在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶(hù)要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶(hù)等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場(chǎng)革命性變革。

　　1.數(shù)字化與電子化的區(qū)別

　　電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無(wú)妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如“數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過(guò)某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專(zhuān)業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。

　　檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過(guò)程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒(méi)有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過(guò)程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對(duì)于檔案全過(guò)程管理的要求就越來(lái)越迫切，能否對(duì)檔案全過(guò)程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專(zhuān)業(yè)性更強(qiáng)。

　　我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面“電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開(kāi)展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺(tái)開(kāi)展工作；在公文管理上使用OA�？梢哉f(shuō)多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對(duì)企業(yè)各個(gè)過(guò)程進(jìn)行更專(zhuān)業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說(shuō)的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級(jí)邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)�業(yè)化的必然體現(xiàn)。

　　2.設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

　　2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

　　檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對(duì)于處于競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來(lái)說(shuō)，尤為重要。我國(guó)很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門(mén)檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門(mén)/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)�；驒n案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，采取的管理方式也不盡不同。

　　2.2 數(shù)字化檔案管理模式的分析

　�。�1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺(jué)應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類(lèi)更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類(lèi)，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

　�。�2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來(lái)龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

　�。�3）為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)。知識(shí)管理是未來(lái)信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡(jiǎn)單的查詢(xún)、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過(guò)渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。

　　但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔�用者通過(guò)一個(gè)入口進(jìn)去后，通過(guò)各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫(kù)的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。

　�。�4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來(lái)，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_(kāi)始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

　　3.設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式

　　3.1 虛擬化。“虛擬”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來(lái)虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤(pán)、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過(guò)相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動(dòng)從過(guò)去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過(guò)程。從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說(shuō)是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過(guò)程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說(shuō)虛擬時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。

　　由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無(wú)論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來(lái)設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。

　　3.2 遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢(shì)，這也符合數(shù)字化未來(lái)發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動(dòng)辦公的要求越來(lái)越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來(lái)數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。

　　3.3 數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識(shí)管理等各功能模塊串起來(lái)的一根紅線，數(shù)字化將會(huì)形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

　　3.4 數(shù)字化可能會(huì)使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類(lèi)似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類(lèi)機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類(lèi)機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類(lèi)似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類(lèi)似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。

　　4.結(jié)束語(yǔ)

　　企業(yè)越來(lái)越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開(kāi)放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)往往顯得很被動(dòng)，必須把同經(jīng)營(yíng)過(guò)程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中�；�于價(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷(xiāo)擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶(hù)、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶(hù)等整合在一起，來(lái)建立企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)�，F(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。

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本文標(biāo)題：設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式探討

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