隨著檔案信息化、數(shù)字化管理程度的加深，檔案的檢索和利用越來越受到國內外學者和檔案機構的重視。廣大檔案用戶對于檔案信息的需求也不再僅僅是無所不有，而是無所不在和無時不刻。但是，由于傳統(tǒng)的檔案館提供的服務不可避免的受到工作時間和地點的限制，用戶無所不在和無時不刻的需求很難得到滿足，即使是某些大型檔案館提供的網站式服務也由于缺少全文數(shù)據庫和檔案保密性等原因無法提供及時和全面的檔案信息，對于檔案信息的利用和傳播造成了很大的限制。如何為檔案機構提供一個整合存儲檔案信息的龐大空間，如何為用戶提供一個隨時隨地利用檔案信息的平臺，已成為檔案領域一個亟待解決的重大問題。

　　一、云存儲概述

　　2006年8月9日，Google首席執(zhí)行官埃里克·施密特（Eric Schmidt）在搜索引擎大會（SES San Jose2006）上首次提出“云計算”（Cloud Computing）的概念，隨后Amazon、Google、IBM、微軟等公司紛紛開始研究并推行云計算平臺，并爭相對云計算的概念進行解釋。例如在IBM的技術白皮書“CloudComputing”中對云計算定義是：云計算一詞用來同時描述一個系統(tǒng)平臺或者一種類型的應用程序。通俗來講，云計算是一種新的IT資源提供模式，可以簡單地把它理解成一個數(shù)據中心，這個數(shù)據中心的計算機可以自動地管理和動態(tài)的分配、部署、配置、重新配置以及回收資源，也可以自動安裝軟件和應用。用戶通過網絡連接到虛擬機，相當于用戶擁有了一臺已裝好他需要使用的軟件的服務器。用戶甚至不需要使用自己的電腦，只要在能連接到網絡的終端上，就可以登陸云端服務器操作需要的文件或軟件。

　　云存儲（Cloud Storage） 是在云計算（cloud computing）概念基礎上延伸擴展出來的一個新概念。它通過集群應用、網格技術或分布式文件系統(tǒng)等技術，將網絡中散布的各種不同類型的存儲設備整合在一起，提供給用戶一個統(tǒng)一的、無限的、安全的網絡存儲系統(tǒng)。云存儲是云計算的一個重要組成部分，是云平臺、云服務的基礎。

　　云存儲的結構分為訪問層、應用接口層、基礎管理層和存儲層，如圖1所示。

圖1 云存儲系統(tǒng)的結構模型

　　其中存儲層是云存儲的基礎，云存儲中存儲設備數(shù)量龐大且分布在不同的地域中，通過廣域網或者光纖網絡連接彼此，形成一個龐大的存儲池；基礎管理層是實現(xiàn)設備協(xié)同并對外提供統(tǒng)一服務的技術核心，技術包括：集群、分布式文件系統(tǒng)、數(shù)據壓縮、內容分發(fā)等；應用接口層則是根據用戶的不同需求，提供網絡硬盤、空間租賃等不同形式的應用程序接口；訪問層是用戶接觸的部分，任何合法用戶可通過訪問層的接口登陸云服務平臺享受云服務。

　　將云存儲技術運用于檔案管理系統(tǒng)中則是用戶通過訪問層提出數(shù)據要求，軟件系統(tǒng)通過應用接口層根據不同身份權限調用不同的接口，并通過基礎管理層里面的一些模式和方法對數(shù)據進行處理及反饋。最后，存儲層對數(shù)據信息進行實時地存儲和處理。

　　二、“云存儲+智能終端”的管理模式

　　近年來，企業(yè)檔案館和各級各類的公共檔案館都基本實現(xiàn)了檔案信息化、系統(tǒng)化管理，但是服務形式依然是以檔案館借閱、復印等為主，個別大型檔案館推出了網站信息查詢的服務，但是由于檔案全文數(shù)據庫建設還有待發(fā)展，所以用戶通常檢索到的檔案信息只是檔案文件的索引，并不包含具體信息，無法直接利用。而去檔案館查找又受到時間和地點的限制，甚至有時遇到不知該去哪個檔案館查找等問題，給檔案服務和信息的利用造成了諸多不便。云存儲服務的出現(xiàn)為這些問題的解決提供了可能，加之移動網絡的快速發(fā)展，結合智能終端，通過“云存儲+智能終端”的模式管理檔案信息和提供服務，可實現(xiàn)檔案信息服務無處不在和無時不刻。

