在企業(yè)中，采購(gòu)是一個(gè)重要的工作。事實(shí)上，采購(gòu)人員也是ERP軟件中的MRP一個(gè)重要的服務(wù)對(duì)象。因?yàn)槲覀兊钠髽I(yè)不可能自己生產(chǎn)所有的原始材料，我們總是要外購(gòu)生產(chǎn)資源才能進(jìn)行生產(chǎn)或銷售。而采購(gòu)，重要的核心任務(wù)，就是用最好的價(jià)格、在最合適的時(shí)間，從最合適的人那里，買來(lái)最合適的商品（原材料）。
說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)難。ERP如何更加有效的支撐采購(gòu)人員的日常工作，更加高效的進(jìn)行采購(gòu)工作，是一個(gè)重要的課題。拓步ERP系統(tǒng)在提供了采購(gòu)模塊（Purchasing Box）之外，又在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)新性的研發(fā)了“供應(yīng)商在線”模塊（Vendor Group，簡(jiǎn)稱VG模塊）。VG模塊以拓步ERP系統(tǒng)的采購(gòu)模塊為基礎(chǔ)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)工具（如網(wǎng)站、Flash、PDF、Email等）和技術(shù)，把采購(gòu)面對(duì)的整個(gè)供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)進(jìn)行“內(nèi)外一體式”的管理和監(jiān)控。從詢價(jià)、議價(jià)、下單，到發(fā)貨、付款、發(fā)票等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位的、互聯(lián)網(wǎng)式的管理，為企業(yè)的供應(yīng)鏈管理提供強(qiáng)有力的武器。
VG是拓步ERP系統(tǒng)軟件的創(chuàng)新之作，不但簡(jiǎn)單方便，而且非常實(shí)用。目前有內(nèi)部和外部客戶應(yīng)用該系統(tǒng)多年，成熟度很高，極大的改善了采購(gòu)工作的效率。如今我們將在v3.2中向大家開(kāi)放此模塊，并在此做一個(gè)簡(jiǎn)單介紹。
什么是供應(yīng)商在線模塊
供應(yīng)商在線模塊（可簡(jiǎn)稱VG），是拓步免費(fèi)ERP軟件中對(duì)供應(yīng)商在線管理的模塊，由供應(yīng)商使用，包含詢價(jià)、采購(gòu)咨詢消息管理，針對(duì)已有采購(gòu)單進(jìn)行批量發(fā)貨，以及供應(yīng)商不合格報(bào)告單查詢與退貨單查詢等功能。這樣供應(yīng)商可以通過(guò)VG在線系統(tǒng)連接到我們公司的服務(wù)器，讀取我們?cè)谕夭?a href="http://www.ezxoed.cn/" title="" target="_blank" >ERP系統(tǒng)系統(tǒng)中發(fā)出的詢價(jià)信息，采購(gòu)咨詢信息，以及不合格報(bào)告單與退貨單的數(shù)據(jù)，同時(shí)供應(yīng)商也可以通過(guò)操作VG來(lái)通知貨物的“在運(yùn)量”。
供應(yīng)商在線有什么功能
供應(yīng)商在線模塊，可以在您的拓步ERP系統(tǒng)服務(wù)器上開(kāi)放一個(gè)網(wǎng)站門戶（類似一個(gè)Portal），讓你的供應(yīng)商可以遠(yuǎn)程登錄。當(dāng)然，這個(gè)用戶，并不是我們ERP內(nèi)部的用戶，而是特殊管理的一批單獨(dú)的VG用戶，創(chuàng)建后提供給供應(yīng)商，讓他們使用。供應(yīng)商登錄您的拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)的VG后，就可以做一系列事情。包括：
登錄、登出；
