目前做EPR的軟件公司很多，大的小的、國內(nèi)的國外的，良莠不齊、各有所長。正因為如此，每一個有一定規(guī)模的ERP項目基本上都會經(jīng)歷招標(biāo)選型過程。但招標(biāo)過程稍有不慎，就可能會造成項目失敗。因為據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計，80% ERP項目失敗的根源就在于沒有做好招標(biāo)工作。
前不久，公司委派我負責(zé)啟動ERP項目招標(biāo)選型工作，招標(biāo)工作表面上看起來比較順利，一切都按部就班的進行。但是現(xiàn)在回想起來，還是有一些很值得和大家分享的細節(jié)和注意事項。本來項目招標(biāo)體現(xiàn)的是要公平、公正、公開，目的是為企業(yè)找一個比較優(yōu)秀的ERP合作伙伴。但是由于ERP項目的資金一般比較大，使得很多人蠢蠢欲動，各方人馬使出各種招數(shù)想要獲得這個項目，使到在招標(biāo)過程中總是脫不開人際關(guān)系和人情的束縛。這不，我們剛開始項目招標(biāo)工作的準(zhǔn)備，各種走后門和說情的人就來了。
面對錯綜復(fù)雜的人際關(guān)系，我們招標(biāo)組產(chǎn)生了一個疑問：ERP招標(biāo)怎樣做才可以減少復(fù)雜的人際關(guān)系的影響，真正體現(xiàn)公開、公正、公平的原則。經(jīng)過幾個通宵達旦的研究，我們總結(jié)出一個做法：就是我們先設(shè)置好一定的門檻，只要達到了這個門檻，到底跟哪個ERP廠商合作就讓領(lǐng)導(dǎo)去拍板決定了。因為就算是通過人情獲得了我們這個項目，只要ERP廠商能夠達到我們精心設(shè)置的門檻，也能夠保證項目的質(zhì)量，我們還可以不得罪說情的人，巧妙的回避了人情包袱。
招標(biāo)書制作過程的常見誤區(qū)
招標(biāo)很重要的一環(huán)是起草招標(biāo)書。如果把招標(biāo)過程比作“考試”，那么招標(biāo)書無疑相當(dāng)于“考卷”。不僅要提前發(fā)布，而且還要把考試的具體要求準(zhǔn)確地概括并公示出去，以便吸引更多符合條件的ERP廠商前來“報考”，達到充分競爭的目的。但由于我們ERP招標(biāo)經(jīng)驗不足，在這次招標(biāo)過程中犯了一些誤區(qū)。主要如下：
（1）招標(biāo)書需求寫的不夠細致、深入
一般來說，招標(biāo)是指采取科學(xué)的程序?qū)㈨椖啃枨髲V而告之，再擇優(yōu)錄取，最終經(jīng)過一系列接觸、談判等活動，完成合作、實現(xiàn)最優(yōu)的過程。但ERP招標(biāo)選型并非和普通物品采購一樣是一錘子買賣，它需要綜合考慮ERP廠商的實施能力、二次開發(fā)能力等要素。在ERP招標(biāo)書上企業(yè)需求是一塊不容忽視的內(nèi)容。但是，我們在制作招標(biāo)書時在需求上存在一些過大過粗的錯誤，使我們在招標(biāo)過程中不但出現(xiàn)風(fēng)馬牛不相及現(xiàn)象，也浪費了大量的寶貴時間。
例如，我們在寫銷售管理需求時，只在招標(biāo)書上說要實現(xiàn)“銷售訂單價格分級確認審核”需求。這個需求大部分的ERP軟件都可以實現(xiàn)。但是具體如何實現(xiàn)則沒有說明清楚。如分級審核要分幾個級別審核，是分三個級別還是五個級別?在后來的ERP廠商演示的過程中，我們發(fā)現(xiàn)許多廠商只能夠?qū)崿F(xiàn)對于價格的三級確認，而按照我們企業(yè)的現(xiàn)實需求則是需要五級確認。最后發(fā)現(xiàn)在所有的投標(biāo)廠商中只有五家廠商符合要求。這說明我們在招標(biāo)說明書上沒有寫清楚需求，結(jié)果把很多時間都浪費在這些基本功能的篩選上。若我們能夠把這些基本需求定義得再詳細一點，或許可能有部分ERP廠商就會自動退出了，我們也就不會浪費過多的時間。
從這個例子我們可以看出在招標(biāo)書上把需求寫詳細、寫清楚是很重要的。因為可以直接過濾掉一些不符合我們要求的廠商。所以，在招標(biāo)書書寫之前，要先進行需求調(diào)研、分析、研究。沒有準(zhǔn)確、詳細需求的招標(biāo)書，對于招標(biāo)工作來說不但是浪費時間，而且很容易被對方鉆空子。因此，作為招標(biāo)企業(yè)首先要弄清楚自己的ERP需求，明白自己有什么，沒有什么，想要什么，做到心中有數(shù)，然后再展開招標(biāo)工作。