　　（一）建立檔案系統(tǒng)的私有云

　　實現(xiàn)“云存儲+智能終端”模式的第一步就是建立一個容納各級各類檔案信息的私有云。云服務按部署方式和服務對象范圍可以分為3類：公共云、私有云和混合云。與公共云不同，私有云的用戶完全擁有整個云的中心設施及控制權，這樣擁有私有云的檔案機構就可以按照檔案的密級對用戶的權限進行相關設定，保證檔案信息的安全性和分級保密性。對于企業(yè)性質的檔案館來說，就是建立一個包含旗下所有子公司檔案信息的龐大信息池；而對于社會性質的檔案館來說則是全國的中央級、省級、市縣級檔案管理機構，可以在相關領導部門的統(tǒng)一管理指導下，使用云存儲技術，構建檔案系統(tǒng)的私有云。即每一個檔案館或某幾個檔案館聯(lián)合使用云存儲的標準和技術建立一個數(shù)據存儲中心，再通過專門的光纖網絡將分布在全國各地數(shù)據存儲中心連接在一起，每個數(shù)據中心除了把重要的檔案數(shù)據存放在本地的網絡存儲設備中，也同時將數(shù)據存儲在“云”中，各中心互相連接，形成全國檔案系統(tǒng)的私有云，或稱為檔案云聯(lián)盟。

　　通過建設一個檔案系統(tǒng)的私有云，各個數(shù)據中心的數(shù)據即是本地數(shù)據又是云端數(shù)據，彼此之間形成備份，進一步加強了檔案信息的安全性。同時，通過這樣的形式，檔案系統(tǒng)可以進行統(tǒng)籌規(guī)劃，在各省市區(qū)建立數(shù)據中心提供云存儲服務，然后通過統(tǒng)一的標準使用專線網絡將各中心聯(lián)接，形成龐大的私有云。這樣，非數(shù)據中心的中小規(guī)模檔案館就可以免除存儲設備以及維護等的相關投資，只需要進行客戶端設備和網絡的投資，大大節(jié)約了成本。更重要的是，檔案系統(tǒng)的私有云整合了所有檔案信息，為檔案信息隨時隨地的利用提供了前提條件。

　　（二）智能終端軟件的架構

　　“云存儲+智能終端”模式的核心思想就是使用移動網絡和Wi-Fi網絡在智能終端上訪問檔案系統(tǒng)私有云中的檔案信息。通過合法的身份認證和權限辨識，用戶可以檢索需要的檔案信息及檔案實體位置，從而提高檔案信息的利用率。

　　1.管理系統(tǒng)優(yōu)化以及智能檔案柜提升查找實體效率

　　由于檔案信息全文數(shù)據庫的建設還不完善，大部分檔案信息只能檢索到索引而不是具體內容，檔案工作人員入庫查找又費時費力。這在“云存儲+智能終端”服務模式的初期也難以避免，但是可以通過對檔案管理系統(tǒng)的代碼進行優(yōu)化并結合一種新型的可通過輸入編碼或掃描條碼迅速定位檔案位置的檔案柜提高查找效率，如圖2。

圖2 智能檔案柜的結構

　　通過以上優(yōu)化，服務器數(shù)據庫中的檔案信息會根據其全宗號、分類號、案卷號、密級和保管期限自動關聯(lián)檔案文件在庫架上的實體位置并添加所在檔案館名稱信息。這樣，用戶在檢索到一份檔案文件時，如果沒有全文信息，則會返回一個編碼或條碼，該編碼或條碼中包括該檔案文件實體所在檔案館庫架的順序號、行號和列號的信息，用戶可到相應的檔案館出示編碼或條碼，由工作人員掃描條碼或在智能檔案柜中輸入編碼快速定位文件所在檔案盒并通過卷內目錄查找指定的文件，提高檔案實體查找效率。

　　2.智能終端軟件的結構

　　智能終端軟件主要包含四部分，如圖3。

圖3 智能終端軟件的結構

　　用戶身份識別。這部分主要是對注冊實名用戶進行身份確認和權限管理。檔案有不同的密級，所對應公開的用戶也不同。所以首先要對注冊用戶的身份進行確認和分級，授予不同的檢索權限和操作權限，也要及時根據用戶身份的變更修改用戶的權限，最大限度保證檔案信息的安全性。

　　檔案信息動態(tài)。檔案的密級不是一成不變的，隨著時間的推移，不斷的有檔案降級和解密，也不斷有新的檔案信息產生，檔案信息動態(tài)這一部分就是為此而設計的。通過智能終端向用戶推送新解密和新產生的檔案信息，也可根據用戶利用檔案信息的軌跡按照其偏好進行推送，提高檔案信息的利用率。檔案信息查找。這部分是檔案服務的核心。使用移動網絡與檔案系統(tǒng)私有云聯(lián)接，實現(xiàn)檔案信息查找與利用的無所不在和無時不刻。

