一、概述
隨著我國(guó)制造業(yè)的不斷發(fā)展，制造業(yè)信息化水平也迅速提升，電子郵件成為傳遞工作信息的重要手段，電子設(shè)計(jì)文稿等大數(shù)據(jù)也越來越多地出現(xiàn)在進(jìn)出郵件系統(tǒng)和在企業(yè)內(nèi)部傳送的郵件中。大數(shù)據(jù)的日益增長(zhǎng)給制造業(yè)企業(yè)帶來的麻煩是這種情況出現(xiàn)之前所無法想象的：數(shù)據(jù)紛繁難以查找、占據(jù)巨大空間管理困難、系統(tǒng)負(fù)荷過大無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)……郵件僅僅在時(shí)間的積累下也會(huì)出現(xiàn)上述問題，更不必說有大數(shù)據(jù)的參與，郵件的管理問題更加復(fù)雜。本案例中MessageSolution為三一重工實(shí)施了郵件歸檔審計(jì)解決方案，解決了郵件查找、日常管理和系統(tǒng)運(yùn)維的困難，保證了郵件的信息安全和法規(guī)遵從，助力三一重工的信息化建設(shè)，為制造業(yè)信息化提供了極具代表性的樣本。
二、項(xiàng)目背景
三一集團(tuán)有限公司始創(chuàng)于1989年。自成立以來，三一集團(tuán)秉持“創(chuàng)建一流企業(yè)，造就一流人才，做出一流貢獻(xiàn)”的企業(yè)宗旨，打造了業(yè)內(nèi)知名的“三一”品牌。2010年，三一集團(tuán)銷售超過500億元。2011年，三一集團(tuán)實(shí)現(xiàn)銷售802億元。2011年7月，三一重工以215.84億美元的市值，首次入圍FT全球500強(qiáng)，成為唯一上榜的中國(guó)機(jī)械企業(yè)。目前集團(tuán)擁有員工6萬余名，是中國(guó)最大、全球第六的工程機(jī)械制造商。近年來，三一連續(xù)獲評(píng)為中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)、工程機(jī)械行業(yè)綜合效益和競(jìng)爭(zhēng)力最強(qiáng)企業(yè)、福布斯“中國(guó)頂尖企業(yè)”、中國(guó)最具成長(zhǎng)力自主品牌、中國(guó)最具競(jìng)爭(zhēng)力品牌、中國(guó)工程機(jī)械行業(yè)標(biāo)志性品牌、亞洲品牌50強(qiáng)。
三一集團(tuán)的核心企業(yè)三一重工于2003年7月3日上市，是中國(guó)股權(quán)分置改革首家成功并實(shí)現(xiàn)全流通的企業(yè)。在國(guó)內(nèi)，三一建有上海、北京、沈陽、昆山、長(zhǎng)沙等五大產(chǎn)業(yè)基地。在全球，三一建有21個(gè)海外子公司，業(yè)務(wù)覆蓋達(dá)150個(gè)國(guó)家，產(chǎn)品出口到110多個(gè)國(guó)家和地區(qū)。目前，三一已在印度、美國(guó)、德國(guó)、巴西相繼投資建設(shè)工程機(jī)械研發(fā)制造基地。
三一重工在做郵件歸檔產(chǎn)品選型時(shí)，從公司資質(zhì)、產(chǎn)品架構(gòu)、售后服務(wù)等多方面進(jìn)行考核，并進(jìn)行了嚴(yán)格的試用，在充分比較了目前市場(chǎng)上主流郵件歸檔產(chǎn)品的成熟性、便捷性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和適用性等各項(xiàng)指標(biāo)后，最終選擇了MessageSolution的郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA。
三、產(chǎn)品簡(jiǎn)介
企業(yè)郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA在以下領(lǐng)域幫助用戶減少業(yè)務(wù)上和信息技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)：
■ 法規(guī)遵從與郵件審計(jì) ■ 查找證據(jù)支持訴訟