在線報(bào)價(jià)。也就是接到您的詢價(jià)單的email后，供應(yīng)商直接在email中點(diǎn)擊一個(gè)鏈接，進(jìn)到VG，會(huì)看到一個(gè)報(bào)價(jià)單頁(yè)面，他在網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行報(bào)價(jià)，提交即可；
議價(jià)。當(dāng)報(bào)價(jià)結(jié)束后，您在拓步ERP系統(tǒng) ERP內(nèi)部會(huì)立刻看到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)結(jié)果。如果不滿意，可以繼續(xù)商議，填寫意見(jiàn)，然后繼續(xù)發(fā)送回去。而供應(yīng)商也同樣可以繼續(xù)在線進(jìn)行談價(jià)、議價(jià)、修改價(jià)格、數(shù)量、條款等等工作。
生成訂單。一旦價(jià)格得到確認(rèn)，您在拓步ERP系統(tǒng)內(nèi)部就可以直接點(diǎn)擊按鈕，正式生成采購(gòu)訂單，并將訂單發(fā)送給供應(yīng)商進(jìn)行簽字確認(rèn)。
供應(yīng)商確認(rèn)。如何讓供應(yīng)上簽字確認(rèn)呢？系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送郵件，供應(yīng)商點(diǎn)擊鏈接，在網(wǎng)頁(yè)上輸入姓名、點(diǎn)擊按鈕，即可完成確認(rèn)。為什么確認(rèn)？看看ISO9000的采購(gòu)流程要求就知道了。
在線發(fā)貨。供應(yīng)商如果完成了物料的生產(chǎn)，準(zhǔn)備發(fā)貨，可以點(diǎn)擊鏈接，進(jìn)入您公司的拓步ERP系統(tǒng)的VG系統(tǒng)，然后輸入發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨方式、日期等信息，提交，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行記錄。此時(shí)，您將在拓步ERP系統(tǒng)內(nèi)部獲得信息，得知零件的狀態(tài)（此時(shí)這些零件的狀態(tài)會(huì)變成“在途”），以便在MRP中正確和監(jiān)控這些零件的狀態(tài)。
歷史查詢。供應(yīng)商可以登錄VG系統(tǒng)，在線查看所有歷史訂單、發(fā)貨情況、價(jià)格、數(shù)量、不合格和檢驗(yàn)情況、退貨情況，等等等等。
好了，以上就簡(jiǎn)單的說(shuō)明了VG可以干什么。沒(méi)有很復(fù)雜，沒(méi)有很神秘。它一點(diǎn)都不花哨，也不吹噓概念，不忽悠用戶，僅僅是非常非常非常實(shí)用的功能，讓你的采購(gòu)工作更加簡(jiǎn)單、方便的實(shí)用功能。
管理VG用戶
要用VG，首先在拓步ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建VG用戶�？梢栽诘刂分羞x擇一些想應(yīng)用VG的供應(yīng)商，給他們創(chuàng)建一些用戶。簡(jiǎn)單起見(jiàn)，可以每個(gè)供應(yīng)商創(chuàng)建一個(gè)用戶就行了。創(chuàng)建時(shí)，設(shè)置好用戶名、密碼等信息。同時(shí)，要填寫好該用戶的電子郵件。電子郵件比較重要，很多信息都要靠電子郵件進(jìn)行交流。什么？對(duì)方?jīng)]有電子郵箱？暈……那怕是不好辦了。
VG用戶登錄
把用戶賬號(hào)信息告知對(duì)方后，他就可以遠(yuǎn)程實(shí)用咱們家的VG系統(tǒng)了。注意：這個(gè)VG是給供應(yīng)商用的，但是確實(shí)咱們家的，不是他們家的。他們家不需要運(yùn)行拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)，他們只需要有一臺(tái)能上網(wǎng)的電腦就行了。什么？他們家沒(méi)有寬帶不能上網(wǎng)？那……..費(fèi)勁了。什么？他們家沒(méi)電腦？…….那就別折騰了，建議不要繼續(xù)看下面內(nèi)容了。
