1 前言
在ERP業(yè)界內(nèi)有句行話:“二分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，這就顯示了數(shù)據(jù)管理的重耍性，ERP系統(tǒng)運(yùn)行的最終結(jié)果亦是產(chǎn)生企業(yè)管理所需的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷的數(shù)據(jù)。ERP項(xiàng)目實(shí)施70%的工作是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和應(yīng)用。因此，在ERP項(xiàng)目實(shí)施過程中，重中之重就是數(shù)據(jù)的維護(hù)，而數(shù)據(jù)維護(hù)應(yīng)該遵循的原則是“以數(shù)據(jù)為中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，完善數(shù)據(jù)最優(yōu)化�！�
2 數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容
ERP的數(shù)據(jù)基本上可分為兩大類— 靜態(tài)數(shù)據(jù)、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。
2.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)
靜態(tài)數(shù)據(jù)主要是指:①財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)(成本中心、司定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)科目代碼表);②生產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)(工作中心、工藝路線、生產(chǎn)版本);③物料主數(shù)據(jù)(原材料、各件輔料、半成品、成品);④客戶、供應(yīng)商主數(shù)據(jù);⑤代碼(企業(yè)代碼、公司代碼、工廠代碼);⑥設(shè)備、產(chǎn)品物料清單(BOM);⑦設(shè)備維修相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù);⑧質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)等。在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變是它的最大的特征。
2.2 動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)
動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息，主耍是指:①出入庫(kù)、庫(kù)存轉(zhuǎn)移、盤點(diǎn)等日常物流動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù);②應(yīng)付帳、應(yīng)收帳、固定資產(chǎn)和總帳會(huì)計(jì)分錄等日常財(cái)務(wù)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù);③期末結(jié)帳事務(wù)產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)管理 就是對(duì)這些數(shù)據(jù)的收集、整理、導(dǎo)入、日常維護(hù)、清理等。
3 在項(xiàng)目實(shí)施不同階段的數(shù)據(jù)管理
數(shù)據(jù)管理始終貫穿于ERP系統(tǒng)實(shí)施業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)測(cè)試、上線準(zhǔn)各、系統(tǒng)上線、上線后繼續(xù)支持等各階段，不同階段的工作側(cè)重點(diǎn)不盡相同。
3.1 藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段
在業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，數(shù)據(jù)管理的工作重點(diǎn)在于根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的實(shí)際業(yè)務(wù)需求對(duì)物料編碼、物料清單(BOM),工作中心、工藝路線、會(huì)計(jì)結(jié)構(gòu)設(shè)置等主數(shù)據(jù)編碼規(guī)則進(jìn)行充分的論證，在確保各類編碼的科學(xué)性、唯一性和可擴(kuò)充性前提下，充分體現(xiàn)本企業(yè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)。按照業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，制定出適合本企業(yè)的最佳數(shù)據(jù)方案。
不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性，就要給這些數(shù)據(jù)編碼。所以，在業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段，作為數(shù)據(jù)管理的最基礎(chǔ)的工作就是編碼規(guī)則的確定，它不僅僅是一個(gè)技術(shù)問題，涉及到不同的部門，是個(gè)跨部門的工作，需要考慮各部門管理現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數(shù)據(jù)等方面。
3.2 系統(tǒng)測(cè)試階段
在編碼規(guī)則確定后，各相關(guān)模塊根據(jù)數(shù)據(jù)的分類對(duì)每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)收集表，明確有哪些數(shù)據(jù)需要準(zhǔn)備后，按制定的編碼規(guī)則進(jìn)行編碼，導(dǎo)入測(cè)試系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)功能測(cè)試。同時(shí)完成數(shù)據(jù)維護(hù)規(guī)范和數(shù)據(jù)管理制度。通過建立數(shù)據(jù)規(guī)范和管理制度，可達(dá)到以下日的:①便于在數(shù)據(jù)進(jìn)行更改和新增時(shí)能夠更快的在ERP系統(tǒng)中得到維護(hù)。②明確每一個(gè)數(shù)據(jù)的來源部門，更好的使各部門認(rèn)識(shí)到自己所在部門相關(guān)數(shù)據(jù)的重要性，并加強(qiáng)各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。③為未來ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確、快速的維護(hù)提供重要的保障。
3.3 上線準(zhǔn)備階段
在上線準(zhǔn)備階段，根據(jù)上一階段數(shù)據(jù)整理及系統(tǒng)測(cè)試的結(jié)果，依據(jù)編碼規(guī)則確定及完善靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作，按項(xiàng)目實(shí)施情況，一般在上線之前兩周，集中人力將靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入生產(chǎn)系統(tǒng)，為經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)的期初盤點(diǎn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)做好準(zhǔn)備。
3.4 ERP系統(tǒng)上線階段