　　用戶使用記錄云備份。在云端中對于用戶查找、閱讀、借閱等利用檔案的行為都進行全部記錄和備份。一方面，可以據此為用戶推送檔案信息，用戶也可查閱檢索過的檔案信息備用，使得用戶在任意一臺終端設備上登陸賬號都可閱覽查閱過的信息，防止因設備丟失等造成信息丟失和信息再購買；另一方面，因為檔案的保密特性，一旦出現(xiàn)泄密事件，公安機關可根據用戶使用記錄追查，降低泄密的危害。 由上圖可見，用戶必須以經認證的有效身份登陸系統(tǒng)才能進行對檔案信息的利用行為，而用戶的身份信息和對檔案信息的利用記錄都備份到云端服務器，做到每一份檔案的利用和去向都有明確的記錄并最大限度確保數(shù)據安全。用戶在檢索檔案信息的過程中，檢索結果可能為檔案信息索引和檔案信息全文兩種，經過權限確認后，用戶可在合法權限內對檔案全文信息進行在線閱覽和打印、離線存儲和申請實體借閱，對于只有索引的檔案信息則返回給用戶檔案實體的位置和一個智能檔案柜可識別的編碼或條碼，幫助用戶和檔案工作人員快速定位實體檔案。通過智能終端，用戶不僅能隨時隨地使用檔案信息，在軟件系統(tǒng)中實現(xiàn)個人知識管理，更能得到相關檔案信息的宣傳、活動以及特定的信息推送，使得檔案信息真正得到充分利用，也讓廣大用戶體驗到便捷的檔案信息帶來的信息價值。

　　三、“云存儲+智能終端”在檔案信息管理中的優(yōu)勢

　　（一）存儲容量大

　　云存儲通過聯(lián)合多個服務器為用戶提供幾近無限的存儲空間，無論企業(yè)檔案館還是各級各類檔案機構都無需再為檔案數(shù)據增長帶來的投資增加擔心，更可為大型企業(yè)整合旗下子公司檔案信息以及建設以省級檔案館為中心的各級各類檔案館檔案信息私有云提供足夠的存儲空間。

　　（二）安全性高

　　檔案信息因為其具有保密性和稀有性等特點，對于安全性要求較高。云存儲服務商對云存儲的數(shù)據有嚴格的權限管理以及加密技術、防攻擊技術等，同時，在本地可能需要幾百臺服務器存儲管理的海量數(shù)據一旦遷移到云存儲中，只需要管理相當于一臺服務器，并且有專業(yè)人員統(tǒng)一監(jiān)測管理，將數(shù)據丟失和損壞的概率降到最低，避免了檔案數(shù)據因本地服務器中病毒或其他災禍造成的數(shù)據丟失。

　　（三）節(jié)約成本

　　利用云存儲存放檔案數(shù)據，中小型企業(yè)和各級各類檔案館就無需支付昂貴的存儲設施和維護費用，只需支付服務費，大大降低了成本，也使得檔案機構有更多的精力投入到檔案信息利用和編纂的工作中。

　　（四）便于管理和信息利用

　　如果利用云存儲將各子級檔案館的信息數(shù)據整合存儲，統(tǒng)一管理，不僅可以避免重復數(shù)據帶來的重復勞動，還可以為檔案信息的利用提供極大的便利。因為云存儲隨時隨地存取的性質，合法用戶可在智能終端上利用云存儲服務方便地利用檔案信息，真正達到無所不在和無時不刻。

　　（五）提高檔案服務的工作效率

　　“云存儲+智能終端”的管理模式中，用戶利用檔案信息的途徑有了更多選擇，可在智能終端查看，也可快速定位檔案實體。許多以前必須要檔案工作人員面對面的服務用戶在智能終端就能自助式完成，這對檔案機構的服務進行了合理的分流，提高了檔案服務的工作效率。

　　（六）方便擴展更多的服務方式

　　在無線網絡發(fā)達及4G網絡興起的今天，智能終端以其攜帶方便、多形式多媒體呈現(xiàn)的特點在許多領域扮演起越來越重要的角色。檔案服務機構也可利用這一契機，通過智能終端擴展服務方式，從原有的展覽、廣播、廣告等方式轉為智能終端的信息上的信息推送、用戶需求調查以及活動發(fā)起等。

　　四、結束語

　　云存儲的快速發(fā)展為檔案信息的存儲、備份以及利用提供了一個新的平臺和發(fā)展契機，在移動網絡發(fā)達的今天，智能終端與云存儲的結合必將會成為日后發(fā)展的趨勢。在目前的情況下，本文重點研究了“云存儲+智能終端”模式對檔案信息利用及服務帶來的優(yōu)勢和便利，而由于檔案本身保密的特性，建設全國的檔案系統(tǒng)私有云以及智能終端的檔案信息利用都需要有國家出臺相應的法律法規(guī)支持，設定統(tǒng)一的云服務準則和用戶分級標準以及出現(xiàn)問題后的懲罰措施等。要真正實現(xiàn)“云存儲+智能終端”模式并使其得到廣泛應用，需要做進一步的工作。

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本文標題：“云存儲+ 智能終端”的檔案管理模式初探

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