0 引言
20世紀(jì)后期以來(lái),企業(yè)所處的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。顧客的需求瞬息萬(wàn)變,技術(shù)創(chuàng)新不斷加速,產(chǎn)品生命周期不斷縮短,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,企業(yè)快速提升管理水平的要求也越來(lái)越迫切。目前,企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)由單打獨(dú)斗轉(zhuǎn)變?yōu)橄嗷ブg的團(tuán)隊(duì)博弈,借助于供需鏈上下游的合力,從而獲得成本、質(zhì)量和時(shí)效性的完美平衡就是采購(gòu)管理追求的終極目標(biāo)。
企業(yè)采購(gòu)成本占企業(yè)總成本普遍在60%以上,采購(gòu)成本的高低將直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的定價(jià)和最終獲利情況,所以說(shuō)采購(gòu)是公司的成本中心,是控制成本、提升競(jìng)爭(zhēng)力的必然措施,是企業(yè)獲取利潤(rùn)的重要一環(huán)。同時(shí),采購(gòu)物流部門(mén)的上游環(huán)節(jié)、采購(gòu)的速度、效率、訂單執(zhí)行情況,將直接影響到企業(yè)是否能夠快速靈活地滿足下游客戶的需求,物料采購(gòu)不當(dāng)還會(huì)造成庫(kù)存積壓等諸多問(wèn)題。由此可見(jiàn),企業(yè)要在白熾化的競(jìng)爭(zhēng)中求生存、謀發(fā)展,不僅要在研發(fā)、銷售、制造上尋找改進(jìn)點(diǎn),而且也需要在物流采購(gòu)上挖掘潛力。ERP信息平臺(tái)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的平臺(tái)。在ERP信息平臺(tái)指導(dǎo)、改善下實(shí)施物流采購(gòu)運(yùn)作,形成公司獨(dú)有的物流采購(gòu)優(yōu)勢(shì),為公司參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、獲得持久發(fā)展提供不竭動(dòng)力。
1 利用ERP網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),全面滿足生產(chǎn)需要
金鼎煤機(jī)公司是一個(gè)煤礦機(jī)械制造企業(yè),隨著公司規(guī)模和生產(chǎn)能力的不斷提升,公司除了生產(chǎn)自己的拳頭產(chǎn)品支架、皮帶機(jī)、刮板運(yùn)輸機(jī)、抽氣機(jī)外,還適時(shí)承攬一些短平快的修配業(yè)務(wù)、生產(chǎn)一些市場(chǎng)需求好的中小型產(chǎn)品,如生產(chǎn)托輥、電機(jī)修理等。這種“百花齊放”的生產(chǎn)方式對(duì)物流部門(mén)無(wú)疑是一個(gè)挑戰(zhàn),物流部門(mén)必須經(jīng)常處于“時(shí)刻供貨”的狀態(tài),ERP的粉墨登場(chǎng)為解開(kāi)這個(gè)難題送來(lái)了一把金鑰匙。
金鼎煤機(jī)公司根據(jù)自身的生產(chǎn)特點(diǎn)安排年度生產(chǎn)計(jì)劃、月份生產(chǎn)計(jì)劃、臨時(shí)生產(chǎn)計(jì)劃。在主產(chǎn)品生產(chǎn)任務(wù)不足的情況下,許多臨時(shí)計(jì)劃就會(huì)“見(jiàn)縫插針”,而且由于市場(chǎng)需求的變動(dòng),公司需要不斷滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃。這樣的運(yùn)行機(jī)制就要求公司的物流部門(mén)必須具有及時(shí)捕捉內(nèi)外部信息的慧眼,物流部門(mén)計(jì)劃員必須把物料需求變化的信息隨時(shí)傳遞給供應(yīng)商,使其隨時(shí)了解我們的物料需求情況,ERP強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能成功地滿足了這一需求。
為了全面、準(zhǔn)時(shí)、有效地完成物流采購(gòu)工作,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃同物料采購(gòu)三者之間的同步運(yùn)作與均衡制造,物流部門(mén)計(jì)劃員通過(guò)ERP及時(shí)梳理匯總公司定額用料計(jì)劃和生產(chǎn)部門(mén)輔材需求計(jì)劃,結(jié)合庫(kù)存物料做出全公司的物料需用計(jì)劃,上傳至物流部門(mén)主管審批后即可下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃。
接下來(lái)物流部門(mén)采購(gòu)員通過(guò)ERP了解需要采購(gòu)物料的綜合信息后,本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則,和供方在順暢的信息流支持下,嚴(yán)格按計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)作業(yè)。
2 利用ERP網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),有效避免庫(kù)存積壓
我們知道,物流最根本的思想就是想方設(shè)法縮短供貨周期來(lái)達(dá)到低成本、高效率的效果。由于ERP局域網(wǎng)、因特網(wǎng)始終貫穿于整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中,其獨(dú)有的大批量數(shù)據(jù)同時(shí)采集的特點(diǎn),使企業(yè)從每天的大量重復(fù)作業(yè)中解脫出來(lái)。每天頻繁的大批量出入庫(kù)數(shù)據(jù)通過(guò)ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)采集,實(shí)時(shí)傳遞,實(shí)時(shí)核對(duì)、更新,既降低了人工的勞動(dòng)強(qiáng)度又避免了在重復(fù)的人工操作中出現(xiàn)錯(cuò)掃、漏掃、重掃等差錯(cuò),提高了工作效率和準(zhǔn)確度。由于采購(gòu)物料準(zhǔn)確的需求信息不會(huì)產(chǎn)生庫(kù)存積壓。
