1、概述

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為互聯(lián)網(wǎng)上最重要的應(yīng)用之一，它提供了一種極為方便、快速的通訊方式，電子郵件系統(tǒng)也是電子商務(wù)最主要的應(yīng)用系統(tǒng)之一，數(shù)據(jù)與信息交流方面有著明顯的優(yōu)勢，電子郵件系統(tǒng)也已成為企業(yè)用戶日常辦公不可或缺的應(yīng)用系統(tǒng)。

　　在這個信息飛速發(fā)展的時代，信息就是生命，數(shù)據(jù)作為一個企業(yè)的血液尤為重要。企業(yè)數(shù)據(jù)大致可分為兩大類，文件數(shù)據(jù)和郵件數(shù)據(jù)。企業(yè)日常往來的數(shù)據(jù)是企業(yè)的寶貴財富，如不將這些數(shù)據(jù)保留并加以利用，就形同寶貴資源的流失。然而伴隨郵件的日常應(yīng)用，所產(chǎn)生的郵件數(shù)據(jù)量日趨增多，如何將海量的郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行長期保存、讀取、索回、挖掘以及原始展現(xiàn)等問題已經(jīng)成為擺在郵件管理員面前的幾大難題。

　　由于企業(yè)電子郵件數(shù)據(jù)管理日趨明顯，隨之產(chǎn)生了電子郵件歸檔方案及產(chǎn)品。郵件歸檔是對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、長期保留并允許實時搜索和訪問，主要是針對海量數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理。當(dāng)數(shù)據(jù)停止改變或不被頻繁使用時，通過郵件歸檔系統(tǒng)把他們轉(zhuǎn)移到低成本的存儲硬件上，使之存于日常的備份窗口外；當(dāng)需要時，可以即時獲取所需數(shù)據(jù)并快速搜索。為企業(yè)電子郵件的法規(guī)遵從和規(guī)則的執(zhí)行，實現(xiàn)了高度集成化，中心化，并可實現(xiàn)實時監(jiān)測等功能。

　　2、企業(yè)郵件歸檔技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

　　郵件歸檔是企業(yè)要實現(xiàn)法規(guī)遵從不得不面對的問題，也將是企業(yè)實現(xiàn)信息化進(jìn)程中不可跨越的一部分。

　　近幾年來，在一些大的財務(wù)公司造假丑聞陸續(xù)被曝光后，美國政府開始制訂了一系列法規(guī)，強(qiáng)制那些具有公共服務(wù)性質(zhì)的公司必須對相關(guān)資料進(jìn)行歸檔。而郵件作為最基本的互聯(lián)網(wǎng)信息溝通方式，必然成為這次運(yùn)動中的最基本部分�，F(xiàn)在，郵件歸檔已經(jīng)是企業(yè)要實現(xiàn)法規(guī)遵從不得不面對的問題，也將是企業(yè)實現(xiàn)信息化進(jìn)程中不可跨越的一部分。

　　根據(jù)Radicati Group Inc分析公司發(fā)布的調(diào)查報告，企業(yè)對郵件歸檔的需求主要源于4大方面，這些需求所占權(quán)重如圖1所示：

圖1 企業(yè)對郵件歸檔需求分析圖

　　內(nèi)部策略管理：作為公司最重要的通信手段，公司有必要了解所有內(nèi)部員工電子郵件溝通的情況。特別是一些對信息安全敏感的公司，保存每個員工的往來郵件備查顯得尤其重要。

　　知識庫管理：對于一般以電子郵件為主要溝通方式的公司來說，電子郵件無疑是公司的寶貴財富。尤其是一些重要的工作文檔，通過郵件檢索獲得的內(nèi)容，更具有現(xiàn)場感和更加準(zhǔn)確的上下文參考。

　　存儲節(jié)省考慮：一些較舊的郵件，雖然很少使用，但為了今后能夠查詢，不得不保留在服務(wù)器上，導(dǎo)致大量的空間浪費(fèi)。如果能有一套相對于在線服務(wù)器來說的離線的歸檔設(shè)備，將可以大大降低對郵件系統(tǒng)存儲的需求。

　　遵從法律法規(guī)：郵件歸檔一方面可以降低企業(yè)的法律訴訟風(fēng)險和成本，另一方面可以為企業(yè)活動提供必要的法規(guī)遵從保證。在美國和歐洲一些國家頒布了一系列法規(guī)，要求那些上市公司、金融服務(wù)、醫(yī)療保健、電信運(yùn)營商、社會公共服務(wù)機(jī)構(gòu)等，必須將各種檔案，包括電子郵件保存3—5年以上，并且必須以不同的介質(zhì)類型保存兩個以上拷貝。美國一些知名的金融服務(wù)公司，由于無法提供所要求的郵件資料，曾被處以上千萬美元的重罰。國內(nèi)也開始制定一系列法規(guī)，對一些企業(yè)的歸檔做出明確的規(guī)定。而大多數(shù)跨國企業(yè)或者外資公司，由于和國外企業(yè)有密切的聯(lián)系，因此歐美一些相關(guān)法規(guī)也是它們必須遵從的。

