1 前 言
費(fèi)用管理，一直是各企業(yè)內(nèi)部挖潛、實(shí)現(xiàn)企業(yè)精細(xì)化管理、提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最為關(guān)注的內(nèi)容。但舊有的以人工事后考核為手段的費(fèi)用管理，制約了企業(yè)在現(xiàn)有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的發(fā)展，因此，采用現(xiàn)代信息技術(shù)——ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用管理的事前控制，就成為現(xiàn)代物資管理的一大亮點(diǎn)。
企業(yè)的費(fèi)用管理包括很多方面的內(nèi)容，我們這里主要介紹宣化鋼鐵集團(tuán)公司采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司負(fù)責(zé)的費(fèi)用管理，包括：消耗定額、采購(gòu)成本、庫(kù)存定額等方面，在這些費(fèi)用中，源頭為消耗，因此加強(qiáng)費(fèi)用管理要從源頭做起---即加強(qiáng)消耗定額管理。
2 新舊管理模式對(duì)比
1、舊有的消耗定額管理模式介紹
如圖1所示：采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司根據(jù)公司下達(dá)的材料單耗制定各單位消耗定額，各單位每月根據(jù)生產(chǎn)情況上報(bào)材料需求計(jì)劃，由于沒(méi)有有效手段做保證，各單位在上報(bào)需求計(jì)劃時(shí)經(jīng)常會(huì)超出下達(dá)的定額量，將計(jì)劃矛盾上交到采購(gòu)部門，自身缺乏主動(dòng)管理。還有些單位為成功上報(bào)計(jì)劃，會(huì)將計(jì)算價(jià)填寫得遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于實(shí)際計(jì)劃價(jià)，造成實(shí)際采購(gòu)的金額超出消耗定額，加大采購(gòu)成本；采來(lái)的材料投入消耗，單耗失控，不投入消耗，就會(huì)形成庫(kù)存，增加庫(kù)存資金占用。采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司每月下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，需要在統(tǒng)計(jì)員匯總計(jì)算各計(jì)劃員編制的采購(gòu)計(jì)劃，沒(méi)有超出消耗定額指標(biāo)后才能下達(dá)實(shí)施采購(gòu)。遇有超出指標(biāo)的時(shí)候，就要返回到需求提報(bào)單位削減計(jì)劃內(nèi)容后，再返回重新修改采購(gòu)計(jì)劃才可以下達(dá)實(shí)施采購(gòu)。整個(gè)過(guò)程琛長(zhǎng)復(fù)雜，而且在要求需求單位削減計(jì)劃時(shí)往往會(huì)發(fā)生矛盾，不利于管理。
圖1
若要改變?cè)泄芾砟Ｊ降谋锥�，需要確定新的管理模式，利用ERP加以實(shí)現(xiàn)，從源頭上控制消耗的管理目標(biāo)。
2、新的消耗定額管理模式介紹
如圖2所示：采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司根據(jù)公司下達(dá)的材料單耗制定各單位消耗定額，維護(hù)到ERP系統(tǒng)中，各單位每月根據(jù)生產(chǎn)情況在ERP中上報(bào)材料需求計(jì)劃，超出定額的系統(tǒng)不予保存，需求單位削減計(jì)劃至定額范圍內(nèi)，計(jì)劃上報(bào)到采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司計(jì)劃科后，出具采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)?fù)度胧褂谩?BR>
圖2
3、新舊管理模式對(duì)比
·新模式將材料費(fèi)用管理從事后管理轉(zhuǎn)為事前管理；
·各二級(jí)單位從被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理；
·解決了多年存在的主管部門和二級(jí)單位費(fèi)用管理中的矛盾；
·優(yōu)化了計(jì)劃提報(bào)流程，提高了工作效率。
3 技術(shù)實(shí)現(xiàn)
1、在原有系統(tǒng)中開發(fā)增強(qiáng)功能
在原有ERP標(biāo)準(zhǔn)功能不具備定額控制的前提下，想要實(shí)現(xiàn)只能依靠我們自己的開發(fā)人員編寫增強(qiáng)。所謂功能增強(qiáng)，是在SAP程序?yàn)榭蛻舯Ａ舻囊恍┨厥獾墓δ艽a接口中嵌入自已的代碼。技術(shù)難點(diǎn)在于怎樣找到你將要控制業(yè)務(wù)流程的BADI，通過(guò)SE18讀取BADI文檔，并通過(guò)此BADI找到它的接口，創(chuàng)建一個(gè)自己的實(shí)現(xiàn)類，最后用SE19進(jìn)入BADI編輯自已的實(shí)現(xiàn)類。
