何為項(xiàng)目實(shí)施文檔？
什么是項(xiàng)目實(shí)施文檔
在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中用來(lái)記錄、描述、展示實(shí)施工作過(guò)程所生產(chǎn)的文檔，或者是對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)結(jié)果的描述、規(guī)定或報(bào)告。從上述定義中可以看出，ERP項(xiàng)目實(shí)施文檔可以分為成果文檔和過(guò)程文檔兩大類。成果文檔作為項(xiàng)目實(shí)施工作交付產(chǎn)物的一個(gè)組成部分，是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的必備文檔。而過(guò)程文檔記錄了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類信息，是項(xiàng)目實(shí)施人員或是公司管理層進(jìn)行決策的重要依據(jù)，也是實(shí)施過(guò)程中非常寶貴的資產(chǎn)。
項(xiàng)目實(shí)施文檔有什么用
能提高實(shí)施過(guò)程的能見(jiàn)度：實(shí)施成員按一定時(shí)間編制整理實(shí)施文檔，可以使實(shí)施人員對(duì)各個(gè)階段的工作進(jìn)行周密思考，理順和找出存在的問(wèn)題，從而減少差錯(cuò)，提高項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量。
能規(guī)范實(shí)施問(wèn)題的處理：項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中難免出現(xiàn)問(wèn)題，但問(wèn)題產(chǎn)生的原因是什么?是誰(shuí)的責(zé)任?應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)解決?是否已經(jīng)得到有效解決?這一切都依賴于良好的項(xiàng)目實(shí)施文檔追蹤。
便于項(xiàng)目成員之間的交流與合作：描述清楚、完備的文檔便于團(tuán)隊(duì)成員了解實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)指標(biāo)，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與實(shí)施團(tuán)隊(duì)之間架起一座橋梁。同時(shí)，當(dāng)項(xiàng)目有新成員進(jìn)入或者是有新人接手時(shí)，ERP實(shí)施文檔可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用。
是人員經(jīng)驗(yàn)提升的最好途徑：對(duì)于ERP實(shí)施顧問(wèn)來(lái)說(shuō)，善于學(xué)習(xí)與總結(jié)，才是職業(yè)生涯不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。專業(yè)的實(shí)施文檔能夠體現(xiàn)一個(gè)實(shí)施顧問(wèn)的學(xué)習(xí)與總結(jié)能力，也是體現(xiàn)一個(gè)ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)管理水平的重要標(biāo)志。
從文檔的角度來(lái)看，ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程就是一個(gè)文檔制作與實(shí)施的過(guò)程。大家都認(rèn)識(shí)到了項(xiàng)目文檔在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性，但實(shí)施顧問(wèn)在實(shí)際構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔的過(guò)程中，用了最快捷的方式——復(fù)制，卻并沒(méi)有掌握好如何復(fù)制。每一個(gè)項(xiàng)目都有其特殊性，如果沒(méi)有在相應(yīng)的項(xiàng)目實(shí)施成果中顯示這個(gè)特殊性，那就不需要另外做一次項(xiàng)目了。
綜上所述，有了項(xiàng)目實(shí)施模板和實(shí)施案例文檔，實(shí)施顧問(wèn)可以不用思考如何構(gòu)建文檔格式;但一定要更貼近客戶實(shí)情進(jìn)行思考，并思考如何解決實(shí)際問(wèn)題，才這是顧問(wèn)的核心價(jià)值所在。
案例場(chǎng)景：