■ 優(yōu)化郵件服務(wù)器存儲(chǔ) ■ 快速查詢與郵件監(jiān)管
■ 恢復(fù)丟失郵件 ■ 郵件長(zhǎng)期歸檔保留
EEA的主要功能模塊：
■ 法規(guī)遵從 ■ 郵件審計(jì)稽核
■ 快速搜索，智能查詢 ■ 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)倉庫
■ 數(shù)據(jù)挖掘 ■ 監(jiān)督管理
■ 歸檔歷史郵件 ■ Outlook集成與郵箱管理
■ Lotus Domino/Notes集成 ■ OWA集成
■ DWA集成 ■ 內(nèi)置全文搜索引擎
■ 郵件跟蹤 ■ 單實(shí)例存儲(chǔ)和壓縮
■ 郵箱恢復(fù) ■ PST/NSF文件管理
EEA在制造業(yè)、金融業(yè)等多個(gè)行業(yè)中均有突出表現(xiàn)，連年獲得制造業(yè)信息化優(yōu)秀推薦產(chǎn)品獎(jiǎng)、創(chuàng)新解決方案獎(jiǎng)、微軟金牌合作伙伴等多個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)，深受廣大用戶和合作伙伴的好評(píng)。
四、歸檔需求
三一重工是中國(guó)領(lǐng)先的工程機(jī)械制造商，業(yè)務(wù)繁忙、員工眾多、海量郵件超大數(shù)據(jù)、工作網(wǎng)點(diǎn)分布全球，這些特點(diǎn)促使其產(chǎn)生了全面而嚴(yán)格的歸檔需求。
法規(guī)遵從：被稱為“中國(guó)版《薩班斯法案》”的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求上市公司必須執(zhí)行，同時(shí)鼓勵(lì)非上市大中型企業(yè)執(zhí)行。其中對(duì)郵件等信息的要求是：保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不可少于5年；要求上市公司和注冊(cè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所必須保留構(gòu)成審計(jì)或評(píng)估基礎(chǔ)的審計(jì)工作報(bào)告、文檔和證明其結(jié)論的信息至少7年，即與審計(jì)工作報(bào)告和財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子郵件通訊記錄，至少也要保留7年。三一重工具有海量郵件和超大數(shù)據(jù)，僅用備份并不能使郵件數(shù)據(jù)得到及時(shí)梳理，無法達(dá)到專業(yè)歸檔的效果，也不能滿足信息審計(jì)需求，即無法有效實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從。
信息安全：郵件中包含大量商業(yè)信息，單獨(dú)的郵件系統(tǒng)無法保證重要信息的安全，需要?dú)w檔系統(tǒng)通過權(quán)限分配、數(shù)據(jù)加密等方式來保證重要信息無法外流。
郵件搜索：要從日積月累的大量郵件中查找一段時(shí)間以前某個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)郵件，如何在搜索信息不全的情況下快速查找？郵件搜索是使用過程中常見且棘手的問題。
郵件管理：郵件中包含的信息分散在各處，要對(duì)所有的進(jìn)、出、內(nèi)部發(fā)送的全部郵件進(jìn)行集中化歸檔管理，包括郵箱管理、監(jiān)督管理、重要項(xiàng)目的監(jiān)督、敏感詞語的監(jiān)察。
五、歸檔部署
根據(jù)三一重工的部署環(huán)境和歸檔需求，MessageSolution安裝實(shí)施了企業(yè)郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA，外掛NAS存儲(chǔ)器，對(duì)三一重工郵件實(shí)行全面歸檔。
部署系統(tǒng)的總體原則是：必須滿足設(shè)計(jì)目標(biāo)中的要求，遵循系統(tǒng)整體性、先進(jìn)性和可擴(kuò)充性原則，建立經(jīng)濟(jì)合理、資源優(yōu)化的系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案。
