煙草行業(yè)的信息化早在二十世紀九十年代，在我國的部分卷煙廠已經(jīng)相繼開展，各地形成煙草工業(yè)公司以后，煙草行業(yè)的信息化隨著公司法人形式、經(jīng)營管理模式的轉(zhuǎn)變又掀起一輪新的熱潮。為了規(guī)范指導(dǎo)行業(yè)信息化工作，國家煙草專賣局于2005年為穩(wěn)步推進煙草行業(yè)信息化建設(shè)，全力打造數(shù)字煙草，國家局出臺了《數(shù)字煙草發(fā)展綱要》，對如何建設(shè)數(shù)字煙草提出了具體的指導(dǎo)方向。發(fā)展綱要主要內(nèi)容包括：1．用信息化改變傳統(tǒng)的生產(chǎn)經(jīng)營模式，通過實施行業(yè)整個供應(yīng)鏈的一體化管理，實現(xiàn)以市場為導(dǎo)向的優(yōu)化資源配置、提高效率、降低成本、提升效益的目標；2．把信息化融入到實際工作中，提升行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平，提高應(yīng)對國際競爭環(huán)境的能力；3．要堅持“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、應(yīng)用主導(dǎo)、資源共享、安全高效、務(wù)求實效”的原則，按照“統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)”的總體技術(shù)要求，建設(shè)電子商務(wù)、電子政務(wù)和管理決策為主的主體框架。
在此前后，國家局先后建立了行業(yè)級的各類系統(tǒng)，例如一號工程、卷煙網(wǎng)上交易系統(tǒng)、工商協(xié)同平臺、煙葉調(diào)撥管理系統(tǒng)、國家局人事檔案系統(tǒng)等，為全行業(yè)信息化搭建共享聯(lián)動的平臺。各煙草工業(yè)公司在數(shù)字發(fā)展綱要的指導(dǎo)下，也各自摸索著企業(yè)的信息化建設(shè)道路。
對于“數(shù)字煙草”上水平來說，信息化的建設(shè)有著重要的助力作用：
- 規(guī)劃引路：管理整合深化的趨勢，要求信息化進行全局的統(tǒng)一規(guī)劃；
- 集成整合：一個法人多點生產(chǎn)的管理模式要求搭建起統(tǒng)一的集團化的信息平臺；
- 知己知彼：信息化建設(shè)需要做到知己知彼，明晰企業(yè)需求，選好合作伙伴；
- 應(yīng)用推進：信息化需要注重應(yīng)用效果，掌控系統(tǒng)應(yīng)用情況，持續(xù)改進；
- 安全保障：信息安全貫穿行業(yè)信息化建設(shè)的全過程，需要加強信息風險審計。
但是企業(yè)信息化建設(shè)并不是一帆風順，各種各樣的問題層出不窮。國內(nèi)管理咨詢公司AMT煙草行業(yè)專家研究表明：對于企業(yè)信息化建設(shè)，有四個步驟，至關(guān)重要。
信息化規(guī)劃——達成信息化共識，規(guī)劃信息化藍圖和實施路徑
煙草企業(yè)的困惑
- “聯(lián)合重組后，各個企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)不一，該如何整合，如何建設(shè)系統(tǒng)以支撐一個法人多點生產(chǎn)管理？”
- “在我們公司，對于信息化的價值，怎么樣搞信息化，各層級、各部門看法不一，進行了很多努力，但總是難以達成共識，更難以開展具體工作。領(lǐng)導(dǎo)對信息化的工作也很不滿意，我們壓力很大。”
- “業(yè)務(wù)部門總是在不停地提出需求，IT部門總是在救火，吃力而不討好。IT與業(yè)務(wù)應(yīng)該是一種怎樣的關(guān)系，信息化工作到底應(yīng)該如何開展？
- “如何建立規(guī)范的IT管理體系，確保信息資源合理使用并安全可靠？”
困惑破解之道——信息化規(guī)劃
- 信息化現(xiàn)狀診斷：明晰企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)模式，依據(jù)標準模型和工具評估信息化現(xiàn)狀，分析信息化應(yīng)用問題；
- 規(guī)劃信息化藍圖：明確企業(yè)信息化建設(shè)的原則、目標；確定企業(yè)信息化需要建設(shè)哪些應(yīng)用系統(tǒng)，以及系統(tǒng)邊界、商業(yè)價值、管理配套要求、系統(tǒng)概要需求、集成關(guān)系；
- 制定信息化實施計劃：明確信息化建設(shè)的策略，制定信息化演化路徑，制定信息化實施計劃，包括實施時間、實施系統(tǒng)、投資預(yù)算與投資分配、人力資源配置等；
- 設(shè)計IT治理體系：明確未來IT部門的管理模式、定位、崗位、職責，構(gòu)建IT管理流程體系。
信息化需求分析與輔助選型——明晰信息化需求，選擇合適的軟件和實施商
煙草企業(yè)的困惑
- “公司準備實施ERP系統(tǒng)，但對如何梳理各部門的需求心里沒底。”
- “選擇國外ERP軟件，能否與煙草行業(yè)的特點相適應(yīng)？”
