在現(xiàn)在的企業(yè)中,企業(yè)的總成本已不再僅僅限于生產(chǎn)過程中的成本和銷售費(fèi)用,他還涵蓋企業(yè)物資采購的成本。在市場經(jīng)濟(jì)條件下,物資采購已不是單純保障物資供應(yīng)的手段,現(xiàn)在是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益不可忽視的新的增長點(diǎn)。但目前在我國的石油企業(yè)中,物資采購管理體制方面還存在很多問題。
一、石油企業(yè)采購體制現(xiàn)狀
當(dāng)前我國石油石化企業(yè)在物資采購方面工作的總體形勢比較好,但從市場經(jīng)濟(jì)的角度出發(fā),我國石油企業(yè)在物資采購體制方面還存在較大的問題。
(一)在采購上,物資采購管理部門與物資采購中心職能不分,二者職責(zé)不明。在石油企業(yè)的實(shí)際物資采購中,不管是內(nèi)部職員,還是外部物資供應(yīng)商,經(jīng)常將物資采購管理部門與物資采購中心混淆,甚至有時候出現(xiàn)兩個部門之間相互代行二者的職能。這造成了采購工作的不便。在實(shí)際中,物資采購管理部門主要是統(tǒng)一歸口管理,而物資采購中心是物資采購的具體執(zhí)行部門。如果不將二者職責(zé)分明,出現(xiàn)過錯時,兩部門相互推諉,導(dǎo)致采購延遲。
(二)總部與地區(qū)在采購管理體制上實(shí)行“一刀切”?偛坎还芨鞯貐^(qū)公司的具體情況,為在采購上獲取較大優(yōu)勢,根據(jù)主觀判斷實(shí)施采購。在許多國企中,總部在執(zhí)行采購計劃時總是以一種命令的姿態(tài),要求下屬部門必須按預(yù)先制定好的采購計劃去執(zhí)行,卻又沒考慮到下屬部門的實(shí)際情況,石油企業(yè)也一樣?偛吭谥贫ú少徲媱潟r,只是將各地區(qū)公司的需求種類和數(shù)量簡單的總和,然后就開始制定采購計劃,沒有將各地區(qū)公司現(xiàn)狀和實(shí)情結(jié)合。
(三)企業(yè)將采購權(quán)下放給各內(nèi)部用料單位,出現(xiàn)內(nèi)部多頭分散采購的現(xiàn)象。石油企業(yè)為了將自己的采購體制搞活,將采購權(quán)限下放給各內(nèi)部用料單位。這使得各層次和部門自成體系,在采購上自作主張,不與其他部門聯(lián)系;使得所采購的物資不能形成相應(yīng)的批量,使企業(yè)失去了規(guī)模效應(yīng)和整體優(yōu)勢。
(四)采購部門繁多,采購人員冗雜。據(jù)統(tǒng)計,中國石油天然氣集團(tuán)公司目前共有20多家物資采購企業(yè),200多個二級供應(yīng)站,在上海、廣州、鄭州等地還有10個物資供應(yīng)公司,職工達(dá)2萬多人。工作量嚴(yán)重不足、人員大量富余和生產(chǎn)能力過剩,采購單位長期存在經(jīng)營性虧損。
二、現(xiàn)行體制中的問題
(一)物資采購歸口管理不明確。物資采購的歸口管理不夠完善是石油企業(yè)采購管理中一個十分突出的問題。企業(yè)為了改革搞活,又把采購權(quán)下放給各內(nèi)部用料單位,于是就出現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部多頭分散自由采購的現(xiàn)象。這樣,就造成采購效益低、成本高,同時由于采購人員缺乏必要的約束機(jī)制,使得采購決策不規(guī)范,缺乏必要的透明度,內(nèi)部監(jiān)督很難到位。
(二)物資采購渠道分散、方式落后、行為不規(guī)范。在物資采購方式上,現(xiàn)階段我國石油石化企業(yè)仍多沿用訂貨會、買賣談判等傳統(tǒng)方式,非常注重供應(yīng)商之間價格的比較,而國際上流行的招標(biāo)采購所占比例不高,電子商務(wù)網(wǎng)上采購也僅僅處于初級階段。在招投標(biāo)過程中還存在諸多由于招投標(biāo)意識不強(qiáng)、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下、地方保護(hù)主義等引起的不規(guī)范行為。
(三)缺少具有敬業(yè)精神的專業(yè)物資采購人員。隨著計劃經(jīng)濟(jì)時代行政壓力的消失,企業(yè)的物資采購工作中由于人為因素引發(fā)的問題日益增多。缺少有責(zé)任心的專業(yè)物資采購人員已經(jīng)成為目前我國大多數(shù)石油石化企業(yè)的通病。有不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為,企業(yè)物資采購就是“商品買賣”,是單純的“購銷行為”。于是,就出現(xiàn)了各種各樣的由于物資采購人員面對復(fù)雜的市場茫然無措、對物資質(zhì)量的鑒別和價格的把握能力低下或是根本就不盡心把關(guān)而造成的問題。
(四)采購物資質(zhì)次、價高,儲備量大,嚴(yán)重影響經(jīng)濟(jì)效益。由于落后的儲備觀念和盲目采購、重復(fù)采購等原因,目前我國大多數(shù)石油石化企業(yè)的物資儲備量大,資金占用過多,積壓浪費(fèi)嚴(yán)重,經(jīng)濟(jì)效益低下。各企業(yè)內(nèi)部有缺乏行之有效的質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)和抽查制度,一些質(zhì)量低下、不符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品和設(shè)備用到了石油、煉化工程建設(shè)項(xiàng)目或生產(chǎn)維修中,造成了工程建設(shè)質(zhì)量差、生產(chǎn)事故隱患多。
