0 引言
用IT技術(shù)和先進的管理思想改造企業(yè)，是當前提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。ERP（ entERPrise resource planning）是一種先進的管理理念和管理技術(shù)，它將企業(yè)資源進行整合管理，對企業(yè)流程進行重組，提高企業(yè)的管理水平，成為企業(yè)在信息時代生存和發(fā)展的基石。ERP的應(yīng)用可以有效地促進現(xiàn)有企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化，適應(yīng)現(xiàn)代市場日益激烈的競爭。但是，ERP應(yīng)用效果的好壞取決很多因素，包括軟件產(chǎn)品、實施、企業(yè)管理等，其中編碼系統(tǒng)設(shè)計是重要的因素之一。
編碼系統(tǒng)是ERP的基礎(chǔ)，從初期系統(tǒng)設(shè)計到軟件開發(fā)設(shè)計，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理到項目的真正實施，直至后期的維護，都離不開編碼，編碼的設(shè)計是否合理直接影響到企業(yè)ERP的應(yīng)用效果。編碼系統(tǒng)如果煩瑣，唯一性不好，不直觀，在企業(yè)實施推廣會很難，那樣不但無助于企業(yè)的發(fā)展，而且還會成為企業(yè)發(fā)展的絆腳石。所以，編碼系統(tǒng)的設(shè)計是企業(yè)ERP系統(tǒng)中重要的組成部分。
1 編碼原則
根據(jù)ERP系統(tǒng)對編碼的要求，確定ERP系統(tǒng)的編碼原則：
a）一致性原則：企業(yè)內(nèi)采用統(tǒng)一標準（盡量采用國家標準、行業(yè)標準），統(tǒng)一規(guī)范有利于保證信息準確性、完整性以及編碼的唯一性，有利于信息共享與交流；
b）實用性原則：盡量采用企業(yè)原有編碼和方便記憶的編碼，采用盡量短的編碼，這樣有利于編碼推廣使用，有利于ERP系統(tǒng)實施推進；
c）高效性原則：在盡可能少數(shù)據(jù)冗余的基礎(chǔ)上包含有盡可能多的信息，能方便的根據(jù)編碼進行分類查找、統(tǒng)計分析；
d）擴展性原則：在合理的編碼長度內(nèi)為今后新的編碼加入留有余地，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展變化的需要。
2 常見的編碼方法
在企業(yè)信息化領(lǐng)域中編碼起著橋梁與紐帶作用，跟企業(yè)的生產(chǎn)管理有關(guān)的信息都有編碼需要，編碼范圍一般包括產(chǎn)品、零部件、物料、部門、人員、供應(yīng)商、客戶、文件等。編碼可分為無含義編碼和有含義編碼。常見的無含義編碼有順序碼、無序碼等；常見的有含義編碼有助憶碼、分類碼、特征組合碼、組合碼等，另外，對于要求比較高的編碼，還有加密碼和校驗碼，但是常用的編碼主要有：順序碼、分類碼、結(jié)構(gòu)碼、復(fù)合碼等，實際使用中，常常是幾種方法兼取并用。一般有以下編碼方法：
a）順序碼指由阿拉伯數(shù)字或拉丁字母的先后順序來標識編碼對象的代碼，其代碼如附表所示：
附表 順序碼的代碼
順序碼的優(yōu)點是代碼同編碼對象沒有邏輯關(guān)系，因此適應(yīng)性強，能充分利用代碼空間，在給定編碼對象的情況下，碼長最短，利用率高，其缺點是無法體現(xiàn)編碼對象的特征，因而不易辨別和控制，一般用于機構(gòu)、人員的編碼等。
b）分類碼。分類碼指按照選定的屬性（或特征）區(qū)分分類對象，將具有某種共同屬性（或特征）的分類對象集合在一起進行編碼，其代碼結(jié)構(gòu)如圖1所示：
圖1 分類碼代碼結(jié)構(gòu)
分類碼的優(yōu)點是易辨認、易檢索、易控制；缺點是分類的邊界往往難以確定，代碼空間有浪費，利用率低。在作分類碼時，一定要注意按自然屬性分類，如分為標準件、自制件和外購買件等。由于分類碼的邊界往往難以確定，分類一般不宜過細。
c）結(jié)構(gòu)碼。又稱特征碼，它是以編碼對象的從屬層次關(guān)系為排列順序組成的代碼，其代碼結(jié)構(gòu)如圖2所示：
圖2 分類碼代碼結(jié)構(gòu)
結(jié)構(gòu)碼的優(yōu)點是便于計劃，易檢索，易控制；缺點是利用率低，范圍受限制，覆蓋面小，缺乏柔性。在借用關(guān)系復(fù)雜的企業(yè)，結(jié)構(gòu)碼所表示的從屬層次關(guān)系往往在一定程度上失去了意義，比較適用于從屬層次關(guān)系明確、借用關(guān)系簡單的企業(yè)。
d）組合碼。在實際的編碼體系中，很少直接采用以上某一種編碼方法，往往是以上幾種編碼的組合。
在企業(yè)實施ERP時，應(yīng)針對企業(yè)的實際情況進行分析，制定符合企業(yè)需要的分類方法和編碼規(guī)則，而編碼的設(shè)計就是要能夠適應(yīng)企業(yè)的需要，采用具有包容性的代碼生產(chǎn)策略，便捷的制定編碼規(guī)則和產(chǎn)生代碼。在建立編碼體系時，應(yīng)在考慮上述編碼原則的前提下，還應(yīng)充分考慮企業(yè)的現(xiàn)狀和未來的發(fā)展，主要要考慮以下問題：