幾年前的一個(gè)秋天，ERP實(shí)施顧問(wèn)小高因?yàn)閯倓偼瓿闪艘粋�(gè)為期8個(gè)月的ERP項(xiàng)目，沉浸在項(xiàng)目成功的喜悅之中。然而讓他意想不到的是一件棘手的工作即將落到他頭上。公司突然讓他接手一個(gè)實(shí)施到一半的ERP項(xiàng)目，而這個(gè)項(xiàng)目只有只言片語(yǔ)的幾份簡(jiǎn)單文檔。
這個(gè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施已經(jīng)完成了所有前期的項(xiàng)目準(zhǔn)備工作，但就在這個(gè)節(jié)骨眼兒上，原來(lái)的項(xiàng)目經(jīng)理離職了，留下了一大攤子事情讓小高處理。ERP 項(xiàng)目實(shí)施中的一大忌諱就是臨陣換將。最讓小高頭疼的是：這個(gè)項(xiàng)目沒(méi)有一份經(jīng)得起推敲的文檔——不但沒(méi)有詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃、清晰的業(yè)務(wù)調(diào)研報(bào)告，也沒(méi)有前期的業(yè)務(wù)解決方案，更別提在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中涉及的《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)》、《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》、《項(xiàng)目需求列表》等更詳細(xì)的實(shí)施文檔了。
當(dāng)小高從公司前任ERP項(xiàng)目實(shí)施同事手中接過(guò)可憐的兩個(gè)Word文檔——總計(jì)不超過(guò)5頁(yè)的實(shí)施文檔時(shí)，小高難以置信地看著他問(wèn)：“沒(méi)有了嗎?只有這些?”同事點(diǎn)點(diǎn)頭，然后他又說(shuō)了一句讓人吐血的話：“項(xiàng)目實(shí)施所有的內(nèi)容都在我心里記得清清楚楚呢，之前反正項(xiàng)目就我一個(gè)人做，要不要文檔也無(wú)所謂�！苯Y(jié)果，人去“腦”空，項(xiàng)目的一切都要重新摸索，不但要浪費(fèi)本就緊張的時(shí)間做重復(fù)的工作，而且與客戶的關(guān)系也一度緊張，而從公司層面來(lái)說(shuō)，該項(xiàng)目也是虧了血本。
在接手了該項(xiàng)目以后，小高深深地體會(huì)到了沒(méi)有實(shí)施文檔的痛苦，也意識(shí)到了項(xiàng)目實(shí)施文檔的重要性、項(xiàng)目實(shí)施規(guī)范的重要性。小高從文檔做起，從自己做起，一步一個(gè)腳印地按照規(guī)范完成項(xiàng)目實(shí)施工作，必備文檔一個(gè)不落地完成了。
經(jīng)過(guò)幾年的鍛煉，小高變成了老高，也由實(shí)施顧問(wèn)成長(zhǎng)為一名項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理自然需要從項(xiàng)目的角度進(jìn)行項(xiàng)目管理，而項(xiàng)目實(shí)施文檔也是他管理項(xiàng)目涉及的內(nèi)容。
但經(jīng)歷了幾個(gè)項(xiàng)目之后，老高總覺(jué)得項(xiàng)目有些不對(duì)勁。怎么說(shuō)呢?這些項(xiàng)目的文檔，一個(gè)不少，但看文檔內(nèi)容，比如給客戶的業(yè)務(wù)解決方案，好像所有項(xiàng)目都一模一樣，用的是之前的項(xiàng)目文檔或者是公司的項(xiàng)目實(shí)施模板，有的項(xiàng)目文檔甚至連客戶名稱都沒(méi)有修改過(guò)來(lái)，直接拷貝、粘貼，再用了查找—替換工具，將文檔中的公司名稱或者項(xiàng)目名稱等關(guān)鍵詞替換一下，一份業(yè)務(wù)解決方案就算完成了。這種方案看似很有份量——厚厚的一本，裝訂得也很美觀，可內(nèi)容和客戶的業(yè)務(wù)相差甚遠(yuǎn)，甚至風(fēng)馬牛不相及的業(yè)務(wù)場(chǎng)景都寫進(jìn)來(lái)了。當(dāng)客戶被問(wèn)到“這個(gè)方案經(jīng)過(guò)你們確認(rèn)了嗎?和你們業(yè)務(wù)相符嗎?”客戶往往直接說(shuō)：“這么厚的東西你們自己都看不懂，我們更看不懂，而且方案里的內(nèi)容和你們后續(xù)培訓(xùn)的內(nèi)容也不太相關(guān)，我們就當(dāng)參考資料看了，覺(jué)得有用的就看，沒(méi)有用的就不看�！�
老高又郁悶了，沒(méi)有文檔的時(shí)候不行，有了文檔的時(shí)候客戶不看，還是不行，問(wèn)題應(yīng)該怎么解決?