系統(tǒng)的先進(jìn)性：采用當(dāng)今國(guó)內(nèi)、國(guó)際上最先進(jìn)和成熟的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，使新建立的歸檔系統(tǒng)能夠最大程度地適應(yīng)三一重工今后技術(shù)發(fā)展變化和業(yè)務(wù)發(fā)展變化的需要。MessageSolution作為微軟多年來的金牌合作伙伴，其郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA完美支持三一重工所使用的Exchange郵件系統(tǒng)。另外，存儲(chǔ)技術(shù)使用了先進(jìn)的單實(shí)例存儲(chǔ)與先進(jìn)的無損壓縮技術(shù)，保證在同一時(shí)間在處理超大數(shù)據(jù)量的時(shí)候，確保數(shù)據(jù)的完整性。
成熟性：MessageSolution 的歸檔產(chǎn)品EEA 從2002年到現(xiàn)在經(jīng)歷了多個(gè)版本和技術(shù)的更新，積累了大量的客戶需求和建議，形成了一個(gè)非常成熟完善的專業(yè)的歸檔系統(tǒng)，并且得到了國(guó)內(nèi)外用戶一致好評(píng)。這成為三一重工將來使用郵件歸檔的重要保障。
實(shí)用性：為了最大限度地滿足實(shí)際工作要求，提高辦公自動(dòng)化和郵件管理信息系統(tǒng)中系統(tǒng)的實(shí)用性，系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)充分考慮三一重工的用戶當(dāng)前各業(yè)務(wù)層次、各環(huán)節(jié)管理中數(shù)據(jù)處理的便利性和可行性，把滿足用戶管理作為第一要素進(jìn)行考慮；郵件歸檔系統(tǒng)，安裝實(shí)施維護(hù)簡(jiǎn)單，不會(huì)在郵件服務(wù)器安裝任何插件代理，不需要單獨(dú)安裝第三方數(shù)據(jù)庫。用戶接口及界面設(shè)計(jì)將充分考慮人體結(jié)構(gòu)特征及視覺特征進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，界面盡可能美觀大方，操作簡(jiǎn)便實(shí)用。
可擴(kuò)展性:為了提高系統(tǒng)的可擴(kuò)充性和可維護(hù)性，以參數(shù)化方式設(shè)置系統(tǒng)的配置、刪減、擴(kuò)充、端口等使其具備全面可擴(kuò)充性；數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)在充分考慮其合理、規(guī)范的基礎(chǔ)上，同時(shí)具有可維護(hù)性，對(duì)數(shù)據(jù)庫、表的修改維護(hù)可以在很短的時(shí)間內(nèi)完成；系統(tǒng)提供安全日志及模塊管理組裝工具，以支持新的應(yīng)用。
安全性：歸檔系統(tǒng)的一個(gè)重要設(shè)計(jì)目的是保證數(shù)據(jù)的安全性，所有的數(shù)據(jù)都會(huì)保存壓縮成二進(jìn)制格式，采用操作權(quán)限控制、設(shè)備鑰匙、密碼控制、系統(tǒng)日志監(jiān)督、數(shù)據(jù)更新嚴(yán)格憑證等多種手段防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)被竊取和纂改。
經(jīng)濟(jì)性：在滿足系統(tǒng)需求的前提下，選用性能價(jià)格比優(yōu)的設(shè)備或者利用現(xiàn)有的硬件設(shè)備與存儲(chǔ)設(shè)備，以便節(jié)省投資。EEA歸檔產(chǎn)品是一個(gè)成熟的郵件歸檔產(chǎn)品，不分模塊單獨(dú)銷售。當(dāng)合并一些公司時(shí)候，針對(duì)不同的郵件服務(wù)器歸檔可以簡(jiǎn)單容易地整合到一起，不需要重新購(gòu)買。當(dāng)公司郵件服務(wù)器的升級(jí)或更換時(shí)，歸檔系統(tǒng)可以繼續(xù)使用�？梢苑奖憧旖莸仉S時(shí)添加存儲(chǔ)路徑。MessageSolution在中國(guó)區(qū)有獨(dú)立的研發(fā)中心，擁有全部的知識(shí)產(chǎn)權(quán)、售后團(tuán)隊(duì)和銷售團(tuán)隊(duì)，從而為客戶節(jié)省大量的成本和時(shí)間。
