在制造企業(yè)中,流動(dòng)資產(chǎn)的很大一部分被庫存占用了,然而隨著市場競爭的日益激烈,在企業(yè)管理的其他環(huán)節(jié)降低成本的潛力已經(jīng)不大,而降低存貨成本仍有較大空間,所以降低存貨成本已經(jīng)逐漸成為企業(yè)的“第三利潤源泉”。目前,一般制造企業(yè)對(duì)存貨管理的重要性認(rèn)識(shí)不足,管理比較粗放,相對(duì)于大型制造企業(yè)而言,中小制造企業(yè)在存貨管理上尤顯不足。
一、中小制造企業(yè)庫存管理的特點(diǎn)
我國許多中小制造企業(yè)不同程度地存在家底不清,反應(yīng)不靈的特點(diǎn)。到目前很多中小制造企業(yè)的庫存管理工作大部分仍是靠手工進(jìn)行的。為此,國家提出了要把推進(jìn)中小企業(yè)信息化進(jìn)程放在企業(yè)發(fā)展的優(yōu)先位置,充分利用信息技術(shù),不斷提高企業(yè)應(yīng)用水平,提高企業(yè)的開發(fā)創(chuàng)新能力、經(jīng)營管理能力和競爭力。然而,中小企業(yè)在其信息化的進(jìn)程中卻舉步維艱,信息化程度很低,即使計(jì)算機(jī)接入了互聯(lián)網(wǎng),也僅僅用于文字和賬表的處理,沒有通過使用信息系統(tǒng)改變企業(yè)的管理模式和決策程序,致使企業(yè)對(duì)家底摸不清,對(duì)市場變化反應(yīng)不靈。這種特點(diǎn)是由中小制造企業(yè)庫存管理的不足引起的。
(一)庫存管理方式過于經(jīng)驗(yàn)化。完全憑經(jīng)驗(yàn)和存貨使用功能為依據(jù)進(jìn)行分類管理,對(duì)所有存貨采用統(tǒng)一的庫存控制方式,沒有對(duì)重點(diǎn)存貨進(jìn)行重點(diǎn)管理,是一種較為粗放的庫存管理;沒有科學(xué)規(guī)范的方法,只能設(shè)置較高的安全庫存以應(yīng)付企業(yè)經(jīng)常面臨的預(yù)期外需求,而不是根據(jù)不同存貨的服務(wù)水平以及各自提前期來確定;庫存控制仍然停留在庫內(nèi)各種存貨的量上,沒有意識(shí)到存貨的積壓能夠造成企業(yè)流動(dòng)資金的減少,對(duì)企業(yè)的影響很大;對(duì)于庫存的成本計(jì)算,每年底才進(jìn)行一次,這基本是事后統(tǒng)計(jì),對(duì)于庫存的控制沒有作用。
(二)信息化程度低。據(jù)《中國中小企業(yè)信息化發(fā)展報(bào)告(2007)》顯示,目前中小企業(yè)信息化存在的主要問題是,仍有相當(dāng)數(shù)量的中小企業(yè)對(duì)信息化促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的作用、效果以及政府支持信息化建設(shè)的政策措施了解不夠。雖然有高達(dá)調(diào)研數(shù)量80%的中小企業(yè)具有接入互聯(lián)網(wǎng)的能力,但用于業(yè)務(wù)應(yīng)用的只占44.2%,只有9%的中小企業(yè)實(shí)施了電子商務(wù),4.8%的企業(yè)應(yīng)用了ERP。由于信息化程度低,多數(shù)中小制造企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況,庫存管理者要及時(shí)完整地了解信息十分困難。
(三)不能動(dòng)態(tài)反映實(shí)時(shí)庫存和消耗,管理效率低下。由于信息化程度不高,因此對(duì)于同一種材料的多次入庫和多次領(lǐng)用,是很難計(jì)算實(shí)時(shí)庫存的,即使材料入庫和材料領(lǐng)用是采用集中記賬方式,但又為材料的采購查詢和消耗查詢帶來困難,因此手工記賬方法根本難以提供材料的及時(shí)庫存和消耗情況。同時(shí),由于企業(yè)的原材料和配件的消耗是一項(xiàng)經(jīng)常性事物,材料庫存涉及的材料種類繁多,數(shù)量不均,而且每天還會(huì)消耗大量的原料和配件,用手工的方式處理大量的出入庫清單,還要及時(shí)核對(duì)實(shí)物,管理效率非常低下。許多企業(yè)經(jīng)常由于原材料庫存數(shù)目不清造成采購不及時(shí)或過量采購,從而引發(fā)缺貨損失或庫存積壓問題。
(四)信息不能共享。由于信息不能共享,各部門之間的溝通又不及時(shí),生產(chǎn)部門根本不能及時(shí)了解庫存狀況,因此對(duì)于生產(chǎn)的組織和計(jì)劃就顯得被動(dòng)和盲目;采購部門不能及時(shí)了解原材料的消耗和庫存,無法把握和控制原材料采購的進(jìn)度和時(shí)機(jī);財(cái)務(wù)部門就無法真正進(jìn)行成本核算和成本控制。在這種情況下,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)無法了解庫存積壓情況、缺貨情況、現(xiàn)有生產(chǎn)情況等方面的準(zhǔn)確信息,企業(yè)就無法下達(dá)有效的生產(chǎn)計(jì)劃。同時(shí),由于企業(yè)與供應(yīng)商、經(jīng)銷商之間存貨信息不能共享,使得整個(gè)供應(yīng)鏈運(yùn)行不暢。
(五)存貨控制缺少定期稽核制度。存貨稽核只能通過實(shí)物盤點(diǎn),目前財(cái)務(wù)只是核算各類存貨的總賬,明細(xì)分類賬由倉庫建立,原材料倉庫、在產(chǎn)品倉庫和產(chǎn)成品倉庫分散,沒有集中管理,沒有一套完整的臺(tái)賬。財(cái)務(wù)部門通常不參與存貨盤點(diǎn)工作,賬實(shí)是否相符無法確定。
二、加強(qiáng)庫存管理的措施
