立代碼編制的原則與編碼方案，并形成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)頒布實(shí)施。以下是在制定物料編碼標(biāo)準(zhǔn)過程中的幾點(diǎn)體會(huì)：
1 正確理解物料編碼的意義
做事如果“知其所以然”，往往會(huì)事半功倍。企業(yè)要形成一套合理的物料編碼方案，首先得正確理解物料編碼的含義，并且具備計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)及了解ERP一些理念。
物料編碼是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)物料的惟一識(shí)別代碼，它是以簡(jiǎn)短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具�？梢赃@么理解，所謂的物料編碼與超市中的條形碼是一回事。我們?cè)谌A聯(lián)、沃爾碼等超市購(gòu)買商品的時(shí)候，可以看到商品上都會(huì)有一個(gè)小的標(biāo)簽，上面除了有商品名稱、單位、產(chǎn)地、單價(jià)以外，還有一個(gè)條形碼。當(dāng)我們到柜臺(tái)結(jié)帳的時(shí)候，售貨員會(huì)對(duì)條形碼進(jìn)行掃描，然后在短時(shí)間內(nèi)計(jì)算出所采購(gòu)商品的金額，以完成顧客的采購(gòu)。在物料極為單純、物料種類極少的工廠，或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，南寧發(fā)電設(shè)備總廠屬于離散型機(jī)械制造企業(yè)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)復(fù)雜，生產(chǎn)中所涉及的物料多達(dá)數(shù)萬種以上，因此物料編碼就顯得格外重要了。
2 物料編碼的主要識(shí)別對(duì)象是計(jì)算機(jī)
合理的物料編碼，應(yīng)具備下列基本原則：①簡(jiǎn)單性；②分類展開性；③完整性；④惟一性；⑤一貫性；⑥可伸縮性；⑦組織性；⑧適應(yīng)電腦管理；⑨充足性，還有易記性等等。在不影響上述九項(xiàng)原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號(hào)或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性，這就是易記性，但這屬于次要原則。
全廠的物料分為原材料、標(biāo)準(zhǔn)件、外購(gòu)件、標(biāo)準(zhǔn)工藝裝備、辦公用品及勞保用品六大類，全部采用數(shù)字碼，最長(zhǎng)的有十位，約有上萬條物料記錄。
在ERP試運(yùn)行初期，很多使用者提出：“這么多的物料，怎么記住它的編碼呀”。這是對(duì)物料編碼的一種誤解。其實(shí)道理很簡(jiǎn)單，還是舉條形碼的例子，無論是顧客還是售貨員，都不用去記商品的條形碼，一般也無法記得住，只有電腦，它以強(qiáng)大的信息儲(chǔ)存及處理功能，通過惟一的條形碼實(shí)現(xiàn)了商品結(jié)算。同樣的，物料編碼并不需要人工記憶，ERP系統(tǒng)為使用者提供了良好的查詢功能：如你清楚物料的大致類別，可以通過如圖1中左邊的編碼結(jié)構(gòu)目錄樹來查找；如拿不準(zhǔn)物料的歸類，還可以啟動(dòng)系統(tǒng)的查詢工具進(jìn)行模糊查詢（圖2）。
圖1
圖2
編碼工作結(jié)束后，對(duì)設(shè)計(jì)、工藝、供應(yīng)等部門進(jìn)行物料編碼標(biāo)準(zhǔn)的宣傳貫標(biāo)培訓(xùn)，讓使用者對(duì)編碼的分類方式有大致的了解，在看了演示后，大部分人都對(duì)物料編碼有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。ERP運(yùn)行至今，使用者已經(jīng)習(xí)慣于查編碼而不是去記編碼了。
3 不要把全部的屬性資料都放到編碼中