在ERP系統(tǒng)上線階段，數(shù)據(jù)管理的重點(diǎn)工作是組織人員將期初數(shù)據(jù)導(dǎo)入到生產(chǎn)系統(tǒng)中，并核對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的期初數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)的正確性。在核對(duì)完系統(tǒng)數(shù)據(jù)后，各業(yè)務(wù)部門才能開始在生產(chǎn)系統(tǒng)中錄入實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在上線后的前幾個(gè)月內(nèi)，必須要經(jīng)過系統(tǒng)對(duì)帳這一痛苦的過程，通過核對(duì)手工賬和實(shí)物，檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否與實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)，并查出差異所在，進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)整。至此，在ERP項(xiàng)目上線過程中漫長(zhǎng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備告一段落。
3.5 上線后繼支持階段
ERP作為一個(gè)“管理+IT”的項(xiàng)日，上線還僅僅是ERP應(yīng)用的開始。相比前期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備漫長(zhǎng)而痛苦階段，系統(tǒng)上線后按編碼規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)處理更為重要。保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時(shí)效性是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。在系統(tǒng)運(yùn)行期間，還要堅(jiān)持做到:①成立專門的編碼維護(hù)部門，根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。②上線后，需要對(duì)部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程調(diào)整，以適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)傳遞。③管理員及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù)。④定期對(duì)數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)完整。⑤根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等。
4 數(shù)據(jù)維護(hù)原則
數(shù)據(jù)維護(hù)應(yīng)該遵循的原則是“以數(shù)據(jù)為中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，完善數(shù)據(jù)最優(yōu)化�！�
4.1 以數(shù)據(jù)為中心
實(shí)施ERP項(xiàng)目，根據(jù)實(shí)施范圍不同，需要整理各種大量的基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)。在原始數(shù)據(jù)的采集、加工、整理過程中，在保證數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定、原始數(shù)據(jù)的正確和數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全的前提下，以數(shù)據(jù)為中心，保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性、正確性和一致性，保證指標(biāo)體系的含義的唯一確定性，保證系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)流程的正確性和可變性，使ERP系統(tǒng)的內(nèi)部機(jī)制運(yùn)行更高效、更靈活。
4.2 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化
“標(biāo)準(zhǔn)化”是為在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對(duì)實(shí)際的或潛在的問題制定共同和重復(fù)使用規(guī)則的活動(dòng)。其重要意義是改進(jìn)產(chǎn)品、過程和服務(wù)的適用性，防止貿(mào)易壁壘，促進(jìn)技術(shù)合作。ERP項(xiàng)目實(shí)施中，數(shù)據(jù)的制定需要標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項(xiàng)具有知識(shí)密集、資料密集、工作量大等特點(diǎn)的基礎(chǔ)性系統(tǒng)工程，它包含編碼標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和維護(hù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化三方面。
4.3 數(shù)據(jù)最優(yōu)化
按照特定的目標(biāo)，在一定的限制條件下，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的構(gòu)成因素及其關(guān)系進(jìn)行選擇、設(shè)計(jì)或調(diào)整，使之達(dá)到最理想的效果，這樣的標(biāo)準(zhǔn)化原理稱為最優(yōu)化原理。 由于實(shí)施ERP項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)不足、理解業(yè)務(wù)流程原理不夠，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及相關(guān)屬性并不是完美無缺的，因此，常常需要依據(jù)高層領(lǐng)導(dǎo)需要，業(yè)務(wù)流程的更改進(jìn)行數(shù)據(jù)的最優(yōu)化處理。
實(shí)施ERP項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在實(shí)施過程中，效益會(huì)不斷體現(xiàn)，而且是無止境的。為了最大程度上達(dá)到ERP項(xiàng)目實(shí)施效益，作為實(shí)施的基礎(chǔ)——數(shù)據(jù)的維護(hù)而言必須堅(jiān)持“以數(shù)據(jù)為中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，完善數(shù)據(jù)最優(yōu)化”的原則。
ERP項(xiàng)目的價(jià)值在于系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。但是，在ERP實(shí)施過程中，企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的管理及優(yōu)化卻有所輕視。只有建立健全數(shù)據(jù)管理的規(guī)范及制度，并針對(duì)暴露出來的問題進(jìn)行有效處理，不斷優(yōu)化，才能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，保證ERP的成功！
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本文標(biāo)題：ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理及維護(hù)
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