有人做過這樣的分析,采購中每1元錢的節(jié)省都會直接轉(zhuǎn)化為1元錢的利潤,即采購中的利潤轉(zhuǎn)化率會100%,在公司其他條件不變的前提下,假設公司的利潤率為5%,若想通過增加銷售來獲取同樣的利潤(1元錢),則需要增加20元的銷售。而如果從采購的角度減少1元錢的支出,比增加20元銷售容易得多。
對于企業(yè)來說,物資的采購是一個相對復雜的交易過程。按照采購的流程,大致可分為四步:
首先,采購商要尋找相應的產(chǎn)品供應商,調(diào)查他們的產(chǎn)品在數(shù)量、質(zhì)量、價格等各方面的符合程度。
其次,采購商在選定了某家供應商之后,需要把詳細計劃和需求信息傳送給供應商,以便供應商能夠準確地按照客戶要求的性能指標進行生產(chǎn)。如果產(chǎn)品樣品被認可,并且供應商有能力生產(chǎn),采購商會發(fā)出一份標有具體產(chǎn)品數(shù)量的采購訂單。
之后,采購商會接到供應商的通知,告知采購訂單已經(jīng)收到,并確認該訂單可以滿足。
最后,當產(chǎn)品由供應商發(fā)出時,采購商會再次接到通知,包括產(chǎn)品的發(fā)貨單。這時,采購方的會計部門在核對發(fā)貨單和采購訂單后付款。
這是一個復雜的采購交易全過程,如果當原有訂單發(fā)生變動時,整個過程將更加復雜。但是不難看出,在企業(yè)的整個采購過程中,采購雙方對信息的獲取,以及信息的相互傳遞是這一過程的主要工作內(nèi)容。為了簡化這種“你來我往”的煩瑣過程,目前有一些企業(yè)已經(jīng)開始利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢,將大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡進行相互傳輸,以減少采購過程中勞動力、印刷、電話、郵寄、出差等所消耗的費用。
也有數(shù)據(jù)表明,利用電子采購的企業(yè),一般可以節(jié)省5%-10%的采購費用。很顯然,電子采購更便宜,也更有效。從某種角度來說,電子采購應該從戰(zhàn)略而不是戰(zhàn)術的高度來看,我們應當避免把它單純的視為技術解決方案,同時也應視為企業(yè)戰(zhàn)略管理的創(chuàng)新。
山東新華制藥股份有限公司可以作為一個例證。新華制藥在實施電子化采購之前,一直傳承傳統(tǒng)采購模式,即通過各種媒介或供應商主動推銷,獲知供應商信息,以電話、供需見面會等為采購原材料的主要方法,庫存信息主要來源于各種統(tǒng)計和財務報表的匯總,由此而花費大量的人力、財力、物力。2006年6月公司開始實施必聯(lián)電子采購管理系統(tǒng),之后,采購部可以通過Internet直接向全國的供應商進行招標,供應商也可以及響應采購信息。據(jù)新華制藥稱,3年來,公司在網(wǎng)上積累的采購需求、價格信息、供應商供貨信息等近三萬條歷史紀錄,節(jié)約資金率達0.7%,必聯(lián)采購網(wǎng)已協(xié)助其完成信息共享、操作監(jiān)管、過程實施、供需協(xié)同等綜合性采購業(yè)務。
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本文標題:電子采購:降低采購成本的智能武器