1）編碼空間。在考慮編碼空間時，除要滿足企業(yè)信息化的現(xiàn)有要求外，還應(yīng)考慮產(chǎn)品的擴展、企業(yè)擴張、企業(yè)的長遠規(guī)劃等；
2）應(yīng)用環(huán)境。在進行信息編碼時，應(yīng)充分考慮企業(yè)的現(xiàn)實應(yīng)用環(huán)境，如網(wǎng)絡(luò)/數(shù)據(jù)庫支持、應(yīng)用軟件功能、兼容性考慮、編碼生成與檢驗、人員教育與培訓(xùn)等；
3）管理組織與制度。編碼是管理工作的基礎(chǔ)，它同管理組織與制度密切相關(guān)，應(yīng)使編碼系統(tǒng)標準化，同時控制新編碼的生成與更改等。
編碼是企業(yè)信息化中一項很重要的基礎(chǔ)性工作，同時也是需要緊密結(jié)合企業(yè)需求的一項很具體的工作，編碼方案的設(shè)置需要根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品特點、現(xiàn)實狀況和今后的發(fā)展需要，遵循編碼理論和原則進行綜合平衡和取舍。
3 編碼的設(shè)計
要進行編碼，首先要收集和整理ERP系統(tǒng)需要編碼的信息條目，例如：組織、人員、文件、報表、設(shè)備、物料、產(chǎn)品、財務(wù)、客戶、外協(xié)廠商等；分析所有的編碼對象，找出其中的數(shù)量、屬性、常用分類、常用代碼、相關(guān)性，根據(jù)以上編碼原則，抽取其中必須的屬性進行統(tǒng)一規(guī)劃，力求實用，參照國家標準并通過編碼對象使用范圍，分別制訂上述編碼對象的編碼標準，制定統(tǒng)一規(guī)范的編碼手冊，成為企業(yè)的法制性文件。為了促進信息化管理工作，我國已經(jīng)制訂了多種國家標準，如性別、民族、職稱、行業(yè)編碼等均可以按照國家標準進行制訂。在編碼設(shè)計過程中要充分考慮國家標準的規(guī)定，盡量使編碼工作符合標準化的要求。為了減少差錯，所有編碼的生成，均采用計算機輔助編碼方式，即由計算機在屏幕上用菜單方式顯示出一組提示，要求操作人員從中挑選一項，并將選定的項目輸入計算機。以此方法順次逐個碼位提問，即能編出對象的代碼。如果在某些場合必須由操作人員輸入代碼時，為了防止輸入錯誤，可考慮糾錯碼的設(shè)計問題。
編碼應(yīng)該具有下列基本功能：
a）是ERP系統(tǒng)中產(chǎn)生代碼的唯一功能模塊；
b）適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部的復(fù)雜情況，制定生成各種代碼的編碼規(guī)則的機制，生成企業(yè)需要的各種代碼；
c）提供方便的代碼自動生成手段，在生成過程中能提供一些約束和檢驗?zāi)芰�，盡量減少代碼生成過程中的人為失誤，維護代碼的完整性和一致性；
c）遵循并提供通用的國際、國家、行業(yè)標準中的編碼規(guī)則；
e）靈活的編碼、代碼查詢功能。
4 應(yīng)用案例
上海某公司是破碎行業(yè)的大型企業(yè)，為了推進國際化進程，全面進行集團信息化建設(shè)，實現(xiàn)ERP，需要對企業(yè)的所有基本數(shù)據(jù)進行分類編碼。由于待管理的資源涉及到企業(yè)的各方面資源：人力、設(shè)備、客戶、產(chǎn)品零部件、協(xié)作廠、物料等，因此需要在各并行信息系統(tǒng)中編碼唯一，分類規(guī)范，所有編碼系統(tǒng)的規(guī)則設(shè)計尤為重要。現(xiàn)以其中的幾個編碼為例說明。
4.1 產(chǎn)品零部件編碼
產(chǎn)品零部件編碼是ERP系統(tǒng)編碼的重點和難點，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況制定相應(yīng)的編碼規(guī)則，由于在現(xiàn)有的大多數(shù)企業(yè)中，產(chǎn)品零部件的隸屬關(guān)系較強，且經(jīng)常改進，故采用下列編碼設(shè)計：
4.2 物資編碼
企業(yè)中用的物料品種、規(guī)格較多，采用物資市場通用的大中小類分類方案，效率高，符合使用習慣，大類采用拼音編碼，如鋼材用GC，中類、小類用順序號，規(guī)格型號用順序號。
4.3 客戶編碼
由于企業(yè)的客戶很多，有必要對他們進行編碼。由于客戶所屬的行業(yè)、地區(qū)均有行業(yè)碼、地區(qū)碼的國家標準，所以應(yīng)采用國家標準。
5 結(jié)束語
結(jié)合企業(yè)實際案例對ERP系統(tǒng)中編碼的設(shè)計進行了探討，解決了ERP系統(tǒng)中編碼基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準確性與唯一性的問題，為了在各信息系統(tǒng)共享，采取目前流行的B/S結(jié)構(gòu)，目前該系統(tǒng)已經(jīng)在企業(yè)運行，并取得了很好的效果。
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