首先開發(fā)定額管理維護(hù)界面，在系統(tǒng)中事前維護(hù)各單位材料消耗定額（如圖3所示）。此功能的技術(shù)難點(diǎn)在于：突破了傳統(tǒng)的表結(jié)構(gòu)與表內(nèi)容的關(guān)系，而把自建表的結(jié)構(gòu)做為內(nèi)容填充到系統(tǒng)控制表內(nèi)，然后對(duì)每一個(gè)字段的屬性與內(nèi)容進(jìn)行操作。例如：定額字段是每個(gè)單位維護(hù)的核心字段，這個(gè)字段要可以進(jìn)行交互操作即不盡可以顯示已有的數(shù)據(jù)還可以被修改。某字段是否能被修改就需要在編寫程序時(shí)按字段名為關(guān)鍵字循環(huán)判斷，然后對(duì)其進(jìn)行設(shè)置。具體開發(fā)的技術(shù)手段是，利用方法REUSE_ALV_FIELDCATALOG_MERGE把事先定義好的定額表的字段目錄賦予一個(gè)具有SLIS_T_FIELDCAT_ALV結(jié)構(gòu)的內(nèi)表。當(dāng)循環(huán)判斷取到某字段名的記錄時(shí)，通過(guò)把本記錄的EDIT屬性置‘X’，并保存設(shè)置。接下來(lái)用方法REUSE_ALV_GRID_DISPLAY把剛才設(shè)置好的存放表結(jié)構(gòu)的內(nèi)表及真正存放定額數(shù)據(jù)的內(nèi)表分別賦給此方法對(duì)應(yīng)的參數(shù)，報(bào)表就會(huì)按我們?cè)O(shè)置的內(nèi)容顯示出來(lái)了。
圖3
其次在ERP原有的采購(gòu)申請(qǐng)創(chuàng)建環(huán)節(jié)，編寫代碼實(shí)現(xiàn)一組判斷及操作功能。具體業(yè)務(wù)流程是當(dāng)業(yè)務(wù)人員創(chuàng)建一筆采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，判斷此訂單所涉及物料是否納入定額管理，如果不是則不需要控制直截進(jìn)入創(chuàng)建申請(qǐng)環(huán)節(jié)，如果是需要去判斷本申請(qǐng)者的本月定額余額（即定額總數(shù)減去已申請(qǐng)總數(shù)），如果余額大于本次申請(qǐng)金額，系統(tǒng)將允許創(chuàng)建訂單，反之提示本次申請(qǐng)超額并不允許創(chuàng)建申請(qǐng)。如查詢煉鐵廠東鐵區(qū)2009年12月剩余工礦材料剩余定額1082.6元，（如圖四所示），東鐵區(qū)再要上報(bào)3350元的除塵布袋，在保存時(shí)，系統(tǒng)給出提示：
2、開發(fā)報(bào)表顯示功能及時(shí)掌握定額動(dòng)態(tài)情況
為使各單位在使用這一功能上更加方便，我們同時(shí)開發(fā)了配套報(bào)表，使大家實(shí)時(shí)可以查到本單位定額動(dòng)態(tài)情況，如（圖4）所示：
圖4
由于考慮到本報(bào)表的關(guān)鍵字是申請(qǐng)者，記錄之間的關(guān)系簡(jiǎn)單，沒(méi)有合計(jì)與小計(jì)的需求，所以選擇方便保存輸出的OLE技術(shù)，即程序直接驅(qū)動(dòng)EXCEL輸出方式。報(bào)表的定額部分是采用讀取用維護(hù)定額功能維護(hù)的定額表到內(nèi)表后，再對(duì)內(nèi)表進(jìn)行循環(huán)逐條操作及顯示；而實(shí)際與其它的消耗則是取出符合日期范圍內(nèi)的每一筆移動(dòng)類型為關(guān)于成本中心的發(fā)貨（201\202）的物料憑證中取出所有數(shù)據(jù)，以申請(qǐng)者為關(guān)鍵字區(qū)分借貸標(biāo)識(shí)后把發(fā)貨金額累計(jì)起來(lái)，之后與定額表去做匹配。當(dāng)整理好預(yù)輸出的內(nèi)表后，利用類INCLUDE OLE2INCL 的功能（調(diào)用、包含OLE2INCL類），再編寫好對(duì)EXCEL直接操作的子程序，最終按照需要的格式以調(diào)用子程序的形式把報(bào)表顯示出來(lái)。需要說(shuō)明的是程序每次運(yùn)行都會(huì)重新創(chuàng)建一個(gè)新的EXCEL文件，所以當(dāng)程序運(yùn)行完畢后把EXCEL文檔直截保存到本地即可。
這樣，就使各單位在上報(bào)材料需求計(jì)劃時(shí)主動(dòng)考慮需要使用的提報(bào)，不需要的不提報(bào)，減少了浪費(fèi)；材料費(fèi)用也實(shí)現(xiàn)了超出定額的部分不提報(bào)、不采購(gòu)、不消耗的管理目標(biāo)，從源頭上控制了消耗，同時(shí)也降低了采購(gòu)成本，降低了庫(kù)存資金占用。
4 管理效果
