1 概述
隨著企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不斷擴大，對生產(chǎn)資料的需用量日益增加，資金回流受限，支付能力明顯下降，導致了采購“瓶頸”效應的出現(xiàn)。所謂采購“瓶頸”效應是指采購支付能力遠遠小于再生產(chǎn)需求能力，簡而言之就是入不敷出。
利用ERP信息化管理技術(shù)可以有效應對采購“瓶頸”效應。即借助宣鋼公司信息管理平臺-ERP，開發(fā)ERP管理維護界面，并最大程度減小支付與需求的矛盾。一方面從采購成本入手，努力縮小兩者間的差距，最大限度地減少投入，降低采購成本；另一方面拓寬采購渠道，有效緩解付款壓力。
采購倉儲配送公司ERP上線后，所有合同都依據(jù)ERP的采購訂單出具，由前期審核發(fā)票與合同改為線上審批訂單，隨著宣鋼公司精細化管理和ERP系統(tǒng)的深入推進，采購倉儲配送公司科學運用系統(tǒng)中的價格管理功能信息記錄，對零庫存物資價格進行事前審核管理，建立起嚴格的審核制度。
2 構(gòu)建ERP信息化平臺是實現(xiàn)采購柔性管理的前提
1）建立項目實施組織體系。為進一步加強對信息化項目工作的支持和領導，宣鋼成立了由主管經(jīng)理任指揮長的項目指揮部，下設生產(chǎn)計劃、質(zhì)量管理、物料管理、銷售管理、財務管理、成本管理、流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)管理、BASIS、開發(fā)、三級系統(tǒng)及綜合管理共12個業(yè)務及技術(shù)組。確定了每個小組的責任單位及責任人，并制定了工作職責，各組人員分別由近二十個單位抽調(diào)的近80多名業(yè)務骨干組成。另外，宣鋼24個二級單位和處室都成立了信息化項目工作小組，各單位主要領導負責本單位信息化建設工作，并設有信息化系統(tǒng)實施專職人員。
2）營造學習團隊，宣鋼公司成立ERP學習小組，定期組織采購員培訓，提高業(yè)務素質(zhì)和柔性管理理念的認知度，讓所有職工自覺地去追求“降本、提質(zhì)、增效”的目標。通過“傳幫帶”形式，在實現(xiàn)對ERP先進網(wǎng)絡管理手段熟練運用的同時，有機融合員工的學習氛圍。
3 網(wǎng)絡化的組織架構(gòu)和分權(quán)體系是采購柔性管理的物質(zhì)保障
3.1 建立網(wǎng)絡化的組織結(jié)構(gòu)。改變以往權(quán)力過度集中的組織架構(gòu)，增設經(jīng)營管理職能部門，按不同業(yè)務劃分，增設主管部門經(jīng)理，同時增設經(jīng)營管理部門，細化其管理職能，負責統(tǒng)籌安排各項經(jīng)營管理業(yè)務，形成網(wǎng)絡化的組織結(jié)構(gòu)，負責組織全處的招標、競標、商務談判等以及質(zhì)量、價格等監(jiān)督工作，包括對管理職能的開發(fā)和管理制度平臺的修訂與完善工作。
3.2 采用分權(quán)管理體系。從制度制定、規(guī)則調(diào)整到實施，由分權(quán)代替了集權(quán)制。改變過去粗放模式下，由經(jīng)理或行使管理職能的科室制定各項管理制度的傳統(tǒng)。
3.3 嚴格系統(tǒng)操作權(quán)限管理。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全及系統(tǒng)運行效率，在保證各單位正常業(yè)務的前提下，項目部對系統(tǒng)操作權(quán)限進行了多次規(guī)劃和設計，并對沖銷權(quán)限進行統(tǒng)一管理。對有審批權(quán)限的用戶特別管理，對公司特定報表的使用權(quán)限限定專有使用用戶，強化系統(tǒng)軟硬件維護，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定。
同時，將ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)緊密集成，以ERP系統(tǒng)為后臺業(yè)務支持系統(tǒng)，以OA系統(tǒng)為前臺業(yè)務審批系統(tǒng)，充分利用OA系統(tǒng)的界面友好性、操作簡易性、用戶廣泛性，在OA系統(tǒng)實現(xiàn)全公司材料、備品備件、辦公用品及大中修采購申請、采購合同的審批功能。
