在企業(yè)管理中，數(shù)據(jù)和信息是不可或缺的決策支撐，企業(yè)需要及時、有效、標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)作為管理分析的依據(jù)，信息化系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。任何一個信息化項(xiàng)目的實(shí)施都是以數(shù)據(jù)作為核心基礎(chǔ)的，如同血液貫穿整個信息化項(xiàng)目的始終，作用不容小覷。正所謂工欲善其事，必先利其器，如果要讓信息化項(xiàng)目這把企業(yè)管理的“利器”所向披靡就必須讓數(shù)據(jù)保持高質(zhì)量、高效率、高容量。
毋庸置疑，數(shù)據(jù)是信息化項(xiàng)目的根基
很多企業(yè)信息化項(xiàng)目上線前通常采用的都是手工方式進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)分散、重復(fù)、不標(biāo)準(zhǔn)等人為特點(diǎn)，但是當(dāng)信息化上線后就必須將人工數(shù)據(jù)語言轉(zhuǎn)化成系統(tǒng)化的語言，面對標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的系統(tǒng)語言要求，數(shù)據(jù)來源、組成、轉(zhuǎn)換、標(biāo)準(zhǔn)化都成為了信息化項(xiàng)目成敗的癥結(jié)所在。
其實(shí)數(shù)據(jù)的重要性問題是老生常談。對于經(jīng)歷過信息化歷程的企業(yè)來說他儼然已經(jīng)變成了口號，而對于信息化的新手這句話又變得有點(diǎn)教條，越是如此，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性就往往被忽略或者藐視。人們常常高呼著“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”的響亮口號卻沒能正視數(shù)據(jù)問題給信息化項(xiàng)目帶來的高失敗率，令人反思。
高準(zhǔn)確度和高質(zhì)量的數(shù)據(jù)是信息化系統(tǒng)成功運(yùn)行的基石。劣質(zhì)數(shù)據(jù)的危害無處不在，甚至可以直接導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的混亂。人們往往覺得編碼規(guī)則和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)，威脅就不復(fù)存在了，其實(shí)系統(tǒng)運(yùn)行才是檢驗(yàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量和準(zhǔn)確度的試金石，當(dāng)工單半途終止，大量產(chǎn)品堆積在現(xiàn)場，盤點(diǎn)的時候成千上萬的虛假盤盈虧等狀況出現(xiàn)的時候，或許已經(jīng)造成了無法挽回的數(shù)據(jù)災(zāi)難，為了避免混亂，必須在一開始就有一套完整的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備規(guī)則，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和高質(zhì)量才能為信息化系統(tǒng)營造良好的初始化運(yùn)行環(huán)境。
完整性和及時性的數(shù)據(jù)是信息化系統(tǒng)高效運(yùn)行的保證。靜態(tài)數(shù)據(jù)的完整性和動態(tài)數(shù)據(jù)的及時更新應(yīng)該也是對于信息化系統(tǒng)實(shí)施而言十分重要的工作。完整的靜態(tài)數(shù)據(jù)可以全面反映企業(yè)運(yùn)營現(xiàn)狀，任何關(guān)鍵數(shù)據(jù)的缺失都可能導(dǎo)致決策的失誤，轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)中必然會影響系統(tǒng)的決策水平。動態(tài)數(shù)據(jù)的及時性補(bǔ)充是系統(tǒng)真實(shí)反映企業(yè)當(dāng)下實(shí)際情況的重要來源，保障好數(shù)據(jù)的及時性才能保證信息化系統(tǒng)運(yùn)行的高效率。
數(shù)據(jù)整理是信息化系統(tǒng)實(shí)施的重要前期戰(zhàn)役。要從冗長復(fù)雜的人工數(shù)據(jù)中按照一定的規(guī)則導(dǎo)入系統(tǒng)是一項(xiàng)十分艱巨的工作，所以數(shù)據(jù)的前期整理在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過程中有著十分重要的地位。有效的數(shù)據(jù)整理策略是從工作量大、耗費(fèi)時間長、涉及數(shù)據(jù)面廣、最易出錯的數(shù)據(jù)整理工作中解脫的重要方法。
