采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。企業(yè)通過采購物資和勞務(wù)以保障生產(chǎn)的順利進(jìn)行。采購與付款業(yè)務(wù)可以分為以下七個(gè)環(huán)節(jié)：1、提出采購申請；2、審批采購申請；3、供應(yīng)商選擇；4、下采購訂單；5、驗(yàn)收貨物；6、確定應(yīng)付賬款；7、支付貨款。由于采購支出通常是制造業(yè)企業(yè)最主要的支出，因此采購與付款是企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制內(nèi)容的重要組成部分。在這個(gè)過程中，必須把握好幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)。
一、采購申請控制
企業(yè)采購事項(xiàng)主要包括：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設(shè)備采購、備品備件采購、工程材料采購、辦公用品采購等。采購申請的控制應(yīng)注意：（1）所有的采購申請都應(yīng)當(dāng)詳細(xì)的記錄備查，并在購買之前獲得相應(yīng)管理層的批準(zhǔn)。（2）采購申請應(yīng)當(dāng)由申請審批人和采購執(zhí)行人之外的人提出。（3）采購計(jì)劃交由采購部門實(shí)施。（4）如果在工作中有事先并沒有納入采購計(jì)劃的臨時(shí)性采購行為，在采購前必須經(jīng)過使用者單位的主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并經(jīng)過財(cái)務(wù)資金預(yù)算負(fù)責(zé)人簽字同意后，才可以進(jìn)行購買。（5）采購申請應(yīng)當(dāng)包括必要的信息：物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購原因、要求到貨日期等。對于有技術(shù)要求的采購還需要專業(yè)人士配合指導(dǎo)采購、協(xié)助驗(yàn)收。
二、采購申請審批控制
采購申請的審批依據(jù)采購物資的不同而不同。（1）生產(chǎn)物資采購計(jì)劃源于銷售訂單、產(chǎn)品物料清單，在生產(chǎn)計(jì)劃部門排產(chǎn)后編制出來，由生產(chǎn)計(jì)劃部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）外協(xié)加工產(chǎn)品是經(jīng)過生產(chǎn)能力平衡后由工藝部門確定什么樣的產(chǎn)品需要外協(xié)加工，外協(xié)計(jì)劃也由生產(chǎn)計(jì)劃部門在編制生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)編制，部門領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）設(shè)備采購計(jì)劃由設(shè)備部門或使用部門提出申請，部門領(lǐng)導(dǎo)審批。
三、訂貨控制
企業(yè)采購部門接到采購計(jì)劃后，在訂貨單發(fā)出之前，必須考慮以下幾個(gè)問題：（1）倉庫里是否還有該物資？如果有，數(shù)量是否足夠多？還需要再采購多少？采購人員需要根據(jù)企業(yè)實(shí)際采購量，擬定采購批次，并針對采購批次的不同對企業(yè)產(chǎn)品成本的影響做出評價(jià)。（2）供應(yīng)商的選擇。依據(jù)比質(zhì)比價(jià)原則，比較供應(yīng)商的信譽(yù)、貨物價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、折扣與付款條件及交貨時(shí)間等，最終選定合適的供應(yīng)商。（3）購買時(shí)間的確定。從企業(yè)資金占用的角度考慮，應(yīng)該采用最佳經(jīng)濟(jì)采購批次，使倉庫庫存達(dá)到最佳。在訂貨環(huán)節(jié)中，主要是對供應(yīng)商選擇、價(jià)格、簽訂采購合同進(jìn)行控制。
四、貨物驗(yàn)收的控制
