對企業(yè)來說,維持正常運營的資金中占最大比重的是存貨。為了進行合理的庫存管理。提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)速度和盈利率,越來越多的企業(yè)開始和正在通過信息系統(tǒng)對企業(yè)進行業(yè)務(wù)財務(wù)管理。本文以A集團公司庫存管理信息化為例提出如何通過優(yōu)化企業(yè)庫存管理業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)企業(yè)庫存信息化管理。
合理高效的庫存管理應(yīng)建立在良好流程的基礎(chǔ)上,庫存信息化管理的首要任務(wù)應(yīng)是優(yōu)化現(xiàn)有流程,通過優(yōu)化流程,將傳統(tǒng)的面向“職能”管理改為面向“流程”管理,對不同部門相同“流程”的業(yè)務(wù)只按照流程管理的思路進行描述,變復(fù)雜流程為簡化流程。下面以用友U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)為例對企業(yè)存貨管理流程優(yōu)化進行闡述。
一、手工管理模式下流程分析
(一)信息共享問題:企業(yè)內(nèi)部信息流不暢通,信息共享程度低,重復(fù)工作多,信息流轉(zhuǎn)不及時,不準(zhǔn)確,經(jīng)常出現(xiàn)人為錯誤而不能及時發(fā)現(xiàn),影響整個生產(chǎn)進度。
(二)數(shù)據(jù)匹配性不好,作為付款依據(jù)的信息少,如當(dāng)前欠款情況、交期及時性、質(zhì)量情況、已核銷訂單等均缺乏信息渠道,審批有一定的盲目性。
(三)無法及時掌握全部產(chǎn)品采購的近期缺料信息(包括缺什么?何時需要?),缺乏對未來供貨市場供貨趨勢與走向的預(yù)測,造成臨時采購現(xiàn)象較多,同時由于不少材料采購供應(yīng)周期長,供應(yīng)部門經(jīng)常處于措手不及的境地,忙于趕任務(wù),缺乏良好的計劃性。
(四)無法實現(xiàn)采購價格的動態(tài)管理和合同執(zhí)行的有效控制。對于供應(yīng)商的價格管理基本根據(jù)采購合同實行,不考慮價格歷史變動問題。由于供應(yīng)部門工作人員日常大量時間忙于了解各種信息和催貨,對于確實能直接產(chǎn)生效益的供應(yīng)商選擇、比價控制等工作做的較少,日常工作重點主要在應(yīng)對生產(chǎn)上。
(五)業(yè)務(wù)人員難以及時了解庫存信息。各部門無法了解庫存量的最新信息,只能通過進、出、銷報表了解庫存信息,信息不及時且準(zhǔn)確性不高。
二、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計
業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的核心思想是減少非增值活動,減少等待時間、重復(fù)工作、協(xié)調(diào)工作量,從而提高增值活動效率。
具體描述如下:
(一)實現(xiàn)從傳統(tǒng)面向職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒坦芾,將業(yè)務(wù)的審核與決策點定位于業(yè)務(wù)流程執(zhí)行的地方,縮短信息溝通的渠道和時間,從而提高對顧客和市場的反應(yīng)速度。
(二)強調(diào)業(yè)務(wù)流程中每一個環(huán)節(jié)上的活動盡可能實現(xiàn)最大化增值,盡可能減少無效的或不增值的活動,例如去掉不必要的審核等。并從整體流程全局最優(yōu)(而不是局部最優(yōu))的目標(biāo),設(shè)計和優(yōu)化流程中的各項活動。
(三)業(yè)務(wù)流程之間盡量實現(xiàn)單點接觸,這不僅有利于流程通暢、責(zé)任明確,而且有利于提高內(nèi)、外部顧客的滿意度。
(四)在手工管理方式下,由于受到人的管理能力局限性約束,一般必須采用授權(quán)分工管理,授權(quán)分工管理必然會在一定程度上導(dǎo)致決策分散化,影響決策的有效性。因此,在建立新型“扁平化”組織運行模式時,重視現(xiàn)代計算機信息技術(shù)的應(yīng)用,以便協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)分散與管理集中之間的矛盾。
基于以上思想和原則,業(yè)務(wù)流程重組的總體思路應(yīng)為:
1.實現(xiàn)從面向“職能”管理到面向“流程”管理的轉(zhuǎn)變;
2.從“流程”出發(fā)調(diào)整崗位職責(zé)、部門職責(zé)及績效考核指標(biāo);