循序漸進(jìn)，信息化項(xiàng)目數(shù)據(jù)準(zhǔn)備“七步訣”
一個信息化系統(tǒng)的上線，要準(zhǔn)備哪些數(shù)據(jù)？數(shù)據(jù)準(zhǔn)備策略如何規(guī)劃？數(shù)據(jù)如何錄入？等等一些列的問題擺在眼前的時候，如何循序漸進(jìn)的開展數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，什么才是信息化項(xiàng)目數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的最優(yōu)化流程？人們試圖總結(jié)出一些通用的法則，以資參考。
人們常說開門“七件事”，柴米油鹽醬醋茶。想要整理出高質(zhì)量、高效率、高容量的數(shù)據(jù)同樣也有七件不得不做的“七步訣”。
圖1 信息化項(xiàng)目數(shù)據(jù)準(zhǔn)備“七步訣”
第一步、成立數(shù)據(jù)小組，制定工作計(jì)劃
任何一個復(fù)雜而龐大的工作都離不開一個團(tuán)隊(duì)的共同努力，嚴(yán)密的工作計(jì)劃，優(yōu)化的工作流程，合理的組織結(jié)構(gòu)是順利完成工作的保障。數(shù)據(jù)小組是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的中心，所以從構(gòu)成到職能，到具體工作細(xì)節(jié)都必須要有明確的規(guī)范。
數(shù)據(jù)組成員構(gòu)成及素質(zhì)要求。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備小組通常是由企業(yè)IT部門人員和業(yè)務(wù)部門人員共同構(gòu)成。這樣兼具了懂管理熟業(yè)務(wù)這兩大要素，在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理、維護(hù)的過程中保證數(shù)據(jù)工作的全面性和有效性。IT和業(yè)務(wù)的結(jié)合可以明確數(shù)據(jù)來源，清楚劃分?jǐn)?shù)據(jù)權(quán)責(zé)避免推諉現(xiàn)象，加強(qiáng)部門間的協(xié)同合作，使得數(shù)據(jù)可以快速有效的提交到數(shù)據(jù)組中。
數(shù)據(jù)小組的權(quán)責(zé)劃分必須明確，各司其職才能事半功倍。數(shù)據(jù)組必須擔(dān)當(dāng)整個數(shù)據(jù)整理周期內(nèi)的所有關(guān)于數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、檢測、篩選、測試、匯總、導(dǎo)入的工作，制定相關(guān)數(shù)據(jù)整理的規(guī)則規(guī)范，并對整個數(shù)據(jù)收集的過程嚴(yán)加管控，溝通各部門協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)整理工作。
第二步、圈定數(shù)據(jù)范圍，確定數(shù)據(jù)原則
企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)復(fù)雜，首要任務(wù)就是將有用數(shù)據(jù)從一推亂麻的數(shù)據(jù)堆中提煉出來，根據(jù)信息化項(xiàng)目的需要和企業(yè)特性，按照一定的劃分整理歸類。確定數(shù)據(jù)的過程中必須遵循一定的原則：
1.數(shù)據(jù)與系統(tǒng)的兼容性原則。手工數(shù)據(jù)和系統(tǒng)需要數(shù)據(jù)之間還是存在部分矛盾的，所以在數(shù)據(jù)收集和整理的過程中必須保證數(shù)據(jù)的合法性，確保數(shù)據(jù)進(jìn)到系統(tǒng)能被系統(tǒng)所接受，合理的進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)；
2.數(shù)據(jù)的合理性原則。實(shí)施人員常常強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)表現(xiàn)必須和生產(chǎn)實(shí)際相符合，指的就是提供或者導(dǎo)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)必須合理，必須符合正在或已經(jīng)發(fā)生的事實(shí)存在。
3.數(shù)據(jù)應(yīng)保持高容量。所謂的高容量并不是指是數(shù)據(jù)就得納入到數(shù)據(jù)工作中，而是指在數(shù)據(jù)整理和收集過程中要確保數(shù)據(jù)范圍的完備性，系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)越完整，所帶給企業(yè)的效益就越突出；
