最近，我接到一個(gè)客戶的投訴，說(shuō)他們根據(jù)銷售定單導(dǎo)出來(lái)的采購(gòu)單上，缺少采購(gòu)單。這是怎么回事情呢?
原來(lái)，我這家客戶的產(chǎn)品全部都是出口。所以，他們需要根據(jù)銷售的產(chǎn)品，根據(jù)銷售定單找到采購(gòu)單，然后，把采購(gòu)的東西進(jìn)行商檢。只有商檢通過(guò)，才能進(jìn)行報(bào)關(guān)等的后續(xù)動(dòng)作。所以，根據(jù)他們的需求，通過(guò)自定義報(bào)表，我們給他們?cè)O(shè)計(jì)了一份報(bào)表，就是根據(jù)銷售定單找出對(duì)應(yīng)的采購(gòu)單。當(dāng)然，前提是他們?cè)阡N售定單生成采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，不同的銷售定單之間不進(jìn)行合并。這些功能都可以通過(guò)系統(tǒng)配置來(lái)實(shí)現(xiàn)。
問(wèn)題是，現(xiàn)在遇到一個(gè)難題，為什么采購(gòu)定單會(huì)缺失呢?根據(jù)我的一番了解，原來(lái)采購(gòu)部門存在手工下單的情況。
如現(xiàn)在某張銷售定單中可能數(shù)量比較多，在生成采購(gòu)單的時(shí)候，某個(gè)零件的采購(gòu)數(shù)量有一萬(wàn)件。采購(gòu)部門可能擔(dān)心一個(gè)供應(yīng)商來(lái)不及生產(chǎn)或者出于平衡供應(yīng)商等目的，所以，在下采購(gòu)單的時(shí)候，分開(kāi)下。根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃生成的采購(gòu)單上的數(shù)量為一萬(wàn)件，采購(gòu)員把這個(gè)數(shù)量改為了五千件。這個(gè)操作沒(méi)什么問(wèn)題。接下去，采購(gòu)員又手工開(kāi)了一張采購(gòu)單，采購(gòu)單的數(shù)量為五千件。這個(gè)操作就有問(wèn)題了。因?yàn)楝F(xiàn)在采購(gòu)員是手工開(kāi)立采購(gòu)單的，所以，手工開(kāi)立的采購(gòu)單沒(méi)有跟銷售定單之間的關(guān)聯(lián)。故，在根據(jù)銷售定單導(dǎo)出采購(gòu)定單的時(shí)候，就沒(méi)有這些手工開(kāi)立的采購(gòu)定單明細(xì)。就是因?yàn)檫@個(gè)原因，導(dǎo)致了采購(gòu)定單的缺失現(xiàn)象。
根據(jù)我的調(diào)查及以前的工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)還存在一些情況，可能采購(gòu)員會(huì)手工的下采購(gòu)單。
如物料計(jì)劃員在維護(hù)采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候，可能認(rèn)為這個(gè)零件有庫(kù)存，不需要采購(gòu)。然后就在維護(hù)采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候，把該采購(gòu)計(jì)劃指定結(jié)束了。如此，在根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃下采購(gòu)單的時(shí)候，就沒(méi)有這張采購(gòu)單了。但是，后來(lái)物料計(jì)劃人員發(fā)現(xiàn)，該零件還是需要采購(gòu)，庫(kù)存零件可能不符合要求。故就通知采購(gòu)員開(kāi)采購(gòu)單。這種情況下，采購(gòu)人員就手工開(kāi)采購(gòu)單。如此，采購(gòu)單因?yàn)闆](méi)有前置單據(jù)，所以，就跟前面的需求來(lái)源失去了聯(lián)系。
再如，有一次，我一個(gè)客戶，他們按采購(gòu)計(jì)劃下采購(gòu)單，物料也送過(guò)來(lái)了。但是，物料送到后，發(fā)現(xiàn)該物料有質(zhì)量問(wèn)題，檢驗(yàn)不合格。怎么辦呢?只好退回給供應(yīng)商。然后，向其他供應(yīng)商采購(gòu)。所以，采購(gòu)員又手工的開(kāi)立采購(gòu)單。這導(dǎo)致該采購(gòu)單又沒(méi)有前置的來(lái)源單據(jù)。故，就失去了采購(gòu)計(jì)劃等的聯(lián)系，這對(duì)以后報(bào)表的生成及成本計(jì)算等會(huì)產(chǎn)生一定的影響。
那采購(gòu)單手工開(kāi)立會(huì)有哪些危害呢?
