互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展給世界帶來了翻天覆地的變化，不僅改變了人類的生活和工作方式，同樣也顛覆了人們對傳統(tǒng)文件和檔案的認知。如今，行政機關(guān)和企事業(yè)單位都開始推行“無紙化”辦公，以提高工作效率及踐行綠色環(huán)保理念，由此形成了海量的電子文件，在這一過程中，如何采用專業(yè)方法和現(xiàn)代化技術(shù)。對電子文件中的有用信息進行發(fā)掘、采集、加工、存儲、傳輸和利用，從而實現(xiàn)作為檔案的價值，這一問題已經(jīng)成為擺在檔案管理工作者面前的一道壁壘。此時，“云”的出現(xiàn)給檔案工作者帶來了突破壁壘的捷徑。首先，“云”可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲海量化，提供了超大容量的網(wǎng)絡(luò)存儲空間，解決了電子文件最基本的存儲問題；其次，實現(xiàn)了查找簡單化和搜索信息精準化，利用簡單的終端設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)就可在海量電子文件中迅速精準地獲取所需數(shù)據(jù)；最后，實現(xiàn)了最大化的共享能力，集合不同渠道的資源以尋求最大的利用。這些優(yōu)點都和檔案管理的終極目的一“利用”息息相關(guān)。

    究竟什么是“云”，Vaquero等在總結(jié)了20余種不同的定義基礎(chǔ)上，給出了—個綜合性的概念，認為“云”類似于—個易于使用和訪問的虛擬資源池(如硬件，發(fā)展平臺或服務(wù))，這些資源可以根據(jù)負載情況動態(tài)調(diào)整，從而優(yōu)化資源的使用效率，該資源池通常由基礎(chǔ)設(shè)施供應(yīng)商按照用戶服務(wù)水平協(xié)議以即付即用模式開發(fā)完成。

    既然“云”有如此多的顯著優(yōu)勢，檔案工作者是否可以利用“云”來處理數(shù)量劇增的電子文件，以提高工作效率呢?作出決定之前，需要知己知彼，必須首先了解“云”是如何存儲電子文件的?

一、“云”中電子文件的存儲模式

    通常，區(qū)分不同云服務(wù)的方法是將其分層，如軟件式服務(wù)(Software as a Service，SaaS)、平臺式服務(wù)(Platform as aService，PaaS)和基礎(chǔ)設(shè)施式服務(wù)(Infrastructure as a Service，Iaas)。在分層模型中，每一層都建立在下一層的服務(wù)基礎(chǔ)上，而同時又為上一層服務(wù)。每一層矛U用自身的特有信息類型(即數(shù)據(jù)類型和特性)提供專有職能。一旦數(shù)據(jù)類型和服務(wù)被確定，就可以迅速抽離該層的信息，這就意味著層與層之間在抽離過程中又是相互獨立的。

    以電子文件為例。由于“基礎(chǔ)設(shè)施層”由“云”商家提供，在電子文件存儲中雖然是基礎(chǔ)，但不受檔案管理者管轄，暫不考慮。假設(shè)電子文件的系統(tǒng)由“平臺層”和“軟件層”構(gòu)成。位于底部的“平臺層”表示為一個安全的數(shù)字云空間，可以確保電子文件比特(bit)級別上的完整眭；而位于頂層的“軟件層”提供軟件應(yīng)用(In Office軟件)實現(xiàn)直接利用“平臺層”的數(shù)字云空間，即軟件應(yīng)用可以直接將電子文件保存到數(shù)字云空間中，以獲取云空間提供的安全存儲功能。“云服務(wù)”的可伸縮性和網(wǎng)絡(luò)特陛可以很方便地在不同系統(tǒng)間分享服務(wù)。例如，電子文件產(chǎn)生部門可以向要匯交的上級部門分享文件存儲倉庫，就能減少文件復制服務(wù)的需求。

    上述的兩層文件系統(tǒng)又可以分為3個基本的實體類型：存儲空間，電子文件以及管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，可以進一步擴展“層”。比如，加上“保存層”可以確保電子文件的長期保存，因為僅有短時間的安全存儲是不夠的；還可以加上“互動層”，也就是包含未來可能管理這些電子文件的不同系統(tǒng)。

    “平臺層”作為上述文件系統(tǒng)的最底層，有利于文件系統(tǒng)的遷移。在“平臺層”中的文件不帶有任何意義，僅是簡單的比特字符串，可以變化為任何類型或者格式，由此方便了管理者的管理。“軟件層”的創(chuàng)造者和使用者不能直接獲得比特水平的數(shù)據(jù)，他們可以使用文本、表格以及其他信息類型的軟件來利用已經(jīng)處理好的文件內(nèi)容，這些軟件由處于“軟件層”的商家提供，如辦公處理軟件Word和Excel，以及電子郵箱客戶端等。“保存層”將自“軟件層”接收到的電子文件轉(zhuǎn)換為信息包，其內(nèi)含有需要保存的必要信息。“保存層”負責對信息包中的文件進行注冊登記，并形成報告提交“互動層”。“互動層”是指使用者或者外部系統(tǒng)利用瀏覽器或者其他客戶終端訪問“云”系統(tǒng)對“保存層”提交的信息包進行創(chuàng)造、管理和存檔。