案例解析：
在過(guò)去的許多年里，ERP項(xiàng)目實(shí)施基本上是作坊式的實(shí)施——沒(méi)有章法，實(shí)施顧問(wèn)想怎么做就怎么做，所有的知識(shí)都在腦子里;項(xiàng)目做完以后，除了實(shí)施顧問(wèn)長(zhǎng)了點(diǎn)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)以外，對(duì)于公司和其他同事而言，什么都沒(méi)有留下。
經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展，ERP廠商都開(kāi)始注重項(xiàng)目實(shí)施方法論的建設(shè)，也開(kāi)始強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的“關(guān)鍵成果與里程碑檢查”，項(xiàng)目實(shí)施文檔就成了必需品。EPR廠商也提出了“項(xiàng)目實(shí)施文檔一個(gè)不能少”的口號(hào)并付諸行動(dòng)，這算是實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目實(shí)施文檔從無(wú)到有的過(guò)程。老高目前就處于解決了有沒(méi)有的問(wèn)題，但他面臨著一個(gè)新問(wèn)題，那就是項(xiàng)目實(shí)施文檔的質(zhì)量問(wèn)題。
許多企業(yè)在構(gòu)建了項(xiàng)目實(shí)施方法論之后，都會(huì)制作一個(gè)實(shí)施模板，這原本是想讓實(shí)施顧問(wèn)提高項(xiàng)目實(shí)施的效率，因?yàn)榭梢圆挥盟伎嘉臋n的結(jié)構(gòu)了。以業(yè)務(wù)解決方案為例，實(shí)施步驟可這么劃分：第一步描述業(yè)務(wù)背景，第二步畫業(yè)務(wù)流程圖，第三步做流程說(shuō)明，第四步做當(dāng)前流程問(wèn)題解析，第五步做建議方案(可能會(huì)有方案一、二、三)，第六步做方案對(duì)比和建議。但實(shí)施顧問(wèn)有了這樣的模板之后，就突然不會(huì)思考了。為什么這么說(shuō)呢?人都是有惰性的，所有文檔的結(jié)構(gòu)都一樣，再看看內(nèi)容，好像大多數(shù)客戶的業(yè)務(wù)場(chǎng)景也差不多，因此，大多數(shù)實(shí)施顧問(wèn)的做法是：找?guī)讉�(gè)歷史項(xiàng)目的業(yè)務(wù)解決方案，參照著復(fù)制，一個(gè)方案就快速出爐了，修改一下就可以給客戶使用了。
這樣的業(yè)務(wù)解決方案，從某個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景和要點(diǎn)來(lái)看，好像很有道理，但從整體業(yè)務(wù)解決方案來(lái)看，前后業(yè)務(wù)場(chǎng)景脫節(jié)，甚至是出現(xiàn)矛盾，或者是客戶的重要業(yè)務(wù)需求漏掉了;還有，對(duì)著某個(gè)業(yè)務(wù)場(chǎng)景仔細(xì)一琢磨，才發(fā)現(xiàn)客戶的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀與解決方案里的根本不是一回事。結(jié)果業(yè)務(wù)解決方案就被這么套成了擺設(shè)，客戶就只把它當(dāng)成參考資料來(lái)用，根本沒(méi)有起到與客戶明確項(xiàng)目范圍、目標(biāo)實(shí)現(xiàn)方法的作用。
接下的事情就會(huì)讓這個(gè)項(xiàng)目變得非常慘了。因?yàn)榭蛻舾緵](méi)有確認(rèn)前期的業(yè)務(wù)解決方案，或者即便客戶確認(rèn)了，也只是形式，客戶可以在你做方案的時(shí)候聽(tīng)你擺布，把方案給簽了，但到了上線的時(shí)候，客戶可就秋后算賬了。方案上線后，客戶看到這個(gè)流程跟自己的業(yè)務(wù)不相符，那個(gè)功能在系統(tǒng)中沒(méi)有提供，再看看業(yè)務(wù)流程設(shè)置得挺完美，但就是在客戶這里用不起來(lái)，因?yàn)闆](méi)有考慮客戶的特殊情況。這時(shí)只能修改了，軟件改配置，客戶改流程，甚至要更換軟件，一直改到雙方都受不了折磨了，然后，大家各退一步，將就著用吧，這個(gè)系統(tǒng)就這樣上線了。到了最后，基本上是實(shí)施顧問(wèn)一撤，系統(tǒng)就廢了，成了真正的擺設(shè)。
項(xiàng)目實(shí)施文檔到底應(yīng)該怎么管?