3.4 強化系統(tǒng)軟硬件維護管理。宣鋼公司制定了軟硬件系統(tǒng)日常維護制度，對重點設備進行每日定時巡點檢，每天對所有系統(tǒng)的緩沖區(qū)、CPU、內(nèi)存及系統(tǒng)日志、操作日志等關(guān)鍵參數(shù)進行監(jiān)控，強化系統(tǒng)安全。
4 ERP流程是實現(xiàn)采購柔性管理的關(guān)鍵
各業(yè)務部門從采購整體流程出發(fā)，綜合考慮影響采購數(shù)量、質(zhì)量、價格的各種因素，從供應商管理到成本核算的總過程，挖掘出有降采潛力的目標流程，分析目標流程各環(huán)節(jié)的內(nèi)在關(guān)系，按照物料的不同特點或相異的市場采購環(huán)境，以相適應的采購方式應對采購“瓶頸”，最大程度地實現(xiàn)降低采購成本目標。
4.1 細化供應商管理程序。1）供應商考察。在分析歸納的基礎上，對現(xiàn)有供應商從生產(chǎn)能力、技術(shù)裝備水平、生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營理念、企業(yè)業(yè)績、信譽等予以考察。不合格供應商堅決剔除，合格供應商不斷擴大業(yè)務量，待開發(fā)供應商必須通過試用等手段，逐步引進合格供應商。2）建立供應商檔案。為保障采購物料質(zhì)量和采購及時性，業(yè)務部門對考察合格的供應商檔案重新進行整理，上報經(jīng)營管理部門由專人負責。對合格供應商不僅要建立書面檔案，還要在ERP系統(tǒng)予以維護。供應商檔案除設有供應商編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，嚴格檔案管理。業(yè)務部門的采購行為必須在已歸檔的合格供應商中進行。3）加強與合格供應商的聯(lián)系。說明物資的重要程度，使用環(huán)境更換周期等技術(shù)條件，以及宣鋼細化驗收環(huán)節(jié)等管理上的強化措施，以及出現(xiàn)不合格品的處罰機制，敦促供應商提高質(zhì)量意識，改進物資質(zhì)量，保證現(xiàn)場使用，關(guān)鍵部位物資由主管出面進一步強調(diào)質(zhì)量要求。4）供應商的更新與開發(fā)。通過各部門定期或不定期地對歸檔供應商進行考評，依據(jù)考評結(jié)果淘汰不合格供應商，及時更新供應商檔案。此外，業(yè)務科通過市場考察，不斷開發(fā)新供應商，形成良性競爭環(huán)境，有效地降低采購成本。
4.2 細化審批程序。1）競標申請審批程序的細化。改一級審批為三級審批，審批內(nèi)容包括標書制作、采購項數(shù)、預計采購金額以及預邀供應商明細。審批內(nèi)容要求：對標的物的描述必須準確無歧義，必須注明投標價的稅率、運費、到貨期、付款條件等要素，參與書面報價的供應商必須四個以上，否則書面說明。2）比價評標表審批程序的細化。比價評標表以表格形式直觀體現(xiàn)不同物料，各供應商報價、最低報價、最低報價單位、前期采購價格、標底價等，便于分析。3）訂單審批程序的細化。經(jīng)營管理科設專人負責各類材料和備品備件的采購訂單執(zhí)行價格的審批工作，對每一次采購材料的單位、規(guī)格型號、單價、稅率等逐項審核，檢查材料采購是否有價格依據(jù)。針對ERP采購訂單直接生成合同，不僅更改了采購訂單網(wǎng)上審批的先后順序，而且在原來的5級審批后增加了法律事務處、公司經(jīng)理兩級審批，保證了合同文本制訂的嚴謹性。
5 結(jié)語
科學運用信息化技術(shù)與柔性管理方法，構(gòu)建強有力的企業(yè)文化，使職工參與決策、采購、管理、組織等企業(yè)管理活動，與企業(yè)同舟共濟。通過建立網(wǎng)絡化組織結(jié)構(gòu)，以精細化管理程序為實施手段，按照最優(yōu)性價比確定最終采購，從根本上緩解“瓶頸”效應。
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本文標題：實施ERP技術(shù)提升物資采購績效
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