- “公司在不斷的發(fā)展變化，是按照現(xiàn)在的情況選擇軟件，還是按照未來可能的情況選擇？公司每位相關(guān)的員工都對軟件都提出了自己的要求，其中有些要求是相互矛盾的，該怎么處理？”
- “軟件廠商很多，各有特點，每種軟件擅長的領(lǐng)域不同。有的擅長制造，有的擅長分銷，有的擅長財務(wù)，有的擅長系統(tǒng)整合。我們到底選擇哪一家公司的軟件產(chǎn)品？”
困惑破解之道——信息化需求分析與選型
- 明晰系統(tǒng)建設(shè)策略：明確系統(tǒng)建設(shè)優(yōu)先次序、時間范圍、階段劃分、業(yè)務(wù)覆蓋范圍、組織覆蓋范圍；
- 分析信息化需求：明晰企業(yè)管理模式和業(yè)務(wù)模式對信息化的需求，協(xié)助企業(yè)梳理各業(yè)務(wù)部門的信息化需求，并對關(guān)鍵需求的判斷、細化；
- 制作招標需求報告：基于需求明晰的結(jié)果，制作標準格式的，適用于大型招標選型的需求報告；
- 輔助軟件選型：設(shè)計軟件選型流程，協(xié)助企業(yè)準備招標文檔，制定選型標準；設(shè)計選型Demo、分析軟件商和實施商優(yōu)劣、進行方案評審建議、提供選型專家支持。
信息系統(tǒng)監(jiān)理——提高信息化實施效果，規(guī)避實施風險
煙草企業(yè)的困惑
- “在大型的項目里，我們面臨著環(huán)境、組織、決策、流程和技術(shù)方面的種種風險，如何控制和化解？”
- “當初選擇軟件時看中的很多功能，其實系統(tǒng)并沒有實現(xiàn)，有些項目甚至因為核心需求不能達到而導(dǎo)致失敗，但當時演示的時候為什么都達到了？”
- “項目實施過程中，甲乙雙方經(jīng)常發(fā)生各種各樣的沖突，影響項目進度，如何處理？”
困惑破解之道——信息系統(tǒng)監(jiān)理
- 輔助項目管理：在項目實施過程中，輔助甲方進行項目范圍、進度、費用、質(zhì)量、風險、人力資源、采購等的管理，協(xié)調(diào)甲、乙雙方的溝通；總結(jié)、提煉項目實施過程的經(jīng)驗、亮點，協(xié)助甲方進行內(nèi)、外部宣傳。
- 實施過程分析建議：對項目實施過程中的問題進行記錄、分析、并給出解決建議；對項目實施的關(guān)建節(jié)點，如項目準備、藍圖設(shè)計、系統(tǒng)實現(xiàn)、上線準備等進行分析、建議與評價；
- 階段評估持續(xù)改進：對項目里程碑、階段工作內(nèi)容及工作成果進行評估驗收，并針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題提出持續(xù)改進建議；
- 專項顧問服務(wù)：根據(jù)項目實施及甲方的需要，針對項目實施過程中的重要議題，如數(shù)據(jù)設(shè)計、用戶培訓、上線策略等進行專項研究，并提出專業(yè)建議。
信息化評估與審計——掌握信息化應(yīng)用狀況，進行持續(xù)改進
煙草企業(yè)的困惑
- “公司投入很大的人力物力進行ERP系統(tǒng)的建設(shè)，現(xiàn)在系統(tǒng)上線了，有的用戶反映系統(tǒng)提升了效率，有的用戶反映工作量增大，到底我們這個系統(tǒng)應(yīng)用效果怎么樣？”
- “隨著ERP系統(tǒng)、MES系統(tǒng)等紛紛上線，公司核心業(yè)務(wù)都在信息系統(tǒng)上跑，對系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)準確性、權(quán)限控制是否到位、系統(tǒng)流程的控制是否有效等現(xiàn)在沒底，應(yīng)該怎么辦？”
- “經(jīng)過艱苦的分步實施，ERP在公司陸續(xù)全面上線，但系統(tǒng)運行不足，如何公正地對系統(tǒng)做個評價? 如何找出問題、分析問題并給出問題解決方案和系統(tǒng)改進建議，以為ERP體系的建設(shè)提供重要依據(jù)？”
困惑破解之道——信息化評估與審計
- 全方位的評估服務(wù)：從企業(yè)發(fā)展和信息戰(zhàn)略，以及核心應(yīng)用系統(tǒng)的項目實施、項目成果、運行維護、硬件設(shè)備、技術(shù)支持等方面，對企業(yè)的信息化項目成果、IT系統(tǒng)運營狀況進行全方位的評估；
- 信息風險審計：對信息安全、數(shù)據(jù)、權(quán)限、變更、開發(fā)、操作及系統(tǒng)應(yīng)用控制進行審計，識別信息風險；
- 持續(xù)改進建議：對評估及審計中識別的問題、風險點進行分析，提供持續(xù)改進建議。
“數(shù)字煙草”是煙草行業(yè)發(fā)展的一項戰(zhàn)略任務(wù)，要實現(xiàn)這一目標，企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)有很多，就像姜成康局長所談到的，“全行業(yè)必須進一步統(tǒng)一思想，提高認識，把打造‘數(shù)字煙草’作為行業(yè)發(fā)展的一項戰(zhàn)略任務(wù)，認真落到實處，以提升中國煙草的總體競爭實力。”
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