1 引言
隨著生產(chǎn)規(guī)模和市場(chǎng)范圍的擴(kuò)大，中小企業(yè)采購(gòu)管理的復(fù)雜性和必要性日益提高，采購(gòu)管理逐漸成為中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分。中小企業(yè)通過(guò)實(shí)施有效的計(jì)劃、組織與控制等采購(gòu)管理活動(dòng)，合理選擇采購(gòu)方式、采購(gòu)品種、采購(gòu)批量、采購(gòu)頻率和采購(gòu)地點(diǎn)，以有限的資金保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效開(kāi)展。可以在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量等方面獲得改進(jìn)。然而，許多中小企業(yè)對(duì)采購(gòu)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為采購(gòu)就是拿錢(qián)買(mǎi)東西，對(duì)采購(gòu)管理的忽視使中小企業(yè)的生產(chǎn)成本增加，再加上交貨速度遲緩，很大程度上削弱了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)成本是物品成本與采購(gòu)過(guò)程中所消耗的各項(xiàng)費(fèi)用之和，采購(gòu)成本直接影響企業(yè)的利潤(rùn)和資產(chǎn)回報(bào)率，影響企業(yè)的資金回籠速度。一些由采購(gòu)管理落后所引發(fā)的問(wèn)題，已經(jīng)在一定程度上拖了，企業(yè)快速發(fā)展的后腿，抑制了采購(gòu)人員創(chuàng)造性的發(fā)揮，增加了產(chǎn)品成本，客觀上難以吸引高級(jí)人才進(jìn)入企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)，制約了中小企業(yè)的快速發(fā)展。
2 中小企業(yè)采購(gòu)管理缺陷解析
2.1 觀念滯后，對(duì)采購(gòu)部門(mén)重視不夠
觀念是行為的先導(dǎo)，無(wú)論對(duì)個(gè)人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環(huán)境的作用，中小企業(yè)在采購(gòu)管理中存在著“重銷(xiāo)售，輕采購(gòu)”的觀念。由于中小企業(yè)管理者在管理觀念上對(duì)采購(gòu)這一重要活動(dòng)存在的偏見(jiàn)和輕視，使得我國(guó)多數(shù)中小企業(yè)采購(gòu)部門(mén)的定位不準(zhǔn)確。根據(jù)美國(guó)哈佛商學(xué)院著名戰(zhàn)略學(xué)家邁克爾·波特的價(jià)值鏈分析方法，采購(gòu)與銷(xiāo)售一樣，是企業(yè)價(jià)值鏈中同等重要的基本增值活動(dòng)。而在許多中小企業(yè)中，管理者都是重視如何把產(chǎn)品銷(xiāo)售出去，忽視對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理，采購(gòu)依然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的一個(gè)附屬職能。許多中小企業(yè)管理者都會(huì)認(rèn)為，采購(gòu)部門(mén)是花錢(qián)的。沒(méi)有樹(shù)立采購(gòu)部門(mén)是公司利潤(rùn)源泉的思想，不知道或者沒(méi)有理解通過(guò)采購(gòu)管理的提升可以實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的差異化�？梢宰尣少�(gòu)部門(mén)與研發(fā)和生產(chǎn)部門(mén)協(xié)同配合，可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實(shí)現(xiàn)。
2.2 采購(gòu)缺乏計(jì)劃性，采購(gòu)流程模式僵化
中小企業(yè)根據(jù)顧客訂單進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，組織原材料采購(gòu)和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)模、銷(xiāo)售額、資金的限制，企業(yè)采購(gòu)較為謹(jǐn)慎，采購(gòu)方式比較原始、零散，無(wú)法獲得規(guī)模采購(gòu)帶來(lái)的效益。單次采購(gòu)?fù)鶖?shù)量少、批次多。許多中小企業(yè)沒(méi)有明確的采購(gòu)計(jì)劃，缺乏對(duì)采購(gòu)需求的分析和對(duì)供應(yīng)商的培養(yǎng)采購(gòu)上隨意性很大。企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購(gòu)都是急性的，從采購(gòu)需求提出到原料入庫(kù)的期限很短，其結(jié)果就是采購(gòu)部門(mén)整天在疲于奔命地買(mǎi)東西，根本沒(méi)有時(shí)間做詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購(gòu)部門(mén)整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我國(guó)中小企業(yè)的采購(gòu)流程普遍存在以下問(wèn)題：一方面，采購(gòu)流程從訂單開(kāi)始，涉及供應(yīng)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量檢驗(yàn)和生產(chǎn)、銷(xiāo)售、運(yùn)輸?shù)雀鞑块T(mén)，將采購(gòu)職能分割由不同部門(mén)完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。另一方面，各部門(mén)本位主義嚴(yán)重、站在各自的立場(chǎng)考慮問(wèn)題，信息互不溝通，從而影響采購(gòu)決策的正確性。第三，采購(gòu)監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購(gòu)監(jiān)控盲點(diǎn)，部門(mén)之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。
2.3 采購(gòu)成本較高
