1. 報價單轉換主要內容
通過報價單轉換功能，用戶可以將報價單或者建議書（這針對項目管理而言）轉換為其他訂單的單據(jù)類型，如轉換為正式的銷售訂單等。如果需要維護、保留建議書或者報價單，那么使用這個流程能夠起到不錯的效果。
在實際工作中，這個作業(yè)可能主要用在以下幾個場合。
一是在產(chǎn)品價格上下浮動比較大的企業(yè)，他們要求在客戶下訂單之前需要先確認價格。即需要先由報價單，客戶同意之后再下正式訂單。為了讓這個過程在系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，就需要在系統(tǒng)中有一個報價的動作。無論客戶是否最終接受這個價格，在系統(tǒng)總都有報價的記錄。在后續(xù)的數(shù)據(jù)分析與業(yè)績考核中，也可以分析報價的成功率。這對于企業(yè)決策者的決策具有很大的幫助。
二是報價單做為模板使用。有些接單型生產(chǎn)的企業(yè)，可能客戶的產(chǎn)品比較固定。如筆者遇到過一家企業(yè)，他們的客戶平均每個月下兩到三次訂單，而且每次訂單的產(chǎn)品種類多達100多個。如果每次接到訂單都到系統(tǒng)中下單，顯然比較麻煩。遇到這種需求的話，就可以將報價單做為模板來使用。如將這個客戶的產(chǎn)品都錄在報價單中，數(shù)量與價格可以不錄。然后每次下訂單時，用戶只需要從報價單轉換為銷售訂單，然后更新訂單數(shù)量即可。如果有個別產(chǎn)品要調整的話，再在銷售訂單中進行調整即可。這么操作，就可以大幅度的降低工作量。
可見，報價單轉換作業(yè)，在實際工作中的用處還是蠻大的。如果有上述需求的企業(yè)，在ERP選型時就需要特別注意，需要確認所選擇的ERP系統(tǒng)是否有這方面的功能，以及在功能上是否完善。
2. 報價單轉換設計事項
如上圖所示，就是報價單轉換的主要界面。筆者就以這個界面為基礎，給大家分析一下，這個功能開發(fā)時需要注意的內容。
一是生成新的訂單后對原有報價單的處理。有些企業(yè)他們的報價是一對一的。如原材料市場價格波動比較利害，每次客戶下訂單時價格都有變動。也就是說價格的有效期比較短。這種情況下，一次報價往往只能夠適合一筆銷售訂單。也就是說，報價單與銷售訂單是一對一的關系。此時報價單轉換為銷售訂單之后，原有的報價單就無法再使用。為了實現(xiàn)這個控制，在報價單轉換作業(yè)中，就需要有一個"關閉單據(jù)"的功能。這個功能的主要用途就是在轉換完成之后，就將原有的報價單關閉掉。如此的話，在后續(xù)作業(yè)中就無法再通過這張單據(jù)轉換為銷售訂單。不過需要注意的是，并不是所有企業(yè)都是這種情況。
如上面筆者談到，報價單還可以作為模板使用。此時報價單就在一段時間內長期有效�？梢�，不同的企業(yè)對于這方面有不同的要求，而且有時候即使是同一家企業(yè)也可能有不同的需求。為此比較靈活的一個設計就是在單據(jù)轉換的過程中，設置一個開關。如上圖所示的"關閉單據(jù)"開關。用戶在使用這個作業(yè)時，可以根據(jù)自己的情況來選擇是否關閉報價單。