（2）招標(biāo)書只是對模板的簡單復(fù)制
利用其它企業(yè)的ERP招標(biāo)“模板復(fù)制”是我們這次招標(biāo)的另一個誤區(qū)。本來“模板復(fù)制”是一個經(jīng)驗借鑒、高效率和低成本的途徑和方法。因此，在進行ERP項目招標(biāo)書制作時，很多企業(yè)ERP項目負責(zé)人都會耍個小聰明，在搜索引擎上查找ERP招標(biāo)合同模板，然后對招標(biāo)模板進行修改和再寫作。實際上這種取巧的“模板復(fù)制”會使我們對本公司的需求未加以深入的系統(tǒng)思考，結(jié)果是造成后來ERP廠商的投標(biāo)內(nèi)容與我們企業(yè)真實的需求不一致。
例如，對于ERP來說重點在于管理流程，其核心思想在于管理模式。但是，不同企業(yè)之間即使是行業(yè)相同的不同公司，它的經(jīng)營背景、管理人員的思維都是不同的，故其采用的管理流程、管理模式也不可能是相同的。但是，我們又不能說誰對誰錯，因為管理模式?jīng)]有統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)。因此，不同的ERP項目所制定的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)書寫作標(biāo)準(zhǔn)都會多有不同。故我們在寫ERP招標(biāo)書的時候，不能簡單的把其它公司的招標(biāo)書拿來復(fù)制拷貝一下，因為這根本不能夠體現(xiàn)企業(yè)的真實需求，這種抄襲的招標(biāo)書對于招標(biāo)工作是沒有多大的指導(dǎo)意義的，而且或多或少還會給招投標(biāo)工作帶來危害。
如何設(shè)置招標(biāo)門檻，找到合適的合作伙伴
俗話說，林子大了，什么鳥都有。在ERP項目過程中，項目招標(biāo)是一件很重要的工作，也是一件比較困難的工作。在這么多的投標(biāo)書中，我們?nèi)绾尾拍芸焖僬业椒Q心如意的合作伙伴呢?為了提高招標(biāo)效率，我們的經(jīng)驗是在招標(biāo)之前，就要設(shè)置一些硬性指標(biāo)，先過濾掉一些不符合要求或不滿足條件的公司，達到篩選的目的。結(jié)合這次的招標(biāo)過程，分享一些或許對大家有所幫助的經(jīng)驗和總結(jié)：
（1）對投標(biāo)人行業(yè)資質(zhì)做出嚴(yán)格門檻限制
一般來說，為了保證充分競爭，應(yīng)盡量使合格的ERP廠商都能來參加投標(biāo)。但也要避免投標(biāo)人過多，給雙方造成不必要的負擔(dān)。例如，現(xiàn)在能提供ERP軟件與實施服務(wù)的廠商和服務(wù)商不下數(shù)十家，若都讓他們進行投標(biāo)的話，則我們進行評標(biāo)的時候要累死，而且也缺乏針對性。因此，建議在ERP廠商進行投標(biāo)之前，要先按一定的規(guī)則進行資質(zhì)過濾。
例如，不同的行業(yè)一般會有不同的ERP版本，若把服裝行業(yè)的ERP軟件拿到機械制造業(yè)去實施的話，那顯然是馬頭不對牛嘴，會鬧笑話的。所以，第一個過濾條件就是要看企業(yè)自身所屬的行業(yè)，對投標(biāo)人的資格、資質(zhì)作出嚴(yán)格限制以初步篩掉一些不合格或不合適的ERP廠商。而把不適用自己行業(yè)的ERP軟件剔除出局后，就能減少招標(biāo)的范圍，也能提高軟件的針對性。因此，在招標(biāo)之前我們建議要先對投標(biāo)人的資格和資質(zhì)進行限制過濾。雖然這項工作可能需要花費我們一點時間，但是是非常值得的。
（2）設(shè)置關(guān)鍵需求門檻，明確實質(zhì)功能符合性
經(jīng)過第一層篩選后，我們還會收到很多的招標(biāo)書，我們篩選起來還是比較麻煩。例如，在評標(biāo)的時候，我們發(fā)現(xiàn)了一個讓我們哭笑不得的現(xiàn)象，很多軟件公司在標(biāo)書的制作上不惜血本，動輒花費上千元，又是銅版紙又是彩印，厚厚幾大本，給我們的感覺是印刷精美，頗有份量。但可惜的是內(nèi)容是東拼西湊，胡編亂造,甚至很多投標(biāo)書都是大同小異的。在一些基礎(chǔ)性的內(nèi)容上都是你抄我，我抄你，沒有多少自己的創(chuàng)見。