據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，采購(gòu)成本一般大于60％。人工支出(工資、福利費(fèi)等)約為20％，管理費(fèi)用約為15％，而利潤(rùn)僅為5％左右。因此，采購(gòu)成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體，也是中小企業(yè)成本控制中最富有價(jià)值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個(gè)采購(gòu)成本占總成本60％、利潤(rùn)率為5％左右的企業(yè)為例，只要將采購(gòu)成本降低5％，其利潤(rùn)率就可以增加至11％。中小企業(yè)采購(gòu)成本高的原因主要有以下幾個(gè)方面：一是企業(yè)采購(gòu)貨品品種多、批量少，采購(gòu)周期不固定，無(wú)法像大型企業(yè)集團(tuán)一樣享受購(gòu)買(mǎi)折扣或者折扣較少，增加了采購(gòu)成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和對(duì)市場(chǎng)原材料價(jià)格上漲的預(yù)期，對(duì)于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷(xiāo)售和生產(chǎn)旺季到來(lái)之前大量采購(gòu)。而原材料供應(yīng)商往往對(duì)市場(chǎng)變化更加敏感，會(huì)伺機(jī)調(diào)整價(jià)格或者要求采購(gòu)企業(yè)使用現(xiàn)金進(jìn)行兌付。而中小企業(yè)由于自身實(shí)力的原因，采購(gòu)資金有限，很多時(shí)候要通過(guò)賒銷(xiāo)的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下，許多中小企業(yè)只好支付高額的利息通過(guò)貸款或其它融資渠道借貸資金進(jìn)行采購(gòu)，從而增加企業(yè)的采購(gòu)成本，進(jìn)而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價(jià)格的提高，使產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力被削弱。三是中小企業(yè)采購(gòu)管理體制不完善，生產(chǎn)管理水平也不如大企業(yè)那樣“精密”。無(wú)法實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”管理。由于中小企業(yè)對(duì)原材料價(jià)格變化的承受能力較差，因此許多企業(yè)采用大量采購(gòu)的方法來(lái)降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)自己的影響，而這樣卻造成庫(kù)存增加，庫(kù)存管理成本增加。
2.4 采購(gòu)策略不明確，供應(yīng)商關(guān)系管理較差
在企業(yè)物資采購(gòu)活動(dòng)中，根據(jù)采購(gòu)物品的價(jià)值、采購(gòu)周期、供應(yīng)商類(lèi)型等的不同，所采用的采購(gòu)策略也是不同的，目的是利用最小的成本采購(gòu)到保質(zhì)保量的物品，以保證生產(chǎn)的需要。首先，采購(gòu)人員缺乏戰(zhàn)略采購(gòu)意識(shí)，認(rèn)為拿錢(qián)就可以買(mǎi)到東西，把采購(gòu)僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡(jiǎn)單的買(mǎi)賣(mài)關(guān)系，只注重談判、比價(jià)、壓價(jià)，沒(méi)有與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購(gòu)過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商的扶持以及通過(guò)采購(gòu)建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無(wú)從談起。其次，中小企業(yè)由于采購(gòu)周期不固定、采購(gòu)批量小、采購(gòu)資金不充裕，再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響，使得許多供應(yīng)商對(duì)其缺乏信任感。再次，許多中小企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認(rèn)定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標(biāo)準(zhǔn)和程序，導(dǎo)致企業(yè)要么長(zhǎng)期依賴(lài)于某一供應(yīng)商，要么每次采購(gòu)都重新選擇供應(yīng)商，增加了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
3 中小企業(yè)采購(gòu)管理應(yīng)對(duì)策略提煉
3.1 制定合理的采購(gòu)計(jì)劃
一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)制定采購(gòu)計(jì)劃，是為了達(dá)到以下目的：首先，預(yù)測(cè)所需物品的數(shù)量和時(shí)間，確保物品的及時(shí)供應(yīng)。其次，配合生產(chǎn)活動(dòng)，確保采購(gòu)適當(dāng)?shù)奈锲穪?lái)滿(mǎn)足生產(chǎn)的需要。最后，減少庫(kù)存，降低庫(kù)存費(fèi)用，不必要的庫(kù)存等于浪費(fèi)。庫(kù)存實(shí)際上是一種閑置的資源，不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中創(chuàng)造價(jià)值，反而會(huì)占用資金，增加公司的成本。庫(kù)存會(huì)造成大量資金的沉淀，影響公司資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還會(huì)增加市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，給公司的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。
