表2.2 項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的任務(wù)和方法

1、項(xiàng)目前期監(jiān)理
項(xiàng)目前期監(jiān)理主要是指項(xiàng)目在啟動(dòng)之前，就需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。在這個(gè)階段，企業(yè)一般會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目抱有較高的期望值，但是對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程、項(xiàng)目所需要的投入及在實(shí)施過(guò)程中可能遇到的阻力和困難沒(méi)有了解或了解不多。因此，在這個(gè)階段，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的任務(wù)首先是要幫助企業(yè)去建立二個(gè)概念，一是ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么，二是怎么去實(shí)現(xiàn)一個(gè)ERP系統(tǒng)。
具體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理在這一階段的任務(wù)是： 1）確保項(xiàng)目的總體范圍和目標(biāo)及對(duì)項(xiàng)目的期望值，是合理的和可以達(dá)到的； 2）確保雙方（企業(yè)、系統(tǒng)和服務(wù)供應(yīng)商）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的認(rèn)識(shí)是一致的； 3）確保雙方能夠保證項(xiàng)目實(shí)施所需要的投入； 4）確保雙方對(duì)今后項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能遇到困難和阻力有充分的估計(jì)并有對(duì)策。
為了實(shí)現(xiàn)上述要求，企業(yè)和服務(wù)供應(yīng)商必須要認(rèn)真負(fù)責(zé)地制定項(xiàng)目實(shí)施的計(jì)劃和目標(biāo)，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的計(jì)劃和目標(biāo)進(jìn)行把關(guān)，分析并確認(rèn)這個(gè)計(jì)劃和目標(biāo)是合理的和切實(shí)可行的。一個(gè)切實(shí)的和可行的計(jì)劃，必須要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：
1） 項(xiàng)目實(shí)施的總目標(biāo)；
2） 項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段定義和分階段的目標(biāo)；
3） 達(dá)到這些分階段目標(biāo)的時(shí)間表；
4） 達(dá)到這些目標(biāo)所需要的資源保證，和達(dá)到每一個(gè)目標(biāo)的責(zé)任者；
5） 評(píng)價(jià)達(dá)到這些目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)和方法；
6） 高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)了這一計(jì)劃和目標(biāo)。
項(xiàng)目前期監(jiān)理的工作方法可以概況為以下三步曲：
1）讓企業(yè)對(duì)ERP項(xiàng)目有清楚的認(rèn)識(shí)。
2）由雙方共同制定總體計(jì)劃和目標(biāo)，定義實(shí)施的時(shí)間、范圍、要求、確認(rèn)投入的資源。
3）在對(duì)總體計(jì)劃分析評(píng)判和把關(guān)后，讓企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并承諾在實(shí)施過(guò)程中的支持
2、項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)理
項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)理主要是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督和控制，其主要作用和任務(wù)是：控制項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)，使之達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的要求。 當(dāng)一個(gè)切實(shí)可行的總體實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)被制定和批準(zhǔn)以后，如何監(jiān)督和控制就成了一個(gè)重要的問(wèn)題。根據(jù)在許多項(xiàng)目中的實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，基本上可以這樣講，很少有一個(gè)項(xiàng)目是完全按照實(shí)施計(jì)劃來(lái)進(jìn)行的，因?yàn)樵俸玫挠?jì)劃也不可能預(yù)見(jiàn)所有的問(wèn)題并事先制定出對(duì)策。所以對(duì)實(shí)施過(guò)程的監(jiān)督和控制，主要著眼于以下幾個(gè)方面：
1）要使實(shí)施各方都明白計(jì)劃是嚴(yán)肅的；
2）即使計(jì)劃是嚴(yán)肅的，但也是可以調(diào)整的，調(diào)整計(jì)劃必須合理并得到高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；