　　3、郵件歸檔技術(shù)的發(fā)展

　　歸檔的最早雛形莫過于磁帶備份。然而磁帶備份本身的目的是為了進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)。因此如果需要從歷史備份中找出需要的郵件，需要將磁帶一盤盤恢復(fù)到系統(tǒng)上。這無異于大海撈針，使得郵件檢索不但成本高昂而且?guī)缀醪豢赡芡瓿伞?/p>

　　更進(jìn)一步的解決方案是將系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期拷貝到另外一臺離線存儲設(shè)備上。但這種方式是基于文件而非應(yīng)用層的。而且由于其實現(xiàn)機(jī)制問題，導(dǎo)致通過文件拷貝來歸檔的郵件，一方面存在重復(fù)拷貝現(xiàn)象，另一方面也不可能保證數(shù)據(jù)的完整。比如在兩次拷貝期間刪除的文件將無法進(jìn)行歸檔。該方式的另外一個問題是成本高昂，一般都使用NAS或者SAN大容量存儲，或者必須使用大型廠商的專用系統(tǒng)才能實現(xiàn)，這足以讓一般的中小型企業(yè)望而卻步。

　　簡單歸檔方案相比來說已經(jīng)實現(xiàn)了從數(shù)據(jù)層到應(yīng)用層的跨越，但由于其只是為某些企業(yè)而設(shè)計，因此只能滿足一個或者幾個方面的法規(guī)需求，無法為企業(yè)提供全面而專業(yè)的、遵從各種現(xiàn)有法規(guī)的專用歸檔解決方案。

　　4、A公司郵件應(yīng)用現(xiàn)狀分析

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展和普及，電子郵件已經(jīng)成為信息交流和溝通的重要工具，大多數(shù)的企業(yè)都已經(jīng)擁有或準(zhǔn)備部署郵件系統(tǒng)了。A公司自2002年起就部署了電子郵件系統(tǒng)，雖然中間經(jīng)過系統(tǒng)版本升級和系統(tǒng)優(yōu)化，但是電子郵件系統(tǒng)作為辦公自動化的重要組成部分，已經(jīng)成為日常辦公不可缺少的溝通工具。每天有大量的業(yè)務(wù)信息通過電子郵件進(jìn)行收發(fā)，同時也有大量的關(guān)鍵業(yè)務(wù)依托電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行流程運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　目前這個公司郵件系統(tǒng)用戶數(shù)達(dá)到5千多個，并且以每年將近500個的用戶數(shù)在遞增。每天通過系統(tǒng)收發(fā)郵件數(shù)總和達(dá)到2w封，而每年用戶收發(fā)郵件總量占2T存儲空間。用戶對于郵件系統(tǒng)的應(yīng)用，無論是客戶端或者是web方式，多數(shù)用戶的操作習(xí)慣是將郵件存儲在服務(wù)器上的個人數(shù)據(jù)庫中，不喜歡經(jīng)常去做本地數(shù)據(jù)備份。經(jīng)常有用戶因為一些誤操作，導(dǎo)致服務(wù)器上的個人郵件數(shù)據(jù)丟失，而此時由于我們的系統(tǒng)中缺少可方便查詢的歸檔數(shù)據(jù)，那么這些丟失的郵件將無法再恢復(fù)，大量寶貴的信息資源就這樣消失了。這僅僅是對于個人郵件用戶的數(shù)據(jù)而言，那么，當(dāng)一些郵件數(shù)據(jù)的重要性上升到與企業(yè)利益相關(guān)，甚至關(guān)乎法律層面問題時，沒有郵件歸檔系統(tǒng)，我們又該如何去快速地從歷史郵件數(shù)據(jù)中查詢到自己需要的那一封郵件呢？這無疑是我們目前的郵件系統(tǒng)必須要考慮的問題。

　　5、郵件歸檔在企業(yè)應(yīng)用的必要性

　　電子郵件系統(tǒng)作為A公司日常辦公系統(tǒng)中重要的業(yè)務(wù)信息傳輸工具，系統(tǒng)中保存了大量的重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息，不論是對個人用戶、業(yè)務(wù)部門或者是審計部門來說，這些數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行長期保存，增量備份，并且便于隨時按需查詢。但是，整個郵件系統(tǒng)缺乏安全有效的歸檔系統(tǒng)，服務(wù)器備份又不能等同于歸檔，不具備完備的檢索功能，如果想要找到一封歷史郵件，幾乎無法實現(xiàn)，這一點也不符合相關(guān)法規(guī)規(guī)定。因此，根據(jù)現(xiàn)有郵件系統(tǒng)的部署結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一建設(shè)郵件歸檔系統(tǒng)，已經(jīng)迫在眉睫。

　　2009年7月1日，被稱為中國薩班斯法的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》首先在上市公司范圍內(nèi)施行。該規(guī)范規(guī)定，數(shù)據(jù)作為企業(yè)重要資產(chǎn)，以及出于內(nèi)部控制的需求，必須嚴(yán)格遵從相關(guān)法規(guī)，而數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)也必須完全符合法規(guī)要求。法規(guī)遵從的實施，對數(shù)據(jù)歸檔提出了更直接和更嚴(yán)苛的要求。

