為了使公司支出得到有效控制，耗用維持在較低水平并在制定的通用程序下被統(tǒng)一管理，特制定本制度。
一、目的
為規(guī)范以下行為：
1．所有資產、消耗品和重要儀器設備的采購；
2．對所購物品使用和庫存情況持續(xù)分析以達到有效使用和最小投入；
3．有完整的相關資料。
二、范圍
公司內部所有部門對于固定資產、低值易耗品和儀器設備的采購都必須遵循本程序。
三、職責
1．采購商品或勞務必須符合采購規(guī)定條款，提出請示并必須獲得批準。
2．采購必須遵照采購程序，以價格合理、質量合格、保持與供應商的良好關系、確保合理的庫存控制和監(jiān)督、原材料保管等。從經過批準的供應商處定貨，和供應商進行價格談判，并將相關資料及時送到財務部門進行支付；
3．倉庫管理人員有責任接收、檢查材料并簽署或保存相關資料；
4．了解產品情況，掌握相關材料數據，有效控制原材料質量。
四、相關定義
合理的訂貨量：計算過的采購和庫存可使成本降到最低。采購成本包括管理和控制成本，如請求、需求、購買、接受、倉儲和支付。庫存成本為總采購量的百分比，包含廢品、利息、倉儲費用和其他費用。
安全儲存：需要計算的最小量庫存量，在滿足需求、購買和接受環(huán)節(jié)以進行補充。建議安全存儲量為30天的供給，依據月平均使用量，但必須根據市場情況進行調節(jié)。
五、采購決定和要求
1．所有物品的采購應獲得最佳的價格，并參考如下采購方式：
1）長期購買協(xié)議
2）大批量購買承諾
3）按時送貨時間安排
4）日常需求
2．購買存貨和非存貨選擇供應商應根據選擇條款；
3．決定常用商品的訂貨數量需參考庫存量并與需求相符以滿足月銷售計劃；
4．每天應逐行檢查庫存商品文件以決定需補給商品。如果有下列情況，需加以注示：
1）在庫產品數量之和等于或少于最小于計劃量或安全存儲量；
2）補充進貨的量為上次進貨量的50％；
3）每月按照生產計劃變更采購需求。變化依照每月的制造計劃。
5．審核過的需求量應與供應商報價及計劃采購總量相比較。
6．對于非常用庫存項目，包括消耗品和工程部分，需分開項目填寫采購表格。 采購需求表應按下列項目填寫并批準，并附相關資料：
1）項目全名，如有可提供型號；
2）工程圖和規(guī)格；
3）類型、分類、等級需要；
4）需求數量；
5）需求日期；
6）需求部門；
7）推薦供應商并了解是否適用；
8）質量管理系統(tǒng)需求；
9）特別運輸需求；
10）根據收貨情況的特別檢驗要求。
六、安排訂單
1．請購應按照存量管制基準、用料預算，并參考庫存情形填寫請購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數量、需求日期及注意事項，經本單位主管審核后送采購部門；
2．來源與需用日期相同的物品材料，可一單多方提出請購；
3．特殊情況需緊急請購辦理時，可在請購單備注欄注明原因；
4．日常辦公用品可填寫請購單，由行政部門統(tǒng)一購買。
七、批準權限
參照財務制度中關于費用審批授權限度。
八、采購程序
1．任何采購均需填寫采購訂單。采購訂單必須填入所有適當信息，經批準并存檔；
2．質量檢驗要求認定應作為采購意見記錄在采購單上；
3．經手人必須檢查采購訂單的準確性。經手人在檢查采購訂單，確定無誤后在上面簽字；
4．采購訂單可以通過電話、傳真、網絡或郵寄的方式傳給供貨商。
九、采購單據保存與核對
1．當采購訂單被批準，采購和財務單據復印件將被保管直到商品送達；
2．物品應根據驗收單入庫，供應商應提供產品名細單和驗收單
3．采購應與收貨單及財務文件相吻合，在驗收單據和購買需求文件齊全的情況下可以付款；
4．對于分批運輸的商品，采購訂單將被復印，并和驗收單一起交財務付款。原始采購單據應被保存直至全部商品到達。
十、價格品質復核
1．價格復核
1）采購部門應經常調查主要材料市場行情，建立供應商資料，作為采購及價格審核的參考。
2）采購部門應對企業(yè)內各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。
2．品質復核
采購單位應對企業(yè)內所使用的材料品質予以復核，并形成完整資料備查。
十一、未盡事宜，需報總經理進行修訂。
十二、公司對本制度有最終解釋權。
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本文標題：日常采購管理辦法和制度
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