3.明晰企業(yè)控制的三個層次:事先計劃、事中監(jiān)控和事后分析。
三、企業(yè)庫存管理信息化具體實施方案
利用用友U8供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進行重新流程設(shè)計,實現(xiàn)流程全程計算機規(guī)范化管理,通過計算機控制物流工作,規(guī)范庫房管理的業(yè)務(wù)流程,徹底甩掉傳統(tǒng)的手工記賬流程。同時應(yīng)配合新業(yè)務(wù)流程完善各項規(guī)章制度,形成各環(huán)節(jié)工作人員相互監(jiān)督制約機制,加強系統(tǒng)制約功能。
業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)建設(shè)通過銷售管理、生產(chǎn)管理、合同管理、采購管理、庫存管理、應(yīng)收應(yīng)付款管理、存貨核算七大功能模塊,從而形成涵蓋企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程的四個控制系統(tǒng)。
(一)采購計劃控制系統(tǒng)
計算機系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)作業(yè)計劃,按各型號產(chǎn)品的外購材料消耗(配套)定額水平,結(jié)合庫存情況生成年度采購計劃。計劃員根據(jù)采購計劃與供應(yīng)商簽訂合同, 通過軟件管理系統(tǒng)中的“合同管理”模塊生成電子合同。進行逐級審批,審批合格后,合同生效。超計劃合同,計算機系統(tǒng)自動鎖定無法輸入審核。通過上述控制提高采購計劃的準(zhǔn)確性和及時性,使物資管理部門對月需求量做到心中有數(shù),由事后統(tǒng)計轉(zhuǎn)為事前控制。
(二)采購付款控制系統(tǒng)
采購人員依據(jù)采購合同,提交付款申請。采購會計在網(wǎng)上開具機制付款單。付款單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱、合同編號、付款金額等。系統(tǒng)自動按照合同進行審核,審核合格后,系統(tǒng)自動在合同中減去所付金額,付款金額必須小于等于合同所剩金額,超合同金額與無合同不能開具機制付款單。
(三)入庫核銷資金控制系統(tǒng)
采購人員依據(jù)采購合同,在網(wǎng)上開具機制入庫單。入庫單上標(biāo)明供應(yīng)商名稱、合同編號、品名規(guī)格、計量單位、入庫數(shù)量等。保管員按照實際交庫量進行審核,審核合格后,系統(tǒng)自動在合同中減去所開具的物資數(shù)量,入庫單數(shù)量必須小于等于合同所剩數(shù)量,超合同數(shù)量與無合同不能開具機制入庫單。
(四)查詢控制系統(tǒng)
供應(yīng)部門物資管理工作業(yè)務(wù),全部通過計算機系統(tǒng)完成,計算機完成的每一項操作在系統(tǒng)中都留有記載,從面實現(xiàn)通過系統(tǒng)對計劃、合同、入庫、出庫、資金占用、掛賬、付款信息的查詢,為實時了解各環(huán)節(jié)工作狀態(tài)起到了關(guān)鍵作用,并形成了監(jiān)督制約保證體系,促進了規(guī)范化管理。
四、庫存管理信息化后實現(xiàn)的功能
(一)依托網(wǎng)絡(luò),利用庫存電算化管理軟件建立共享平臺。增加信息共享度,為銷售、生產(chǎn)部門提供有效的信息。
(二)通過重新設(shè)置采購流程,以采購合同派生庫存管理相關(guān)數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的唯一性、準(zhǔn)確性。
(三)通過重新設(shè)置采購付款流程,采購付款與采購合同實行掛接,可通過查詢每筆合同的付款和到貨進度,提供充足付款依據(jù),防止出現(xiàn)盲目付款現(xiàn)象。
(四)可實現(xiàn)隨時平衡采購計劃;系統(tǒng)自動生成各零部件的配套單,可動態(tài)掌握存貨的數(shù)量及狀態(tài),為平衡生產(chǎn),杜絕缺件、超儲等情況的發(fā)生提供了有力的支撐平臺。
(五)利用系統(tǒng)具備的多屬性報警功能,如庫存超儲和再訂貨提示,油封期提示與批次管理,可充分掌握庫存資產(chǎn)的質(zhì)量狀態(tài),使企業(yè)資產(chǎn)得到更有效的管理。
(六)系統(tǒng)投入使工作效率顯著提高。
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本文標(biāo)題:優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)庫存信息化管理