對(duì)方在瀏覽器中輸入咱們家拓步ERP系統(tǒng)服務(wù)器的合適網(wǎng)址后，即可打開(kāi)VG登錄界面。
選擇我們公司的服務(wù)器地址，輸入在拓步ERP系統(tǒng)系統(tǒng)中我們?yōu)樵摴⿷?yīng)商創(chuàng)建的VG用戶賬號(hào)，點(diǎn)擊“Login”按鈕即可成功登錄至VG系統(tǒng)。
注意：
目前還僅是英文界面。中文漢化要等后續(xù)版本進(jìn)行，別著急。
對(duì)于供應(yīng)商一側(cè)用戶來(lái)說(shuō)，VG在瀏覽器中運(yùn)行，用flash技術(shù)，需要安裝flash插件。相信這對(duì)于大家都不是問(wèn)題。
登錄進(jìn)去以后，可以看到VG的主要界面，類似如下。
在ERP中建立詢價(jià)單
對(duì)于我們來(lái)說(shuō)，也許，第一步是詢價(jià)，也就是拓步ERP系統(tǒng)中的RFQ（Request for Quote）。創(chuàng)建RFQ后，在系統(tǒng)中，您可以看到，在界面右側(cè)有一個(gè)“建立消息”的按鈕。點(diǎn)擊它，就可以進(jìn)入VG詢價(jià)流程，把詢價(jià)單自動(dòng)發(fā)送給一個(gè)VG的用戶手上（通過(guò)郵箱）。
在接下來(lái)的流程中，您可以對(duì)詢價(jià)的每一個(gè)貨品進(jìn)行注釋、價(jià)格（如果想寫的話）、數(shù)量、條款，以及特別要說(shuō)明、備注等信息，列上去。然后，選擇一個(gè)VG用戶進(jìn)行發(fā)送（因?yàn)橐粋�(gè)供應(yīng)商可能有很多人和你聯(lián)絡(luò)，他們可能在不同的分公司、部門，負(fù)責(zé)不同的產(chǎn)品銷售）。
在發(fā)送的時(shí)候，拓步ERP系統(tǒng)首先會(huì)把詢價(jià)單進(jìn)行打�。▽�(shí)際上是生成PDF文件），然后把PDF文件通過(guò)電子郵箱，通過(guò)附件的形式，發(fā)送到供應(yīng)商的用戶手上。
供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)
發(fā)送后，供應(yīng)商會(huì)看到什么呢？讓我們進(jìn)入供應(yīng)商的郵箱看看吧！
咦？一封郵件哦�？蛻羲蜕鈦�(lái)啦！馬上打開(kāi)看看：
果然，一封熱氣騰騰、帶著客戶體香的詢價(jià)郵件出現(xiàn)了。郵件很簡(jiǎn)單，具體內(nèi)容在一個(gè)PDF的附件中，可以打開(kāi)看明細(xì)。什么？它打不開(kāi)PDF文件？安裝一個(gè)Adobe Reader就行了，免費(fèi)的，應(yīng)當(dāng)不難吧。PDF已經(jīng)是比較國(guó)際通用的商務(wù)文件傳送格式了。
另外，點(diǎn)擊郵件中的一個(gè)連接“Click Here”，就進(jìn)入了咱們家的VG，他可以看到這個(gè)訂單的在線網(wǎng)頁(yè)了。
這時(shí)供應(yīng)商即可在線編輯填寫各詢價(jià)單項(xiàng)的價(jià)格信息以及備注等，上圖中的有顏色部分。供應(yīng)商填寫信息如下圖所示，完善后點(diǎn)擊“Submit” 按鈕，將報(bào)價(jià)提交。
議價(jià)
供應(yīng)商提交后，我們?cè)谙到y(tǒng)中會(huì)看到其報(bào)價(jià)信息。
我們可以在這里決定，是接受報(bào)價(jià)，還是拒絕。如果拒絕，填寫信息，會(huì)繼續(xù)發(fā)送郵件，要求重新報(bào)價(jià)。如果接受，則可以直接點(diǎn)擊按鈕，生成訂單。
議價(jià)過(guò)程可能是一個(gè)長(zhǎng)期、反復(fù)的過(guò)程。通過(guò)email、網(wǎng)頁(yè)和拓步ERP系統(tǒng) ERP，可以方便的在企業(yè)和供應(yīng)商之間搭建一個(gè)議價(jià)平臺(tái)。簡(jiǎn)單、方便，所有信息都可以在ERP中記錄，方便信息管理、查詢、追蹤。
