圖1 安碼業(yè)務(wù)發(fā)展總監(jiān) 蘇克東
一、項(xiàng)目管理面臨的挑戰(zhàn)
項(xiàng)目管理對(duì)于很多的制造企業(yè)而言已經(jīng)越來(lái)越重要，而傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理通常是單一的管理體系，很難滿足過(guò)程化管理的要求，已經(jīng)不足以解決所有的問(wèn)題。企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目涉及客戶、流程、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)、文檔、員工、合同等錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)節(jié)，因此對(duì)于項(xiàng)目型企業(yè)，僅僅關(guān)注項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)，是無(wú)法獲得綜合能力的提升的。
以GE為例，在中國(guó)經(jīng)濟(jì)強(qiáng)勁發(fā)展的大背景下，GE中國(guó)業(yè)務(wù)量每年都在快速增長(zhǎng)，特別是2008北京奧運(yùn)會(huì)和 2010上海世博會(huì)等龐大的項(xiàng)目，GE的生產(chǎn)管理流程面臨很大挑戰(zhàn)：1.原有定制開(kāi)發(fā)的workflow系統(tǒng)無(wú)法滿足需求；2.回到傳統(tǒng)的紙張、Email、手工人為的管理模式；3.涉及到合同管理部、質(zhì)量部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部、計(jì)劃部等多個(gè)部門(mén)，需要大量的溝通協(xié)調(diào)；4.業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，周期長(zhǎng)，傳統(tǒng)管理方式無(wú)法滿足；5.異常情況的控制，比如延期、丟單或者出現(xiàn)其他問(wèn)題時(shí)，管理者無(wú)法及時(shí)了解或者有效監(jiān)管；6.企業(yè)進(jìn)行6Sigma規(guī)范，但沒(méi)有有效的監(jiān)管工具，難以進(jìn)一步優(yōu)化流程等。
因此，一套行之有效的項(xiàng)目管理方法對(duì)于項(xiàng)目型企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要。
二、基于BPM的項(xiàng)目管理方法
基于流程的項(xiàng)目管理方法的主要思路是：1.業(yè)務(wù)運(yùn)作項(xiàng)目化。用項(xiàng)目的計(jì)劃任務(wù)作為業(yè)務(wù)管理的主線或者計(jì)劃任務(wù)的管理，強(qiáng)調(diào)目標(biāo)的達(dá)成。2.項(xiàng)目管理流程化。以工作流作為協(xié)同工作的工具，強(qiáng)調(diào)效率的提升，最終達(dá)到整個(gè)效率的貫通。3.流程執(zhí)行知識(shí)化。以知識(shí)滲透到每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)知識(shí)的積累與復(fù)用。
圖2 項(xiàng)目、流程、知識(shí)的集成管理概念圖
基于流程的項(xiàng)目管理方法主要有：
1. 流程自定義——完全貼合企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)規(guī)則的項(xiàng)目管理方法
第一個(gè)步驟必須通過(guò)工具幫助企業(yè)把整個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程梳理出來(lái)，并以流程的方式展現(xiàn)。企業(yè)從整個(gè)項(xiàng)目做計(jì)劃開(kāi)始，項(xiàng)目組成員的確認(rèn)，相關(guān)的部門(mén)、項(xiàng)目預(yù)算到分包的制定，各個(gè)企業(yè)的流程都是獨(dú)特的，沒(méi)有一套商品化的軟件滿足企業(yè)項(xiàng)目過(guò)程的管控，過(guò)程可以做得很細(xì)，也可以粗一點(diǎn)，流程背后是很多規(guī)則的體現(xiàn)。第二步則是清晰定義項(xiàng)目中的過(guò)程節(jié)點(diǎn)。
2. 智能表單展現(xiàn)——標(biāo)準(zhǔn)表單+自定義表單
每個(gè)結(jié)點(diǎn)都有一些相關(guān)的數(shù)據(jù)采集，或者相關(guān)的信息管理要求。比如說(shuō)做時(shí)間計(jì)劃的時(shí)候，應(yīng)用企業(yè)的傳統(tǒng)方式，把項(xiàng)目管理文件導(dǎo)入進(jìn)來(lái)，導(dǎo)入進(jìn)來(lái)以后自動(dòng)生成項(xiàng)目的管理。這個(gè)方式其實(shí)是一個(gè)非常創(chuàng)新性的方法，把一個(gè)傳統(tǒng)的非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)變成一個(gè)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)以后進(jìn)行管理。
3. 項(xiàng)目流程的版本控制——不斷完善的項(xiàng)目管理方法
基于流程化的方式管控項(xiàng)目的好處在于項(xiàng)目過(guò)程是根據(jù)企業(yè)的項(xiàng)目要求進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化的。如在流程梳理完畢后會(huì)發(fā)現(xiàn)很多地方可以簡(jiǎn)化或者合并規(guī)整，可能到了最后，系統(tǒng)管理的流程已經(jīng)變成幾個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。