企業(yè)年度采購(gòu)計(jì)劃一般由使用部門(mén)擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門(mén)審核，經(jīng)審批后下達(dá)給各基層部門(mén)執(zhí)行，一般情況下不允許變更。采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)管理運(yùn)作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)的成敗。采購(gòu)計(jì)劃就是根據(jù)市場(chǎng)需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購(gòu)環(huán)境等因素來(lái)確定采購(gòu)的時(shí)間、采購(gòu)的數(shù)量、以及如何開(kāi)展采購(gòu)作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購(gòu)計(jì)劃以外，還有由于臨時(shí)生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃。臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃一般不如年度采購(gòu)計(jì)劃規(guī)范，它強(qiáng)調(diào)的是采購(gòu)計(jì)劃的簡(jiǎn)單性、靈活性和及時(shí)性。由于物品的采購(gòu)價(jià)格一般較低，使用數(shù)量不易確定，而且比較容易從市場(chǎng)上獲得，因而臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃是年度采購(gòu)計(jì)劃的補(bǔ)充和完善。雖然臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃處于從屬的地位，但是對(duì)于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
3.2 規(guī)范日常采購(gòu)行為，嚴(yán)格審批手續(xù)
中小企業(yè)可以編制采購(gòu)操作手冊(cè)，規(guī)范日常采購(gòu)行為。把采購(gòu)作業(yè)過(guò)程分成若干步驟，每個(gè)步驟應(yīng)該怎樣做，要達(dá)到什么要求，應(yīng)該留下什么記錄，都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購(gòu)人員的權(quán)限范圍。采購(gòu)人員獨(dú)當(dāng)一面地工作，在一定范圍內(nèi)有主動(dòng)權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當(dāng)?shù)�。這樣也有利于調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的積極性和提高工作效率；但是如果對(duì)采購(gòu)人員的權(quán)利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購(gòu)人員濫用權(quán)力，產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對(duì)采購(gòu)人員的權(quán)利尤其是財(cái)務(wù)權(quán)利做出規(guī)定，例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請(qǐng)客的標(biāo)準(zhǔn)等，都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請(qǐng)示匯報(bào)制度。當(dāng)作業(yè)過(guò)程中出現(xiàn)一些超出采購(gòu)人員權(quán)限范圍的情況，采購(gòu)人員應(yīng)該請(qǐng)示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購(gòu)人員公開(kāi)規(guī)定，在采購(gòu)活動(dòng)的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如簽訂合同、改變?cè)械淖鳂I(yè)程序、作業(yè)指標(biāo)等，一定要向采購(gòu)部門(mén)或相應(yīng)的主管人員請(qǐng)示匯報(bào)。
3.3 優(yōu)化采購(gòu)流程，提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率的高低會(huì)對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力形成直接的影響，中小企業(yè)由于采購(gòu)成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出所需采購(gòu)的物品，然后由采購(gòu)部門(mén)編制物品采購(gòu)計(jì)劃，還要經(jīng)過(guò)各部門(mén)及高層管理者的審批，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。由于流程較長(zhǎng)，涉及的部門(mén)和人員較多，往往會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)、效率低下、甚至互相推諉的現(xiàn)象。在現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)要向管理要效益，傳統(tǒng)的采購(gòu)流程已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)的要求。企業(yè)應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在適應(yīng)企業(yè)自身戰(zhàn)略發(fā)展要求的前提下，建立采購(gòu)支持平臺(tái)，通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的重組來(lái)不斷提升采購(gòu)活動(dòng)的效率。
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本文標(biāo)題：中小企業(yè)采購(gòu)管理的缺陷與應(yīng)對(duì)策略
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