經(jīng)過精心設(shè)計(jì)的歸檔方案部署完成后，當(dāng)郵件經(jīng)過郵件服務(wù)器時(shí)，歸檔服務(wù)器及時(shí)把郵件歸檔到歸檔服務(wù)器中，經(jīng)過分類、壓縮、去重、索引、分析等處理，最終生成歸檔數(shù)據(jù)，同時(shí)保證郵件的完整性。
六、實(shí)施效果
在歸檔策略設(shè)置如即時(shí)歸檔、定時(shí)歸檔、權(quán)限分配、數(shù)據(jù)備份、審計(jì)報(bào)表等設(shè)置完成后，歸檔服務(wù)器就可以立刻投入使用了，從安裝、設(shè)置、測(cè)試到使用，整個(gè)過程只用了短短幾天時(shí)間。
界面簡(jiǎn)捷大方、使用簡(jiǎn)單方便首先為技術(shù)人員所稱道，全面歸檔、快速搜索、無縫集成、安全管理、審計(jì)報(bào)表、多語種支持等強(qiáng)大的功能更滿足了三一重工各類員工不同的需求。
法規(guī)遵從：郵件全部歸檔保留7年，遵從薩班尼斯-奧克斯利法案
郵件監(jiān)督：對(duì)所有的進(jìn)、出、內(nèi)部發(fā)送的全部郵件進(jìn)行監(jiān)督管理、重要項(xiàng)目的監(jiān)管、敏感詞語的監(jiān)察，違規(guī)郵件被發(fā)送到監(jiān)管郵箱進(jìn)行再次檢查。
審計(jì)：授予審計(jì)員權(quán)限可以對(duì)需要審計(jì)的用戶郵件進(jìn)行查詢，對(duì)存疑的郵件進(jìn)行注釋、上鎖、打標(biāo)、分類。最終批量下載。
郵件搜索：快速查找并審閱所需郵件，分類管理，便于電子發(fā)現(xiàn)和訴訟支持。
集中化管理：對(duì)全部郵件進(jìn)行集中化歸檔管理，當(dāng)用戶郵箱里找不到郵件時(shí)，通過EEA恢復(fù)郵件到個(gè)人郵箱。
三一重工項(xiàng)目負(fù)責(zé)人方經(jīng)理說：通過郵件歸檔方案的實(shí)施，使我們?cè)谌虻泥]件信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了高度自動(dòng)化、集中化管理。遷移歷史郵件功能，大幅降低了我們正在使用的郵件存儲(chǔ)系統(tǒng)，同時(shí)滿足了法規(guī)的要求，使我們?cè)谌驑I(yè)務(wù)領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)得到大大提升。
七、總結(jié)
三一重工實(shí)施的郵件歸檔審計(jì)解決方案之所以能成為制造業(yè)信息化的典型案例，是因其企業(yè)規(guī)模之龐大、數(shù)據(jù)問題之繁雜、歸檔需求之全面、應(yīng)用成效之顯著。
MessageSolution為三一重工部署了郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA，不僅為三一重工的郵件使用管理解決了法規(guī)遵從、快速搜索、數(shù)據(jù)安全、監(jiān)督管理等多項(xiàng)需求，而且實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化存儲(chǔ)、方便擴(kuò)展、便捷使用等更多目標(biāo)，從而確保三一重工的所有用戶安全、規(guī)范、便捷地運(yùn)用郵件進(jìn)行信息交流，助力三一重工乃至中國(guó)制造業(yè)信息化的健康發(fā)展。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：郵件歸檔審計(jì)解決方案在三一重工的實(shí)施
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