二、“云”中電子文件的安全性

    通過分層模式，電子文件在“云”中的每層之間看似相互聯(lián)系又彼此獨立，這似乎表明，“云”存儲有著極高的安全性，畢竟層與層之間的隔離可以避免整個文件系統(tǒng)同時崩潰。對紙質(zhì)文件，人類經(jīng)過多年摸索已掌握了確保文件保持真實性、易獲取性、可靠性和精確性的技術(shù)。到了電子時代，管理者為了確保電子文件的安全，制訂了很多標準和策略以擁有對電子文件的控制權(quán)和所有權(quán)，甚至還會設(shè)置專屬的私有網(wǎng)絡(luò)。進入“云”時代后，依賴于“云”的海量存儲，“云”商家為了保證用戶存儲在“云空間”里的數(shù)據(jù)不會丟失，他們會將數(shù)據(jù)做多個副本，然后存儲在不同的地方，這樣即使其中一份不慎被毀壞，仍會有其他副本可以調(diào)用，這看似更加增強了“云”中存儲的安全性。

    1．如何確保對“云”中電子文件的管理和所有權(quán)?在“云”中，電子文件存儲所依賴的“基礎(chǔ)設(shè)施層”由“云”商家提供，對于龐大的“云”存儲來說，服務(wù)器遍布全球，如果沒有辦法掌握具體的物理存儲位置以及傳播的副本數(shù)量，對電子文件的所有權(quán)和控制權(quán)就會變得異常困難，甚至在面對多個副本時根本無法判斷最初版本。因此，如果過分依賴“云”，一旦存儲在“云”中的數(shù)據(jù)突然消失，而檔案管理人員又沒有做任何的本地或者物理備份，電子文件資源完全脫離控制，后果是不可想象的。因此，在信息進入“云”空間后，如何獲取電子文件的具體位置，副本數(shù)目以及使用人的情況非常重要，此時就需要選擇一個能夠反饋這些信息并且能夠讓檔案管理人員讀懂這些信息的“云”供應(yīng)商，這對電子文件的管理是非常有必要的。

    2．如何確保“云”中電子文件的真實性?文件和檔案由于具有較高真實度和可信度，可以作為依據(jù)為我們的日常工作提供借鑒和保障。雖然在“平臺層”中，所有文件均是比特字符串，沒有任何的意義，但當這些數(shù)據(jù)儲存在“云”空間時，正因為是毫無意義的字符串，它可能與其他大量的數(shù)據(jù)共用一個儲存?zhèn)}庫。如果我們自己可以將這些數(shù)據(jù)還原成文件，且“云”商家也可以讀取，那么我們還有什么理由認為數(shù)據(jù)不會被別人讀取和修改。因此，最好的解決方案就是在文件系統(tǒng)中再添加一個“加密層”，將數(shù)據(jù)進行加密后再存儲在“云”中，在需要利用文件時，再將其從“云”中檢索后進行解密，這無形之中又增加了對“加密層”的投入，但相對檔案的重要性．這份投人是非常值得的。

    3．如何銷毀“云”中的電子文件?當電子文件達到使用壽命，且不能作為檔案長期保存時，就面臨被銷毀的過程。如何銷毀處于“云”中的文件也是需要考慮的問題。電子文件的安全保存和銷毀是文件所有權(quán)機構(gòu)的合理要求，這些機構(gòu)不僅能合理地行使銷毀文件的權(quán)利還要清楚如何去銷毀。此時，只有掌握了電子文件的物理存儲位置和副本數(shù)量，才能真正地實施銷毀操作。

三、“云”在檔案管理中的應(yīng)用前景

    “云”的發(fā)展迅猛但還有很多缺陷，推廣檔案管理廣泛使用“云”是不現(xiàn)實的，但可以采取逐步手段在確保文件的權(quán)威性和可用性的前提下進行探索性嘗試。檔案管理機構(gòu)可以通過在檔案管理工作者和信息交流技術(shù)部門之間的開放式對話，圍繞“云”的使用制定相關(guān)的政策和業(yè)務(wù)規(guī)范，關(guān)注檔案使用者的行為和地位問題，以及電子文件的機密性、完整性和可用性等領(lǐng)域，以此來決定在“云”空間分享電子文件乃至檔案的程度。此外，檔案管理機構(gòu)還可以通過以下四個方面最大化保障“云”中檔案的安全和管理。

    (1)獲取文件被保存和處理的位置，確保隨時能夠獲取文件；

    (2)制訂遵守隱私權(quán)的相關(guān)協(xié)議；

    (3)尋找合同終止時的擔保以及“云”商家對文件軌跡的記錄；

    (4)了解“云”商家如何備份文件以及在緊急情況下能否重新存儲文件。

    最后，我們要明白，“云”本身并不是JRJI由,，只是帶來了風險。上述內(nèi)容僅涉及風險的表層，至于風險的程度高低取決于電子文件的價值。也許，當更多受到控制的云被創(chuàng)造時，檔案管理人員就可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在云中有的放矢地管理電子文件，同時需要好的政策和法律法規(guī)來應(yīng)對“云”帶來的機會和威脅，有選擇地利用“云“的方便和快捷，做好檔案服務(wù)工作。

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本文標題：電子文件在“云”中的存儲模式及安全性問題

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