三、采購體制的創(chuàng)新及意義
由于現(xiàn)行采購體制嚴(yán)重影響了采購質(zhì)量,我們有必要對采購體制進(jìn)行改革。
(一)體制創(chuàng)新
1、在總部層面實(shí)現(xiàn)“管采分離”。明確物資采購管理部和物資采購中心的職能,強(qiáng)調(diào)物資采購中心是總部的物資采購具體執(zhí)行部門,由物資采購管理部進(jìn)行統(tǒng)一的歸口管理,通過總部的“管采分離”模式來實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。
2、總部提出總體的采購管理方針,各地區(qū)公司因地制宜實(shí)現(xiàn)管理優(yōu)化。總部與地區(qū)公司在管理體制上不搞“一刀切”,地區(qū)公司結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際,按照高效、順暢、有序原則,本著實(shí)事求是、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度,因地制宜優(yōu)化物資采購管理體制?偛考訌(qiáng)組織協(xié)調(diào)工作,使專業(yè)公司、地區(qū)公司和建設(shè)單位在物資采購過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3、加強(qiáng)企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理,使得整個采購活動透明化。由于集團(tuán)總部在采購上將權(quán)力下放,總部只提供戰(zhàn)略層的采購計劃。而各地區(qū)可以根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行改動。這有可能造成一些地區(qū)的采購工作人員利用職務(wù)之便來謀取私利,這樣就造成了采購成本的增加。所以,總部在將權(quán)力下放的同時,也要加強(qiáng)對采購的監(jiān)督管理,這樣才能使采購效果達(dá)到預(yù)期的目的。
4、精簡采購的行政管理層,加強(qiáng)采購的業(yè)務(wù)層。企業(yè)物資采購的質(zhì)量主要靠采購業(yè)務(wù)員在市場上的采購能力,對行政管理者來說,其任務(wù)主要有兩個方面:一個是監(jiān)督;另一個是計劃。在采購計劃制定后,要靠采購業(yè)務(wù)員來實(shí)踐采購計劃。所以,在行政上不需要太多的人員,而采購業(yè)務(wù)則需要很多人員到市場上進(jìn)行采購活動。
(二)新型體制的意義
1、通過采購物品的分類管理,明確了采購權(quán)限和采購范圍。在采購過程中,根據(jù)采購物品的價值大小和需求量的多少,我們執(zhí)行不同的采購方式,并編制采購目錄。在這個過程中,采購人員就能明確自己所要采購物品的種類、數(shù)量和品質(zhì)的要求,使得整個過程井然有序。
2、各地因地制宜實(shí)施采購,使得采購更加具有靈活性。集團(tuán)在內(nèi)部指定專門的部門對采購計劃和采購過程進(jìn)行審核和監(jiān)督,使得采購過程更加透明化、合理化,并且遏制了在采購過程中采購人員拿回扣,弄虛作假等現(xiàn)象,而且降低了采購成本。這樣采購部門可以打破以前受束縛的局面,在收到集團(tuán)下達(dá)的采購單后,直接根據(jù)市場情況選取最合理的采購方式和最佳供應(yīng)商。
3、采用靈活的采購方式,有利于企業(yè)不同物資的采購。在采購過程中,采購部門既能保持集中采購中批量訂貨的優(yōu)勢,又有分散采購的靈活性。如果企業(yè)需要對大宗型物品或價值較大的設(shè)備進(jìn)行采購時,可以選擇集中采購。此時,我們可以掌握采購的主動權(quán)。這樣既能降低采購成本,又能保證所采購物資的質(zhì)量。如果企業(yè)需求的物資數(shù)量較少且價值不是很大,可由各部門進(jìn)行分散采購,這樣可以避免集團(tuán)為了一些小批量物資采購而煩惱,也可以使各部門對物資的需求及時得到滿足。
4、在新的采購體制下,采購成本降低。由于在采購中綜合考慮物資的價格、質(zhì)量和采購地點(diǎn)、運(yùn)輸方式及付款方式等因素的影響。保證物資基本質(zhì)量的基礎(chǔ)上,力避質(zhì)量過剩以及由此造成的價格浪費(fèi),并在物資質(zhì)量及價格一定的前提下,選擇合適的采購地點(diǎn)和運(yùn)輸方式,最大限度地降低運(yùn)輸成本。
四、新型體制權(quán)力執(zhí)行圖
1、總部先提出戰(zhàn)略層的采購計劃,下發(fā)給各個地區(qū)公司采購處執(zhí)行。
2、采購處收到總部的采購計劃后,根據(jù)本公司的實(shí)際情況進(jìn)行改動,并上報給總部。
3、采購處完成好采購計劃后,交由各采購站執(zhí)行。
五、結(jié)束語
我國石油企業(yè)由于采購上的種種弊端,使得采購成本居高不下,不僅占用了企業(yè)的大量資金,也造成了資源的浪費(fèi)。通過對采購體制的創(chuàng)新,我們可以避免很多不必要的損失。并且,通過改革可以使各部門更加明確自己的職責(zé),使得整個體制運(yùn)行井然有序,采購工作更加規(guī)范。
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本文標(biāo)題:石油企業(yè)提高物資采購質(zhì)量探討