1. 引言
從宏觀的角度來講，每個項(xiàng)目都應(yīng)該由三個變量組成：范圍、時間和成本。在這三個因素中，時間是一個最缺乏靈活性的變量。不論對項(xiàng)目做出何種調(diào)整，時間都要流逝，因此，如何更有效的利用時間成為項(xiàng)目管理中非常重要的一個研究方向。本文結(jié)合自身在項(xiàng)目管理軟件開發(fā)中的一些體會，全面剖析項(xiàng)目管理軟件在時間管理方面具體的實(shí)現(xiàn)方式，將有助于廣大的項(xiàng)目管理者以一種全新的，細(xì)致的方式來重新認(rèn)識時間管理，從而建立起良好的項(xiàng)目時間管理體系，有效提升整個項(xiàng)目的管理水平。
2. 時間管理的基本要素
時間管理所涉及到能確保項(xiàng)目準(zhǔn)時完成的因素主要包括：任務(wù)定義，任務(wù)安排，任務(wù)歷時估算，制定進(jìn)度計劃和進(jìn)度計劃控制等。
（1）任務(wù)定義指將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包，這些小的任務(wù)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理通常應(yīng)采用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的形式來將所有任務(wù)列成一個明確的任務(wù)清單。
（2）任務(wù)安排指在產(chǎn)品描述、任務(wù)清單的基礎(chǔ)上，要找出項(xiàng)目任務(wù)之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。這里既要考慮團(tuán)隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系。通常，設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分，項(xiàng)目經(jīng)理在進(jìn)行任務(wù)關(guān)系的定義時一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法，最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。
（3）任務(wù)歷時估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計劃列出項(xiàng)目任務(wù)所需要的工期。在估算工期時要充分考慮任務(wù)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對項(xiàng)目工期的影響。工期估算可采取以下幾種方式：專家評審形式，模擬估算，定量型的基礎(chǔ)工期，以及可以增加一些保留時間，以應(yīng)付一些特殊的風(fēng)險。
（4）編制項(xiàng)目進(jìn)度計劃，是建立一個現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目進(jìn)度計劃，為監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展情況提供一個基礎(chǔ)。通過進(jìn)度計劃確定項(xiàng)目的總進(jìn)度目標(biāo)與階段進(jìn)度目標(biāo)，使協(xié)調(diào)與控制有據(jù)可依。
（5）進(jìn)度計劃控制的主要依據(jù)包括：項(xiàng)目對工期的要求、項(xiàng)目特點(diǎn)、項(xiàng)目的技術(shù)經(jīng)濟(jì)條件、項(xiàng)目的外部條件、項(xiàng)目各項(xiàng)工作的時間估計和項(xiàng)目的資源供應(yīng)狀況。甘特圖是顯示項(xiàng)目信息最常用的工具；PERT分析是評價項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險的一種手段；關(guān)鍵路徑分析是制定和控制項(xiàng)目進(jìn)度計劃的一種很重要的工具。
可見，時間管理的五項(xiàng)基本要素中，前三項(xiàng)都是項(xiàng)目經(jīng)理需要做的工作，主要涉及到計劃的編制和任務(wù)的分解，需要充分發(fā)揮項(xiàng)目經(jīng)理的溝通和協(xié)調(diào)能力，屬于和人打交道；而后兩項(xiàng)則考驗(yàn)項(xiàng)目經(jīng)理的精確計算能力，可以利用各種項(xiàng)目管理軟件所提供的功能來實(shí)現(xiàn)，屬于和工具打交道，是項(xiàng)目時間管理研究的重點(diǎn)。
