很多朋友問：拓步免費ERP軟件太復雜了，我們只需要進銷存就行了，是否可以？答案是肯定的。對于中小企業(yè)，從進銷存開始實施是一個很好的實踐。這樣的好處是，可以先從簡單的進銷存和物流開始管理，待時機成熟后，再擴展到生產(chǎn)和財務等部分。即便如此，對物流的管理也還是可以對一個企業(yè)起到極大的管理水平提升。在拓步免費ERP軟件中，針對進銷存這幾個ERP的基礎(chǔ)模塊都有很大的功能增強。本文對此進行簡要闡述。
銷售模塊
采購模塊是整個拓步免費ERP系統(tǒng)中需求的主要產(chǎn)生點，也是按單生產(chǎn)企業(yè)的主要需求產(chǎn)生點。如何方便、快速的生成采購單，是拓步免費ERP不斷加強的重點所在。
從采購單生成銷售單
從采購單生成銷售單？有點匪夷所思。因為采購單是客戶家的，對應于我們家才是銷售單。兩家企業(yè)的數(shù)據(jù)，怎么能轉(zhuǎn)換呢？有這個需求和必要么？
我們試想一個場景：如果公司A從公司B采購了很多東西，并生成了一張采購單，長長列表的一個單子，品名、價格、數(shù)量、交貨期等等信息一應俱全。對于公司B的銷售人員來說，也要在本公司創(chuàng)建一個銷售單，品名、數(shù)量、價格、交貨期等等的大致內(nèi)容基本上其實差不多。對于這個工作，一般來說，是無法避免的，兩家公司嘛。但是，如果兩家企業(yè)都用拓步免費ERP軟件呢？公司A和公司B是一個集團企業(yè)成員，具有相同的零件號呢？是否有一個快速“從采購單生成銷售單”的辦法，讓B公司可以快速生成銷售單呢？在v3.2中，這就成為了可能。
在拓步免費ERP軟件中，可以在采購單上面通過一個按鈕，將采購單數(shù)據(jù)導出到一個文本文件中（其格式實質(zhì)是一個標準的XML文件）。把這個XML文件發(fā)送到另外一家企業(yè)的拓步免費ERP系統(tǒng)中，可以直接生成一個對應的銷售單。當然，零件號等信息在兩家企業(yè)可能是不同的，可以通過簡單快速的干預即可，或者，直接在拓步免費ERP系統(tǒng)中提前做好“零件號映射”，這樣就可以做到訂單的自動轉(zhuǎn)換。當然，這一功能需要用到“零件映射”功能。
零件映射表
為了能夠在客戶采購單和我方銷售單中自動進行單據(jù)轉(zhuǎn)換，需要一個映射表，對兩家公司的零件號進行映射。這一功能可以在零件映射表模塊完成。通過錄入我方零件與對方零件的編碼關(guān)系，系統(tǒng)就可以自動將單據(jù)中的零件進行自動轉(zhuǎn)換，避免手工二次錄入。
銷售清單
銷售清單是針對一個商品的整個結(jié)構(gòu)中所有的可銷售零部件的過濾和展示。通過銷售清單，銷售員可以快速的把一個商品進行拆解，對所有內(nèi)部可銷售的部件進行查詢。對于銷售各種配件、零部件的企業(yè)來說，這一功能非常方便。
銷售員和傭金管理
銷售員模塊可以對公司所有的銷售人員進行管理和維護。每一個銷售單都會記錄對應的銷售員。而傭金管理，則是針對企業(yè)內(nèi)部的銷售員、部門，或企業(yè)外部的代理商、分銷商等進行管理。通過提前設(shè)定的傭金比例等計算規(guī)則，以及一個階段內(nèi)的銷售記錄，系統(tǒng)可以自動計算出應當支付的銷售傭金。
條款模板
這是針對銷售單上的各種不同的商業(yè)條款而設(shè)計的模板。例如，對于典型的“款到發(fā)貨”類的銷售業(yè)務，我們可以提前建立好相關(guān)的合同條款，并以模板的形式記錄在系統(tǒng)中。當生成采購單時，可以選擇，并在打印時直接打印出來，可以作為銷售單的不同，直接形成合同文本。系統(tǒng)可以設(shè)置多個不同的條款模板。
協(xié)議價格
協(xié)議價格，是針對一類特別的客戶而設(shè)置的。這些客戶可能是例如：a)戰(zhàn)略合作伙伴，有特別的約定價格；b)集團中的兄弟單位，有特別的約定價格；c)分銷商、大客戶等客戶，有特別的約定價格和折扣。針對這類企業(yè)，我們希望能夠提前把一些商品以及對他的價格/折扣錄入系統(tǒng)，當創(chuàng)建銷售單時，可以自動從系統(tǒng)中把協(xié)議價格拉出，形成銷售單。
以上需求可以通過協(xié)議價格模塊進行處理。
項目管理
大家在銷售單上可以看到有“項目”一項。拓步免費ERP軟件在新版本中對項目進行了管理和約束。但是，到底什么是項目？它如何定義，代表什么？其實很抽象，不同的企業(yè)可能有不同的具體用法。例如，針對一個新開發(fā)的系列產(chǎn)品，或一類特別的用戶，或一類特別用途的銷售單，都可以定義為一個“項目”。在項目管理模塊對此進行定義，然后就可以在銷售單、工單等地方進行直接下拉管理。此外，還可以在系統(tǒng)中，通過項目進行各種報表的統(tǒng)計。例如：所有“**”項目的最近一個月的銷售額，等等。