4.數(shù)據(jù)的實(shí)時更新原則。數(shù)據(jù)的收集過程并不是一錘定音的，企業(yè)中存在很多的動態(tài)變化，數(shù)據(jù)的整理過程也是在不斷更新完善中變得準(zhǔn)確和全面的。所以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作中，無論是動態(tài)數(shù)據(jù)還是靜態(tài)數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段都必須實(shí)時更新，不斷完善，不斷補(bǔ)充。
5.先靜后動數(shù)據(jù)整理原則。靜態(tài)數(shù)據(jù)是相對穩(wěn)定的存在于企業(yè)內(nèi)部的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，收集企業(yè)相對容易，而動態(tài)數(shù)據(jù)受業(yè)務(wù)變化的影響相對收集困難，所以數(shù)據(jù)準(zhǔn)備必須保證基礎(chǔ)的靜態(tài)數(shù)據(jù)的前提下進(jìn)行動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。
第三步、制定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案，推進(jìn)方案執(zhí)行
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的指導(dǎo)思想，在信息化項(xiàng)目的不同階段給予正確的工作規(guī)劃。深化對企業(yè)業(yè)務(wù)了解，熟悉信息化系統(tǒng)配置都是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案中必須注意的重要前提。方案的制定固然重要，但是積極的推動方案切實(shí)有效的執(zhí)行才是關(guān)鍵。在推動方案的過程中必須注意：1.在企業(yè)內(nèi)部必須樹立數(shù)據(jù)的“威嚴(yán)”，至上而下從“一把手”到員工倒要充分認(rèn)識數(shù)據(jù)收集工作的重要性和艱巨性，只有全員意識的提高才能保障數(shù)據(jù)來源的高質(zhì)量；2.廣泛的開展數(shù)據(jù)培訓(xùn)，保證基層數(shù)據(jù)來源的真實(shí)性，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的高效率。3.制定完整的權(quán)責(zé)制度、獎勵機(jī)制和應(yīng)急措施，在充分調(diào)動企業(yè)全員參與的積極性的同時，做好突發(fā)事件或緊急狀況的預(yù)防措施，為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案的有效執(zhí)行提供制度保障。
第四步、執(zhí)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，完善數(shù)據(jù)質(zhì)量
數(shù)據(jù)小組收集到的數(shù)據(jù)來源于各個業(yè)務(wù)組成部分，不可能保證數(shù)據(jù)百分百一次準(zhǔn)確的呈現(xiàn)，所以數(shù)據(jù)的校驗(yàn)或者說復(fù)盤就是必須的工作，校驗(yàn)的過程可能不止一次，必須視數(shù)據(jù)情況而定。數(shù)據(jù)初始來源基本是在各個業(yè)務(wù)部門，這部分初始數(shù)據(jù)的收集也是由相關(guān)責(zé)任部門完成，在進(jìn)行完第一輪收集的時候必須進(jìn)行一次全面的內(nèi)部復(fù)驗(yàn)，盡可能保證第一手的數(shù)據(jù)
精確無誤、完整無缺。針對靜態(tài)數(shù)據(jù)可采用多輪檢驗(yàn)，部門互檢，數(shù)據(jù)小組抽檢的方式多輪保證，對于動態(tài)數(shù)據(jù)允許一定程度的誤差，在多輪檢驗(yàn)的基礎(chǔ)上根據(jù)后續(xù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入情況實(shí)時修正，但是對于一個系統(tǒng)而言，盡可能少的初始化動態(tài)數(shù)據(jù)有利于保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和后續(xù)運(yùn)行。
第五步、小范圍數(shù)據(jù)導(dǎo)入測試，檢驗(yàn)數(shù)據(jù)結(jié)果
通常進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入測試的階段已經(jīng)進(jìn)入到了系統(tǒng)實(shí)施期，數(shù)據(jù)校驗(yàn)的階段已經(jīng)是對數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性等特征有了考核，小范圍數(shù)據(jù)導(dǎo)入測試就是針對數(shù)據(jù)和系統(tǒng)環(huán)境適應(yīng)性做的一個檢測。摘取某一業(yè)務(wù)流程的全過程，調(diào)集相關(guān)人員將數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，檢驗(yàn)運(yùn)行的結(jié)果和運(yùn)行環(huán)節(jié)中問題�；蛘邔⑵髽I(yè)一些常用的業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入測試，小范圍內(nèi)檢測數(shù)據(jù)和系統(tǒng)之間的運(yùn)行效果。