(一)組建企業(yè)物流管理中心。一般中小制造企業(yè)的庫存管理僅限于存貨的保管和配送,并沒有起到降低庫存成本和提高服務(wù)水平等職責(zé)。應(yīng)組建企業(yè)的物流管理中心,監(jiān)控庫存情況并做好庫存分析;確保原材料、半成品、產(chǎn)成品質(zhì)量及其流通效率,嚴(yán)格按照公司規(guī)定的程序和手續(xù)收發(fā)貨品,及時(shí)做好存卡記錄、月盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)工作,確保出入物品與訂單和賬目準(zhǔn)確無誤;及時(shí)掌握原材料、半成品、產(chǎn)成品進(jìn)出倉的正確數(shù)據(jù),與物品使用部門保持密切聯(lián)系,為公司各有關(guān)部門提供有效信息和必要的服務(wù);掌握物料的市場行情,變化規(guī)律,與采購部做好溝通;合理安排庫存位置以及裝卸搬運(yùn)工序,科學(xué)編排運(yùn)輸方案等。
(二)對(duì)存貨實(shí)行分類管理。對(duì)于中型企業(yè)來說,可以分成原材料倉庫、半成品倉庫和產(chǎn)成品倉庫。對(duì)于小型企業(yè)來講,可以在倉庫中分區(qū)域分別存放原材料、半成品及產(chǎn)成品。倉庫中的存貨由于品種繁多,可以按其重要程度,采用ABC分類法,將其分成A、B、C三類?垂芎肁類物資就等于管好了70%左右消耗金額的庫存,因此企業(yè)應(yīng)盡量降低他們的消耗量,而且要在保證供給的條件下盡量降低他們的庫存額,減少占用資金,提高資金周轉(zhuǎn)率。對(duì)這部分存貨應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行盤點(diǎn)制度。C類存貨與A類存貨相反,品種多,而消耗金額卻很少,對(duì)這部分存貨不需投入過多的管理力量,可以采用批量采購的方法以降低采購成本,同時(shí)可以保持較高的安全庫存量,以備不時(shí)之需。B類存貨介于A類和C類之間,可采用常規(guī)方法進(jìn)行管理。
(三)建立適合企業(yè)自身發(fā)展的存貨管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)存貨管理信息共享。鑒于中小制造企業(yè)的資金有限,可根據(jù)自身業(yè)務(wù)流程分散購買各種管理軟件中的功能模塊,如先購買ERP或用友U8等軟件中的庫存管理功能模塊,建立起企業(yè)的庫存管理信息系統(tǒng),使企業(yè)各部門之間以及企業(yè)與供應(yīng)商、經(jīng)銷商之間實(shí)現(xiàn)存貨信息的共享,提高存貨的管理效率。值得一提的是,企業(yè)與供應(yīng)商、經(jīng)銷商之間實(shí)現(xiàn)存貨信息共享,可以從根本上消除整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈上的存貨,如果沒有企業(yè)間的信息共享,那么只是把存貨從一個(gè)產(chǎn)業(yè)層面轉(zhuǎn)移到另一個(gè)產(chǎn)業(yè)層面,從一個(gè)企業(yè)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)企業(yè)。
(四)完善企業(yè)內(nèi)部控制制度。首先要建立存貨的內(nèi)部稽核制度。通過建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確各部門和相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù),確保相關(guān)部門和崗位職責(zé)分明,并保證存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督,杜絕徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生;其次,應(yīng)建立定期和不定期的存貨盤點(diǎn)制度,實(shí)行盤點(diǎn)控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)定期和不定期的存貨盤點(diǎn)清查,確定存貨的賬存數(shù)與實(shí)存數(shù)是否相符,為企業(yè)的存貨管理提供真實(shí)可靠的信息。
(五)全員參與庫存管理。首先,應(yīng)將庫存管理納入企業(yè)經(jīng)營管理層的議事日程,使企業(yè)管理層轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理理念,重視存貨的控制、分析和管理;其次,應(yīng)加強(qiáng)存貨管理人員的培訓(xùn)。庫存管理是由存貨管理人員執(zhí)行的,其管理效果主要取決于管理人員的綜合素質(zhì)。所以,加強(qiáng)庫存管理必須從加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)入手,具體包括對(duì)采購人員、保管員、銷售人員、市場調(diào)查人員、核算人員及部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)。通過培訓(xùn),使其掌握科學(xué)的庫存管理方法,降低庫存損耗;再次,在企業(yè)中充分發(fā)揮員工的智慧,進(jìn)行庫存管理改革,將降低庫存損耗作為一種企業(yè)文化,深深植入每一個(gè)員工的心中。
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本文標(biāo)題:談中小制造企業(yè)庫存管理