3）化整為零，按每一個(gè)實(shí)施的小階段對(duì)投入的資源和達(dá)到的目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督控制；
4）發(fā)生問(wèn)題是正常的，不控制問(wèn)題是不正常的；
5）控制問(wèn)題的方式有追究責(zé)任、調(diào)整資源、改變方法、調(diào)整計(jì)劃、停止計(jì)劃。 在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，監(jiān)督和控制的依據(jù)是計(jì)劃和目標(biāo)，監(jiān)督和控制的目的是要使實(shí)施工作按計(jì)劃進(jìn)行并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。當(dāng)有問(wèn)題發(fā)生時(shí)，其直接的表現(xiàn)就是實(shí)施結(jié)果偏離了原來(lái)的計(jì)劃和目標(biāo)，在這種情況下，項(xiàng)目監(jiān)理的工作，就是要及早發(fā)現(xiàn)這種偏離，并分析原因。如果是因?yàn)樵瓉?lái)的計(jì)劃和目標(biāo)制定得不合理，或者發(fā)生了預(yù)料之外的情況而又無(wú)法克服，這樣就必須調(diào)整計(jì)劃和目標(biāo)。如果不是原來(lái)的計(jì)劃和目標(biāo)的問(wèn)題，則一定是資源的問(wèn)題，這里所講的資源是指廣義的資源，如時(shí)間、人力、資金、技術(shù)和工具等。企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，資源發(fā)生問(wèn)題是最常見(jiàn)的，而好的項(xiàng)目監(jiān)理，可以在開(kāi)始發(fā)生問(wèn)題時(shí)就發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并懂得如何分清責(zé)任，和如何及時(shí)控制資源的合理投入。
項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)理的工作方法可以概括為以下三部曲：
1）將一個(gè)大階段分成多個(gè)小階段，按照每一個(gè)小階段進(jìn)行監(jiān)理；
2）監(jiān)督和控制每一個(gè)小階段的計(jì)劃可行性，監(jiān)督和控制按照計(jì)劃的資源投入；
3）監(jiān)督和控制問(wèn)題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。
3、項(xiàng)目后期監(jiān)理
項(xiàng)目后期監(jiān)理，是指在項(xiàng)目實(shí)施完成以后，再對(duì)項(xiàng)目整個(gè)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行回顧、分析和評(píng)判，考察項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果，分析項(xiàng)目實(shí)施的得與失。這個(gè)工作的主要作用是：
1）分析整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施工作和計(jì)劃目標(biāo)的吻合程度；
2）分析系統(tǒng)的實(shí)施效果；
3）分析系統(tǒng)還存在哪些需要改進(jìn)和提高的地方；
4）總結(jié)出一套適合本企業(yè)的大型管理系統(tǒng)的實(shí)施方法。
項(xiàng)目后期監(jiān)理的工作方法可以概括為以下三部曲：
1）準(zhǔn)備和完善整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的所有文檔資料；
2）檢查和評(píng)判項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果和效益；
3）對(duì)照項(xiàng)目實(shí)施的總體計(jì)劃，分析差異；監(jiān)督改進(jìn)措施的制定及實(shí)現(xiàn)。
四、 項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的人員和角色
綜上所述，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理和ERP項(xiàng)目實(shí)施的成敗，是有密切關(guān)系的，項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和控制。那么項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理這一角色應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)?yè)?dān)當(dāng)呢？一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目，會(huì)有三方面的人員參與：企業(yè)內(nèi)部人員、ERP系統(tǒng)供應(yīng)商的支持服務(wù)人員、其他第三方的人員。
企業(yè)內(nèi)部人員，很明確是指企業(yè)內(nèi)部的參加項(xiàng)目實(shí)施的人員，如高層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組長(zhǎng)、項(xiàng)目組成員等；ERP系統(tǒng)供應(yīng)商的支持服務(wù)人員，是指ERP軟件和服務(wù)供應(yīng)商（特別指服務(wù)供應(yīng)商）的支持服務(wù)人員，按照一般經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)供應(yīng)商會(huì)為企業(yè)指定一些服務(wù)人員組成一個(gè)項(xiàng)目支持小組，并且會(huì)指定一位項(xiàng)目經(jīng)理以領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)小組；其他第三方人員，是指一些與項(xiàng)目實(shí)施有關(guān)的其他人員。