3. 項(xiàng)目進(jìn)度計劃編制
項(xiàng)目任務(wù)之間的時間計算受到多種因素的影響，包括任務(wù)之間的關(guān)系，任務(wù)的延時，項(xiàng)目日歷中的非工作日情況，任務(wù)的不同種類等。通常，項(xiàng)目進(jìn)度計劃編制都會采用一種表示項(xiàng)目任務(wù)之間關(guān)系的方法———前導(dǎo)圖法（PDM）來作為任務(wù)之間時間推導(dǎo)的基本方法。
前導(dǎo)圖法給任務(wù)之間定義了四種關(guān)系，包括FS，F(xiàn)F，SF，SS關(guān)系，同時抽象出了ES（任務(wù)最早可以開始的時間），EF（任務(wù)最早可以結(jié)束的時間）和Duration（任務(wù)的歷時）三個時間計算輔助變量。如果不考慮休息日的因素，可以得出一個簡單的公式：
Duration=EF-ES+1
同時，如果引入任務(wù)關(guān)系中的延時特性（即任務(wù)和任務(wù)之間可以相隔一定的時間進(jìn)行），可以推導(dǎo)出各個任務(wù)關(guān)系下ES 的計算公式，見表1。
表1 各個任務(wù)關(guān)系下ES的計算公式
而實(shí)際工作中，通常存在很多不同任務(wù)關(guān)系的前導(dǎo)任務(wù)，后導(dǎo)任務(wù)的情況，甚至可能存在一些任務(wù)環(huán)的情況，但經(jīng)過對相關(guān)定義的研究，可以得出如下結(jié)論：（1）導(dǎo)圖不可能存在環(huán)狀任務(wù)關(guān)系，（2）使用前導(dǎo)移除算法必然可以確定所有任務(wù)的ES、EF。當(dāng)然，上述討論還沒有考慮對任務(wù)的開始日期或完成日期設(shè)置限制的情況，即任務(wù)限制。任務(wù)限制通常有以下七種：（1）越早越好，（2）必須開始于，（3）必須完成于，（4）不得早于…開始，（5）不得早于…完成，（6）不得晚于…開始，（7）不得晚于…完成。因?yàn)橛腥蝿?wù)限制的存在，使得項(xiàng)目的最早可以開始時間的計算方式又得重新修正。將不考慮任務(wù)限制計算出來的最早可以開始時間記為OES，則有ES>= OES。同時根據(jù)任務(wù)關(guān)系的定義，可以得到下面一組公式，見表2。
表2 各個任務(wù)關(guān)系下OES的計算公式
計算出了任務(wù)的OES之后，如果把任務(wù)限制中的規(guī)定執(zhí)行期定義為ReguDate，再根據(jù)任務(wù)的限制條件的定義，可以重新得出任務(wù)的ES，見表3。而針對項(xiàng)目日歷限制，只要把先前討論的所有日期或日期間隔都改為工作日間隔，問題就能解決。
表3 各種任務(wù)限制條件下ES的計算公式
上面的公式針對的都是普通類型任務(wù)，還有兩類特殊類型的任務(wù)也會對時間計算產(chǎn)生一些影響，它們是里程碑任務(wù)和概要任務(wù)。里程碑任務(wù)的特點(diǎn)是歷時通常為0，為了與前面介紹的所有公式接軌，需要在內(nèi)部把那些歷時為0的里程碑的開始日期設(shè)為結(jié)束日期的后一天。這樣，里程碑任務(wù)的時間計算也就利用上述已有的計算公式，只是在UI顯示中，需人為地把開始日期顯示為與結(jié)束日期一致。
概要任務(wù)相對于里程碑任務(wù)要復(fù)雜很多，它是一個任務(wù)集合，這些任務(wù)可以是普通任務(wù)、里程碑或者其他概要任務(wù)。因此，它的歷時是其所有子任務(wù)從開始到全部完成的總歷時，它的ES是其所有子任務(wù)中最早開始任務(wù)的ES，它的EF是其所有子任務(wù)中最晚結(jié)束任務(wù)的EF。如果概要任務(wù)具有前導(dǎo)任務(wù)，則表示其所有子任務(wù)都具有相同的前導(dǎo)任務(wù)，如果概要任務(wù)是其它任務(wù)的前導(dǎo)任務(wù)，則表示其所有子任務(wù)都是該任務(wù)的前導(dǎo)任務(wù)。
概要任務(wù)的處理方式是把與概要任務(wù)有關(guān)的任務(wù)關(guān)系都轉(zhuǎn)化為非概要任務(wù)之間的任務(wù)關(guān)系；然后，暫時把概要排除，按照普通任務(wù)的計算辦法計算各任務(wù)的ES；最后，可以根據(jù)上述公式確定概要任務(wù)的ES與EF。顯然，概要任務(wù)的轉(zhuǎn)化必然形成的是任務(wù)之間多對多的關(guān)系，而這些關(guān)系能夠推導(dǎo)出來的時間間隔是多個時間間隔中最長的那一個，具體可以從上面的公式中推導(dǎo)出相關(guān)的計算方式。同時，概要任務(wù)的后續(xù)任務(wù)只能是FS或SS，否則會產(chǎn)生死鎖的情況�？梢�，概要任務(wù)轉(zhuǎn)化成非概要任務(wù)后完全可以利用上面討論的普通任務(wù)的時間計算公式，從而大大簡化了計算的復(fù)雜程度。