第六步、全面數(shù)據(jù)導(dǎo)入，全方位查漏補(bǔ)缺
數(shù)據(jù)的全面導(dǎo)入意味著數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作到了尾聲。全面數(shù)據(jù)導(dǎo)入才是系統(tǒng)正常運(yùn)作的開始，數(shù)據(jù)的大規(guī)模導(dǎo)入是一個龐大、枯燥且瑣碎的工作，很多異常和報(bào)錯都是在這個階段出現(xiàn)的，當(dāng)然很多數(shù)據(jù)質(zhì)量問題也最容易被暴露。數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式無非就是手工和利用工具導(dǎo)入兩種。
手工的方式是大多數(shù)企業(yè)會采用的。簡單的人工投入即可完成，不需要太多和太高的技術(shù)要求，有很多明顯的錯誤也可以在人工錄入階段得到再次的審核。但是一個系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)是龐大的，可想而知錄入數(shù)據(jù)的工作量是多么驚人，這在很大程度上對于數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確度帶來了風(fēng)險(xiǎn)。手工的錯誤幾乎是無法避免這也使得手工輸入需要花費(fèi)大量的時間做復(fù)核。
另外一種就是專門的工具導(dǎo)入，這樣最大的亮點(diǎn)就是工作效率很高，人力需求較少但是往往可能因?yàn)橐粋�字符缺損就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)導(dǎo)入的全盤失敗，且很難被人發(fā)現(xiàn)，無形中增加了檢查的時間。
數(shù)據(jù)錄入完畢后，系統(tǒng)運(yùn)行中的錯誤應(yīng)及時修正，查漏補(bǔ)缺。盡管數(shù)據(jù)錄入本身是很重要的工作，但是一套完整且有效監(jiān)督的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作法則，以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃和組織工作也是數(shù)據(jù)錄入階段不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
第七步、數(shù)據(jù)運(yùn)行維護(hù)及修正
數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成并不是數(shù)據(jù)工作的結(jié)束，數(shù)據(jù)伴隨著整個系統(tǒng)運(yùn)行的全周期。數(shù)據(jù)的運(yùn)行維護(hù)才是真正的開始。往往前期進(jìn)入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)還是少部分，大部分?jǐn)?shù)據(jù)是在實(shí)施完成后進(jìn)入使用階段后慢慢堆積的，數(shù)據(jù)問題也是在數(shù)據(jù)不斷增加中慢慢顯現(xiàn)的。所以說數(shù)據(jù)的運(yùn)行維護(hù)是一項(xiàng)長期的工作，在不斷的數(shù)據(jù)增加中不斷檢驗(yàn)，不斷修正才是系統(tǒng)正常高效運(yùn)行的前提保障。
舉一反三，ERP實(shí)施從數(shù)據(jù)準(zhǔn)備開始
ERP在我國的應(yīng)用已經(jīng)經(jīng)過了幾十年的時間，但是應(yīng)用成效一直不容樂觀，除了本身對于ERP的盲目追捧等因素外，系統(tǒng)實(shí)施過程中的種種亂象也是高失敗率的罪魁禍?zhǔn)住Ｓ袛?shù)據(jù)表明，在ERP實(shí)施的眾多案例中，高達(dá)70%的都是因?yàn)樵跀?shù)據(jù)上出現(xiàn)問題，導(dǎo)致了系統(tǒng)無法繼續(xù)運(yùn)行或者只能倉促上線完成系統(tǒng)實(shí)施。
表1 ERP 主要模塊數(shù)據(jù)分類
ERP是管理企業(yè)物流，資金流、信息流的系統(tǒng)，所以在數(shù)據(jù)收集中涉及到企業(yè)的方方面面：系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，人力資源數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、庫存物料數(shù)據(jù)等等，先要保質(zhì)保量的準(zhǔn)備這些數(shù)據(jù)沒有一套科學(xué)的方法是很難完成的。所以ERP實(shí)施前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備“七步訣”是重要的工作法則，針對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)問題做如下分析：