經(jīng)過(guò)三個(gè)月的開發(fā)、測(cè)試、上線籌備、最終用戶的培訓(xùn)，2009年5月這一技術(shù)正式投入使用，使材料系統(tǒng)費(fèi)用管理有了質(zhì)的提高，各單位在上報(bào)材料需求計(jì)劃時(shí)主動(dòng)考慮，需要使用的提報(bào)，不需要的不提報(bào)，減少了浪費(fèi)；材料費(fèi)用也實(shí)現(xiàn)了超出定額的部分不提報(bào)、不采購(gòu)、不消耗的管理目標(biāo)，從源頭上控制了消耗，同時(shí)也降低了采購(gòu)成本，降低了庫(kù)存資金占用。真正起到了控制采購(gòu)成本、消耗定額、庫(kù)存資金占用的作用。在上線使用這一功能的5、6月份，各項(xiàng)指標(biāo)變化情況如下：5月份采購(gòu)成本比去年同期降低1172.45萬(wàn)元，6月份比去年同期降低843.19萬(wàn)元。噸鋼消耗5月份比去年同期分別降低6.96元／噸, 材料消耗總額降低344.68萬(wàn)元；噸鋼消耗6月份比去年同期降低15.85元／噸, 材料消耗總額降低758.90萬(wàn)元。5月末材料存貨資金比年初降低339.63萬(wàn)元，6月末材料存貨資金占用比年初降低357.25萬(wàn)元。
同時(shí)，由于其配套報(bào)表即時(shí)將各單位定額、定額使用情況、剩余定額情況，材料實(shí)際消耗情況，將各環(huán)節(jié)計(jì)劃員從繁雜的日常數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作中解放出來(lái)做管理分析工作，從而更進(jìn)一步為各管理層提供科學(xué)的管理信息。
2009年7月，隨著公司深挖內(nèi)潛、精細(xì)化管理步伐的推進(jìn)，材料備件費(fèi)用管理細(xì)分為工礦性備件、工藝性備件、工礦性材料、工藝性材料、勞保、辦公用品等六大類，而這一細(xì)化管理必須依托這一新的費(fèi)用管理功能才能真正得以實(shí)現(xiàn)，因此，在公司領(lǐng)導(dǎo)、ERP項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)處的大力支持下，這一管理方法得以推廣，利用8-9月兩個(gè)月的時(shí)間，我們重新將費(fèi)用控制的內(nèi)容加以細(xì)分，按照工礦性備件、工藝性備件、工礦性材料、工藝性材料、勞保、辦公用品等六大類進(jìn)行程序設(shè)計(jì)及報(bào)表開發(fā)，10月8日，工藝性材料的費(fèi)用管理率先在采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司投入使用，2010年1月，機(jī)動(dòng)處也相繼在工礦性備件、工藝性備件、工礦性材料的管理中進(jìn)行使用。
5 運(yùn)用定額管理的注意事項(xiàng)
管理部門不能機(jī)械地只管費(fèi)用，不管實(shí)際，而要根據(jù)生產(chǎn)實(shí)際對(duì)公司費(fèi)用管理及時(shí)提出合理建議，動(dòng)態(tài)管理費(fèi)用指標(biāo)，將月度管理和年度累計(jì)管理綜合考慮，使費(fèi)用管理更加科學(xué)可行；
管理部門不能允許各單位在ERP系統(tǒng)外提報(bào)物料需求計(jì)劃，否則系統(tǒng)外的計(jì)劃就不能納入定額管理；
管理部門應(yīng)將所管物料全部納入定額管理，否則在核算結(jié)果時(shí)會(huì)與實(shí)際脫節(jié)；
管理部門必須嚴(yán)格按照需求申請(qǐng)中的到貨日期安排采購(gòu)，不能將需要未來(lái)月份到貨的物料當(dāng)月安排到貨消耗，占用當(dāng)月指標(biāo)或是當(dāng)月消耗增加。
結(jié)束語(yǔ)
在企業(yè)追求低成本戰(zhàn)略今天，采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)配送公司利用ERP 實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用管理的成功應(yīng)用顯得更加突出，但這只是我們精細(xì)化管理邁開的第一步，今后我們的目標(biāo)將是更大地發(fā)揮ERP現(xiàn)代信息技術(shù)手段，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面預(yù)算管理進(jìn)行多方位功能開發(fā)利用，在“動(dòng)態(tài)競(jìng)爭(zhēng)”環(huán)境下，引導(dǎo)著我們的企業(yè)從“粗放型”經(jīng)營(yíng)到建立計(jì)算投入、產(chǎn)出和資金使用效率的“精細(xì)化”管理轉(zhuǎn)變。
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本文標(biāo)題：利用ERP平臺(tái) 實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用管理
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