一是可能會(huì)影響某些報(bào)表。就如上面我這家客戶，他們可能出與報(bào)關(guān)等的需要，需要有一份報(bào)表，能夠?qū)С鲣N售定單對(duì)應(yīng)的所有采購(gòu)單。如此的話，他們?nèi)?bào)關(guān)的時(shí)候，就不需要一張張的去尋找采購(gòu)定單，這對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，是非常有幫助的，可以提高工作效率。但是，若我們現(xiàn)在手工開(kāi)立采購(gòu)單的話，生成這張報(bào)表時(shí)，難免采購(gòu)單會(huì)有所缺失。若是手工開(kāi)的采購(gòu)單，就不能在這張報(bào)表中出現(xiàn)。這給他們檢驗(yàn)員的工作，帶來(lái)比較大的麻煩。
二是可能會(huì)影響成本的統(tǒng)計(jì)。我有不少的客戶，他們是接單生產(chǎn)為主。所以，他們?cè)诮y(tǒng)計(jì)材料成本的時(shí)候，比較喜歡根據(jù)銷售定單來(lái)統(tǒng)計(jì)材料采購(gòu)成本。因?yàn)榻訂紊a(chǎn)的企業(yè)，材料都是按銷售定單來(lái)采購(gòu)，而且，采購(gòu)成本在他們生成成本中，占了大頭。故，只要材料成本統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確了，那生產(chǎn)成本也就準(zhǔn)確了一大半。此時(shí)，他們就需要采購(gòu)定單跟銷售定單之間存在一定的關(guān)聯(lián)。如此的話，就可以通過(guò)銷售定單方便的找到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)定單。這對(duì)于他們進(jìn)行材料成本的統(tǒng)計(jì)，明顯提供了非常便利的工具。
三是若手工開(kāi)立采購(gòu)單，后續(xù)出現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)行查詢的時(shí)候，會(huì)比較麻煩。若現(xiàn)在要進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)員可能要追蹤某些采購(gòu)定單到底用于生產(chǎn)哪些銷售定單。若采購(gòu)定單跟采購(gòu)計(jì)劃、銷售定單等關(guān)聯(lián)的話，則在ERP系統(tǒng)中，就很容易查詢出對(duì)應(yīng)的銷售定單，就知道該采購(gòu)單用于哪些銷售定單了。但是，若手工單進(jìn)行手工開(kāi)的話，就找不到這層關(guān)系了。那時(shí)，采購(gòu)員不得不查詢大量的單據(jù)，像大海撈針一樣，去尋找采購(gòu)定單與銷售定單的關(guān)系，為非常的費(fèi)事。其實(shí)，在很多時(shí)候，采購(gòu)員或者其他計(jì)劃人員，都需要查找采購(gòu)計(jì)劃來(lái)源。如生產(chǎn)管理人員需要查詢，我現(xiàn)在的生產(chǎn)定單的料是否已經(jīng)到齊，到齊的話，他們可以安排生產(chǎn)；沒(méi)到齊的話，他們要進(jìn)行追蹤，實(shí)在沒(méi)辦法的時(shí)候，他們還不得不調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。而此時(shí)，若采購(gòu)定單沒(méi)有跟采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行關(guān)聯(lián)的話，這也會(huì)非常的麻煩，很難進(jìn)行生產(chǎn)缺料的追蹤。其實(shí)，在ERP系統(tǒng)中，提供了一張生產(chǎn)計(jì)劃缺料表，若采購(gòu)定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單彼此之間存在關(guān)聯(lián)的話，通過(guò)這張報(bào)表，可以非常容易的查詢出，某個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃，已經(jīng)到了哪些料，還有哪些料沒(méi)有到。但是，此時(shí)手工開(kāi)采購(gòu)單的話，就割斷了采購(gòu)定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單彼此之間的聯(lián)系，這張報(bào)表就無(wú)用武之地了。
其實(shí)，要解決解決手工開(kāi)立采購(gòu)定單的問(wèn)題，也不是很難。下面，我結(jié)合我現(xiàn)在使用的ERP系統(tǒng)，來(lái)談?wù)劸唧w的解決方法。
在ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單及銷售定單之間存在內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因?yàn)樵谂芪锪闲枨笥?jì)劃的時(shí)候，系統(tǒng)先根據(jù)銷售定單生成生產(chǎn)計(jì)劃；然后根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃生成采購(gòu)計(jì)劃與生產(chǎn)定單；然后，再根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃生成采購(gòu)單；最后，再根據(jù)采購(gòu)單生成物料收貨單。如此的話，銷售定單、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)單、物料收貨單就連成了一條線。從任何一個(gè)環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)定單，向前查可以查詢到采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷售定單；向后查可以查詢到物料收貨單等等。這些關(guān)聯(lián)查詢，無(wú)疑給我們的工作帶了很多方便。而現(xiàn)在手工開(kāi)立采購(gòu)單，無(wú)非是打斷了這層關(guān)聯(lián)關(guān)系。那我們?cè)谑止ら_(kāi)立采購(gòu)單的時(shí)候，就要手工的指定這個(gè)關(guān)聯(lián)關(guān)系。