采購模塊
采購模塊這次最主要的功能增加是以前曾經(jīng)撰文介紹過的“供應鏈在線”模塊。而其他雜項，增加并不多。主要是兩個：一個是采購單條款模板管理，一個是供應商協(xié)議價格。這兩個都和上面介紹的銷售單條款模板、銷售協(xié)議價格功能類似，只是從面向“銷售”轉(zhuǎn)向了面向“采購”，原理簡單，不再贅述。
庫房管理
庫房管理有很多重要的模塊增加。一個重要模塊是以前曾經(jīng)撰文闡述過的移動庫房模塊，具體可見前文。另外還有：多庫房管理、多庫房物料調(diào)撥、借出管理、發(fā)貨清單、標簽管理、形式收料單和零件號映射。
多庫房管理
一個企業(yè)，很可能會存在不止一個庫房。注意這里所說的庫房，并非一定是說物理上的庫房，我們更多的是說需要單獨管理的庫房。它可能是一個小房間，也可能是一個物理的庫房建筑物，還可能是一個異地的庫房，或在其他國家的一個遠端客戶或供應商處的臨時庫房，等等。
多庫房管理的目的很多，一個是希望系統(tǒng)能夠?qū)⒇浳坏任锢硇畔⑦M行區(qū)分，另外一個可能需要系統(tǒng)把一個種類的物料在不同庫房中的有不同的成本。這兩點，在拓步免費ERP軟件中都可以實現(xiàn)。
多庫房管理，會增加庫房管理的復雜度。一個企業(yè)是否需要創(chuàng)建多庫房？需要企業(yè)自行仔細思考。一個企業(yè)有好幾個物理庫房，不見得一定需要用多庫房進行管理。這要看企業(yè)是否需要對貨位、成本、庫間物流調(diào)撥等有管理需求。如果需求不大，可以保持簡單的單庫房管理模式，簡化庫房管理的復雜度。
多庫房物料調(diào)撥
有了多庫房，就會產(chǎn)生物料的轉(zhuǎn)移和調(diào)撥。由于庫房之間可能物理距離遙遠，甚至在不同的國家，拓步免費ERP需要對物料的轉(zhuǎn)移物流進行專門的管理。例如，貨物的發(fā)出、接收等等。這一部分可以通過多庫房物料調(diào)撥來完成。
在借管理
在借管理，是用來管理企業(yè)中借出的物資。例如，物料借給了某一個關(guān)聯(lián)企業(yè)，某一個部門，某一個員工；或工具、模具等借給供應商，等等。對于借出的物資，在系統(tǒng)中將會通過單獨的字段進行顯示，且不會參與MRP運算。也就是說，借出去的東西，不算做庫存。如果只有一個物料A并被借出，那么一旦產(chǎn)生A的需求，MRP將會要求購買（或制造）。
在借管理，包括單據(jù)的生成、批準，物品的發(fā)貨、收貨等等流程。此外，還有完整的在借物資的報表。
發(fā)貨清單
發(fā)貨清單，是用在銷售單等發(fā)貨時候作為裝箱單一起隨貨發(fā)走的物資列表。它明確的列出了發(fā)貨對應的各種單據(jù)（例如客戶的采購單號）、數(shù)量、零件號、序列號等等信息，方便收貨方查詢。
在進出口企業(yè)或外貿(mào)企業(yè)中，發(fā)貨清單是非常重要的一個環(huán)節(jié)。
標簽管理
庫房中，標簽可以用在貨位上進行標識，也可以用在發(fā)貨的包裝箱上作為標識。無論何種標簽，拓步免費ERP都可以進行方便的管理。
標簽的管理包括標簽模板的定義、格式、打印等功能。通過配置一臺專用的標簽打印機，可以批量的快速打印標簽，用于發(fā)貨、倉庫管理等等。
形式收料單與零件映射
形式收料單（Proforma Receiver）是與形式發(fā)貨單（Proforma Shipper）對應的。尤其對于跨國的國際貿(mào)易中，當對方（供應商）發(fā)貨后，很可能是以整個集裝箱為單位的大批量一次性集中發(fā)貨，其中可能包含了很多我方的采購單的很多項，甚至可能項的部分發(fā)貨。當我方收到貨后，要從系統(tǒng)中把所有的采購單據(jù)都列出來，并于本次發(fā)貨一一對應，并非易事。
和“銷售單生成采購單”的思路類似，拓步免費ERP提供了從形式發(fā)貨單到形式收料單的自動轉(zhuǎn)換。對于兩家都是用拓步免費ERP的企業(yè)來說，只要發(fā)貨方將形式發(fā)貨單數(shù)據(jù)提供給收貨方，收貨方就可以在系統(tǒng)中快速的創(chuàng)建形式收料單，可以在幾次點擊鼠標的情況下，快速接收大批量貨物。
當然，同樣存在一個零件號映射的問題。所以，這里也需要提前設(shè)置“供應商零件號映射”的數(shù)據(jù)。
轉(zhuǎn)載請注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
相關(guān)文章