　　A公司作為一家上市公司，對于內(nèi)部信息數(shù)據(jù)的保護(hù)也是相當(dāng)重視的。按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，公司有必要遵從法規(guī)，電子郵件系統(tǒng)也應(yīng)該按照法規(guī)要求部署符合要求的電子郵件歸檔系統(tǒng)，這也是對整個公司的利益保護(hù)，一旦因為通過電子郵件系統(tǒng)泄露公司機(jī)密，造成公司利益損害，在尋求法律保護(hù)過程中，完善的電子郵件歸檔系統(tǒng)將會快速提供詳盡完備的電子郵件作為有力證據(jù)。

　　6、郵件歸檔產(chǎn)品選型技術(shù)要點

　　用戶的電子郵件應(yīng)用各有各的特點，如何選擇一款適合自己應(yīng)用特點的電子郵件數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)一直是困擾郵件管理員的問題。從單位應(yīng)用需求上分析，電子郵件數(shù)據(jù)歸檔產(chǎn)品的主要作用就是實時將流經(jīng)電子郵件系統(tǒng)的郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、保存，以備數(shù)據(jù)丟失時恢復(fù)，在特定情況下需要具有權(quán)限和手段進(jìn)行郵件調(diào)閱和電子舉證，以避免不必要的法律風(fēng)險。通過對用戶的實際了解和考察，一款好的電子郵件數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：

　　6.1 歸檔數(shù)據(jù)完整性。郵件歸檔系統(tǒng)的主要目的就是將郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行完整歸檔，提供數(shù)據(jù)恢復(fù)以及電子舉證，所以這就要求歸檔系統(tǒng)要將所有郵件都進(jìn)行歸檔。包括：外域到本域郵件，本域到外域郵件以及本域到本域郵件。由于各單位電子郵件系統(tǒng)架構(gòu)和使用習(xí)慣不同，所以就要求無論使用客戶端方式或webmail方式發(fā)送和接收的郵件均可以完整歸檔。

　　6.2 歸檔實時性。由于郵件數(shù)據(jù)屬于實時性數(shù)據(jù)，故歸檔系統(tǒng)也要求具有實時性，即郵件系統(tǒng)收到一封郵件后，歸檔系統(tǒng)中必須有相應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)。之間不應(yīng)該存在時間差的問題，如果存在時間差，就會出現(xiàn)查詢的真空時間，從而失去電子舉證的有效舉證時間。

　　6.3 數(shù)據(jù)安全性。歸檔數(shù)據(jù)尤為重要，如何對歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保存，避免誤操作或硬件故障造成的數(shù)據(jù)丟失，也是考慮歸檔系統(tǒng)的重要指標(biāo)之一。

　　6.4 數(shù)據(jù)恢復(fù)便捷性。在歸檔系統(tǒng)給郵箱用戶恢復(fù)電子郵件的時候，為減少管理員的壓力，要求歸檔系統(tǒng)可提供管理員及普通用戶的操作權(quán)限�？梢允灌]箱用戶在無需管理員參與的情況下自助進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。鑒于郵箱用戶的使用習(xí)慣，歸檔系統(tǒng)要求具有下載、導(dǎo)入以及郵件恢復(fù)等方式進(jìn)行快速數(shù)據(jù)恢復(fù)。

　　6.5 數(shù)據(jù)不可篡改性。為保證歸檔郵件數(shù)據(jù)的法律權(quán)威性，要求歸檔數(shù)據(jù)全程不可篡改。

　　6.6 后續(xù)擴(kuò)展及開發(fā)能力。歸檔系統(tǒng)可以實時對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔、整理，所保留的郵件數(shù)據(jù)屬于信息資產(chǎn)，為滿足日后的數(shù)據(jù)增長需求，要求產(chǎn)品需具備無限擴(kuò)展能力，并且可以針對用戶的應(yīng)用需求進(jìn)行個性化的定制開發(fā)。

　　7、結(jié)束語

　　建立一套安全高效又能切合公司實際狀況的電子郵件歸檔系統(tǒng)，不僅是對相關(guān)法規(guī)的遵從，同時也能夠切實解決日益增長的數(shù)據(jù)量的存儲、查詢，郵件數(shù)據(jù)的安全等問題。對于一個普通員工來說，高效安全的利用電子郵件系統(tǒng)可以為自己的業(yè)務(wù)工作提供更大的幫助；而對于一個高層決策者來說，如何保障郵件數(shù)據(jù)的完整性和易查詢更是重中之重，因為也許一封郵件的丟失，帶來的將是整個公司的損失。因此，結(jié)合現(xiàn)有郵件系統(tǒng)部署一套安全高效的電子郵件歸檔系統(tǒng)是企業(yè)未來信息安全建設(shè)中亟待考慮的問題。

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本文標(biāo)題：企業(yè)電子郵件歸檔問題探討

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