上述的場(chǎng)景絕非筆者危言聳聽(tīng)，導(dǎo)致ERP項(xiàng)目失敗的“死法”有很多，但這種“死法”讓客戶很冤。那我們應(yīng)該如何解決ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的文檔質(zhì)量問(wèn)題呢?
告訴實(shí)施顧問(wèn)如何進(jìn)行思考，這只是一個(gè)方向與指引，而作為一家企業(yè)而言，還需要在機(jī)制上保障實(shí)施顧問(wèn)的思考方向不偏離客戶的要求。所以，還需要解決另一個(gè)問(wèn)題，那就是：項(xiàng)目實(shí)施文檔到底應(yīng)該怎么管?對(duì)于這個(gè)問(wèn)題可以按如下思路來(lái)做：
1.構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔體系
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，列出可供參考的文檔模板、必須由客戶簽署的項(xiàng)目成果文檔、可使用的過(guò)程文檔、相應(yīng)文檔的使用方法、文檔是否受控等，得到項(xiàng)目實(shí)施文檔的清單;基于項(xiàng)目的過(guò)程文檔和關(guān)鍵成果，通過(guò)成果評(píng)審得到最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐(實(shí)施案例)，并通過(guò)最佳實(shí)踐提煉得到項(xiàng)目實(shí)施的模板與指引，這是一層層抽象的過(guò)程。
2.制定文檔管理程序
如是否需要評(píng)審，是否需要批準(zhǔn)，如何發(fā)布，如何修訂，如何進(jìn)行標(biāo)識(shí)與界定密級(jí)，如何進(jìn)行貯存，如何進(jìn)行傳遞和查閱。
3.制定文檔模板使用規(guī)范
如前文所說(shuō)，文檔模板是必需的，這對(duì)于提高工作效率有著巨大作用，但對(duì)于如何使用這些文檔的模板，應(yīng)該有一個(gè)清晰的指引，“只用其形，而不用其里”，這才應(yīng)該是模板的作用。
4.構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施文檔庫(kù)
基于項(xiàng)目文檔進(jìn)行版本控制，并構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施的文檔庫(kù)，避免出現(xiàn)文檔太多、版本混亂導(dǎo)致的文檔無(wú)法進(jìn)行復(fù)用的問(wèn)題。
5.構(gòu)建文檔評(píng)審與審批機(jī)制
項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中重要文檔的產(chǎn)生不應(yīng)該是實(shí)施顧問(wèn)拍腦袋拍出來(lái)的結(jié)果，也不應(yīng)該只是簡(jiǎn)單的復(fù)制+粘貼出來(lái)的結(jié)果，它需要項(xiàng)目小組成員根據(jù)客戶業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行討論、編寫，同時(shí)還需要提交給公司主管評(píng)審，只有通過(guò)評(píng)審之后方可發(fā)布給客戶。只有通過(guò)這個(gè)機(jī)制，才能夠保證實(shí)施顧問(wèn)在使用模板的時(shí)候不是簡(jiǎn)單地復(fù)制，而是經(jīng)過(guò)認(rèn)真思考得到的成果，這才是真正幫助客戶解決問(wèn)題的成果，才能得到客戶的真正認(rèn)可。
6.使用IT系統(tǒng)進(jìn)行支撐
一個(gè)項(xiàng)目的文檔好管理，但100個(gè)項(xiàng)目呢?一個(gè)大型的ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，可能會(huì)產(chǎn)生上千個(gè)文檔，沒(méi)有IT系統(tǒng)對(duì)于文檔管理制度的支撐，那是難以想象的。
總結(jié)上述內(nèi)容：有了項(xiàng)目實(shí)施方法論和相應(yīng)的實(shí)施工作模板，并不意味著實(shí)施顧問(wèn)可以不思考了。相反，實(shí)施顧問(wèn)不需要思考簡(jiǎn)單可重復(fù)的工作了，但需要更深入地思考更深層次的問(wèn)題——客戶的核心業(yè)務(wù)問(wèn)題，而這個(gè)問(wèn)題的解決對(duì)實(shí)施顧問(wèn)提出了更高的要求，當(dāng)然也更能夠體現(xiàn)出實(shí)施顧問(wèn)的價(jià)值。
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本文標(biāo)題：如何管理ERP項(xiàng)目實(shí)施文檔
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