2.1.1、系統(tǒng)概述

拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺-采購管理系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)對物料的需求(包括物料采購資料來源于物料需求計劃（MRP）、物料定貨點請購計劃（ROP）、零星的采購申請三個方面), 確立何時采購、向誰采購、以什么價格采購以及何時收貨等采購事務(wù)。

拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺-采購管理系統(tǒng)以采購訂單為核心,對采購訂單的來源,執(zhí)行狀況進(jìn)行管理和跟蹤,并產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù),輸出到應(yīng)付系統(tǒng),形成應(yīng)付帳的來源。

拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺產(chǎn)品的采購管理系統(tǒng)是一個可以獨立運行的模塊。采購管理系統(tǒng)以請購單和采購單為核心，處理包括供應(yīng)商管理、詢價管理、請購管理、合同和采購單管理、單據(jù)管理、收貨檢驗、供應(yīng)商發(fā)票處理、采購單關(guān)閉等多種功能，還提供了大量的報表與分析資料，為企業(yè)實現(xiàn)自動化管理提供完整的采購方式。也為相關(guān)系統(tǒng)如庫存、應(yīng)收、成本等系統(tǒng)提供了有效資料。

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2.1.2、系統(tǒng)特點

提高客戶滿意度：作為供銷鏈的源頭，及時準(zhǔn)確的采購行為對保持客戶滿意提供保障；

降低采購成本和費用：

準(zhǔn)確地管理采購行為，做到"在需要的時間按需求量采購"；

支持合并采購-采購申請可能來源于部門以至（集團(tuán)內(nèi)的）其它公司；

對多家供應(yīng)商進(jìn)行比價，降低采購成本；

避免了手工計算導(dǎo)致的價格錯誤；

有助于保持低水平的庫存數(shù)量，從而降低庫存成本；

系統(tǒng)支持長期采購合同，有助于獲得更優(yōu)惠的價格。這些長期合同可以分階段兌現(xiàn)；

提高資金運轉(zhuǎn)效率：

系統(tǒng)的實時處理功能，減少了單據(jù)處理時間，作到"即到即處理"；

按單收貨，作到"在需要時候收到需要的貨物"；

核實采購單據(jù)、收貨單據(jù)、實際收貨、供應(yīng)商發(fā)票等數(shù)據(jù)更為容易準(zhǔn)確。

更準(zhǔn)確地考核供應(yīng)商：

整個采購行為有據(jù)可依，方便供應(yīng)商的操作；

同時支持企業(yè)和供應(yīng)商對物料的不同計量方法，減少人為計算的誤差；

實時而量化的供應(yīng)商和生產(chǎn)廠家表現(xiàn)信息，并提供圖表，達(dá)到公正的評價；

這些均有助于建立雙方的伙伴關(guān)系，獲得"雙贏"佳績。

增強(qiáng)采購控制能力：

支持多公司、多部門、多幣種、多匯率運作；

每步操作均會實時影響其它相關(guān)數(shù)據(jù)，最大限度滿足企業(yè)的及時要求；

自動識別（集團(tuán)）企業(yè)內(nèi)部往來；

采購審核的多重管理機(jī)制，優(yōu)化采購管理流程；

支持業(yè)務(wù)拋轉(zhuǎn)，允許采購單的開單、收貨、運輸、結(jié)帳等供應(yīng)商均不同；

支持多計量單位的采購，以便于雙方的溝通；

全面跟蹤采購信息，包括采購流程、在庫信息等；

提供大量的報表，輔以圖表，形象反映多種要求；

更準(zhǔn)確地考核供應(yīng)商和生產(chǎn)廠家，增強(qiáng)伙伴關(guān)系。

操作簡易，降低使用費用：

采購管理系統(tǒng)秉承拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺產(chǎn)品的一貫特色，功能強(qiáng)大，操作簡單；

多項規(guī)范的缺省值設(shè)置避免了重復(fù)性輸入勞動；

方便地追蹤帳務(wù)的歷史"軌跡"；

高效的期間管理手段，使你在輸入本期數(shù)據(jù)時無須關(guān)閉以前的期間，而仍然可以得到正確的結(jié)果；

和其他系統(tǒng)無縫聯(lián)結(jié)，最大程度地發(fā)揮信息的利用價值。

2.1.3、功能介紹

供應(yīng)商管理：對供應(yīng)商的管理控制和考核，主要集中在質(zhì)量、交貨和成本的滿意程度上，這是互利的過程。拓步ERP系統(tǒng)企業(yè)管理軟件平臺的采購管理系統(tǒng)的供應(yīng)商管理貫穿采購過程的各個方面。包括采購策略、供應(yīng)商、供貨信息、供貨合同、請購和采購處理、發(fā)票處理、采購績效。 基礎(chǔ)資料 