為此，決不能選那些公關(guān)好而實力弱，缺乏行業(yè)需求實施經(jīng)驗，拿到錢后你就得求他的廠商。因此，我們必須要設(shè)置一些關(guān)鍵功能的考核門檻，作為進一步考核他們的指標(biāo)。這里還有一個好處，是我們看他們投標(biāo)書的時候，就不需要再看厚厚的整本內(nèi)容，只需要看這些關(guān)鍵功能是否滿足就可以了，可以大大節(jié)省我們的時間和精力。這個在招標(biāo)上有一個專門的術(shù)語，稱為“實質(zhì)性響應(yīng)”。
（3）把二次開發(fā)實力作為項目招標(biāo)的重要門檻
現(xiàn)在大部分的ERP系統(tǒng)都是套裝軟件，套裝軟件往往不能夠適合企業(yè)的全部需求。企業(yè)或多或少需要在原有套裝軟件基礎(chǔ)之上，進行一些必要的二次開發(fā)。而有時候二次開發(fā)的速度與效果將會直接影響到項目能否按時上線以及項目的效果。因此，對于二次開發(fā)有兩個最基本要求：一是要能夠及時完成，不要因為二次開發(fā)而影響到項目的整體進度；二是要求二次開發(fā)的功能要跟現(xiàn)有功能緊密結(jié)合，不要出現(xiàn)明顯的漏洞等。
不要小看這兩個看似簡單的要求，其實這對于ERP廠商來說是有一定困難的。一方面，ERP廠商的二次開發(fā)人員往往是有限的，或者說客戶數(shù)量往往跟二次開發(fā)人員不成比例。當(dāng)客戶數(shù)量多的時候，企業(yè)不得不排隊等候進行二次開發(fā)。有時光排隊就排了一個月時間，這就會大大的影響ERP項目進度。另一方面，二次開發(fā)人員一般是不同于原設(shè)計的開發(fā)人員，這會產(chǎn)生技術(shù)能力的差異。所以，在ERP項目招標(biāo)時，除了需要關(guān)注軟件功能、實施顧問、價格等因素之外，還需要考慮ERP廠商的二次開發(fā)的技術(shù)能力，要把二次開發(fā)作為一個重要的門檻來設(shè)置。
（4）價格第二，價格所包含的內(nèi)容才是第一
在一般物品采購招投標(biāo)工作中，可能是價格低者優(yōu)先。但是，在ERP項目角度來看，這是很不合理的。負責(zé)過ERP項目的人都知道，要讓某個ERP項目上線是沒有多大難度，但是要讓其取得不錯的效果是非常困難的。例如，有些不負責(zé)任的ERP廠商會把ERP軟件上線收到項目款就好了，至于后續(xù)這個軟件用的怎么樣，他們就不管了。所以，在ERP招標(biāo)過程中不要過多的關(guān)注產(chǎn)品價格，而應(yīng)該把目光放在投標(biāo)價格中包含的內(nèi)容。例如，有些ERP廠商是把軟件實施成本與軟件授權(quán)價格是分開的，而有些則是合并在一起；有些會提供三年的免費服務(wù)，而有些則只提供一年免費服務(wù)，一年后必須收取合同款的百分之幾作為維護費用。所以，在招標(biāo)的時候我們一定要明確定義這個招投標(biāo)價格中包含哪幾部分內(nèi)容。大到是否包含軟件授權(quán)費用，小到實施顧問的住宿、車費等如何分攤都需要定義清楚。只有在統(tǒng)一的基準(zhǔn)下，價格相互之間才能夠進行比較；若是在不統(tǒng)一的基準(zhǔn)下，單純的價格比較是沒有意義的。
經(jīng)過這四輪的考核以后，一般情況下會只剩下三到五家備選合作伙伴。最后的工作，可能就是價格戰(zhàn)與人情公關(guān)了。這個當(dāng)然是要讓領(lǐng)導(dǎo)去作最后的拍板決定了。其實，根據(jù)我的觀察，能順利通過精心設(shè)置的門檻考核的ERP廠商，無論是哪家基本上都可以滿足我們的要求。也就是說，即使最后是通過人情關(guān)系或者價格優(yōu)勢取得我們項目合作權(quán)的，也完全有能力服務(wù)好我們的ERP項目。
總而言之，要想鏟除ERP失敗的根源，就必須要做好ERP項目的招標(biāo)工作。方法是：找到自己的企業(yè)特點和關(guān)鍵需求，并精心設(shè)置招標(biāo)門檻，最大程度地規(guī)避ERP項目風(fēng)險。同時，只要認真執(zhí)行招標(biāo)過程的每一個環(huán)節(jié)，做到無私、公平、公正，那么招標(biāo)工作就一定能夠高質(zhì)量的完成。
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本文標(biāo)題：精心設(shè)置招標(biāo)門檻 鏟除ERP失敗根源
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