4. 項(xiàng)目看板——項(xiàng)目績(jī)效的分析和監(jiān)管
對(duì)項(xiàng)目來(lái)講關(guān)鍵是項(xiàng)目看板，有些是相關(guān)聯(lián)的，比如說(shuō)銷(xiāo)售部、項(xiàng)目管理部、生產(chǎn)資料部等等，企業(yè)的高層也可以通過(guò)看板了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，如計(jì)劃銷(xiāo)售、實(shí)際銷(xiāo)售以及項(xiàng)目完成情況等。同時(shí)也可以以流程的方式分析在每個(gè)結(jié)點(diǎn)的績(jī)效情況。
圖3 項(xiàng)目看板圖范例展示
5. 移動(dòng)審批——進(jìn)一步提升企業(yè)執(zhí)行效率
隨著移動(dòng)應(yīng)用，可以更好的推進(jìn)基于流程的項(xiàng)目管理，它可以實(shí)時(shí)提交項(xiàng)目的過(guò)程，達(dá)到時(shí)效性更強(qiáng)。
三、成功案例分享
1. 按單生產(chǎn)項(xiàng)目管理案例
GE 核心流程：合同評(píng)審流程（合同評(píng)審子流程、合同更改審批流程）、采購(gòu)流程、主生產(chǎn)計(jì)劃管理流程。輔助流程：?jiǎn)栴}澄清流程、延期完工申請(qǐng)流程、不合格品處理流程、交貨期更改流程、缺件發(fā)貨申請(qǐng)流程。其中實(shí)施重點(diǎn)在于合同管理流程和計(jì)劃生產(chǎn)主流程管理。
合同管理流程——當(dāng)公司接到訂單，比如2008奧運(yùn)場(chǎng)館合同，企業(yè)內(nèi)部需要嚴(yán)格的合同評(píng)審過(guò)程，涉及到企業(yè)的合同管理部、技術(shù)支持部、采購(gòu)部、生產(chǎn)部等。一些大型項(xiàng)目通常是在一個(gè)大的合同包內(nèi)，那么對(duì)于生產(chǎn)來(lái)說(shuō)需要按照工程段來(lái)拆分，在具體的生產(chǎn)管理中還需要再細(xì)分到產(chǎn)品；生產(chǎn)過(guò)程中，可能由于特殊的情況，需要進(jìn)行合同更改，那么作為這樣的異常情況在實(shí)際的業(yè)務(wù)流程管理中是需要滿足的，Ultimus 解決方案中就可以及時(shí)觸發(fā)合同更改審批流程。
計(jì)劃生產(chǎn)主流程管理——每個(gè)合同都會(huì)按照工程細(xì)分到某一產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程管理。 第一環(huán)節(jié)是制定計(jì)劃，接下來(lái)是設(shè)計(jì)、BOM需求、元件采購(gòu)、生產(chǎn)，一直到裝配、質(zhì)檢、入庫(kù)，到最后發(fā)貨給客戶。主要的異常情況：1.延期情況發(fā)生，延期完工申請(qǐng)流程；2.問(wèn)題澄清流程則提供一個(gè)很好的跨部門(mén)溝通平臺(tái)，及時(shí)反饋生產(chǎn)過(guò)程中各種問(wèn)題，相應(yīng)部門(mén)接收后可以及時(shí)響應(yīng)、處理；3.不合格產(chǎn)品處置流程。檢驗(yàn)不合格，發(fā)起不合格品處理流程，不合格處理流程解決了各種不合格品的規(guī)范化處理；4.發(fā)貨過(guò)程，缺件發(fā)貨。發(fā)貨過(guò)程出現(xiàn)缺件，提交缺件發(fā)貨流程，它能夠及時(shí)把已經(jīng)完工經(jīng)過(guò)質(zhì)檢的產(chǎn)品及時(shí)發(fā)送給客戶，一方面及時(shí)響應(yīng)客戶的要求，同時(shí)可以有效的降低企業(yè)的庫(kù)存，最后可以大大降低企業(yè)的成本。
總體來(lái)說(shuō)，實(shí)施上Ultimus 除了提供規(guī)范、清晰的生產(chǎn)過(guò)程管理流程外，還提供可以靈活定制的報(bào)表，生產(chǎn)部門(mén)、品質(zhì)部門(mén)及企業(yè)的管理者可以實(shí)時(shí)了解企業(yè)的生產(chǎn)過(guò)程，主要提供如下功能：及時(shí)了解流程各環(huán)節(jié)的時(shí)間、成本及工作負(fù)荷，以便進(jìn)一步分析流程的瓶頸，為進(jìn)一步持續(xù)改進(jìn)、優(yōu)化企業(yè)流程提供有效的數(shù)據(jù)；企業(yè)管理者可以及時(shí)了解超時(shí)的步驟；可以按照時(shí)間段等條件過(guò)濾條件查詢相關(guān)的信息，及時(shí)對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)管。
2. 按單設(shè)計(jì)生產(chǎn)項(xiàng)目管理案例
康尼實(shí)施的核心流程及功能：供方（合格、指定、試用、潛在）確認(rèn)流程、項(xiàng)目查看、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告（項(xiàng)目看板建立）、項(xiàng)目效率統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)分析、流程績(jī)效。
本文根據(jù)安碼業(yè)務(wù)發(fā)展總監(jiān)蘇克東在“2013(第十屆)中國(guó)制造業(yè)管理信息化大會(huì)”上的演講整理而成，未經(jīng)本人確認(rèn)。
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本文標(biāo)題：基于流程的項(xiàng)目管理方案
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