常用詞匯：定義一些常用的信息，如備注、摘要、地點、原因碼等信息，在制單過程遇到相應(yīng)信息，可以直接選用，以便加快錄入速度。

采購員：維護(hù)采購員資料。

生產(chǎn)廠家：定義和維護(hù)在采購定單明細(xì)中供應(yīng)商所供貨物的生產(chǎn)廠家。

供應(yīng)商管理信息：包括基本信息、財務(wù)往來和供貨等資料。

物料訂貨點：對于采用訂貨點法的物料，定義和維護(hù)其提前期、安全庫存、再定貨量等信息。

協(xié)議模板：提供對采購單、詢價單和合同模板的維護(hù)功能。以便在各單據(jù)錄入?yún)f(xié)議條款時直接引入，減少重復(fù)性輸入。 詢價管理

采購合同：錄入和維護(hù)與供貨商簽訂的較長期的訂貨合同。

詢價單：記錄詢價結(jié)果，包括供應(yīng)商報價是否按數(shù)量分段，報價貨幣、折扣、稅金等詳細(xì)信息。 

詢價對比分析：根據(jù)物料在不同供貨商的詢價單中的價格，進(jìn)行價格分析，也可參考供貨歷史，對各供貨商的物料價格，品質(zhì)不良率和交貨逾期率進(jìn)行對比，確定供貨商的供貨優(yōu)先級,并可以采用相應(yīng)的詢價信息。

材料評估報告：對于新材料的采購與使用,需要由相關(guān)部門對材料進(jìn)行評估.材料評估報告錄入評估的結(jié)果。

訂貨點物料生成請購單：當(dāng)一訂貨點物料的現(xiàn)有庫存和已發(fā)出的訂貨之和小于訂貨點，需要進(jìn)行新的訂貨。系統(tǒng)對低于訂貨點的物料自動生成采購申請單。

請購單：請購單的來源是多樣化的：在企業(yè)集成環(huán)境下，那些訂貨策略被定義為計劃方式的物料，在運行物料需求計劃運行后生成采購計劃，再由采購計劃生成請購單； 同時，對于采購策略為訂貨點法的物料，當(dāng)現(xiàn)有庫存和已發(fā)出的訂貨之和小于物料訂貨點時，也將生成請購單； 系統(tǒng)提供了手工直接生成的方法，該方法同時也用于修改以上來源的請購單。

供貨商選擇：對各請購分錄分別確定供貨商，并同時確定供貨價格等要素。

采購審批單：采購審批單是對物料在請購單中的請購數(shù)量進(jìn)行審批,并分配供貨商。

請購資金試算表：根據(jù)請購單請購物料的數(shù)量以及請購物料的價格，查詢請購物料所需的資金。

物料供需平衡表：查詢請購物料的需求數(shù)量與請購單實際訂貨的數(shù)量的差異。

請購單合并下達(dá)：對已選擇供應(yīng)商并已審核的請購單，根據(jù)供應(yīng)商、采購員合并下達(dá)生成采購單。用戶可選擇是否將供應(yīng)商、采購員、物料編碼、需求日期、倉庫相同的物料合并成一條采購單分錄。

采購訂單：采購單通常由請購單而來，系統(tǒng)也允許手工直接錄入來處理緊急需求或無須請購的物料。同時也可以對已有的采購單進(jìn)行維護(hù)。

采購收貨：根據(jù)采購單和供應(yīng)商的收貨單進(jìn)行收貨，收貨后一般需進(jìn)行檢驗處理再入庫。

采購轉(zhuǎn)單：當(dāng)訂單的排程出現(xiàn)變化，需要提前或延后，可使用此功能進(jìn)行把采購訂單進(jìn)行生產(chǎn)批次分配，分配成不同的生產(chǎn)批次。

采購?fù)素泦危?/STRONG>在采購收貨并入庫之后，發(fā)現(xiàn)有品質(zhì)不良或其它原因需要退貨時，可錄入退貨單據(jù)，作為退貨的依據(jù)。