項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的擔(dān)當(dāng)人員，可以來(lái)自于這三方之中，也可以來(lái)自于這三方之外。實(shí)際上，在一個(gè)ERP項(xiàng)目當(dāng)中，這三方的根本利益并不是完全一致的，因此，如果要從這三方之中選擇一位（或一方）來(lái)承擔(dān)項(xiàng)目的實(shí)施監(jiān)理任務(wù)時(shí)，應(yīng)該首先考慮由企業(yè)中人來(lái)?yè)?dān)任，因?yàn)轫?xiàng)目畢竟是企業(yè)的項(xiàng)目。但這樣做，對(duì)企業(yè)的要求就比較高，企業(yè)必須了解ERP，知道怎樣去實(shí)施一個(gè)大型的管理項(xiàng)目。如果企業(yè)本身在項(xiàng)目實(shí)施的監(jiān)督和控制方面能力有限，也可以考慮由非企業(yè)內(nèi)的人員來(lái)?yè)?dān)當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的角色。在一些情況下，也可以將項(xiàng)目前期監(jiān)理、項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)理和項(xiàng)目后期監(jiān)理的角色分開(kāi)，由不同的方面（或人員）來(lái)?yè)?dān)當(dāng)。不論怎樣，企業(yè)在考慮和決定由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的任務(wù)時(shí)，應(yīng)該考慮以下幾點(diǎn)：
1）項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方（或人員），應(yīng)該對(duì)ERP和ERP項(xiàng)目的實(shí)施有較深的認(rèn)識(shí)；
2）項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方（或人員），應(yīng)該是有經(jīng)驗(yàn)的、比較公正的和負(fù)責(zé)任的；
3）項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方（或人員），對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的各方情況都比較熟悉，并善于溝通；
4）項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方（或人員）所代表的利益，和企業(yè)的利益不能太對(duì)立，也不能太無(wú)關(guān)；
5）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方（或人員）通過(guò)實(shí)施監(jiān)理活動(dòng)所獲取的各種利益進(jìn)行限定。
而作監(jiān)理單位（或人）應(yīng)具備如下條件：
1、獨(dú)立的“法人”經(jīng)濟(jì)實(shí)體，具有承接監(jiān)理的法律條件，即具備責(zé)任性和被考核性。項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就保持三方的聯(lián)合評(píng)價(jià)工作，各階段重要報(bào)告必須三方聯(lián)合批準(zhǔn)才能實(shí)施。對(duì)于損害甲方的監(jiān)理人員和公司依法追究責(zé)任。
2、具備軟硬件技術(shù)上的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)具備管理人才和經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Α?BR>3、具有一定的較為成熟的工程實(shí)施，特別是軟件工程的經(jīng)驗(yàn)和“監(jiān)理”經(jīng)驗(yàn)。
4、監(jiān)理公司具有制約雙方的權(quán)利。具有必要的手段來(lái)強(qiáng)制執(zhí)行。
同時(shí)，國(guó)家相應(yīng)部門也應(yīng)當(dāng)出臺(tái)一些相應(yīng)法律法規(guī)來(lái)規(guī)范信息產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目的商業(yè)行為。例如：國(guó)家頒布相應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)規(guī)范企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)100%的監(jiān)理覆蓋率等保證監(jiān)理人員地位的措施。
綜上所述，ERP項(xiàng)目的實(shí)施監(jiān)理是需要引起企業(yè)及各方面共同重視的。隨著ERP在中國(guó)的應(yīng)用越來(lái)越深入，ERP軟件供應(yīng)商的背景、經(jīng)驗(yàn)、特點(diǎn)和長(zhǎng)處及ERP軟件的功能也越來(lái)越明了，因此，企業(yè)在決定實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，可能選擇支持服務(wù)供應(yīng)商，要比選擇ERP軟件供應(yīng)商更為重要；而是否對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行全面的監(jiān)理和選擇誰(shuí)來(lái)進(jìn)行監(jiān)理，甚至比選擇支持服務(wù)供應(yīng)商還要重要。