關(guān)于編碼原則。編碼原則的制定是保障ERP數(shù)據(jù)唯一性和完成數(shù)據(jù)系統(tǒng)識別和檢索的重要手段。所以，無論是ERP中的靜態(tài)數(shù)據(jù)（物料基本信息，客戶供應(yīng)商信息，財(cái)務(wù)科目、庫別信息等）還是動態(tài)數(shù)據(jù)（制令工單計(jì)劃、銷售信息、采購物料信息等）在準(zhǔn)備收集之前，有一套完備的編碼原則相當(dāng)重要，也是“企業(yè)語言”轉(zhuǎn)化為“系統(tǒng)語言”不可獲取的媒介。因此編碼工作應(yīng)注意：1.編碼的科學(xué)性、實(shí)用性2. 編碼的可擴(kuò)展性、唯一性。
關(guān)于BOM數(shù)據(jù)。BOM所展現(xiàn)的數(shù)據(jù)是一個產(chǎn)成品所需要的原物料及插件構(gòu)成，以及工序之間的層級關(guān)系。每一階需要哪些數(shù)據(jù)信息，如何換算等都是BOM數(shù)據(jù)必須體現(xiàn)的。BOM的主件數(shù)據(jù)包含，成品或半成品名稱、代碼、單位、規(guī)格、屬性等，組成料件數(shù)據(jù)包含材料型態(tài)、組件名稱，組成用量、損耗率等，這些對于生產(chǎn)計(jì)劃制定，生產(chǎn)過程拋磚都是關(guān)鍵數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，可能導(dǎo)致后面全部環(huán)節(jié)出錯。
關(guān)于庫存數(shù)據(jù)。庫存數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中的動態(tài)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的更新隨著生產(chǎn)的變化而變化，所以數(shù)據(jù)采集維護(hù)的及時性十分關(guān)鍵，期初庫存數(shù)據(jù)的采集只要劃定一個時間節(jié)點(diǎn)將固定庫存導(dǎo)入然后補(bǔ)錄出庫單據(jù)即可，最大的難點(diǎn)在于系統(tǒng)運(yùn)行期間的庫存數(shù)據(jù)維護(hù)，系統(tǒng)原物料的進(jìn)出往往無法符合生產(chǎn)領(lǐng)用料的習(xí)慣，存在一定的滯后性，特別是一些常用料件或者五金配件的領(lǐng)用，往往是這邊料已經(jīng)使用了系統(tǒng)數(shù)據(jù)卻還沒有更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)漏錄現(xiàn)象，更嚴(yán)重的是到了盤點(diǎn)的時候出現(xiàn)一堆虛擬的盤盈盤虧。
關(guān)于物料數(shù)據(jù)收集。在ERP項(xiàng)目數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中，物料數(shù)據(jù)的收集應(yīng)該令很多人無從下手過。小到物料的計(jì)量單位、換算單位大到物料類型、屬性、規(guī)格、采購提前期、安全庫存等等都必須逐一收錄。所以針對物料數(shù)據(jù)可以按照一定的步驟完成：1.確定企業(yè)物料狀況，按照關(guān)鍵級別分類，確定需要進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)范圍。2.分配物料盤點(diǎn)計(jì)劃，統(tǒng)計(jì)進(jìn)入系統(tǒng)的物料數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行多輪的復(fù)盤、抽盤。3.測試導(dǎo)入物料數(shù)據(jù)并做運(yùn)行測試。4.數(shù)據(jù)運(yùn)維的管理。
總的來說，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作并沒有千篇一律的法則，系統(tǒng)不同，企業(yè)型態(tài)不同等都會帶來數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作的重點(diǎn)難點(diǎn)的差異，但無論是怎么樣的差異，數(shù)據(jù)的重要性是放四海而皆準(zhǔn)的道理，只有從源頭把握好數(shù)據(jù)，信息化項(xiàng)目建設(shè)才能邁出成功的第一步。
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本文標(biāo)題：信息化項(xiàng)目數(shù)據(jù)準(zhǔn)備“七步訣”
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