曾有ERP的業(yè)內(nèi)人士說過：好的的編碼方案應(yīng)該是簡(jiǎn)單的，如果沒有很好的理由，不要把資料的屬性含義放到編碼中。物料的屬性眾多，企圖將物料的許多甚至所有的屬性信息都由編碼反映出來，結(jié)果是可怕的，會(huì)使得編碼工作象是陷入了死循環(huán)。
對(duì)比一下表1中的兩個(gè)方案，方案1是我們最初原材料的編碼方案，方案2是系統(tǒng)正式使用的。原先啟用方案1，很多人提出將物料的規(guī)格、特征等體現(xiàn)在編碼上，理由就是便于記憶查找（如上第二點(diǎn)所述）。當(dāng)按這一方案編至一些材料牌號(hào)長(zhǎng)的物料時(shí)，如不銹鋼1Cr18Ni9Ti，編不下去了，單算牌號(hào)的碼長(zhǎng)都有10位。事實(shí)上，以編碼來體現(xiàn)物料屬性，除了令編碼復(fù)雜冗長(zhǎng)，增加計(jì)算機(jī)的處理難度以外，可以說是毫無其他用處的。物料編碼不一定要求細(xì)致到一看就知道是哪種物料，而應(yīng)當(dāng)做到一看就能識(shí)別出該物料屬于哪一類的物料。南寧發(fā)電設(shè)備總廠ERP系統(tǒng)最終采用方案2的編碼方法是前段用分類碼，后段用流水順序碼。
物料編碼在企業(yè)的應(yīng)用就如同人的身份證號(hào)碼一樣，企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)人員和一線工人都會(huì)用到它，而不是個(gè)人或個(gè)別部門來使用，但是各個(gè)環(huán)節(jié)的人員所關(guān)心或需要的屬性信息各不相同，因此物料編碼不需要包含太多的屬性信息，僅僅把涉及的每個(gè)環(huán)節(jié)的人員共同關(guān)心的主要屬性信息有所反映就可以了。
表1方案1中的鋼板包含了如此多的信息，但也還未見詳盡，比如鋼板的長(zhǎng)和寬等等，對(duì)比方案1，和方案2中相同的是編碼的前4位1111，它所表示的就是“鋼板”，而方案2后面01 0003包含了具體的材質(zhì)Q235、厚度30mm的信息，這些主要信息已經(jīng)滿足了工廠ERP系統(tǒng)現(xiàn)在的生產(chǎn)管理要求。多數(shù)人在認(rèn)識(shí)編碼初期，往往會(huì)忽略了事物的相對(duì)性，覺得很難區(qū)分該種物料是否為同一種物料。物料的惟一性是相對(duì)面言的，編碼所需達(dá)到的細(xì)致程度是由企業(yè)的生產(chǎn)管理要求來決定的，例如長(zhǎng)、寬分別為600mm×600mm、600mm×800mm，材料Q235，厚度δ30mm的兩塊鋼板，看似兩個(gè)形狀大小不一的物料，但工廠各生產(chǎn)技術(shù)環(huán)節(jié)只關(guān)心材質(zhì)與厚度，因此可看作同一物料，只有一個(gè)編碼1111010003；但也有個(gè)別情況：如發(fā)電設(shè)備用到的一些自動(dòng)化元件，可能有好幾家供應(yīng)商，電站業(yè)主有時(shí)會(huì)指定使用其中一家的產(chǎn)品，這時(shí)，同一型號(hào)的產(chǎn)品就不能看成“同種”物料，應(yīng)在編碼中能體現(xiàn)不同的供應(yīng)商信息，以便區(qū)別并對(duì)物料進(jìn)行追溯。
表1
4 結(jié)束語(yǔ)
編碼體系建立后，應(yīng)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行試用，所選數(shù)據(jù)要有廣泛性、代表性。試用過程是檢驗(yàn)編碼體系的完整性、可擴(kuò)充性，邊改邊用，直到適用為止。制定一套優(yōu)秀的編碼標(biāo)準(zhǔn)還需要一個(gè)重要因素：溝通，包括與ERP實(shí)施小組、系統(tǒng)各模塊使用人員等等之間的溝通。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)的形成本質(zhì)就是人們對(duì)事物所達(dá)成的共識(shí)與統(tǒng)一，物料編碼亦是如此。
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本文標(biāo)題：制訂企業(yè)物料編碼標(biāo)準(zhǔn)的若干體會(huì)
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