二是轉換后的銷售訂單狀態(tài)的控制。即報價單轉換為銷售訂單后，銷售訂單的狀態(tài)是"草案"還是"審核"。根據(jù)不同的企業(yè)，這方面也有不同的需求。如有些企業(yè)在價格方面控制的比較嚴格。市場部門跟客戶報完價之后，業(yè)務人員只能夠根據(jù)報價單上的數(shù)量與價格下單（可能考慮到有數(shù)量折扣的問題）。此時就不允許業(yè)務人員更改銷售訂單。那么此時轉換后的狀態(tài)就是審核。相反，如果轉換后，還允許銷售人員更改訂單的數(shù)量等內容。此時轉換后的銷售訂單狀態(tài)就是"草案"�？梢姡煌挠脩粼谶@方面可能有不同的要求。為此也可以通過設置開關來解決。不過需要注意的是，這與上面的"關閉單據(jù)"開關有所不同。這個開關的控制權限應該是事先定好的，而不是在單據(jù)操作中確認。即根據(jù)企業(yè)的操作流程，是否允許業(yè)務員更改銷售訂單，應該已經(jīng)事先有明確的說明。為此這個開關主要是在系統(tǒng)的基本信息設置處進行設置。用戶在操作過程中，不能夠決定銷售訂單的狀態(tài)。在ERP系統(tǒng)開發(fā)時，這是比較容易出錯的地方。
三是轉換后銷售訂單的單據(jù)類型。如最基本的企業(yè)的銷售訂單，會有預付訂單、賒銷訂單和普通訂單三種。這三種不同的訂單類型分別有不同的控制流程。如預付訂單，要求客戶先付款再安排生產(chǎn)。賒銷訂單則會給客戶一定的信用期。而普通訂單則是用戶一手交錢一手交貨，或者說是先付款后交貨（注意與預付訂單的區(qū)別，預付訂單一般為先付款后安排生產(chǎn)）。根據(jù)報價單轉換為銷售訂單后，采用的是哪一種單據(jù)類型呢？一般情況下，轉換后銷售訂單的有關信息是不能夠再更改的。為此在轉換的作業(yè)中，就需要先定義清楚。然后再后續(xù)操作中，才會根據(jù)不同的單據(jù)類型，選擇不同的控制流程。為了滿足不同企業(yè)用戶的需求，筆者建議是在轉換的過程中，讓用戶自己去選擇所需要的單據(jù)類別。這可能會更加的靈活。
四是對報價單的控制。即滿足什么條件的報價單能夠轉換為銷售訂單呢？畢竟報價單也有一個審批的過程。一個基本的原則，就是審批完成之前的報價單，不能夠轉換為銷售訂單。另外企業(yè)的報價往往會有一個有效期。如給客戶的報價上會注明，報價單在什么時間內有效。超過這個時間時，會有另外一個價格。從系統(tǒng)的角度考慮，失效的報價單就不能夠在轉換為銷售訂單。為此在報價單上需要做一些控制。一是報價單的審核控制，只有審核后的報價單，才能夠在這個作業(yè)中顯示。二是有效期的控制。在報價單上有一個有效期，當超過這個有效期之后報價單會自動失效。三是手工關閉報價單。當遇到一些比較特殊的情況，如報價單與銷售訂單是一一對應的，此時每生成一張銷售訂單后，報價單就會自動失效。在報價單上有這個狀態(tài)的控制，然后在運行這個報價單轉換作業(yè)時，可以設置一個過濾條件，將不滿足條件的報價單過濾掉。這可以提高這個作業(yè)的安全性。
五是需要注意報價單適用的范圍。即報價單是對所有客戶都適用，還是為某個客戶量身定制的。如果報價單是針對某個特定客戶的，那么就需要注意對報價單的過濾。因為企業(yè)會對客戶進行評級，然后會根據(jù)評級的內容給與不同的價格。有時候也會根據(jù)數(shù)量的不同給與客戶不同的價格。當然這些內容對于客戶來說都是保密的。如果在報價單轉換的時候，到時候搞錯了，那么就會出亂子。為此如果報價單是針對特定客戶的，在設計這個功能時，就需要特別的注意。如針對特定客戶，那么在生成的銷售訂單中就應該直接有這個客戶的信息，而且客戶的名字不能夠更改。這些細節(jié)的控制非常的重要，因為關系到交易的安全性。
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