4. 項(xiàng)目進(jìn)度控制
在整個項(xiàng)目實(shí)施過程中，進(jìn)度控制對保證順利按時按質(zhì)完成占有非常重要的地位。進(jìn)度控制一般可分以下四個步驟執(zhí)行：（1）收集項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展信息，其中包括任務(wù)執(zhí)行狀況和變更信息。（2）進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準(zhǔn)計劃的比較。（3）針對出現(xiàn)的進(jìn)度偏差，尋求最佳解決方案。如果出現(xiàn)了進(jìn)度偏差，針對這些偏差進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)其中的問題，針對問題尋找解決方案。如果需要進(jìn)度計劃的調(diào)整，則修改進(jìn)度計劃。（4）執(zhí)行進(jìn)度調(diào)整后的進(jìn)度計劃和解決方案。根據(jù)偏差的處理決定，執(zhí)行解決方案，調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計劃。如果需要的話，通知項(xiàng)目干系人。當(dāng)進(jìn)度偏差比較大時，需要考慮縮小檢查周期，以便更好地監(jiān)視并糾正措施的效果，以保障項(xiàng)目按期完成。
作為項(xiàng)目管理軟件，一般主要實(shí)現(xiàn)（1）、（2）的功能，因?yàn)椋?）、（4）是項(xiàng)目經(jīng)理需要處理的工作。具體的說，項(xiàng)目管理軟件應(yīng)該要提供“進(jìn)度統(tǒng)計”、“項(xiàng)目計劃調(diào)整”、“跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度”這三項(xiàng)功能。
項(xiàng)目進(jìn)度的統(tǒng)計是通過給項(xiàng)目任務(wù)增加“進(jìn)度”屬性來實(shí)現(xiàn)，其中每個普通任務(wù)的進(jìn)度由該項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人來填寫，而概要任務(wù)的進(jìn)度則由它的所有子任務(wù)的進(jìn)度采用加權(quán)的方式來計算得到，權(quán)重是各任務(wù)的Duration。整個項(xiàng)目的進(jìn)度也可以當(dāng)做一個大的概要任務(wù)照此計算得到。站在整個項(xiàng)目的角度上考慮，進(jìn)度統(tǒng)計還應(yīng)該包括“完成任務(wù)數(shù)”、“正在執(zhí)行任務(wù)數(shù)”、“未開始任務(wù)數(shù)”統(tǒng)計等。
計劃編制完成后，在實(shí)施的過程中，經(jīng)常要進(jìn)行計劃調(diào)整。調(diào)整的內(nèi)容是多方面的，可以延長一個任務(wù)的歷時，可以更改兩個任務(wù)之間的任務(wù)關(guān)系，可以增加或刪除一個任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該把這些調(diào)整及時的反應(yīng)到計劃中，并通過軟件計算相應(yīng)的概要任務(wù)的進(jìn)度，從而也相應(yīng)的更新整個項(xiàng)目的進(jìn)度。
跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度可以通過保存比較基準(zhǔn)和基準(zhǔn)比較這兩個步驟來實(shí)現(xiàn)。其中保存比較基準(zhǔn)，是指將整個項(xiàng)目計劃保存為一個只讀的項(xiàng)目計劃快照，在需要的時候，可以將基準(zhǔn)與目前的項(xiàng)目計劃進(jìn)行比較，得出一些需要的數(shù)據(jù)�；鶞�(zhǔn)比較是將目前的項(xiàng)目計劃與某一個比較基準(zhǔn)中的項(xiàng)目計劃進(jìn)行比較的過程。通過比較，可以獲取到自保存這個比較基準(zhǔn)以來，項(xiàng)目所發(fā)生的變化，如延誤天數(shù)等。
總之，通過以上全方位的進(jìn)度控制，項(xiàng)目經(jīng)理將可以更加有效的把握項(xiàng)目的實(shí)施過程，避免失控情況的出現(xiàn)。
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