供應(yīng)商發(fā)貨
當(dāng)我們給供應(yīng)商下了很多訂單后，我們是不是就只能在家死等貨物送到大門口呢？發(fā)貨了沒(méi)有？哪天發(fā)的？我們看到采購(gòu)部門的人一般都那個(gè)手機(jī)不停的吼，他們就是在吼這些事情呢！如果我們要求供應(yīng)商必須在線進(jìn)行發(fā)貨和信息更新，那不是節(jié)省了我們很多事情嗎？而且我們也可以知道貨物是還在生產(chǎn)，還是已經(jīng)發(fā)貨在途。
供應(yīng)商登錄我們的VG后，可以看到所有下達(dá)的、正在執(zhí)行中的訂單。如果要發(fā)貨，他可以勾選訂單、繼續(xù)勾選訂單項(xiàng)，然后輸入數(shù)量、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨途徑等信息，進(jìn)行發(fā)貨。這個(gè)目的是：讓他們主動(dòng)通知我們，是否發(fā)貨，發(fā)了什么貨，發(fā)了多少，什么時(shí)間發(fā)的，什么方式，多少天到，裝箱單情況，發(fā)票情況，等等。另外，供應(yīng)商也可以通過(guò)點(diǎn)擊形式發(fā)貨單中的“Box”標(biāo)簽頁(yè)添加集裝箱的尺寸等詳細(xì)信息。點(diǎn)擊“Update”按鈕，更新集裝箱尺寸信息；點(diǎn)擊“Delete”按鈕，刪除該集裝箱；點(diǎn)擊“Add”按鈕，添加新集裝箱。
一旦物品發(fā)出，在我們的拓步ERP系統(tǒng)中，這些訂單的零件就會(huì)立刻反映出“現(xiàn)在有多少零件在途”。
為什么要讓供應(yīng)商做這些操作呢？道理很簡(jiǎn)單：因?yàn)槲覀兿胧∈�。別忘了同志們，我們是客戶！我們可以要求供應(yīng)商“為我們工作”，而不是“我們?yōu)樗ぷ鳌薄Ｗ屗麄冎鲃?dòng)的錄入和維護(hù)信息，豈不是比我們自己錄入更好？例如詢價(jià)單，如果不用VG，你在拓步ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建詢價(jià)單，是不是要打印出來(lái)傳真給供應(yīng)商？供應(yīng)商拿一直鋼筆填寫好了信息，傳真回來(lái)，你是不是要打開(kāi)拓步ERP系統(tǒng)，一條一條的把報(bào)價(jià)價(jià)格錄進(jìn)去？你是想自己做這個(gè)工作呢，還是想通過(guò)VG，讓供應(yīng)商替你做這個(gè)工作呢？相信咱們都不傻，會(huì)作出英明的選擇。
接下來(lái)，當(dāng)貨物到了我們公司門口，之間入庫(kù)后，我們就可以在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨，整個(gè)采購(gòu)過(guò)程就結(jié)束了。如果順利，所有零件都合格，你甚至不需要做什么收貨的錄入工作，點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，貨就都進(jìn)去了。方便吧？
供應(yīng)商單據(jù)查詢
VG系統(tǒng)提供只針對(duì)該供應(yīng)商的不合格報(bào)告單報(bào)表與退貨單報(bào)表，這樣供應(yīng)商可以根據(jù)跟進(jìn)單據(jù)，提高供貨質(zhì)量。例如，這個(gè)供應(yīng)商的不合格報(bào)告單、退貨單，等等。
好了，整個(gè)VG的大體功能就是這些了。沒(méi)有什么驚天地、泣鬼神的new feature，沒(méi)有什么眼花繚亂、目不暇接的精彩界面。但是，我敢說(shuō)，所有類型的企業(yè)，不論大小、無(wú)論什么行業(yè)，只要你有采購(gòu)業(yè)務(wù)，你就會(huì)愛(ài)上它，我們壓箱底兒的好東西之一：“供應(yīng)商在線”——VG模塊。
轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題：拓步免費(fèi)ERP軟件大劇透之三：供應(yīng)商在線模塊讓采購(gòu)也瘋狂
相關(guān)文章