解決方法一：
若現(xiàn)在物料計(jì)劃員，在采購(gòu)計(jì)劃維護(hù)的時(shí)候，把某個(gè)采購(gòu)計(jì)劃錯(cuò)誤的指定結(jié)束。后來(lái)又需要進(jìn)行采購(gòu)的話，怎么辦呢?一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)員最好不要直接開(kāi)立采購(gòu)單。而是物料計(jì)劃員先在采購(gòu)計(jì)劃管理窗口，把原先的指定結(jié)束的采購(gòu)計(jì)劃重新打開(kāi)，然后根據(jù)這個(gè)采購(gòu)計(jì)劃重新生成一遍。因?yàn)橐呀?jīng)有采購(gòu)單的采購(gòu)計(jì)劃，不會(huì)重新生成采購(gòu)單。所以，最后生成的，就是以前被錯(cuò)誤指定為結(jié)束、沒(méi)有生成采購(gòu)單的采購(gòu)計(jì)劃。如此做的話，就可以在新的采購(gòu)單與采購(gòu)計(jì)劃之間重新產(chǎn)生聯(lián)系。當(dāng)然，這就是要增加物料計(jì)劃員的工作量。不過(guò)，我覺(jué)得這上值得的，至少以后采購(gòu)員及其他用戶的工作會(huì)變得輕松許多。
解決方法二：
若在不得已，確實(shí)需要手工開(kāi)立采購(gòu)單的時(shí)候，那就要手工指定關(guān)聯(lián)關(guān)系了。如現(xiàn)在采購(gòu)員因?yàn)槟稠?xiàng)物料采購(gòu)量過(guò)多，需要在不同的供應(yīng)商之間分?jǐn)偛少?gòu)數(shù)量的時(shí)候，那就先修改原先生成的那張采購(gòu)單。然后在手工的開(kāi)立采購(gòu)單。不過(guò)在開(kāi)立采購(gòu)單的時(shí)候，要手工的關(guān)聯(lián)采購(gòu)計(jì)劃。當(dāng)然，這個(gè)關(guān)聯(lián)的動(dòng)作一定要選擇正確的采購(gòu)計(jì)劃，否則的話，就容易出錯(cuò)。所以，若采取這個(gè)方法的話，為了保證操作的準(zhǔn)確性，這對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的編號(hào)就有一定的技術(shù)要求了。如采購(gòu)計(jì)劃的編寫(xiě)原則，可以根據(jù)銷售定單號(hào)-生產(chǎn)計(jì)劃號(hào)-流水號(hào)編寫(xiě)。如此，在采購(gòu)單上關(guān)聯(lián)采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候，一看編碼就知道，該采購(gòu)計(jì)劃號(hào)是用于哪張銷售定單、哪個(gè)生產(chǎn)計(jì)劃。如此的話，采購(gòu)員在選擇的時(shí)候，就不容易出錯(cuò)。
最后，有時(shí)候采購(gòu)員工可能沒(méi)有這么自覺(jué)，在手工開(kāi)采購(gòu)單的時(shí)候，不會(huì)去關(guān)聯(lián)采購(gòu)計(jì)劃。所以，我們?cè)谙到y(tǒng)中，還是需要設(shè)置一個(gè)控制，迫使采購(gòu)員一定要去關(guān)聯(lián)采購(gòu)單。我們可以在采購(gòu)單單據(jù)性質(zhì)中設(shè)置，若該采購(gòu)單沒(méi)有前置來(lái)源，即采購(gòu)計(jì)劃字段是空的話，則不允許審核。如此的話，就可以迫使采購(gòu)員，一定要去關(guān)聯(lián)采購(gòu)計(jì)劃。如此，采購(gòu)員即使是無(wú)意，又或者是有意，系統(tǒng)都會(huì)提示用戶，要關(guān)聯(lián)采購(gòu)計(jì)劃。這樣，就保證了每張采購(gòu)單都跟采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃等產(chǎn)生了關(guān)聯(lián)。那么，采購(gòu)單手工開(kāi)立的問(wèn)題，就不再存在了。
不過(guò)，話說(shuō)回來(lái)，手工開(kāi)立采購(gòu)單的時(shí)候，還是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。即當(dāng)采購(gòu)單員選擇采購(gòu)計(jì)劃的時(shí)候，若選擇錯(cuò)誤的話，則這個(gè)對(duì)應(yīng)管理錯(cuò)了，那后續(xù)的查詢、成本統(tǒng)計(jì)等等，也會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。所以，能夠不手工開(kāi)采購(gòu)單的，就要避免手工開(kāi)單。也就是說(shuō)，能夠用第一種方法解決的，最好用第一種方法解決。第二種方法是不得已而為止的。希望用戶在具體選擇解決方法時(shí)，還是要謹(jǐn)慎。
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本文標(biāo)題：ERP實(shí)務(wù)：如何處理手工開(kāi)立采購(gòu)單
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