在驗(yàn)收貨物時(shí)，應(yīng)首先查驗(yàn)該貨物是否在采購計(jì)劃目錄中，如果是臨時(shí)購買，要檢查是否經(jīng)過有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的事前審批。如果這些條件都符合，就對貨物的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)查，之后再驗(yàn)查貨物的質(zhì)量。貨物驗(yàn)收可以分為免檢和質(zhì)檢兩種情況。（1）免檢產(chǎn)品可以由接收人員檢查外觀、清點(diǎn)數(shù)量。（2）質(zhì)檢產(chǎn)品則需要由接收人員報(bào)檢，接收人員在驗(yàn)收單上要明確注明該批貨物的供應(yīng)商、原產(chǎn)地、收貨時(shí)間等信息資料，為質(zhì)量統(tǒng)計(jì)服務(wù)；質(zhì)量部門人員進(jìn)行檢查。貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)的重點(diǎn)在于確定所購商品是否在計(jì)劃之內(nèi)，是否滿足數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)部門和人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
五、應(yīng)付賬款的控制
應(yīng)付賬款的控制最重要的是應(yīng)付賬款明細(xì)賬的準(zhǔn)確記錄。這項(xiàng)工作由采購申請、采購執(zhí)行、驗(yàn)收、付款以外的員工來完成。應(yīng)付賬款的控制應(yīng)注意：（1）供貨方發(fā)票或者月度供貨商報(bào)表應(yīng)該直接交到付款部門。每份供貨商發(fā)票的價(jià)格、數(shù)量、支付條件、補(bǔ)充說明和總計(jì)金額應(yīng)與合同資料和公司策略相符合，并保持一致。（2）復(fù)查每一筆費(fèi)用支出，將月底供貨商報(bào)表與每一筆采購、付款交易相核對，保存到期日前沒有償還的債務(wù)文件，定期核對應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)函證。（3）對享受交易折扣的事項(xiàng)，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商發(fā)票金額減去折扣金額的凈額登記應(yīng)付賬款。
六、付款控制
付款計(jì)劃首先由財(cái)務(wù)部門將各供應(yīng)商應(yīng)付賬款的清單交給采購部門，采購部門依據(jù)供貨質(zhì)量、合同規(guī)定付款期等因素提交付款申請，財(cái)務(wù)部門確認(rèn)付款總數(shù)后，依據(jù)一定原則確認(rèn)應(yīng)該支付給每個(gè)供應(yīng)商的金額，并準(zhǔn)備好支票，將付款計(jì)劃反饋給采購部門。付款控制中應(yīng)注意：（1）對已經(jīng)簽發(fā)的支票應(yīng)在其原始憑證上加蓋“已付款”印章，以避免重復(fù)付款。（2）盡可能使用有安全保障的支票書寫器或者電腦生成的支票，對空白支票要安全妥善保管，作廢的支票要立即剪角注銷。（3）使用匯票付款的，要做好匯票的登記、管理工作。支票、匯票的支付、簽發(fā)人應(yīng)該是管理層授權(quán)的相關(guān)人員，根據(jù)支付文件核對支票的金額和細(xì)節(jié)，包括發(fā)票上的數(shù)量、單位金額數(shù)以及折扣條件等。（4）采購和付款應(yīng)該各有獨(dú)立的簽名，采用安全方式送交支票、匯票。
七、賬務(wù)處理控制
賬務(wù)處理應(yīng)該及時(shí)登記賬簿，會(huì)計(jì)人員要核對總分類賬和明細(xì)分類賬及有關(guān)日記賬簿。賬務(wù)處理的控制應(yīng)注意：（1）說明有關(guān)貨物的驗(yàn)收時(shí)間和實(shí)際支付款項(xiàng)時(shí)間，防止有人從中挪用資金。（2）檢查有關(guān)的反常記錄，例如，應(yīng)付賬款出現(xiàn)借方余額；或者應(yīng)付某一單位的款項(xiàng)記錄在一年之內(nèi)都沒有任何改變，沒有一筆發(fā)生額；或者有發(fā)生額，但是借方與貸方發(fā)生額相同。（3）核對銀行賬戶和現(xiàn)金支付應(yīng)獨(dú)立進(jìn)行。（4）制定對應(yīng)付賬款定期函證的制度，防止債務(wù)虛假及由此造成的業(yè)務(wù)人員舞弊行為。（5）定期進(jìn)行賬齡分析。
總之，只要建立行之有效的采購和付款內(nèi)部控制制度，結(jié)合高素質(zhì)的管理人員，管理、使用好企業(yè)有限的資金，就一定能夠把工作做好，防止采購、財(cái)務(wù)上的漏洞。
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本文標(biāo)題：七大關(guān)鍵點(diǎn)助您完美掌控采購與付款業(yè)務(wù)
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