同時(shí),在和供方有效的信息交流與溝通過(guò)程中確立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系,能給公司帶來(lái)長(zhǎng)期而有效的成本控制利益。在長(zhǎng)期的合作中可以獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì),當(dāng)供應(yīng)商在物料供應(yīng)方面存在問(wèn)題,就會(huì)及時(shí)給我們做出回應(yīng),公司會(huì)立即采取其它補(bǔ)救措施。
3 利用ERP網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),有效降低采購(gòu)成本
金鼎煤機(jī)公司大部分的采購(gòu)作業(yè)都是通過(guò)與供應(yīng)商電話淡判來(lái)完成,在實(shí)施ERP管理以前,采購(gòu)員對(duì)于電話談判的內(nèi)容幾乎沒(méi)有必要的文字記錄,采購(gòu)信息和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)分管具體業(yè)務(wù)的采購(gòu)人員各自掌握,處于條塊分割狀態(tài),信息沒(méi)有共享。這種模式帶來(lái)的影響是:采購(gòu)業(yè)務(wù)的可追溯性不強(qiáng),某一采購(gòu)環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)問(wèn)題,將難以調(diào)查。同時(shí)采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人,人員的崗位變動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響大。而ERP系統(tǒng)具有的“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念會(huì)減少這種傳統(tǒng)模式帶來(lái)的弊端,ERP管理系統(tǒng)要求所有的采購(gòu)單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄,這種模式給采購(gòu)管理帶來(lái)深刻變化。
3.1 業(yè)務(wù)流程有序、可追溯性強(qiáng)
在ERP系統(tǒng)設(shè)有哪些物料必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)申請(qǐng),哪些物料必須首先制定總的采購(gòu)計(jì)劃等來(lái)對(duì)采購(gòu)工作流程進(jìn)行控制,從而細(xì)化采購(gòu)部門(mén)的日常管理,加大管理力度。并且ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購(gòu)業(yè)務(wù)的狀態(tài),包括庫(kù)存接收的數(shù)量、采購(gòu)?fù)素浀臄?shù)量、發(fā)票數(shù)量等,從而對(duì)供貨商的成本了如指掌,把其利潤(rùn)率壓在一個(gè)較低的水平上。
3.2 能夠減少業(yè)務(wù)操作中對(duì)供應(yīng)商管理的人為因素
ERP系統(tǒng)是按照設(shè)定的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商供貨質(zhì)量和數(shù)量分析,從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略,如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級(jí)等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能的減少,新來(lái)的業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)系統(tǒng)方便的查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄,并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。同時(shí),ERP統(tǒng)一的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)、同一業(yè)務(wù)多人共同參與使得供應(yīng)商資源由個(gè)人掌握轉(zhuǎn)化為企業(yè)掌控。
4 結(jié)語(yǔ)
金鼎煤機(jī)公司實(shí)施ERP,是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程,是在原有管理基礎(chǔ)上的升華。ERP系統(tǒng)方便快捷的特點(diǎn)給物流部門(mén)帶來(lái)了全新的管理規(guī)則和模式,這更加要求企業(yè)在日常管理上要做到高度規(guī)范化操作。ERP具有的梳子、放大鏡、矩陣三個(gè)作用,它不僅梳理了業(yè)務(wù)流程,使之流暢而高效,并隨著將企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程中所發(fā)生的問(wèn)題暴露;同時(shí)發(fā)揮了矩陣的作用,用固化流程的方式,最大程度地減低人為因素對(duì)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的影響。實(shí)現(xiàn)了物流、信息流、資金流高度的一致性,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流的透明化和規(guī)范化。同時(shí)ERP靈活的查詢功能為企業(yè)管理者提供了有價(jià)值的第一手資料,幫助企業(yè)提升了管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,達(dá)到了預(yù)期的效果。
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本文標(biāo)題:ERP在采購(gòu)管理中的應(yīng)用